信息社會形勢下檔案管理工作存在的問題及改進措施

摘? 要：近年來，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，更多的現(xiàn)代化設(shè)備投入了市場使用，并對檔案管理工作的發(fā)展起到了非常重要的作用，但是，由于欠缺對檔案管理工作的重視，檔案管理工作人員對業(yè)務(wù)的懈怠心理以及個人素質(zhì)存在著不均衡性，這就對檔案管理工作的進一步提高形成了一種阻礙，所以，應(yīng)該加強對檔案工作的改革，從而促進檔案工作的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息社會形勢;檔案管理;措施

現(xiàn)階段我國的檔案管理工作還處于比較傳統(tǒng)的階段，特別是針對內(nèi)蒙偏遠(yuǎn)地區(qū)，因此這就對檔案部門開發(fā)檔案信息資源帶來或多或少的阻力，對檔案信息資源的綜合利用也產(chǎn)生了很大的影響。本文就檔案管理工作目前存在的諸多問題進行分析探討，并給與一定的改進措施。

一、檔案管理目前存在的問題

1.管理意識薄弱，檔案利用率偏低。檔案管理工作對開展各項工作都有非常重要的作用，正確有效的利用檔案信息資源可以給社會和國家?guī)聿环频慕?jīng)濟效益。但大多數(shù)檔案管理單位一直以來都是重“藏”輕“用”，沒有對檔案信息資源所帶來的社會經(jīng)濟效益進行有效的宣傳，所以致使檔案管理的工作人員對檔案利用效益也了解不多。由于對檔案工作的懈怠和對檔案信息資源開發(fā)的不足，就造成了現(xiàn)如今檔案利用率偏低的情況。

2.沒有健全的檔案管理制度。由于沒有健全的檔案管理制度，因此檔案管理也就相對的不夠規(guī)范。當(dāng)今，一些大的事業(yè)單位普遍存在對檔案管理的不規(guī)范的問題。而主要就體現(xiàn)在這幾點，首先是檔號的不規(guī)范，其次是案卷標(biāo)題不規(guī)范，最后是很大一部分的案卷都沒有卷內(nèi)的目錄，再者還有組卷嚴(yán)重混亂的現(xiàn)象。有些檔案的借閱、收集、保管和保密等制度也存在問題，雖然都已經(jīng)建立了相應(yīng)的管理制度，但是對制度不夠重視，制度的形式大于實質(zhì)，因此對檔案的真實性和利用價值都造成了非常大的損害。

3.對檔案硬件設(shè)施和經(jīng)費的投入嚴(yán)重不足。近些年來，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也普遍的應(yīng)用于管理工作中，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的介入下，管理方法也在不斷提升。但是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對檔案進行管理的單位少之又少，大多數(shù)還都是采取手工收集和檢索信息，這樣不僅耗時間，而且收集的信息也比較少，對收集和開發(fā)利用極為不利。另外對檔案室的建設(shè)達不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案室設(shè)備陳舊，保管條件簡陋，如此的環(huán)境對開展檔案管理工作極為不利。

二、對檔案管理工作提出的改進措施

1.建立健全的檔案管理制度。要建立健全的檔案管理制度需要遵循以下幾點要求，第一，規(guī)章制度要科學(xué)合理。建立的規(guī)章制度一定要符合事業(yè)單位的特點和檔案管理的實際工作，從而才能滿足事業(yè)單位對檔案管理的需求;第二，簡明實用。建立的規(guī)章制度一定要有可操作性，以簡單實用、可操作性強作為建立的目標(biāo)，這樣才能更好的發(fā)揮制度在工作中的指導(dǎo)和規(guī)范作用;第三，堅持雙向的制度約束。建立的制度既可以約束領(lǐng)導(dǎo)也可以約束員工，只有約束好領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象，才能顯現(xiàn)出制度執(zhí)行的順利程度，而對于員工來說，是制度約束的主要群體。第四，堅持制度嚴(yán)肅執(zhí)行。檔案部門不僅建立了檔案管理的制度，而且還是該制度的主要執(zhí)行部門。在執(zhí)行制度時，要做到獎罰分明，充分表現(xiàn)出制度的權(quán)威性。

2.借助信息化技術(shù)進行管理。當(dāng)代社會發(fā)展的一大趨勢就是信息化，因此還是要有效利用當(dāng)今先進的科技手段來對檔案進行管理，從而不斷提高檔案管理工作的效率，加快實現(xiàn)信息化的檔案管理工作?，F(xiàn)如今我國越來越多的事業(yè)單位開始借助信息化來進行檔案管理。由此可以看出事業(yè)單位借助信息化來進行檔案管理是勢在必行的。檔案管理也需要順應(yīng)時代的變化，緊跟時代步伐，適應(yīng)信息化要求，妥善保管電子檔案文件，特別是針對一些重要的系統(tǒng)，檔案部門積要極參與檔案的信息化建設(shè)，將檔案管理變成信息化管理的中的一個重點組成部分。

3.完善檔案管理工作，不斷強化服務(wù)的意識，提高服務(wù)的水平。檔案管理工作人員要樹立正確的工作觀念，認(rèn)識到“工作就是服務(wù)”這一觀念。從而不斷強化自身的服務(wù)意識。對待工作要有明確的服務(wù)方向，并端正自己的服務(wù)態(tài)度，培養(yǎng)創(chuàng)新的意識，從而不斷提高檔案管理工作人員的服務(wù)質(zhì)量。通過服務(wù)態(tài)度的好壞是對檔案管理工作人員工作到位不到位的正確評價，服務(wù)的好壞也是衡量檔案管理人員職業(yè)道德的一項重要標(biāo)準(zhǔn)，要積極利用檔案信息資源的作用，讓其服務(wù)于社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)，這將是檔案管理工作人員的主要工作內(nèi)容和責(zé)任。

4.提升檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。在檔案管理工作中，不斷提升相關(guān)工作人員的個人素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力是加快檔案管理工作快速發(fā)展的必要條件，也是推動檔案事業(yè)不斷發(fā)展的關(guān)鍵因素。一方面要關(guān)注新進人員的專業(yè)文化知識水平，引進一些有專業(yè)知識文化和技能的人員才能不斷充實壯大檔案管理的隊伍。另一方面還要加強對現(xiàn)有工作人員的繼續(xù)教育工作，保證現(xiàn)有的檔案管理人員具有良好的個人職業(yè)素質(zhì)和技能。還要注重對干部檔案工作隊伍的建設(shè)，挑選一些在政治上可靠，具有正派作風(fēng)和責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員來進行檔案管理的工作，并對他們進行積極的教育培養(yǎng)，讓其積極主動的投身于檔案管理工作中。檔案管理工作做的好不好，很大一部分原因取決于檔案管理工作人員的個人素質(zhì)、技術(shù)和技能等。要想成為一名合格的檔案管理工作人員，就必須時刻注重自身素質(zhì)和專業(yè)文化以及技術(shù)技能的提高，通過參加各方面的培訓(xùn)和自學(xué)來不斷充實自己，并熟練掌握檔案管理工作中的基本要求和各個環(huán)節(jié)，從而提升自身工作能力和工作效率。跟隨時代的步伐，創(chuàng)新檔案管理的模式，讓檔案管理更加科學(xué)。為社會的發(fā)展和進步提供有效的資源。

三、總結(jié)

在信息化社會形勢下對檔案管理工作存在的問題進行了分析和研究，并提出了相應(yīng)的改進措施，通過建立健全的檔案管理制度、借用信息化技術(shù)進行管理、不斷強化服務(wù)意識和提高服務(wù)質(zhì)量以及提升檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力幾個方面進行改進，為社會的發(fā)展提供有力的支持。

參考文獻：

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注：作者李延卿，曾用名：李穎