Excel在高校教務(wù)管理中的運(yùn)用

孫文夏

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?Excel是微軟公司開發(fā)的一款電子表格軟件，它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。作為辦公自動化軟件的重要組成部分，是高校教務(wù)管理人員必須掌握的技能。結(jié)合高校畢業(yè)生學(xué)位資格審核工作，介紹Excel的函數(shù)、排序、搜索、篩選、分類匯總等幾個常用功能。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?教務(wù)管理;學(xué)位資格審核;Excel;辦公自動化

[中圖分類號] ?G647 ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2019）27-0206-02

高校的教務(wù)管理工作是一項繁雜而重要的工作。大概可以分為畢業(yè)生學(xué)位資格審核、課務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍管理、教材征訂、期末考試安排等。高校教務(wù)工作者一方面需要及時接收執(zhí)行學(xué)校的管理政策，順利推進(jìn)各項教學(xué)工作，另一方面需要利用教務(wù)管理數(shù)據(jù)為老師和學(xué)生提供全面服務(wù)[1]。借助Excel電子表格軟件來協(xié)助工作，能夠幫助教務(wù)工作者理清工作頭緒，提高工作效率。本文以某高校的畢業(yè)生學(xué)位資格審核為例，通過Excel的實操演練，介紹Excel的幾個常用功能的運(yùn)用方法。

畢業(yè)生學(xué)位資格審核是高校本科生畢業(yè)管理的一個重要環(huán)節(jié)，學(xué)位資格審核，不僅能夠判斷本科畢業(yè)生是否達(dá)到獲取學(xué)位的要求，也可以對學(xué)校的教學(xué)水平和管理水平進(jìn)行一次集中檢查和驗收。以某高校海洋技術(shù)141班為例，取得學(xué)位資格在課程修讀方面需要達(dá)到以下四點要求：（1）學(xué)位課績點≥2.0;（2）學(xué)位英語需≥60分;（3）公選課學(xué)分≥6學(xué)分;（4）培養(yǎng)方案規(guī)定的所有課程均需及格。

為了清晰地了解每位學(xué)生的達(dá)成情況，我們先制定一個Excel表格，里面包含學(xué)生的學(xué)號、姓名、學(xué)位課程以及取得學(xué)位的四點要求，表格格式見下表。這里需要用到Excel的函數(shù)公式功能。Excel函數(shù)是預(yù)先定義的執(zhí)行計算、分析等處理數(shù)據(jù)任務(wù)的特殊公式（如SUM求和函數(shù)）;而公式就是由用戶自行設(shè)計對工作表進(jìn)行計算和處理的計算式。也就是說，公式是單個或多個函數(shù)的結(jié)合運(yùn)用[2]。涂灰色部分通過Excel的函數(shù)功能提前錄入公式，前面的數(shù)據(jù)填入之后，灰色部分會自動跳出計算后的結(jié)果。

一、學(xué)位課績點的提取及計算

在高校的本科人才培養(yǎng)方案中，每個專業(yè)一般會設(shè)置十門左右的學(xué)位課，學(xué)位課是各個專業(yè)的核心課程。以某高校的海洋技術(shù)專業(yè)為例，本專業(yè)一共有十門學(xué)位課，每門學(xué)位課2～4學(xué)分，合計31學(xué)分。學(xué)位課程績點的計算公式為：績點=（課程A考核成績×課程A學(xué)分+課程B考核成績×課程B學(xué)分+……+課程J考核成績×課程J學(xué)分）/課程學(xué)分總和。由此得知，要計算一個學(xué)生的績點，必須先得知這個學(xué)生十門學(xué)位課的成績。

從學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的學(xué)生成績表，包含了學(xué)生大學(xué)四年期間所有的課程成績，我們需要借助Excel強(qiáng)大的搜索、排序功能來實現(xiàn)對學(xué)位課成績的提取。根據(jù)學(xué)校的學(xué)位資格審核相關(guān)文件要求，我們分五步實現(xiàn)對學(xué)位課成績的提取。

（一）第一步：排序

打開本班課程成績，選中“課程名稱”，點擊“排序”，或直接點擊升序的快捷圖標(biāo)。通過排序，不同學(xué)生的同一課程全部排列在一起。

（二）第二步：查找

使用快捷鍵Ctrl+F打開Excel的查找功能，輸入查找內(nèi)容，找到學(xué)位課1“分子生物學(xué)”。

（三）第三步：錄入學(xué)位課序

在“分子生物學(xué)”左側(cè)插入“列”，命名為“學(xué)位課序”，在所有的分子生物學(xué)課序列輸入“1”。依次類推，第二門學(xué)位課課序錄入“2”，通過以上三個步驟，分別完成十門學(xué)位課的課序錄入工作。

（四）第四步：提取學(xué)位課成績

所有的學(xué)位課課序錄入完成后，使用Excel的多條件排序功能，依次根據(jù)學(xué)位課序、學(xué)號、總評成績進(jìn)行排序。

（五）第五步：刪選學(xué)位課成績

排序完成后刪除所有的非學(xué)位課程。有的學(xué)生因為補(bǔ)考、重新學(xué)習(xí)等原因，一門課程會出現(xiàn)多個成績，此時需要手工刪除多余的成績，考試性質(zhì)為“正?？荚嚒薄皼_抵”和“重新學(xué)習(xí)”的取最高分;最高分未達(dá)到60分的，取0分;考試性質(zhì)為“補(bǔ)考”的，取60分。經(jīng)過手工刪選，每個學(xué)生每門學(xué)位課都只剩一條成績。直接把每門學(xué)位課成績依次復(fù)制粘貼到上表中的學(xué)位資格審核表。利用Excel函數(shù)功能在績點欄提前錄入績點計算公式，即可自動計算出每個學(xué)生的學(xué)位課績點。

二、計算學(xué)位英語

該高校的畢業(yè)資格審核相關(guān)文件規(guī)定，學(xué)位英語需達(dá)到60分方可取得學(xué)位證書。學(xué)位英語的計算方法為：學(xué)位英語=（50%CET4考試百分制成績+50%校內(nèi)大學(xué)英語四級成績）/2。因此，需要先從所有成績中篩選出每個學(xué)生的CET，即全國大學(xué)英語考試四級成績以及校內(nèi)大學(xué)英語四課程成績，然后通過以上公式進(jìn)行計算，得出學(xué)位英語的成績。

CET和校內(nèi)大學(xué)英語四級成績篩選方法參考學(xué)位課程的刪選方法，得出成績后錄入上表畢業(yè)資格審核表相應(yīng)的列。

三、審核公選課學(xué)分

根據(jù)此高校的培養(yǎng)方案規(guī)定，每個學(xué)生需修滿3門公選課6個學(xué)分，方可達(dá)到學(xué)位要求。首先，選中課程性質(zhì)，點擊數(shù)據(jù)中的篩選功能，設(shè)定篩選的條件“公共選修”。

經(jīng)過篩選，選出所有學(xué)生的所有公共選修課成績。點擊行和列交叉的左上角，選中所有數(shù)據(jù)，利用Ctrl+C快捷鍵快速復(fù)制數(shù)據(jù)，Ctrl+V快捷鍵快速粘貼到新建的表格中。僅保留公共選修課成績，便于后續(xù)操作。

篩選過后的成績包含了部分不及格成績，需要進(jìn)一步刪選。首先，點中“總評成績”單元格，點擊排序快捷鍵，手工刪除所有的0分、不及格、曠考、無資格行，剩余的全部是合格成績。然后重新選中“學(xué)號”單元格按學(xué)號進(jìn)行排序。這樣可以按照學(xué)號把每個學(xué)生的合格的公選課課程排列在一起。接下來使用Excel中數(shù)據(jù)的分類匯總功能處理數(shù)據(jù)。分類字段選擇“學(xué)號”，匯總方式選擇“計數(shù)”，選定匯總項選擇“課程名稱”。

這樣，我們可以得出每個學(xué)號的學(xué)生修合格了幾門公共選修課程。然后，點擊表格左上角的“2”，即提取二級分類匯總的數(shù)據(jù)。計數(shù)項為3的表示此學(xué)生修合格了3門選修課，每門選修課2學(xué)分，共計6學(xué)分，達(dá)到畢業(yè)要求。小于3的即為未修滿6學(xué)分，達(dá)不到畢業(yè)要求。由此，完成所有學(xué)生的公共選修課成績審核。

四、提取學(xué)生的不及格課程

根據(jù)畢業(yè)資格審核文件要求規(guī)定“學(xué)生在規(guī)定的修業(yè)年限內(nèi)，修完教學(xué)計劃中規(guī)定的全部課程，并取得規(guī)定的學(xué)分，經(jīng)審核準(zhǔn)予畢業(yè)”。最后一步需要審核學(xué)生是否全部修合格教學(xué)計劃規(guī)定的全部課程，即進(jìn)行每個學(xué)生不及格課程的篩選。

首先，我們根據(jù)“考試性質(zhì)”進(jìn)行排序，刪除“CET考試” “計算機(jī)等級考試”等不屬于教學(xué)計劃中規(guī)定的課程。前面已經(jīng)單獨(dú)審核過的“公共選修”課程也全部刪除掉。然后，把剩下的數(shù)據(jù)按照總評成績進(jìn)行升序排序，把0～60分、不及格、無資格、緩考、曠考、作弊六種成績不合格情況的成績涂上顏色進(jìn)行標(biāo)注。接下來，按照學(xué)號、課程名稱進(jìn)行排序，排序之后每個學(xué)生每門課程所有的成績?nèi)颗帕性谝黄?，?jīng)過比對，部分學(xué)生的不合格課程經(jīng)過補(bǔ)考、重新學(xué)習(xí)等重新取得了合格成績的話，手工把不合格成績行刪除，最后剩下來的就是真正不合格的成績。

例如，某學(xué)生A大學(xué)物理B（一）考了四次，前面的正?？荚嚒⒀a(bǔ)考、重新學(xué)習(xí)都沒有合格，最后一次補(bǔ)考合格了，那就可以把上面的三行涂了顏色標(biāo)記的行全部刪除掉。某學(xué)生B的高等數(shù)學(xué)C五次考試均未合格，則刪除其中任意的四項，僅保留一行不合格記錄即可，便于后續(xù)統(tǒng)計。

每班按30人計算，所有課程成績達(dá)3000行左右，經(jīng)過手工刪選之后的不及格成績比較分散，不便于統(tǒng)計。此時，可以利用Excel的單元格顏色排序功能（見圖），使所有涂了顏色的單元格集中在表格最上方。這樣，就能一目了然本班有哪些學(xué)生哪門課程沒有合格。

通過以上步驟，可以篩選出畢業(yè)資格審核的全部內(nèi)容。但是，對于休學(xué)、降級、海外交流、民族考生等特殊情況的學(xué)生，需要結(jié)合紙質(zhì)打印的成績單進(jìn)行核對，以防出現(xiàn)漏修課程等情況。

五、結(jié)語

每個高校的學(xué)位資格審核條件不盡相同，本文以某高校的學(xué)位資格審核工作為例，對Excel辦公軟件的部分功能進(jìn)行實際運(yùn)用操作，介紹Excel的排序、多條件排序、單元格顏色排序、篩選、搜索、分類匯總、函數(shù)等功能，還使用了Ctrl+S、Ctrl+C、排序等快捷鍵，大大提高了工作效率。在實際工作中，我們可以根據(jù)自己的需要設(shè)定條件，利用Excel得出自己想要的數(shù)據(jù)。在使用過程中要注意，每做幾步需要點擊保存鍵或按Ctrl+S鍵對工作過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，以防電腦死機(jī)、斷電等原因造成前面工作遺失的情況。另外，在使用排序功能時，需注意是否所有單元格數(shù)據(jù)都進(jìn)行了排序，以防發(fā)生操作錯誤。在電子表格中，無論是對某一單元格設(shè)置格式，還是對某些區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)處理，都需要先選定操作對象，才能進(jìn)行下一步處理[3]。Excel簡單易學(xué)，容易上手，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能給教務(wù)管理工作帶來了巨大的便利，提高了工作效率，降低了工作強(qiáng)度，是高校教務(wù)工作者的得力助手。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉遠(yuǎn)芳.基于Excel的學(xué)院教務(wù)管理自動化[J].科技與管理，2015（21）：107-109.

[2]王田榮.淺析Excel軟件在教務(wù)管理工作中的綜合應(yīng)用[J].南京廣播電視大學(xué)學(xué)報，2014（1）：78.

[3]胡健.淺議Excel電子表格應(yīng)用中的常見問題[J].貴州化工，2004（6）：55.

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