張慧芬
[摘 ? ? ? ? ? 要] ?學(xué)籍管理是高校管理水平的重要體現(xiàn),學(xué)籍異動(dòng)直接影響學(xué)籍管理的準(zhǔn)確性、實(shí)效性。學(xué)籍異動(dòng)工作嚴(yán)謹(jǐn)而繁瑣,整個(gè)過(guò)程涉及學(xué)生個(gè)人和多個(gè)部門,對(duì)學(xué)籍異動(dòng)信息的共享性、實(shí)時(shí)性要求較高,一些傳統(tǒng)的操作模式已遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)實(shí)的需要。介紹基于數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)庫(kù)引擎等多種技術(shù)設(shè)計(jì)的學(xué)籍管理系統(tǒng)——學(xué)籍異動(dòng)管理模塊,設(shè)計(jì)了依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的學(xué)籍異動(dòng)大部分的業(yè)務(wù)辦理和信息查詢功能。
[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?學(xué)籍管理;學(xué)籍異動(dòng);管理系統(tǒng)
[中圖分類號(hào)] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ?[文章編號(hào)] ?2096-0603(2019)27-0086-02
學(xué)籍管理是高校教學(xué)教育管理的重要組成部分,其管理工作的好壞,直接影響學(xué)院學(xué)生管理工作和教育教學(xué)工作。隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大,在校生人數(shù)逐年增多,學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生呈現(xiàn)擴(kuò)大的趨勢(shì),傳統(tǒng)的學(xué)籍異動(dòng)人工操作模式嚴(yán)重影響了學(xué)籍管理的準(zhǔn)確性及實(shí)效性。信息文明時(shí)代的到來(lái)給學(xué)籍異動(dòng)管理帶來(lái)發(fā)展的機(jī)遇并同時(shí)伴隨著改革創(chuàng)新,學(xué)籍異動(dòng)信息化管理已經(jīng)成為一個(gè)必然趨勢(shì)。
一、設(shè)計(jì)目標(biāo)
筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn),在傳統(tǒng)的學(xué)籍異動(dòng)管理——紙質(zhì)人工審批模式下存在如下問(wèn)題:學(xué)生事先要了解學(xué)籍異動(dòng)業(yè)務(wù)流程,再拿著材料奔走于學(xué)校各個(gè)相關(guān)部門,如果其中一個(gè)審核或?qū)徟块T負(fù)責(zé)人不在崗還會(huì)致使學(xué)生多次往返同一個(gè)部門,大量增加學(xué)生辦理異動(dòng)的時(shí)間成本;在執(zhí)行整個(gè)審批過(guò)程中,除直接面對(duì)學(xué)生的一線教師,大多數(shù)部門負(fù)責(zé)人僅是需要根據(jù)下級(jí)部門審批意見(jiàn)簽字、登記,并沒(méi)有與學(xué)生面對(duì)面受理的必要,如若辦理學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生人數(shù)過(guò)多,往往會(huì)影響相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的工作;辦理學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生人數(shù)多而不同時(shí)辦理,從而占用負(fù)責(zé)匯總學(xué)籍異動(dòng)的工作人員的時(shí)間和精力。
現(xiàn)有的高校學(xué)籍管理系統(tǒng)在缺少辦理學(xué)籍異動(dòng)的功能,造成在學(xué)生辦事難、高校管理部門的資源浪費(fèi)的問(wèn)題。必須積極開(kāi)發(fā)相應(yīng)學(xué)籍異動(dòng)管理模塊,從而解決學(xué)生辦理異動(dòng)難的問(wèn)題,提高各部門負(fù)責(zé)人審核學(xué)籍異動(dòng)的效率,減輕高校各級(jí)學(xué)籍管理員的工作壓力。
二、學(xué)籍異動(dòng)管理模塊設(shè)計(jì)
學(xué)籍異動(dòng)管理模塊的設(shè)計(jì)以學(xué)籍異動(dòng)管理規(guī)定為依據(jù),在現(xiàn)有學(xué)籍管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加實(shí)現(xiàn)的。本模塊依據(jù)學(xué)籍異動(dòng)管理規(guī)定業(yè)務(wù)流程,每條學(xué)籍異動(dòng)記錄利用共享數(shù)據(jù)庫(kù)的工作流信息按方向進(jìn)行路由選擇,從而實(shí)現(xiàn)依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的學(xué)籍異動(dòng)業(yè)務(wù)辦理。
學(xué)籍異動(dòng)包括休學(xué)、保留學(xué)籍、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)班、留級(jí)、退學(xué)等,不同類型業(yè)務(wù)涉及不同的部門。按照學(xué)籍異動(dòng)的業(yè)務(wù)流程:學(xué)生利用個(gè)人賬號(hào)提出申請(qǐng),系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所提交的申請(qǐng)類型,選擇相應(yīng)的工作流程節(jié)點(diǎn)直到流程結(jié)束。學(xué)籍異動(dòng)基本管理工作流程示例如下圖所示。
學(xué)院學(xué)籍管理員將處理完成的學(xué)籍異動(dòng)反饋至學(xué)工處、賬務(wù)處、二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處及學(xué)生。
三、學(xué)籍異動(dòng)管理模塊功能
按使用角色來(lái)分類,相關(guān)用戶分為學(xué)生、二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處、校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)籍管理員五類,不同的用戶角色會(huì)分配不同數(shù)量的用戶。學(xué)生用戶對(duì)應(yīng)的是申請(qǐng)異動(dòng)的學(xué)生;二級(jí)學(xué)院用戶對(duì)應(yīng)的是二級(jí)學(xué)院學(xué)籍員負(fù)責(zé)審核,二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)處理提交;教務(wù)處用戶對(duì)應(yīng)的是初審和復(fù)審的負(fù)責(zé)人,可對(duì)二級(jí)學(xué)院所提交的申請(qǐng)進(jìn)行審核處理;校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)應(yīng)的是分管學(xué)籍工作的校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人;學(xué)籍管理員對(duì)應(yīng)的是負(fù)責(zé)全校學(xué)籍管理工作的老師。
對(duì)這些用戶角色、用戶權(quán)限、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)的是有相關(guān)技術(shù)水平的管理員負(fù)責(zé)。不同用戶角色分配相應(yīng)的功能:
(一)學(xué)生用戶
可瀏覽信息:可選擇異動(dòng)項(xiàng)目,相關(guān)異動(dòng)申請(qǐng)表,上傳相關(guān)證明。
(二)二級(jí)學(xué)院用戶
可瀏覽信息:申請(qǐng)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生填寫的信息和上傳的材料。
(三)教務(wù)處用戶
可瀏覽信息:申請(qǐng)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生填寫的信息和上傳的材料;二級(jí)學(xué)院填處理意見(jiàn)。
(四)校領(lǐng)導(dǎo)用戶
可瀏覽信息:申請(qǐng)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生填寫的信息和上傳的材料;二級(jí)學(xué)院的處理意見(jiàn);教務(wù)處的處理意見(jiàn)。
(五)學(xué)籍管理員用戶界面
學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)辦理完畢后會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)學(xué)籍異動(dòng)審批表,該表包括學(xué)生的基本資料,詳細(xì)異動(dòng)信息、申請(qǐng)附加材料、各部門審批結(jié)果等,用以打印或存檔。
四、結(jié)語(yǔ)
筆者通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)高校學(xué)籍異動(dòng)管理情況進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)了學(xué)籍異動(dòng)管理模塊的需求。在功能、需求的全面分析后,對(duì)學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行增項(xiàng),以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍異動(dòng)業(yè)務(wù)網(wǎng)上無(wú)紙化辦理?,F(xiàn)學(xué)籍管理系統(tǒng)——學(xué)籍異動(dòng)管理模塊部分功能已實(shí)現(xiàn),并面向全校使用中,在學(xué)籍管理系統(tǒng)使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)還有很多細(xì)節(jié)需要進(jìn)一步完善。我們將繼續(xù)分析設(shè)計(jì),努力完善,從而推進(jìn)學(xué)籍管理信息化進(jìn)程。
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[3]王佳音.哈爾濱鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].長(zhǎng)春:吉林大學(xué),2015.
編輯 陳鮮艷