高校檔案管理信息化建設(shè)探析

王尚祥

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?檔案管理是高校進(jìn)行內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，通過開展高水準(zhǔn)的檔案管理可以對人事信息進(jìn)行充分整合，根據(jù)信息分析的結(jié)果實(shí)施更高層面的管理工作。隨著教育規(guī)模的不斷擴(kuò)張，高校的師資力量更加雄厚，需要進(jìn)行更優(yōu)質(zhì)的人事管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式未能給高校注入更好的推動力量，不能開展信息化的檔案管理和建設(shè)，最終制約檔案管理的質(zhì)量。所以高校需要重視進(jìn)行信息化的建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理模式，使干部人事工作得到更好開展，促使高校推動信息化建設(shè)的健康開展，強(qiáng)化最終的管理質(zhì)量。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?檔案管理;信息化建設(shè);人事管理;高等學(xué)校;管理方式

[中圖分類號] ?G647 ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2019）27-0230-02

檔案是高校進(jìn)行管理的重要資源，包含教學(xué)工作、學(xué)術(shù)研究和以及人事管理等多個方面，是重要的信息資源。如果可以做好各種檔案管理工作，高校可以對歷史發(fā)展進(jìn)行記載，也能通過對這些資源的分析和利用總結(jié)管理教訓(xùn)，對教學(xué)管理對策開展合理的調(diào)整，為相關(guān)問題的解決提供信息依據(jù)。傳統(tǒng)的管理方式雖然可以對檔案信息進(jìn)行管理，但是會出現(xiàn)受損、丟失等問題，不能給學(xué)校管理提供更好的信息支持。所以高校應(yīng)該開展信息化的檔案管理，通過信息化建設(shè)強(qiáng)化檔案管理的最終效率，保障管理內(nèi)容的準(zhǔn)確性，從而利于高校開展更優(yōu)質(zhì)的管理工作。

一、高校重視開展檔案管理信息化建設(shè)的價值分析

（一）對紙質(zhì)檔案開展科學(xué)的管理與保存

檔案管理對高校發(fā)展起到重要影響，需要開展高水準(zhǔn)的檔案管理，促使各項(xiàng)檔案信息得到更好的應(yīng)用。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員主要是開展手工操作。這樣就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在管理中容易出現(xiàn)造假、內(nèi)容丟失等現(xiàn)象，或者是出現(xiàn)材料檔案受到損害的問題，對檔案資料的真實(shí)性、完整性造成威脅。以上的檔案管理方式不能給學(xué)校管理提供更好的信息支持，也未能給管理工作提供更好的信息保障。而通過開展信息化的建設(shè)可以讓電子文檔取代之前的紙質(zhì)檔案，電子檔案不會受到溫度或者是濕度的影響而出現(xiàn)受損的問題[1]。同時，通過開展信息化建設(shè)可以對檔案信息進(jìn)行快捷查詢，也方便進(jìn)行檔案內(nèi)容的閱讀。這樣能對檔案的安全性起到保障，更好地發(fā)揮檔案管理的作用。

（二）強(qiáng)化檔案管理的最終質(zhì)量

隨著教育規(guī)模的不斷擴(kuò)張，高校的師資力量更加雄厚，需要進(jìn)行更優(yōu)質(zhì)的人事管理。如果可以做好各種檔案管理工作，高校可以對歷史發(fā)展進(jìn)行記載，也能通過這些資源的分析和利用去總結(jié)管理教訓(xùn)，合理調(diào)整教學(xué)管理的方案。但是傳統(tǒng)的檔案管理模式?jīng)]有體現(xiàn)出更好的應(yīng)用優(yōu)勢，不能對多種檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和管理，最終制約的檔案管理質(zhì)量。在繁重的檔案管理壓力下，工作人員如果是借助傳統(tǒng)方式開展管理則容易出現(xiàn)多種漏洞，比較明顯的是檔案編號出現(xiàn)錯誤或者是原始資料受到損害。而通過信息化的建設(shè)，高校可以借助多種硬件資源和信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行管理，合理解決之前的管理問題[2]。這樣可以對檔案資源進(jìn)行合理的運(yùn)用，更好地開展檔案資源管理，在實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)上強(qiáng)化檔案管理的最終質(zhì)量。

二、高校開展檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

（一）高校未能重視開展信息化建設(shè)，制約最終檔案管理的水平

結(jié)合學(xué)術(shù)研究可知傳統(tǒng)的管理方式雖然可以對檔案信息進(jìn)行管理，但是會出現(xiàn)受損、丟失等問題，不能給學(xué)校管理提供更好的信息支持。所以高校需要對當(dāng)前的檔案管理模式進(jìn)行多角度的分析，思考當(dāng)前信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，從而對信息化檔案管理開展全方面的認(rèn)知。首先體現(xiàn)出高校未能重視開展信息化建設(shè)，制約最終檔案管理的水平的問題。領(lǐng)導(dǎo)層未能對信息化檔案管理的重要性進(jìn)行科學(xué)的認(rèn)知，沒有制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，也沒有關(guān)注到隊伍建設(shè)等內(nèi)容。信息化管理的意識比較薄弱，未能制定全面的檔案管理途徑，這樣就削弱開展檔案管理的綜合價值，導(dǎo)致高校檔案管理出現(xiàn)多種問題，影響最終的檔案管理質(zhì)量。

（二）制度管理需要完善，缺少相關(guān)的軟硬件資源支持

要想實(shí)現(xiàn)信息化的檔案建設(shè)，需要得到相關(guān)的制度支持，通過管理制度指導(dǎo)檔案管理工作順利開展。通過相關(guān)的學(xué)術(shù)研究內(nèi)容進(jìn)行分析得知，目前高校在進(jìn)行信息化檔案管理中出現(xiàn)制度管理需要完善，缺少相關(guān)的軟硬件資源支持的問題，制約信息化的管理效果。一方面高校未能制定合理的管理制度，管理人員出現(xiàn)缺少責(zé)任意識或者是使命感，經(jīng)常出現(xiàn)不合理的檔案管理行為。如管理人員未能根據(jù)正常流程開展檔案管理，隨意借出、查閱檔案資料，出現(xiàn)問題之后相互推諉[3]。這樣就導(dǎo)致檔案管理工作的順利開展受到阻礙，影響各種檔案資源的充分管理和利用，不利于高校開展更高層的管理工作。另一方面高校缺少相關(guān)的軟硬件資源支持。在信息化的建設(shè)過程中僅是投入計算機(jī)、復(fù)印機(jī)等基本的硬件建設(shè)，未能開展其他方面的硬件建設(shè)。同時，信息化建設(shè)僅是停留在對文字進(jìn)行處理的層面，體現(xiàn)出鮮明的滯后性，不利于檔案資源的充分運(yùn)用。此外，高校也沒有建立數(shù)據(jù)庫和綜合管理系統(tǒng)等，未能對檔案信息化管理進(jìn)行安全保障，從而影響最終的檔案資源管理效果。

（三）管理人員的綜合素養(yǎng)需提升

受到之前管理體制的影響，高校未能重視開展檔案信息管理，檔案部門成為“養(yǎng)老部門”。無論是在年齡結(jié)構(gòu)分布，還是在專業(yè)構(gòu)成上都存在很大差異，沒有組建高水準(zhǔn)的人才隊伍，這樣就影響檔案管理的最終質(zhì)量。通過對目前的檔案管理情況進(jìn)行分析得知，高校在進(jìn)行檔案資源管理時出現(xiàn)管理人員的綜合素養(yǎng)需提升的問題，抑制整體的檔案管理質(zhì)量：（1）檔案部門未能制定明確的責(zé)任體制，不能根據(jù)工作流程開展檔案資源的管理工作，從而出現(xiàn)多種管理問題[4]。（2）管理人員不具備專業(yè)能力，未能借助先進(jìn)的管理方式開展檔案管理，也沒有較高的工作熱情。這樣就導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)多種問題，沒有對檔案資源進(jìn)行深度的挖掘，影響最終的管理效果。

三、合理提升高校檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的路徑分析

（一）高校要科學(xué)認(rèn)知信息化檔案管理的重要性，強(qiáng)化檔案管理的能力

因?yàn)楦咝Ｎ茨苤匾曢_展檔案信息化建設(shè)，制約最終檔案管理的水平。所以要想合理提升檔案管理的信息化建設(shè)效果，高校要科學(xué)認(rèn)知信息化檔案管理的重要性，強(qiáng)化檔案管理的能力。（1）高校需要重視開展信息化建設(shè)，努力提升最終檔案管理的水平。高校領(lǐng)導(dǎo)層需要對信息化檔案管理的重要性進(jìn)行科學(xué)的認(rèn)知，積極制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，更應(yīng)該關(guān)注到隊伍建設(shè)等內(nèi)容。（2）高校應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理的能力，給信息化檔案管理注入更多的推動力量。領(lǐng)導(dǎo)層需要重視檔案管理部門的組建情況，合理增加資金投入給信息化建設(shè)提供更好的資源保障，促使各項(xiàng)檔案信息得到科學(xué)的應(yīng)用。

（二）進(jìn)一步完善檔案管理制度，強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)的資源投入

因?yàn)槟壳案咝Ｔ谶M(jìn)行信息化檔案管理中出現(xiàn)制度管理需要完善，缺少相關(guān)的軟硬件資源支持等問題，制約信息化的管理效果。所以要想強(qiáng)化最終的檔案管理效果，高校應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案管理制度，強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)的資源投入。首先，高校需制定合理的管理制度，重點(diǎn)對管理人員進(jìn)行工作指導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理的整體質(zhì)量。通過完善當(dāng)前的檔案管理制度，高?？梢詼p少管理人員缺少責(zé)任意識或者是使命感問題的發(fā)生，避免出現(xiàn)不合理的檔案管理行為。如開展檔案資源管理的過程中，管理人員應(yīng)該根據(jù)管理制度和流程進(jìn)行管理，不能出現(xiàn)隨意借出檔案資料的管理行為。這樣可以讓檔案管理工作順利開展，實(shí)現(xiàn)對各種檔案資源的充分管理和利用，從而利于高校開展更高層的管理工作。

其次，高校需要提供軟硬件資源支持。如果在信息化的建設(shè)過程中僅是投入計算機(jī)、復(fù)印機(jī)等基本的硬件建設(shè)，未能開展其他方面的硬件建設(shè)，如智能檔案管理系統(tǒng)，那么高校很難開展高水準(zhǔn)的信息化建設(shè)。所以高校應(yīng)該增加資金的投入，合理引入相關(guān)的硬件設(shè)施、軟件和軟件資源，這樣可以給檔案管理的信息化建設(shè)提供支持[5]。同時，高校需要關(guān)注檔案管理的安全建設(shè)，重點(diǎn)對檔案管理的系統(tǒng)提供防火墻的保護(hù)，避免因?yàn)橥饨绻舫霈F(xiàn)資源丟失的問題。

（三）多途徑強(qiáng)化管理人員的綜合素養(yǎng)，更好地開展檔案管理工作

上文研究指出高校在進(jìn)行檔案資源管理時出現(xiàn)管理人員的綜合素養(yǎng)需提升的問題，抑制整體的檔案管理質(zhì)量。所以要想強(qiáng)化最終的檔案管理信息化建設(shè)，高校應(yīng)該多途徑強(qiáng)化管理人員的綜合素養(yǎng)，更好地開展檔案管理工作。一方面高校需對各種人力資源進(jìn)行整理和分析，根據(jù)崗位需求分配工作人員。這樣可以讓合適的人員參與到檔案管理中，解決之前的部門管理問題。另一方面高校應(yīng)該通過多種方式對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，指導(dǎo)他們更好地投入到崗位工作中。高?？梢酝ㄟ^專項(xiàng)崗位招聘的方式吸納一批高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，強(qiáng)化檔案管理隊伍的組建質(zhì)量。高校也應(yīng)該通過專題講座或者是外出學(xué)習(xí)等方式對工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化他們對檔案管理的認(rèn)知，更好地認(rèn)知到信息化建設(shè)對檔案管理的價值，從而更好地開展檔案管理，給教學(xué)、科研、人事管理等工作提供更多的資源支持。

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理模式未能給高校的檔案工作注入更好的推動力量，不能開展信息化的檔案管理和建設(shè)。所以高校應(yīng)該開展信息化的檔案管理，通過信息化建設(shè)強(qiáng)化檔案管理的最終效率，保障檔案管理內(nèi)容的時效性、準(zhǔn)確性，從而利于高校開展更優(yōu)質(zhì)的管理工作。針對當(dāng)前信息化檔案管理中出現(xiàn)的問題，本文認(rèn)為高校要科學(xué)認(rèn)知信息化檔案管理的重要性，強(qiáng)化檔案管理的能力。同時，高校應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案管理制度，強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)的資源投入。此外，要想強(qiáng)化最終的檔案管理信息化建設(shè)，高校應(yīng)該多途徑強(qiáng)化管理人員的綜合素養(yǎng)，以便更好地開展檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉群.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題與對策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（35）：22.

[2]劉琴.基于教育信息化時代的高校檔案信息化管理建設(shè)探析[J].中國管理信息化，2018，21（14）：164-165.

[3]何慶.數(shù)字化時代推動高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（6）：232.

[4]豆亞飛.基于數(shù)字化時代背景下高校檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：76-77.

[5]陳清欽.“五大發(fā)展理念”下的高校檔案信息化建設(shè)探析[J].蘭臺世界，2017（17）：57-60.

編輯 尹 軍