系統(tǒng)信息化管理和流程再造對物流企業(yè)的影響

汪世軍

[摘要]青島區(qū)域物流倉儲公司有20多年發(fā)展歷史的綜合型物流企業(yè)，隨著青島市港口物流配套產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，從最初的粗放型發(fā)展模式轉向精細化管理模式——即從最初的手工操作信息量大、手工賬單到現(xiàn)在的業(yè)務系統(tǒng)信息化，系統(tǒng)賬單、系統(tǒng)對接。通過業(yè)務系統(tǒng)信息化和流程再造重構了企業(yè)的責任中心，做好利潤中心和績效考核。文章中對物流倉儲公司物流技術升級、系統(tǒng)管理、組織方式、運營模式等一系列的創(chuàng)新發(fā)展。在整合企業(yè)資源，優(yōu)化流程的基礎上，協(xié)調各部門轉型發(fā)展達到降本增效的目標。

[關鍵詞]信息化管理;流程再造;物流企業(yè)

[DOI]1013939/jcnkizgsc201930164

1系統(tǒng)信息化管理和流程再造前的基本情況及問題

（1）青島口岸區(qū)域物流倉儲公司的基本情況。①物流倉儲公司主營業(yè)務是集裝箱堆存服務，貨物倉儲及分撥服務，貨運訂艙代理服務。②物流倉儲的商業(yè)模式。公司通過自主研發(fā)服務系統(tǒng)，不同的業(yè)務有不同的系統(tǒng)平臺，對大客戶接受客戶定制化需求，船公司下達指令后通過系統(tǒng)對接，直接EDI傳送數(shù)據(jù)實現(xiàn)快捷準確服務。

（2）公司存在的主要問題?；A管理較差，數(shù)據(jù)處理信息化程度不高，人才流失比較嚴重。

（3）選擇系統(tǒng)信息化管理和流程再造的主要原因。①系統(tǒng)信息化管理有利于提高操作效率和準確性，在有效的操作節(jié)點直接鎖定應收費項，避免少收漏收的情況。②加快信息資源整合。企業(yè)推出自己的各項信息平臺，如貨代訂艙平臺系統(tǒng)、場站堆存平臺系統(tǒng)、倉儲拼箱平臺系統(tǒng)等，制定和推廣各平臺接口標準，使信息平臺信息互聯(lián)互通及有效銜接。③流程再造有利于各環(huán)節(jié)降本增效。場站進場道口環(huán)節(jié)，原分為驗箱操作和進場信息操作環(huán)節(jié)。研發(fā)手持機驗箱操作后，兩個部門業(yè)務合二為一，室外手持機進行驗箱及錄入數(shù)據(jù)，取消進場操作部門，節(jié)省部分人工成本并提高進場效率，避免道口堵車。

2信息化管理和流程再造的運用目標及思路

（1）系統(tǒng)信息化管理和流程再造的目標。激活員工隊伍，厘清操作流程，建立操作利潤中心，完善績效激勵方案，讓員工發(fā)揮主觀能動性，降本增效，培養(yǎng)人才。

（2）應用系統(tǒng)信息化管理和流程再造的內(nèi)容。根據(jù)優(yōu)化系統(tǒng)化建設和流程再造梳理，進行合理的組織結構調整，做好系統(tǒng)關鍵節(jié)點費用控制工作。規(guī)范授權機制，設置好權責利分配。將操作利潤中心內(nèi)部進一步細化責任單元，做好業(yè)務操作系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)有效銜接，績效考核激勵系統(tǒng)補充支持。系統(tǒng)信息化和流程再造包括組織結構調整、細化責任單元、費項控制、授權機制、財務核算系統(tǒng)、績效考核激勵系統(tǒng)。

（3）系統(tǒng)信息化管理和流程再造的創(chuàng)新。當前企業(yè)各個操作環(huán)節(jié)銜接不當，分離嚴重，導致各個環(huán)節(jié)存在重復操作，成本提高的現(xiàn)象。而物流效率的提高，最根本的是將各個環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，信息傳輸于各部門之間，進行一體化運營。人工成本是物流企業(yè)最大的變動成本，占變動成本的10%左右。過去的管理模式是人工操作信息量大，環(huán)節(jié)多，這是當初的粗放管理模式?，F(xiàn)在通過系統(tǒng)信息化和流程再造，梳理流程并將部分操作環(huán)節(jié)改成自助服務環(huán)節(jié)，如自助出口閘口、自助收費、自助開票等，從而使管理會計驅動公司做組織和管理變革，減少操作人員，實現(xiàn)降本增效，直接為企業(yè)創(chuàng)造利潤。

3系統(tǒng)信息化及流程再造應用的過程

（1）系統(tǒng)信息化管理和流程再造變革前后組織架構變化。①系統(tǒng)信息化管理和流程再造變革前的組織架構情況，實行總經(jīng)理領導的職能部門制，如場站部、倉儲部、貨代部、財務部、人事行政部、安監(jiān)部、質量管理部。②實施系統(tǒng)信息化管理和流程再造變革后組織架構，將操作職能部門轉化為利潤中心，內(nèi)部主要責任部門精細化管理，精細核算每個部門的利潤和成本。③總經(jīng)理—執(zhí)行副總經(jīng)理領導下，設置場站部利潤中心、倉儲部利潤中心、貨代部利潤中心。

（2）應用系統(tǒng)信息化管理和流程再造的資源、環(huán)境、信息化條件。①實施系統(tǒng)信息化管理和流程再造不僅需要總經(jīng)理的高度支持，而且總經(jīng)理的意識和態(tài)度直接關系著信息化的進展。②實施系統(tǒng)信息化管理和流程再造需要IT研發(fā)投入，需要各部門溝通配合，必要時候進行組織部門變革，精細核算每個部門的利潤和成本。這樣會要求財務在做好轉型學習，由過去財務人員以計費人員占大多數(shù)的情況，將來會轉變?yōu)闃I(yè)財融合型財務人員為主。

（3）實施系統(tǒng)信息化管理和流程再造的具體步驟、財務和業(yè)務流程改造。①成立系統(tǒng)信息化實施小組，由執(zhí)行副總經(jīng)理擔任組長，各部門負責人擔任組員，由質量管理部牽頭，處理系統(tǒng)信息化升級和流程再造日常事務。②進行組織結構細分，將場站部進一步細化為二級利潤中心：場站部和理貨部。貨代部進一步細分為二級利潤中心：物流中心、推廣部、操作部、銷售部等，按崗位職能細分。③整合各系統(tǒng)信息資源，使系統(tǒng)共用數(shù)據(jù)實現(xiàn)對接，數(shù)據(jù)高效傳輸。④整合資源，梳理流程，標準化操作流程，自動化部分系統(tǒng)可控環(huán)節(jié)，降低人工成本。⑤建立管理會計報表，用來獨立核算各一級與二級利潤中心損益狀況，做好業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)對接工作。按合同、按出貨、按回款確認各操作利潤中心收入。⑥建立各利潤中心績效考核激勵機制，按月考核操作量，差錯率。按月兌現(xiàn)獎金，激發(fā)員工潛能，提升積極性，創(chuàng)新力。⑦建立業(yè)績考核分析制度，確保利潤中心進行PDCA循環(huán)改善。業(yè)務操作量變化率，業(yè)務差錯率，人均費用率，人均利潤率等指標分析，建立指標分析報告統(tǒng)一模板，分析差異原因，提出改善建議。

4實施信息化管理和流程再造后的評價

（1）對解決公司管理問題情況的評價。實施系統(tǒng)信息化和流程再造后，實現(xiàn)POS收費系統(tǒng)對接、微信收費系統(tǒng)對接，自助收費開票設備上線后，操作快捷方便，員工效率提高，工作量降低，崗位減少，有效地解決了閘口現(xiàn)金收費量大，并緩解了高峰時段客戶矛盾，成功給員工降本增效，激發(fā)員工潛力和積極性。

（2）對支持公司制定和落實戰(zhàn)略的評價。中小型物流企業(yè)戰(zhàn)略制定專注于自己的操作平臺，以提高服務質量和降低成本為目標，加大物流技術研發(fā)投入，系統(tǒng)信息化和流程再造有利于為員工降本增效，有利于研發(fā)人員主動開發(fā)出符合市場需求的服務模式。

（3）對提升公司管理決策有用性的評價。實施系統(tǒng)信息化和流程再造有利于管理層把控分析經(jīng)營成果，看清各部門的績效和對公司的價值貢獻度，通過部門利潤指標來衡量各部門的服務及各客戶的貢獻度，有效地搭配資源發(fā)展有競爭力的客戶，也有利于部門的后續(xù)服務的改進。有利于對各部門進行績效考核，激發(fā)員工積極性 ，衡量各部門和員工對公司的價值貢獻度。

5系統(tǒng)信息化管理和流程再造的總結

（1）系統(tǒng)信息化管理和流程再造應用中的優(yōu)缺點。系統(tǒng)信息化改進的優(yōu)點是確實能帶來降本增效的好處，對激發(fā)員工能動性有推動作用，便于部門和員工績效考核。缺點是市場環(huán)境和科技水平變化太快，企業(yè)稍微放松就有跟不上行業(yè)發(fā)展節(jié)奏的感覺，有時遇突發(fā)性業(yè)務需求變更系統(tǒng)情況，時間急任務重，造成系統(tǒng)開發(fā)不免存在漏洞。

（2）對推廣應用系統(tǒng)信息化管理和流程再造實施的建議。物流企業(yè)推廣系統(tǒng)化、信息化，在人工成本不斷上漲的壓力下，通過流程化、自動化來達到降本增效的目標。系統(tǒng)信息化和流程再造是管理會計推廣企業(yè)組織變革、員工主動降本增效并減負的重要工具，是管理會計創(chuàng)造價值的重要工具。在系統(tǒng)搭建過程中考慮與財務核算系統(tǒng)對接，向績效考核系統(tǒng)反饋數(shù)據(jù)。對員工的主觀創(chuàng)造價值、自我價值驅動、獎罰制度建立起到推動作用。物流企業(yè)發(fā)展受外部環(huán)境的壓力，要想生存和發(fā)展，成本一定要有效地管控好。系統(tǒng)和流程對成本費用的把控對物流企業(yè)是重要的工具。通過系統(tǒng)升級和流程再造，業(yè)務量逐年增長，效益穩(wěn)步提升。