監(jiān)察檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理研究

劉雪燕

摘 ?要：監(jiān)察檔案材料是我國(guó)政法系統(tǒng)各項(xiàng)工作的見證，這些材料實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理有助于社會(huì)各界增強(qiáng)對(duì)監(jiān)察檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化管理的認(rèn)知、有助于促進(jìn)工作人員學(xué)習(xí)跟標(biāo)準(zhǔn)化管理相關(guān)的理論知識(shí)、有助于提升監(jiān)察檔案材料管理的創(chuàng)新力度，相關(guān)工作人員就應(yīng)加強(qiáng)對(duì)監(jiān)察檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化管理理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，按照標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范來開展監(jiān)察檔案材料的整理工作，提升監(jiān)察檔案材料的利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：監(jiān)察檔案材料 ?標(biāo)準(zhǔn)化管理 ?實(shí)施現(xiàn)狀 ?現(xiàn)實(shí)意義

中圖分類號(hào)：D926.3 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）10（b）-0237-02

我國(guó)各級(jí)法院、檢察機(jī)關(guān)、政法系統(tǒng)、紀(jì)檢委、監(jiān)察委等機(jī)構(gòu)在日常工作與相互往來中，產(chǎn)生了大量的文字材料，如合同文本、判決書、會(huì)議紀(jì)要、人事通知、往來公文、調(diào)研報(bào)告等，這些材料就是我國(guó)政法系統(tǒng)各項(xiàng)工作的見證，形成了跟監(jiān)察工作相關(guān)的檔案材料，這些監(jiān)察檔案材料如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，確保監(jiān)察檔案材料管理的科學(xué)性、嚴(yán)肅性與嚴(yán)謹(jǐn)性，就需要進(jìn)一步研究。

1 ?我國(guó)監(jiān)察檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施現(xiàn)狀

在國(guó)際范圍內(nèi)，跟立法、司法、執(zhí)法、普法相關(guān)的監(jiān)察工作，每個(gè)國(guó)家都高度重視這項(xiàng)工作，重視這類檔案材料的收集、整理與管理，一些國(guó)家都制定了專門的標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范，確保監(jiān)察檔案材料的科學(xué)管理，已被查閱、查詢與再利用。例如，美國(guó)從20世紀(jì)80年代開始就重視監(jiān)察檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，隨著信息技術(shù)的發(fā)展、電子檔案的普及應(yīng)用，對(duì)監(jiān)察檔案材料的著錄、收集、整理與保存，制定了嚴(yán)格的規(guī)范。1984年美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館按照MARC標(biāo)準(zhǔn)，出版了《美國(guó)馬克檔案手稿控制格式》（USMARCAMCF），1985年這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)又得以升級(jí)為ANSIZ39.2-1985，即美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)學(xué)會(huì)的書目情報(bào)交換標(biāo)準(zhǔn)，來專門指導(dǎo)電子檔案材料的整理與保存工作。這項(xiàng)規(guī)范促進(jìn)了美國(guó)各類檔案文件材料尤其是監(jiān)察檔案的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展速度，統(tǒng)一、整齊、有序、精確的檔案材料包括電子檔案材料供相關(guān)人員自由查閱。

我國(guó)監(jiān)察檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化管理也開始于20世紀(jì)70年代末80年代初，改革開放初期，我國(guó)社會(huì)各界爆發(fā)出了久違的發(fā)展活力，監(jiān)察工作更是千頭萬緒，產(chǎn)生了大量的原始檔案材料，如何對(duì)這些材料進(jìn)行有效整理，就引起了相關(guān)部門的高度重視。在1979年全國(guó)文獻(xiàn)檢索標(biāo)準(zhǔn)化工作會(huì)議上，相關(guān)專家就提出了加強(qiáng)各類檔案材料包括檢查檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化管理的建議。1982年，我國(guó)檔案工作會(huì)議成功召開，這次會(huì)議首次提出在全國(guó)范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的建議，隨后相關(guān)專門走訪全國(guó)各地，進(jìn)行了長(zhǎng)時(shí)間的走訪，開展了大量調(diào)研，1985年我國(guó)正式頒布了《檔案著錄規(guī)則》，這是第一部中國(guó)人民共和國(guó)國(guó)家檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展提供了指南。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案越來越受歡迎，我國(guó)檔案著錄規(guī)則也不斷完善，建立了完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，涵蓋60個(gè)大類檔案材料的著錄國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，其中第一類就是針對(duì)電子檔案的管理，編號(hào)為GB/T 18894-2016，這就通過國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)促進(jìn)了電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

2 ?監(jiān)察檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化管理的現(xiàn)實(shí)意義

2.1 有助于社會(huì)各界增強(qiáng)對(duì)監(jiān)察檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化管理的認(rèn)知

監(jiān)察檔案材料的是跟政法工作相關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)的材料憑證，是各項(xiàng)活動(dòng)、相互交流與合作、各種調(diào)研調(diào)查活動(dòng)所形成的材料的積累，具有極其重要的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值，可是，社會(huì)各界對(duì)監(jiān)察檔案材料重要性的認(rèn)知并不充分，認(rèn)為這些材料就是一些紙質(zhì)與電子內(nèi)容，過幾年就得扔掉或處理掉，甚至一些政法機(jī)關(guān)的檔案管理人員對(duì)這些材料重要性認(rèn)知也不全面，僅僅認(rèn)為收集這些材料就是一個(gè)過程，把材料收集齊了就可以，這種認(rèn)知態(tài)度就影響了工作經(jīng)濟(jì)性，工作熱情也不太高。監(jiān)察檔案材料是無價(jià)之寶，按照標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范整理出來的檔案材料，一卷卷、一冊(cè)冊(cè)、一列列，分門別類地?cái)[放，標(biāo)準(zhǔn)的著錄格式、統(tǒng)一的字體、相同的字號(hào)，這些檔案材料自然而言就會(huì)煥發(fā)出一種神圣感，讀者不由自主就會(huì)產(chǎn)生敬畏心理，增加對(duì)監(jiān)察檔案材料的收集與整理工作的認(rèn)同感，工作人員也會(huì)增強(qiáng)工作責(zé)任感與工作積極性。

2.2 有助于促進(jìn)工作人員學(xué)習(xí)跟標(biāo)準(zhǔn)化管理相關(guān)的理論知識(shí)

監(jiān)察檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施，其前提是工作人員增加對(duì)這種工作的認(rèn)真，在了解實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要意義的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)跟標(biāo)準(zhǔn)化管理相關(guān)的理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，如檔案管理國(guó)家規(guī)范體系、著錄原則、分類標(biāo)準(zhǔn)、MARC、USMARCAMCF等，提升理論知識(shí)基礎(chǔ)，便于熟練開展標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。監(jiān)察檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化管理還可以避免工作中出現(xiàn)偏差，傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為，監(jiān)察檔案應(yīng)重點(diǎn)保管能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益的材料，其他材料象征性地收集即可，這種急功近利的工作思路就不利于相關(guān)材料的收集與管理，法制、監(jiān)察是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎ㄖ平ㄔO(shè)更是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，很多檔案材料也許在短期內(nèi)不會(huì)帶來實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益，但從長(zhǎng)期來看，很多材料都可以為我國(guó)法制建設(shè)提供寶貴的借鑒，所以不能以功利性的思路來收集檔案材料，而是嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)則，確保監(jiān)察檔案材料管理的規(guī)范性。

2.3 有助于提升監(jiān)察檔案材料管理的創(chuàng)新力度

我國(guó)監(jiān)察檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化管理，其最終目的就是提高對(duì)這些材料的利用力度，通過對(duì)檔案材料的收集、保存與管理來實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)生活的目的。對(duì)于檔案管理人員來說，僅僅增強(qiáng)工作責(zé)任心、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，最根本的還是應(yīng)加大創(chuàng)新力度，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范的要求要開展這項(xiàng)工作，讓整理出來的檔案材料符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，便于科研人員的查詢，便于工作人員的閱讀，為科研活動(dòng)的開展、法制監(jiān)察工作的實(shí)施、法制的進(jìn)步與完善提供最為完善、詳實(shí)的檔案材料，把全部活動(dòng)材料、完善的信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)給讀者，鼓勵(lì)社會(huì)各界充分利用這些檔案材料，提升監(jiān)察檔案材料的利用價(jià)值。

3 ?監(jiān)察檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施策略

3.1 加強(qiáng)對(duì)監(jiān)察檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化管理理論知識(shí)的學(xué)習(xí)

我國(guó)監(jiān)察檔案材料管理應(yīng)當(dāng)參考國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合實(shí)際情況建立一套適用于相關(guān)單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。建立健全與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理制度，明確職責(zé)和要求，及時(shí)更新，加強(qiáng)監(jiān)督，定期考核，確保制度嚴(yán)格執(zhí)行。同時(shí)，相關(guān)單位組織本單位所有職工學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等知識(shí)，提高本單位人員檔案管理意識(shí)，便于本單位檔案管理工作。

3.2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理的崗前培訓(xùn)工作

相關(guān)單位應(yīng)強(qiáng)化監(jiān)察檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極舉辦上崗培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)、繼續(xù)教育和各類專題培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)新法規(guī)、新標(biāo)準(zhǔn)和新技術(shù)培訓(xùn)，不斷優(yōu)化檔案干部的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案干部隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。通過聘用、借調(diào)、合作等方式，積極引進(jìn)或培養(yǎng)能組織管理數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案征集及展覽策劃、檔案資政服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)、檔案搶救保護(hù)等方面的人才。

3.3 按照標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范來開展監(jiān)察檔案材料的整理工作

要想實(shí)現(xiàn)監(jiān)察檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，著錄工作是其前提和基礎(chǔ)工作，其能夠提升計(jì)算機(jī)管理的可靠性和有效性?；诖?，相關(guān)單位需要根據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)和條例的實(shí)際規(guī)定，嚴(yán)格控制自身的著錄行為。每個(gè)檔案管理部門的實(shí)際條件參差不齊，因此在進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)會(huì)有不同的技術(shù)要求，因此要從自身的實(shí)踐出發(fā)來結(jié)合計(jì)算機(jī)的管理方法，制定出科學(xué)有效的著錄細(xì)則。為了提升檢索的有效率，檔案管理人員需要在分類的過程當(dāng)中嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，另外，還需要根據(jù)自身的實(shí)際情況來劃分，提升檔案自身的利用價(jià)值。

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