SPD智慧物流的建設探究

楊柴 ，胡笑旋，谷瑋，劉同柱

1 中國科學技術大學附屬第一醫(yī)院（安徽省立醫(yī)院），合肥市，230001

2 合肥工業(yè)大學，合肥市，230009

0 引言

加強公立醫(yī)院醫(yī)用耗材監(jiān)管是當今醫(yī)院管理的重要內容。近幾年來，國家和地方在加快推進醫(yī)改、降低或取消藥品及耗材加成收費方面出臺了多項政策舉措[1-2]。與此同時，醫(yī)院在經營管理方面面臨著收入減少，耗材管理成本增加的問題[3]。面對以上問題，醫(yī)院必須提升自身的醫(yī)療管理系統(tǒng)，使之既符合國家和地方的監(jiān)管要求，又能實現自身的發(fā)展目標。近年來，SPD（Supply、Processing、Distribution）智慧物流管理方法正不斷被國內醫(yī)院引進，目前的行業(yè)研究多集中于該管理的應用效果分析[4-8]，為醫(yī)院管理者提供了充足的引入依據，但是引入后即實施SPD過程中醫(yī)院實際遇到的困難及解決方法并未提及，這將會導致耗材物流管理在新舊管理方法交替時出現混亂和效率低下的問題。因此，對SPD建設方面進行研究是十分必要的。

1 我院SPD物流管理現狀

1.1 SPD的概念

SPD模式是一種以保障院內醫(yī)用物資質量安全、滿足臨床需求為宗旨；以物流信息技術為支撐；以環(huán)節(jié)專業(yè)化管理為手段，強化醫(yī)院醫(yī)用耗材管理部門的全程監(jiān)管，協(xié)調外部與內部需求為主導，對全院醫(yī)用耗材在院內的供應（Supply）、加工（Processing）、配送（Distribution）等物流的一元化運營服務模式[9]。安徽省立醫(yī)院集團于2014年引入SPD管理方法，有效提升了醫(yī)用耗材的精益管理水平[10-13]。

1.2 SPD的工作流程

供應商通過供采平臺的建立完成送貨，中心庫在完成耗材的驗收、上架、撿貨、加工后以定數包、套包、定量包、定制配取等形式周期性主動推送至各臨床醫(yī)技科室，除中心庫外，根據科室的不同需要可設立手術室?guī)?、科室?guī)臁z驗試劑庫、拆零庫等二級庫。科室取用耗材最小包裝時掃碼消耗，供應商按一定周期根據實際消耗量開具發(fā)票，這樣，耗材管理可在實時反饋庫存及時補貨保證科室用量的同時，實現耗材“零庫存”。除了上述院內物流管理系統(tǒng)的建設，SPD系統(tǒng)還搭建了B2B平臺管理系統(tǒng)、供應商考評系統(tǒng)、資質證照管理系統(tǒng)、微信端應用系統(tǒng)、檢驗試劑系統(tǒng)、BI（Business Intelligence）智能報表系統(tǒng)等諸多系統(tǒng)。

圖1 SPD院內醫(yī)用耗材物流管理工作流程圖Fig.1 Flow chart of medical supplies logistics management in SPD hospital

1.3 SPD的使用效果

醫(yī)用耗材引入SPD模式管理后，供應商、醫(yī)院醫(yī)學工程科（耗材管理部門）、臨床醫(yī)技科室的運行效率明顯提升。具體效果見表1。

引入SPD模式管理后臨床科室醫(yī)用耗材管理運行效率明顯提升，整理收集耗時減少，庫存量和資金占用顯著減少，倉庫整潔有序；耗材申領頻率減少。SPD系統(tǒng)在節(jié)省人力的同時，為日常管理以及醫(yī)用耗材的可追溯提供了數據庫，并將醫(yī)務人員從繁瑣的耗材管理業(yè)務中解放出來。

2 SPD管理在我院實施中的問題

SPD管理是一種全新的管理模式，其方式方法的推廣需要醫(yī)院層面由上至下，由行政到臨床各個部門的全方位支持。改造科室?guī)?，信息化軟件，科室耗材的智能柜取用歸屬問題等，在引進SPD前期應著手充分準備，否則會延誤引入進度或加劇耗材管理的混亂。

2.1 SPD認知不夠

SPD的運行流程，所需支撐條件以及相應的獲益成效在引入時宣傳不完全到位，科室之間存在權責不明問題。臨床希望SPD可以一蹴而就地取代原始復雜的物流系統(tǒng)，而實際上SPD是在調研、考察科室的庫房情況、耗材品種、網絡情況等關鍵因素后逐步取代。這種方式會在一定時間內出現新舊模式并存的混亂局面，容易造成臨床科室和輔助行政部門的工作量增加，從而產生不滿。同時，對于SPD場地占用問題，也會在一定程度上引起臨床科室的不滿，雖然SPD中心庫可由現有醫(yī)學工程科庫房改造，部分庫房還可以歸為SPD院外庫統(tǒng)一發(fā)送，但是科室?guī)斓谋憬菪院捅匾允悄壳盀橹篃o法取代的，而科室?guī)煸谝肭暗氖褂贸潭炔灰?，這就需要醫(yī)院部門間的溝通和協(xié)調。

表1 SPD應用效果匯總表Tab.1 Summary of SPD application effect

2.2 SPD與醫(yī)院現有信息系統(tǒng)的融合問題

SPD管理系統(tǒng)在引入醫(yī)院時有兩種方案可以選擇，一種方案是醫(yī)用耗材物流管理全部采用SPD系統(tǒng)，另一種方案是SPD作為輔助系統(tǒng)，與醫(yī)院現有的HIS(Hospital Information System)、HBOS(Hospital Business Operation System)、LIS(Laboratory Information Management System)等系統(tǒng)做合適的對接。根據我院的應用，第一種方案雖然解決了醫(yī)用耗材物流供應鏈環(huán)節(jié)的全流程更新，但無法替代醫(yī)院的財務系統(tǒng)，而我院的HBOS系統(tǒng)目前集財務、固定資產、維修、耗材、后勤于一體，故第二種方案更為適用。隨之而來的問題是醫(yī)院不同系統(tǒng)與SPD系統(tǒng)的融合問題。

2.2.1 無線網絡覆蓋率問題

樓層間由于網絡問題無法完成SPD無線覆蓋，這會引起智能柜、手持PDA等設備和耗材管理無法正常進行，這是SPD實施的基礎性問題，需要引起相關職能部門領導重視。

2.2.2 財務和物流的操作便捷性問題

以A供應商的發(fā)票交接為例說明：A供應商引入SPD前實行貨票同行，醫(yī)學工程科按月結算其當月發(fā)票。引入SPD后由于按消耗量結算，經過與醫(yī)院協(xié)商，A公司在醫(yī)院實際使用量達到一定規(guī)模后方才開據發(fā)票（僅出入庫正常按月結算）。醫(yī)學工程處在接收A公司發(fā)票后，需要在SPD和HBOS兩個系統(tǒng)中切換，并調出數月內該公司每月出入庫金額，核對發(fā)票金額對應哪些出入庫單據后方可做賬。這種雖然解放了醫(yī)工人員日常的出入庫業(yè)務量，但是又從財務方面增加了負擔，而對于財務科，這種操作沒有對接他們的財務管理系統(tǒng)，僅僅根據醫(yī)工同事的應付賬款列表并不利于他們執(zhí)行預付賬款計劃。

2.3 醫(yī)用耗材基礎字典不完善

SPD管理需要處理大量信息數據，其智能化的前提是基礎數據的完善。引入SPD時，如果醫(yī)院自身現有的醫(yī)用耗材基礎字典有諸如耗材歸類錯誤、重復、詞條型號未拆分、字典目錄不全等問題，又會直接影響數據分析服務的錯誤，在其后的智能化深入中埋下隱患。

2.4 SPD制度問題

在SPD引入時，需要細化引入的規(guī)范化制度。利用PDCA管理原則，達到醫(yī)院醫(yī)用耗材管理的精益化管理水平。在此期間，如果對于SPD涉入醫(yī)院核心數據的程度、安全性、方式、應急方案、質控方案、監(jiān)督方法等沒有明確或存在疏漏，則會對醫(yī)院數據安全造成較大威脅，例如高值耗材的對賬系統(tǒng)的監(jiān)管[14]，一旦出現管理缺陷，醫(yī)院將面臨重大損失。

3 應對方法

3.1 加大SPD宣傳力度

醫(yī)院在引入SPD前應在各科室充分宣傳SPD的管理方式，使職能部門負責人、臨床醫(yī)技科主任等相關領導知曉項目引入的過程、需要面對的困難和需要本科室提供哪些幫助，SPD項目人員要分工明確，盡力避免出現交接混亂，盡力爭取到本院職工最大范圍的理解和支持。

3.2 打破信息壁壘，實現信息協(xié)同管理

解決醫(yī)學工程科物流大批量重復繁重勞作并解放醫(yī)護人員管理時間僅僅是SPD項目引入的第一步，在政府耗材監(jiān)管平臺下深度開發(fā)醫(yī)院不同系統(tǒng)間的融合，提取關鍵大數據做出更為智能化的運作反應，普遍提升部門間的辦事效率是SPD進一步發(fā)展需要關注的目標。圍繞該目標，首先在硬件上醫(yī)院需要全面實現病區(qū)的無線網絡覆蓋，其次需要注重一線使用部門的操作便捷度感受，不同系統(tǒng)之間的轉換盡量多設置關聯程序，減少人工的操作，讓數據多“跑路”。醫(yī)用耗材信息交互示意圖，如圖2所示。

圖2 醫(yī)用耗材信息交互示意圖Fig.2 Schematic diagram of medical consumables information interaction

3.3 完善醫(yī)院耗材基礎字典

從源頭上要十分重視耗材信息的錄入，耗材基礎字典相當于智慧化分析這棟“大廈”的“根基”，耗材的屬性、價格、歸口等信息是否準確直接決定后期的數據分析是否正確。另一方面，許多醫(yī)院對于耗材的信息維護僅僅停留在耗材驗貨單上的基礎信息錄入，醫(yī)院可以加入病區(qū)使用習慣、耗材對應醫(yī)保信息、兩票制、集采信息、同病種耗材結合信息等信息，這將有利于后期SPD中BI報表進行深入的分析。所以完善耗材信息錄入“寬度”和準確度可以使數據分析達到最終的智慧化目標。

3.4 完善SPD相關制度

在SPD項目實施過程中，除基本流程建設外還會遇到諸多問題，例如數據安全性問題、突發(fā)系統(tǒng)故障問題、耗材管控權問題等等。這些需要醫(yī)院相關部門運用PDCA閉環(huán)原理對項目本身實施精益化管理，即實現對目標任務計劃（plan）、執(zhí)行（do）、檢查（check）、處理（act）中發(fā)現的問題及時改進并循環(huán)往復。在該種管理模式下可以有效促進SPD項目人員積極推進各項工程的快速穩(wěn)定實施，達到預期效果。

4 總結

SPD智慧化物流與供應鏈管理是目前國內較為先進的耗材管理系統(tǒng)，在實際運用中可以切實提升管理部門和臨床醫(yī)技部門的工作效率，同時其智慧化的分析工具和相應配套軟件可以幫助醫(yī)院職能部門作出更為科學的管理決策[15]。但是在該系統(tǒng)引入醫(yī)院時會遇到諸多因素導致的問題。通過介紹SPD在我院實施的效果，運用PDCA原則對醫(yī)院SPD引入前后在宣傳、信息、制度、安全等方面的管理流程不斷改進，保障了項目的順利實施，提升了醫(yī)院耗材精益管理水平，為需要引入該項管理系統(tǒng)的醫(yī)院提供了參考依據。