基于稅務(wù)風(fēng)險防控視角的會計事務(wù)所信息系統(tǒng)優(yōu)化

■ 姜軍（信永中和會計師事務(wù)所（特殊普通合伙）大連分所）

就概念而言，會計事務(wù)所信息系統(tǒng)主要是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，借助網(wǎng)絡(luò)通訊工具、數(shù)據(jù)庫等載體，借助計算機(jī)軟硬件資源，對業(yè)務(wù)活動中所出現(xiàn)的會計信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行捕捉和采集，存儲與處理，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)核算；然后根據(jù)核算結(jié)果出臺有關(guān)決策重要參考的系統(tǒng)。其能夠根據(jù)會計主體發(fā)生的變化來判斷相關(guān)經(jīng)濟(jì)事項要素的變化，從科學(xué)的數(shù)據(jù)計算，來實現(xiàn)對會計事務(wù)所經(jīng)濟(jì)管理活動的動態(tài)監(jiān)管。

一、管理信息系統(tǒng)對會計師事務(wù)所的影響

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其對傳統(tǒng)工作的業(yè)務(wù)流程影響日漸深厚，管理信息系統(tǒng)恰是根據(jù)用戶需求而定制的計算機(jī)處理系統(tǒng)，是依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)而生，借助互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)、信息等技術(shù)手段，來改變傳統(tǒng)工作模式的一種創(chuàng)新手段。這樣一種管理模式不僅大幅度改變了傳統(tǒng)會計事務(wù)所的工作模式，且能夠快速、準(zhǔn)確地提供信息，支持事務(wù)所高層決策、中層控制的集成化，確保事務(wù)所競爭力的不斷提升。概括地說，該系統(tǒng)對會計事務(wù)所所能產(chǎn)生的業(yè)務(wù)影響主要體現(xiàn)在這樣幾個方面：

（一）會計師事務(wù)所管理模式科學(xué)化

會計事務(wù)所的工作人員時常會前往各個委托單位，同時因為其主觀性和獨立性較強(qiáng)，一般的人力資源管理模式顯然無法滿足其要求、適應(yīng)其特點，故而如此的信息系統(tǒng)在人力管理方面所體現(xiàn)出來的優(yōu)勢，就比較突出。

（二）會計師事務(wù)所管理方法規(guī)范化

在管理信息系統(tǒng)的框架內(nèi)，所有的會計人員都被納入其中，其所采用的系統(tǒng)管理、剛性管理模式，很大程度上提高了會計事務(wù)管理方式的規(guī)范化。

（三）會計師事務(wù)所管理流程透明化

借用管理信息系統(tǒng)，會計事務(wù)所的一切基礎(chǔ)事務(wù)管理都會走向透明化。無論是數(shù)據(jù)的采集處理、管理使用，都需要秉承公開透明的原則，如此既方便了會計人員的日常工作，也便于事務(wù)所進(jìn)一步查詢和管理相關(guān)信息。

（四）會計師事務(wù)所執(zhí)業(yè)風(fēng)險最小化

有案例證明，會計事務(wù)所在采用了信息系統(tǒng)后，本身所面臨的執(zhí)業(yè)風(fēng)險大幅度降低，甚至達(dá)到最小。

二、會計師事務(wù)所稅務(wù)風(fēng)險的主要特點

會計事務(wù)所所面臨的稅務(wù)風(fēng)險，主要在于因自身管理不夠規(guī)范所導(dǎo)致的納稅疏漏，諸如因為偷稅漏稅導(dǎo)致的罰款和補(bǔ)稅行為等。另一方面，會計事務(wù)所如果沒有及時使用政府等所頒布的稅收優(yōu)惠政策、導(dǎo)致事務(wù)所多納稅，也屬于稅務(wù)風(fēng)險范疇，概括地說其具有以下特征：

（一）空間的全方位性

對于會計事務(wù)所而言，稅務(wù)風(fēng)險存在于其內(nèi)部的各個部門、活動的各個方面，換言之任何一項活動都存在著稅務(wù)風(fēng)險的可能。

（二）時間的全程性

會計事務(wù)所的整個生命周期都需要進(jìn)行稅務(wù)風(fēng)險管理，因為稅務(wù)風(fēng)險貫穿會計事務(wù)所運營的全過程。當(dāng)然就生命周期理論而言，事務(wù)所在不同的發(fā)展階段必然會有不同的管理重點，稅務(wù)管理也是如此，其要在不同的階段、不同的政策下定制管理模式，進(jìn)而滿足事務(wù)所發(fā)展的需求。

（三）管理的全員性

其主要包括兩方面內(nèi)容：一是指任何一種稅務(wù)風(fēng)險的管理都需要會計事務(wù)所內(nèi)部的全員參與，二是指稅務(wù)風(fēng)險管理與每一位工作人員的切身利益直接相關(guān)。

三、會計師事務(wù)所稅務(wù)風(fēng)險產(chǎn)生的基本原因

當(dāng)下國內(nèi)建立專屬于自己的信息系統(tǒng)的會計事務(wù)所并不多，而且大部分的會計事務(wù)所在信息管理方面比較松散，久而久之就會導(dǎo)致其內(nèi)部所面臨稅務(wù)風(fēng)險概率的加大，究其原因主要在于這樣幾點：

（一）會計事務(wù)所人事制度管理有所欠缺

會計事務(wù)所的工作人員對其他員工的日常工作內(nèi)容了解極少，尤其是管理人員很難明確每一名員工在面對一具體項目時究竟要投入多少精力，如此就會出現(xiàn)嚴(yán)重的資源分配不當(dāng)問題；同時，績效管理制度的缺失，也會讓員工潛意識中認(rèn)為自己遭受了不公平的評價，進(jìn)而影響其工作狀態(tài)。

（二）會計事務(wù)所管理信息系統(tǒng)缺失

管理系統(tǒng)的缺失常常促使會計事務(wù)所內(nèi)部無法第一時間了解到有關(guān)稅收的新要求、新指示，同時相關(guān)管理人員的缺崗缺位，常導(dǎo)致與稅務(wù)相關(guān)的工作無法第一時間完成。

（三）會計事務(wù)所客戶管理信息滯后

很多會計事務(wù)所并沒有委派專人進(jìn)行客戶信息的管理，或者僅僅將這份工作安排給指定的一名工作人員，一旦其出現(xiàn)調(diào)崗、請假等問題時，相關(guān)信息的調(diào)用就會出現(xiàn)“癱瘓”，久而久之甚至?xí)霈F(xiàn)久不聯(lián)系的客戶最終流失的情況。而且很多時候客戶的付款情況無人跟蹤，假設(shè)同一時期有多筆款項，那么極容易出現(xiàn)無法對應(yīng)業(yè)務(wù)的情況，如此也會埋藏風(fēng)險。

四、會計師事務(wù)所信息系統(tǒng)構(gòu)建的兩個關(guān)鍵

會計事務(wù)所信息系統(tǒng)的構(gòu)建離不開兩個關(guān)鍵點，這是確保信息系統(tǒng)能夠有效銜接各項業(yè)務(wù)的關(guān)鍵所在。

（一）客戶服務(wù)流程

在確定全新的客戶業(yè)務(wù)以后，事務(wù)所要委派項目負(fù)責(zé)人，并由其記錄客戶的基本信息及財務(wù)委托等相關(guān)事宜方面的訴求；項目負(fù)責(zé)人需要根據(jù)客戶本身的規(guī)模、要求，出具服務(wù)的具體章程及收費信息，然后確定項目小組成員以及各自的工作任務(wù)；項目小組根據(jù)客戶制定基本的工作規(guī)劃，并由項目負(fù)責(zé)人根據(jù)指定的規(guī)范進(jìn)行審核，確定基本的工作標(biāo)準(zhǔn)；審核之后的工作標(biāo)準(zhǔn)要經(jīng)過客戶簽署以后，生成最終的實施文件；客戶在收到最終確定的實施文件以后，想會計事務(wù)所支付相關(guān)費用，確保服務(wù)流程的正式生效。

（二）報銷流程

會計事務(wù)所的工作人員貼好報銷單據(jù)后，要先交給財務(wù)人員審核報銷金額的真實性；財務(wù)人員進(jìn)行復(fù)核以后，交由部門經(jīng)理進(jìn)行審批；通常情況下費用較少的報銷申請只需要經(jīng)過部門經(jīng)理進(jìn)行審批，超過特定的金額則需要交由客戶進(jìn)行合作式審批；全部審批流程以后，工作人員的報銷費用才會得到支付。

五、基于稅務(wù)風(fēng)險的會計師事務(wù)所管理系統(tǒng)建設(shè)的若干構(gòu)想

針對前文所提及的兩個關(guān)鍵點，會計事務(wù)所的信息系統(tǒng)有必要針對自身的工作所需，采取有針對性的措施進(jìn)行優(yōu)化。

（一）基礎(chǔ)信息管理模塊優(yōu)化

其應(yīng)由會計事務(wù)所內(nèi)專屬的信息工作人員負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)確保事務(wù)所日常業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)處理和分析、信息查詢等基本工作的開展，是整個會計事務(wù)所一切工作開展、信息系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)和前途。

（二）個人業(yè)務(wù)管理模塊優(yōu)化

事務(wù)所內(nèi)的基層工作人員根據(jù)該模塊，可以明確每天的工作計劃和內(nèi)容；報銷單的填寫以及相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批。部門負(fù)責(zé)人則可以通過這個模塊對所管轄和負(fù)責(zé)的工作人員的日常業(yè)務(wù)進(jìn)行安排和規(guī)劃；工作人員的基本工作安排以及完成情況；審批超出一定限額的費用保險單。作為財務(wù)工作人員則可以通過該模塊查看和了解工作人員所提報的報銷申請等是否已經(jīng)走完審批流程、完成報銷。

（三）客戶管理模塊優(yōu)化

該模塊的操作人員可以是會計事務(wù)所內(nèi)的每一位工作人員，主要功能在于錄入客戶信息，并進(jìn)行分項維護(hù)與管理?？蛻粜畔⒅饕蛻裘娜Q和簡稱，客戶的地址、負(fù)責(zé)人、負(fù)責(zé)合伙人以及風(fēng)險因素等情況。同時錄入的項目管理信息則包括客戶的編號、委托內(nèi)容、直接負(fù)責(zé)人、計劃工作時間、收費（包括合同金額和已收款項）、項目進(jìn)度以及復(fù)核情況等。

第一，基層工作人員可以通過該模塊每天查看安排給自己的基礎(chǔ)客戶信息，以及所要進(jìn)行管理的全部內(nèi)容；

第二，項目負(fù)責(zé)人可以登錄該模塊隨時更新客戶信息和對客戶信息進(jìn)行維護(hù)；

第三，對所負(fù)責(zé)項目中所有客戶的信息和管理內(nèi)容進(jìn)行查看；

第四，部門經(jīng)理可以通過該模塊對項目負(fù)責(zé)人所指導(dǎo)的工作情況進(jìn)行復(fù)核，同時查看所轄范圍內(nèi)的客戶信息。

第五，客戶可以通過該模塊管理基本的客戶信息以及了解本項目所涉及的具體內(nèi)容；并在部門經(jīng)理完成復(fù)核以后，錄入符合情況。

第六，財務(wù)人員可以通過該模塊，錄入和維護(hù)有關(guān)客戶的相關(guān)信息，主要是指已收款情況，收款金額等。

（四）規(guī)范技術(shù)流程優(yōu)化

因為會計事務(wù)所的工作人員避免不了出差，所以信息系統(tǒng)必須能通過手機(jī)端進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)登錄。而系統(tǒng)的服務(wù)器可以設(shè)計在事務(wù)所的總部，委托專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行管理和維護(hù)。

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下，會計事務(wù)所的信息系統(tǒng)構(gòu)建也是能夠預(yù)防稅務(wù)風(fēng)險的有效策略之一。針對稅務(wù)風(fēng)險爆發(fā)的原因及主要特點，進(jìn)行有針對性的規(guī)避和控制，積極采取有效的防范措施，借助信息系統(tǒng)加強(qiáng)管理和監(jiān)督，能夠最大程度地降低稅務(wù)風(fēng)險發(fā)生的可能性，且將風(fēng)險控制在合理的范圍之內(nèi)。