R財險省級分公司財務共享中心建設(shè)問題探析

■ 王安超（江蘇財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學院）

一、財務共享中心概述

財務共享服務中心是指以信息技術(shù)為依托，以財務業(yè)務處理為基礎(chǔ)，以流程處理為重點，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、降低運營成本、提升工作效率、增強價值創(chuàng)造為目的，將基礎(chǔ)性強、工作量大、重復性高、附加值低的業(yè)務進行信息化技術(shù)處理、流程再造、標準制定，將不同地域、不同公司的各類業(yè)務納入到財務共享服務中心進行集中處理的管理模式。

二、財務共享中心建設(shè)案例

（一）案例背景

R財險江蘇省分公司下轄蘇州、南京、無錫等13家市分公司，共有縣級支公司107個，營業(yè)網(wǎng)點1000多個，從業(yè)人員7000多人，業(yè)務遍及全省所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)。2018年全省保費收入突破400億元?，F(xiàn)階段財務共享中心各項工作運轉(zhuǎn)正常。資金結(jié)算方面，月均支付各項賠款、費用、手續(xù)費等支出項目20萬筆以上，總金額超10億元，日均結(jié)算約8000筆，日均支付4000萬元；核算方面，13家地市分公司的會計核算和報表編制工作全部由省財務共享中心集中核算。

（二）FSSC建設(shè)總體思路

R財險江蘇省分公司財務共享中心初期的主要構(gòu)建思路：同步推進資金支付和會計核算的省集中；明確人員分工，重新梳理省集中支付和核算流程，啟用資金管理系統(tǒng)支付賠款；在泰州市分公司試點成熟后，分批次實現(xiàn)集中。主要構(gòu)建進度和步驟包括：組織工作；流程再造；系統(tǒng)和工具的開發(fā)；集中工作實施；其他工作。

（三）共享中心組織架構(gòu)、人員配備

財務共享服務中心下設(shè)審核部、結(jié)算部、核算部、支持部。審核部主要負責費用及其他支付項目的審核；結(jié)算部主要負責資金結(jié)算、銀行賬戶管理、日記賬核對、收付款處理；核算部主要負責會計核算、稅務申報、外部監(jiān)管報表和內(nèi)部管理報表的編制和報送；支持部主要負責人員管理和培訓、績效考核、作業(yè)質(zhì)量抽查、內(nèi)控檢查、系統(tǒng)維護、檔案管理。

相比共享中心成立之前，地市分公司財務人員從集中前的233人下降到目前的177人，但由于共享中心新增60人，因此全省財務人員與集中前基本持平。隨著支付系統(tǒng)進一步支持，省出單中心、理算工廠建設(shè)的推進，地市分公司操作層面的財務人員還將進一步分流。

（四）共享中心制度建設(shè)與流程再造

制度建設(shè)。共享中心成立后，為不斷優(yōu)化工作流程、強化服務意識、提高服務能力、規(guī)范結(jié)算和核算行為，江蘇省分公司先后制定了相應的制度來保證流程落地，如：《財務共享服務中心崗位職責》《共享中心費用審核規(guī)范》等規(guī)章制度。這些制度和規(guī)范的建立和運用保證了共享中心的有序運行。

流程再造。流程再造是財務共享服務中心建設(shè)的重要一環(huán)，在《總公司關(guān)于省級財務共享服務中心建設(shè)模板》的大框架下，結(jié)合江蘇省分公司的實際情況，重新梳理了基于資金管理系統(tǒng)和網(wǎng)銀系統(tǒng)條件下的保費、賠款、費用等9個端到端的結(jié)算與核算流程，編制了作業(yè)指導書，廣泛征求了意見，并在實踐中不斷優(yōu)化。

三、案例經(jīng)驗總結(jié)

（一）從核心訴求出發(fā)，加強風險管控

風險管控是建設(shè)共享中心的核心訴求。滿足風險管控的核心訴求必須以授權(quán)經(jīng)營理念為基礎(chǔ)，以制定標準和規(guī)范操作為抓手，不斷加強檢查和考核，才能達到風險管控的目的。

（二）從強化執(zhí)行出發(fā)，以剛性協(xié)議規(guī)定服務質(zhì)量

為規(guī)范會計行為，加大管控力度，切實提高服務水平與工作效率，財務共享中心推出《服務水平協(xié)議》，確保財務管控規(guī)則得到剛性執(zhí)行，真正把服務過程納入制度管理軌道。該“協(xié)議”按照財務共享服務中心承擔的九大塊業(yè)務內(nèi)容，分別以審核、支付、核算三個環(huán)節(jié)為流程，以“速度”“質(zhì)量”“效率”為衡量指標，并設(shè)置了具體的目標值、衡量方法，對服務水平進行全方位、全過程的考核與監(jiān)督。

（三）從提高效率出發(fā)，不斷創(chuàng)新管理工具

為克服財務共享服務中心建設(shè)過程中的系統(tǒng)支持問題，最大限度地提高工作效率和工作質(zhì)量，江蘇省分公司開發(fā)了多個支持共享中心日常工作的管理工具。

（1）“集中支付E化流程”。通過這一工具，各市分公司能夠及時向省財務共享服務中心上傳各種支付明細表和掃描件，共享中心也能及時反饋支付情況和退票情況。

（2）“會計憑證映射表”。這一工具的主要功能是建立正式會計憑證號、臨時憑證號、收據(jù)流水號、收據(jù)印刷號之間的映射關(guān)系，以此實現(xiàn)保費收入類憑證附件的單獨裝訂、保管和日后的查詢。

（3）“網(wǎng)銀支付信息管理及對賬工具”。該工具是一個網(wǎng)銀系統(tǒng)集中支付的操作平臺，分為制單崗工具、復核崗工具和對賬崗工具，各崗位使用各自的工具就能完成好各自的操作內(nèi)容，并將支付的明細數(shù)據(jù)匯總到對賬崗；除此以外該工具還提供了自動生成匯總統(tǒng)計信息和輔助對賬功能。

（四）從客戶體驗出發(fā)，提供各類便捷查詢通道

省分公司集中支付后，分支公司對賠款、退費支付的狀態(tài)無法自主查詢，員工對工資發(fā)放、費用報銷資金到賬情況也不能及時知曉。為滿足內(nèi)外部客戶的查詢需求，財務共享中心除了給市分公司財會部和省分公司95518配備網(wǎng)銀查詢U盾外，還開發(fā)了“資金管理系統(tǒng)賠款支付狀態(tài)查詢工具”“網(wǎng)銀支付狀態(tài)查詢工具”，定制了專用短信通知模板。

（五）從上下協(xié)同出發(fā)，努力提升財務條線價值

（1）主動配合出單中心建設(shè)，協(xié)助梳理出單中心柜員制模式下保費收款、發(fā)票管理流程，提出“非POS刷卡實收保費確認系統(tǒng)”開發(fā)需求，為加快出單中心建設(shè)發(fā)揮積極作用。

（2）建立費用審核周提示函制度。省分公司對費用報銷采用省、市兩級公司審核、見單支付模式，各市分公司對省分公司費用審核規(guī)范理解不一，導致費用審核標準不一。為了統(tǒng)一審核標準，財務共享中心建立了費用審核周提示函制度。通過“費用審核周提示函”的形式，向各市分公司通報送審費用筆數(shù)、違規(guī)筆數(shù)和占比、審核退回的原因和占比，并在“財務共享中心熱點專題-重要信息”中披露，有效地促進了費用送審合格率的提高。

（3）建立會計報表短信通知制度。共享中心統(tǒng)一核算后，因月末需要手工錄入未決數(shù)據(jù)等，各市分公司不知道哪一版會計報表為最終版本，不能在第一時間了解經(jīng)營狀況。財務共享中心定制專用短信模板，要求會計報表崗人員在完成當月所有核算流程、報表生成后，通過短信及時向各市分公司財務中心主任發(fā)送保費收入和利潤總額數(shù)據(jù)，并請各市主任反饋審核結(jié)果，有效提高了報表質(zhì)量。

四、共享中心的未來發(fā)展規(guī)劃與思考

（一）現(xiàn)行《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的適用性

隨著共享中心建設(shè)的推進，組織架構(gòu)、制度流程、信息系統(tǒng)都會較大的變動，現(xiàn)行的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》需要做適當?shù)男薷膩磉m應這種變化。

（二）如何培育協(xié)作新文化和合規(guī)文化

財務共享中心建設(shè)需要各級公司、各部門的協(xié)作和配合，是一項系統(tǒng)工程，需要培育全新的協(xié)作文化，需重點考慮以下三個問題：（1）如何進一步厘清端到端的職責；（2）省市縣三級的自我管理意識的構(gòu)建；（3）強化財務合規(guī)文化建設(shè)。

（三）要完善相關(guān)信息系統(tǒng)

（1）資金管理系統(tǒng)方面，實現(xiàn)全險種賠款支付，進一步強化風險控制，減少理賠和財務人員的工作量，提高賠款支付效率。

（2）手續(xù)費跟單系統(tǒng)方面，開放手續(xù)費跟單系統(tǒng)的預收保費手續(xù)費結(jié)算功能，使全部險種均能結(jié)算預收保費手續(xù)費，從而實現(xiàn)系統(tǒng)更加切合業(yè)務實際的需要。

（3）理賠系統(tǒng)方面，實施對理賠系統(tǒng)前端賠款收款人銀行賬戶信息的控制，提高賠款收款人信息質(zhì)量，降低退票率?？梢耘c銀行系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)或增加對個人銀行卡的識別控制模塊，對不規(guī)范、不準確的賠款收款人銀行賬戶信息不允許進入系統(tǒng)。

（四）協(xié)調(diào)服務鏈上下游的合作

財務共享中心建設(shè)發(fā)展過程中，內(nèi)外部客戶都對共享中心的支付效率提出了很高的要求，而現(xiàn)階段銀行的配套工作仍有欠缺，突出的表現(xiàn)為：壓票、退票反饋速度慢、回單附言不能滿足需要等，影響了客戶體驗，成為提高服務質(zhì)量的障礙。需要進一步加大力度協(xié)調(diào)上下游合作。