新時期文書檔案管理工作的具體方法

苗麗娟

摘要：新時期的發(fā)展，為文書檔案工作帶來了一定的影響，尤其是信息技術(shù)的大范圍推廣與應(yīng)用，使得文書檔案管理的信息內(nèi)容在逐漸增多，原有的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的管理需求，如不能對文書檔案管理工作進(jìn)行及時整改，很可能影響文書檔案管理作用的有效發(fā)揮?；诖?，要求相關(guān)人員應(yīng)正確認(rèn)識到新時期，文書檔案管理中存在的問題，并且結(jié)合新時期的發(fā)展要求，對文書檔案管理的工作方法展開研究，旨在快速適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，充分發(fā)揮指導(dǎo)工作的重要作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;新時期;信息化

當(dāng)前，文書檔案管理工作已經(jīng)逐步受到人們的重視，在單位發(fā)展中，文書檔案發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用，是保障單位事業(yè)健康發(fā)展的關(guān)鍵工作內(nèi)容。此外，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用也為文書檔案的管理工作提供了有力的技術(shù)支持，在此基礎(chǔ)上，文書檔案的管理內(nèi)容得到快速擴充，有效提升了文書檔案管理的時效性與共享性，與原有的管理工作相比，更具指導(dǎo)意義。在新的發(fā)展時期，要求相關(guān)的管理人員不斷加大對信息技術(shù)的應(yīng)用力度，利用信息技術(shù)提升文書檔案管理效率與管理質(zhì)量，為單位的健康發(fā)展提供保障。

一、新時期文書檔案管理中面臨的主要問題

1.文書檔案管理人員的服務(wù)意識不強

文書檔案管理工作屬于一項服務(wù)型為主的管理工作，且是面向全體公眾的服務(wù)項目，需要具備較強的服務(wù)意識才能保障文書檔案管理作用的有效發(fā)揮。而從當(dāng)前的文書檔案服務(wù)現(xiàn)狀來看，還處于被動服務(wù)的狀態(tài)下，即在提出檔案服務(wù)需求的情況下，才能被動的執(zhí)行服務(wù)工作，且由于管理人員的服務(wù)意識不足，存在消極服務(wù)的現(xiàn)象，這必定會對文書檔案的工作有效性造成影響。此外，因檔案管理工作較為枯燥，長期處于一種工作模式下，工作內(nèi)容較為單一，致使管理人員很難發(fā)揮積極的工作態(tài)度，大部分管理人員均存在消極怠工的行為，在執(zhí)行檔案收集和管理工作時，也不能嚴(yán)格落實文書檔案的管理規(guī)范，從而造成檔案信息丟失或者損壞的問題，對文書檔案的內(nèi)容的全面性造成影響。

2.管理制度有待完善

現(xiàn)階段的很多檔案管理單位存在制度不完善，統(tǒng)計不規(guī)范的問題一具體來說：很多檔案的保管欠妥，庫房沒有經(jīng)常打掃，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)糜爛蟲蛀;由于管理制度不嚴(yán)格，在檔案的查閱提取時，沒有經(jīng)過審查的手續(xù)，并備案，造成檔案的丟失、泄密;沒有規(guī)范的監(jiān)督機制，使得統(tǒng)計工作頻頻出錯，甚至有個別人員以權(quán)謀私，對檔案信息擅自修改或者出賣。整個檔案管理工作沒有完善的監(jiān)管機制，沒有健全的法律法規(guī)，造成無法可依，監(jiān)督不力，這對于文書檔案管理的發(fā)展無疑是雪上加霜。

3.管理方法不當(dāng)

傳統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)計方法相對落后，由于當(dāng)前的檔案信息數(shù)量越來越龐大、關(guān)系越來越復(fù)雜、形式更加多樣化，使得檔案信息統(tǒng)計的工作量持續(xù)增加，并且困難程度也有所加劇，傳統(tǒng)的方法己經(jīng)很難完成當(dāng)前的檔案統(tǒng)計工作。信息化是現(xiàn)代社會的發(fā)展主題，在檔案的統(tǒng)計管理中對信息化技術(shù)的利用嚴(yán)重不足，特別是現(xiàn)在很多文書檔案的內(nèi)容己經(jīng)由單一的文字轉(zhuǎn)變?yōu)榱藞D片、錄音、視頻等多種多樣的形式，使得檔案統(tǒng)計工作的難度大大增加而且由于很多檔案管理單位依然運用機械或人工等落后的統(tǒng)計方法，造成檔案管理工作的效率較低，并且而對海量的信息出錯的概率也大大增加。

二、新時期優(yōu)化文書檔案管理工作的方法

1.增強管理人員的業(yè)務(wù)能力

文書檔案管理工作的特性決定了，檔案管理人員需要具備較強的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，能夠根據(jù)用戶檔案服務(wù)需求，提供有效的檔案服務(wù)，保障文書檔案作用的高效發(fā)揮。此外，還要求其具備較強的責(zé)任感，能夠嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范完成文書檔案管理任務(wù)。在新時期，信息技術(shù)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上，也應(yīng)掌握計算機的操作能力，靈活應(yīng)用計算機和信息技術(shù)完成檔案管理工作。基于此，就要求各個單位應(yīng)加強對文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，保障對各類專業(yè)知識、計算機技術(shù)和信息技術(shù)的及時同步，使管理人員的綜合素質(zhì)得到進(jìn)一步提升，從而保障文書檔案管理工作的高效開展。

2.優(yōu)化文書檔案管理內(nèi)容

首先，需要加大對文書檔案卷宗的盤查力度，細(xì)致篩選檔案資料中有價值的部分，做好歸類總結(jié)工作，對于已經(jīng)失去管理價值的部分檔案則應(yīng)及時剔除，以免增加文書檔案管理的壓力，影響整體的管理水平。同時，也應(yīng)去除其中的重復(fù)信息，確保在進(jìn)行檔案檢索時，能夠快去確定文書檔案，提升檔案檢索的效率;其次，應(yīng)整合文書檔案內(nèi)容，對于檔案內(nèi)容較對，且層次復(fù)雜的文書檔案，應(yīng)進(jìn)行重新梳理后，再歸檔管理，對于其中存在的模糊內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過多次確認(rèn)后，對文書檔案內(nèi)容進(jìn)行補充與完善，保障檔案內(nèi)容的全面性和有效性;最后，應(yīng)做好文書檔案的提名工作。提名指的是對文書檔案進(jìn)行明確分類和標(biāo)號，標(biāo)號和分類合理的情況下，可以有效提升檔案檢索的效率，同時也可幫助文書檔案應(yīng)用人員快速查找檔案信息，保障信息獲取的準(zhǔn)確性。

3.借助信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理的主要方法

（1）在對文書檔案進(jìn)行整理時，可以結(jié)合計算機技術(shù)進(jìn)行。依據(jù)現(xiàn)階段國家頒布的相關(guān)整理規(guī)定，可以將文書檔案依照文件形成順序進(jìn)行整理，并打印。這種方式減小了對文書檔案進(jìn)行歸檔的難度，有效節(jié)約時間。利用計算機技術(shù)進(jìn)行整理，還可減少人力和時間的消耗。

（2）使文書檔案管理工作完成向自動化和信息化的轉(zhuǎn)變，這是時代發(fā)展的需求，也需要文書檔案管理人員提高自身素養(yǎng)。從業(yè)人員需要了解崗位需求和變化，不斷提高自身專業(yè)水平。在新時期條件下，還需要掌握計算機操作等技術(shù)，更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

（3）應(yīng)用信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行處理，可以實現(xiàn)文書檔案的自動化形成，同時在進(jìn)行文書檔案提取時，也可借助計算機進(jìn)行檔案信息輸出，與原有的文書檔案管理模式相比，檔案服務(wù)的效率得到了有效的提升。

結(jié)語：

文書檔案在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、對工作進(jìn)行指導(dǎo)等方面都發(fā)揮著重要的作用。因其具有一定的政策性，對專業(yè)能力也有較高要求。在信息技術(shù)逐漸成熟的新時期背景下，文書檔案管理的自動化成為必然的趨勢。這要求在進(jìn)行文書檔案的管理工作時，從程序的規(guī)范、人員素質(zhì)的培養(yǎng)等多個方面著手，才能實現(xiàn)文書檔案管理的優(yōu)化。

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