淺談科研檔案管理與科研管理工作

常青

【摘要】在科研成果轉(zhuǎn)化過程中，常常僅有成果榮譽(yù)而缺乏殷實(shí)的原始材料做佐證做基礎(chǔ)，或僅形成了脫離市場(chǎng)的科技成果，從而造成科研成果轉(zhuǎn)化困難，難以實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值，取得經(jīng)濟(jì)效益。因此翔實(shí)完整的科研檔案對(duì)于推動(dòng)科研管理工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)科研成果的成功轉(zhuǎn)化，具有不可忽視的作用。

【關(guān)鍵詞】科研檔案管理?科研管理工作

1科研檔案管理與科研管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

科研檔案是在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，是對(duì)科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，包括具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的相關(guān)文件材料?？蒲泄芾硎菄@科研項(xiàng)目的整個(gè)過程開展的各項(xiàng)管理活動(dòng)，內(nèi)容涉及科研項(xiàng)目的立項(xiàng)前、立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題、結(jié)題后等全過程管理。它的目的是完成研究計(jì)劃目標(biāo)并形成文字記載——形成科研檔案，以便于實(shí)際推廣應(yīng)用，是各科研單位所追求的主要工作目標(biāo)。現(xiàn)因多數(shù)科技人員對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)不足，忽略了科技檔案對(duì)科研管理重要的輔助性作用，僅僅停留在形成科研檔案的概念上。在實(shí)際工作中存在著為圖方便，而忽略了科研檔案形成中的必要流程和記錄等，大大降低了科研檔案質(zhì)量的同時(shí)也阻礙了科研檔案利用推廣工作的展開。

隨著現(xiàn)代科技、經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，科研管理工作已不能僅僅滿足于以完成主管部門的項(xiàng)目計(jì)劃為目標(biāo)，而是應(yīng)在如何使項(xiàng)目更具創(chuàng)新性、現(xiàn)實(shí)性上作規(guī)劃，擺脫滯后的現(xiàn)狀。在科研成果轉(zhuǎn)化過程中，常常僅有成果榮譽(yù)而缺乏殷實(shí)的原始材料做佐證做基礎(chǔ)，或僅形成了脫離市場(chǎng)的科技成果，從而造成科研成果轉(zhuǎn)化困難，難以實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值，取得經(jīng)濟(jì)效益。因此翔實(shí)完整的科研檔案對(duì)于推動(dòng)科研管理工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)科研成果的成功轉(zhuǎn)化，具有不可忽視的作用。

科研檔案管理中存在的問題：（1）建檔意識(shí)淡薄，很大一部分科技人員在實(shí)際工作中，由于對(duì)檔案歸檔意識(shí)較差，對(duì)檔案重視度不高，這就導(dǎo)致在檔案收集和歸檔工作中存在許多不完善的地方，特別是對(duì)于相關(guān)的科研資料，由于不放心，所以不交給檔案管理人員進(jìn)行整理，不主動(dòng)配合檔案管理人員的工作，對(duì)檔案管理工作的順利開展帶來了一定的難度。（2）檔案形成周期長(zhǎng)，缺乏連續(xù)性和完整性，無論是哪一個(gè)行業(yè)的科研檔案，由于受制于行業(yè)的特點(diǎn)，通常情況下科研工作周期相對(duì)都較長(zhǎng)，這就導(dǎo)致工作中形成不同的載體的資料持續(xù)的時(shí)間也較長(zhǎng)，再加之科研人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，這就導(dǎo)致科研檔案資料往往較為分散，連續(xù)性和完整性較差。（3）檔案管理人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，長(zhǎng)期以來檔案管理工作都不受重視，這也導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理人員待遇不高，而且地位低，在工作中缺乏積極性，也不主動(dòng)進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)工作缺乏熱情，服務(wù)意識(shí)較差，不僅影響了檔案工作的正常開展，而且不利于檔案的開發(fā)利用。（4）檔案管理方式落后，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越大，但相對(duì)于檔案管理方式和手段則仍處于較為落后的狀態(tài)，檔案檢索水平較低，部分檔案檢索工作還采用手工方式來完成，不僅檢查速度較慢，而且準(zhǔn)確程度不高。檔案信息化建設(shè)缺乏力度，由于投入不足，從而導(dǎo)致現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)設(shè)備缺乏。（5）編研工作開展不夠，檔案編研屬于創(chuàng)造性的勞動(dòng)，是檔案服務(wù)的更高層次形式，直接關(guān)系到檔案的開發(fā)和利用。目前我國多數(shù)單位在檔案編研上還處于較低的水平，需要進(jìn)一步對(duì)編研工作進(jìn)行深度開發(fā)，以便于促進(jìn)檔案更好的利用。

2科研檔案管理與科研管理工作和諧發(fā)展是管理效益最大化的客觀發(fā)展要求

2.1科研檔案管理和科研管理的共同工作目標(biāo)要求兩者和諧發(fā)展

科研檔案管理是按照集中統(tǒng)一管理的原則，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全地管理科研檔案，及時(shí)準(zhǔn)確地提供科研檔案，為生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的一種工作。管理工作并不只局限于將科研材料整理、分類和保管，而主要目標(biāo)是歸檔后科研檔案的再利用，將科研成果進(jìn)行推廣實(shí)施，實(shí)現(xiàn)科研成果經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化。

由此可見，科研管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度依賴于科研檔案管理水平的高低。兩者的和諧發(fā)展，才能相輔相成，從而創(chuàng)造出最大的效益。

2.2科研檔案管理和科研管理的相互關(guān)系要求兩者和諧發(fā)展

科研檔案工作是對(duì)科研項(xiàng)目管理活動(dòng)的延續(xù)，是記錄科技人員創(chuàng)造科研成果的載體，也是科技活動(dòng)的結(jié)晶和產(chǎn)物，既來源于科研活動(dòng)和科研管理工作的實(shí)踐，又服務(wù)于它們?？蒲袡n案又是科研與經(jīng)濟(jì)結(jié)合的重要媒介，一項(xiàng)高新技術(shù)的研發(fā)與深化，一個(gè)新產(chǎn)品的研制，都需要查閱大量的科研檔案，一旦開發(fā)研制成功，又需要借助科研檔案加以推廣。

由于科研檔案是貫穿于科研管理整個(gè)過程的一項(xiàng)工作，它在科研管理工作中得以體現(xiàn)自身的工作價(jià)值，也使科研管理工作成效得以很好的顯現(xiàn)，對(duì)科研管理有極大的促進(jìn)、挖掘、繼承等作用。兩者的和諧發(fā)展是客觀科學(xué)發(fā)展要求，和諧發(fā)展才能夠創(chuàng)造出“1+1大于2”的最大管理效益，有助于形成加快科研檔案利用，促使科研項(xiàng)目成果轉(zhuǎn)化進(jìn)程的新局面。

2.3規(guī)范科研檔案工作程序

（1）規(guī)范原始檔案收集內(nèi)容。在檔案管理工作中，檔案材料的收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵?？蒲袡n案管理人員應(yīng)根據(jù)科研檔案的特點(diǎn)，歸納、總結(jié)原始檔案收集內(nèi)容，向科技人員發(fā)放“科研檔案歸檔范圍表”，要求課題研究人員嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，隨時(shí)將他們?cè)诳蒲谢顒?dòng)中的原始記錄、進(jìn)展情況、總結(jié)等材料按計(jì)劃分階段積累收集，并按規(guī)定及時(shí)整理移交檔案室，以保證所收集到的原始檔案材料統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)。（2）規(guī)范檔案整理方法。檔案整理的基礎(chǔ)工作包括的范圍很廣，從檔案材料的鑒定、整理、分類、立卷到編目、檢索、庫房存放、保護(hù)等。這些基礎(chǔ)工作是否扎實(shí)、規(guī)范，直接影響到科研檔案的利用。檔案管理工作者可根據(jù)各分支學(xué)科的不同特點(diǎn)，以及本單位研究機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況分門別類進(jìn)行整理、立卷、登記、歸檔。這樣便于查詢者方便地找到所需的材料，也便于檔案管理人員編輯加工，進(jìn)行二次開發(fā)利用。（3）規(guī)范檔案開發(fā)利用方式。第一，編制各級(jí)各類目錄，豐富檢索手段，對(duì)于歸檔的材料要及時(shí)編制目錄和全宗介紹，向本單位和外界報(bào)道介紹庫藏情況，開展科技信息交流，或?yàn)閷?shí)行科技成果的有償轉(zhuǎn)讓編制成果簡(jiǎn)介、文摘等，引導(dǎo)人們索取科研檔案的信息資源。第二，通過口頭或直觀方式宣傳報(bào)導(dǎo)科技成果，宣傳方式多種多樣，如利用課題申報(bào)、成果鑒定等活動(dòng)作口頭宣傳;利用科技信息發(fā)布會(huì)宣傳科技成果;舉辦科研檔案展覽，

直接地展示科研檔案信息或以復(fù)印件形式進(jìn)行交流;出版一些科技成果方面的內(nèi)部刊物;借助報(bào)刊、圖書等出版刊物將檔案轉(zhuǎn)化成文章或其他形式加以發(fā)表，使農(nóng)業(yè)科研成果、先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)傳至全國各地。第三，加強(qiáng)安全保密工作，科研檔案的安全保密工作尤其重要，它不僅指實(shí)體的保存，更重要的是信息的安全。必須建立嚴(yán)格的保密制度，涉及一項(xiàng)科研成果的有關(guān)人員必須遵守、簽定有關(guān)協(xié)議;檔案應(yīng)指定專人保管，控制使用權(quán)限，追蹤檔案利用情況等;秘密的科研檔案要建立備考檔案。

3科研檔案管理工作與科研管理工作“四同步”——和諧發(fā)展的對(duì)策

和諧發(fā)展就意味著同步發(fā)展，科研檔案管理和科研管理工作實(shí)行“四同步”管理，有助于實(shí)現(xiàn)各自管理目標(biāo)，創(chuàng)造最大管理效益。

3.1下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步。科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段，科研管理部門首先要幫助科技人員了解需求，國內(nèi)外同領(lǐng)域研究的信息，選好題，選對(duì)題，增強(qiáng)科技人員項(xiàng)目立項(xiàng)的命中率。在項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)下達(dá)后，對(duì)科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件及時(shí)做好科研檔案收集工作。

3.2檢查項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施進(jìn)度與檢查科研

文件材料形成情況同步?？蒲许?xiàng)目實(shí)施階段，在課題計(jì)劃任務(wù)下達(dá)后，首先制定實(shí)施方案，據(jù)合同準(zhǔn)備項(xiàng)目實(shí)施的相應(yīng)條件、年度或階段計(jì)劃、資金管理使用、年度或階段總結(jié)，并以文字的形式對(duì)其它問題進(jìn)行說明。開展科研檔案中有關(guān)課題項(xiàng)目的各種載體重要原始記錄，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算材料，專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料，設(shè)計(jì)文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來往技術(shù)文件等材料收集的實(shí)施監(jiān)督，切實(shí)維護(hù)科研材料的真實(shí)性、連貫性和系統(tǒng)性。

3.3驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步

科研項(xiàng)目完成階段，要建立驗(yàn)收管理體系，積極引入科技評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)已完成的課題進(jìn)行全面的績(jī)效評(píng)價(jià)，對(duì)承擔(dān)單位及研究人員的科研任務(wù)完成情況建立信譽(yù)檔案。科研檔案部門對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)結(jié)束的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)整理各項(xiàng)資料，包括項(xiàng)目工作總結(jié)、研究報(bào)告、論文專著，有關(guān)圖片、照片、錄像、軟盤、標(biāo)本、原始記錄、分析資料等，按照有關(guān)科研檔案管理要求，辦理歸檔手續(xù)，做出課題歸檔是否符合要求的意見，如不符合要求，必須重新申請(qǐng)移交。未辦理歸檔手續(xù)或歸檔手續(xù)不完備者，不予鑒定或申報(bào)成果。

3.4科研檔案歸檔與科研成果推廣管理同步

科研項(xiàng)目研究課題結(jié)束僅僅意味著項(xiàng)目組完成了委托方的某項(xiàng)任務(wù)，是項(xiàng)目組整個(gè)研究工作的部分內(nèi)容，取得的成果也僅僅是階段性成果?？蒲泄芾聿块T對(duì)科研成果推廣管理，借助于科研檔案記錄的全面完整性，有效促進(jìn)科研成果在現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)中轉(zhuǎn)化，為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力創(chuàng)造更大的效益。

科研檔案管理的目標(biāo)是具有系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性、安全性、時(shí)效性和真實(shí)性。而文檔的系統(tǒng)、完整、規(guī)范則要建立在長(zhǎng)期積累的基礎(chǔ)上。由于科研檔案管理的效益難以在當(dāng)年顯示出來，短期內(nèi)效益也不明顯，因而把科研管理作為短期行為，不重視科研檔案管理的現(xiàn)象仍在科研管理工作中存在。因此，要把科研檔案的管理工作列入科研管理工作的一部分，并作為考核科研工作的指標(biāo)之一;還要建立科研檔案管理人員、科研管理人員和科研人員相互溝通配合的機(jī)制。每一個(gè)科研檔案管理人員都應(yīng)該從思想上高度重視，工作中認(rèn)真執(zhí)行，積極做好科研檔案的管理工作，以獲得更好的社會(huì)效益。