企業(yè)檔案編研工作的探索與思考

王升良/文

企業(yè)檔案編研工作的必要性

檔案編研工作做得好，挖掘得深，能為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確信息。企業(yè)檔案編研工作的開(kāi)展，對(duì)企業(yè)管理有著重要的意義。

為企業(yè)管理提供理論依據(jù)。檔案編研工作是把企業(yè)分散的檔案資源加以歸類集中整合，進(jìn)行深度挖掘，從而發(fā)現(xiàn)檔案資源之間的有機(jī)聯(lián)系，將分散的檔案資源轉(zhuǎn)化為可共享的信息、知識(shí)資源，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)行管理，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供理論依據(jù)。

對(duì)企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)有參考依據(jù)和憑證作用。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的真實(shí)歷史記錄，任何人都不能篡改，是企業(yè)改革發(fā)展進(jìn)程中的依據(jù)和憑證。

企業(yè)文化管理的重要組成部分。檔案編研可以提煉并形成企業(yè)文化，對(duì)內(nèi)可以增強(qiáng)員工的凝聚力、自豪感、責(zé)任感和使命感，對(duì)外可以顯示企業(yè)核心文化，提升企業(yè)的知名度，為企業(yè)開(kāi)拓市場(chǎng)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

為后續(xù)企業(yè)管理提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。編研整合后的檔案信息在經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的總結(jié)分析后，能得出企業(yè)某些層面的發(fā)展規(guī)律和結(jié)論，管理人員可有針對(duì)性地改善企業(yè)管理方式，提升企業(yè)管理水平。

企業(yè)檔案編研工作存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)《檔案法》的頒布和貫徹執(zhí)行，依法治檔日益成為自覺(jué)。在檔案工作者們的努力下，檔案編研工作取得了一定成效。但從總體來(lái)看，還存在五個(gè)方面的問(wèn)題：

對(duì)檔案編研重視不夠。在一些檔案部門，還是存在重保管、輕編研的現(xiàn)象，長(zhǎng)期忽略檔案編研工作，崗位設(shè)置不科學(xué)，檔案編研人員不足，缺少科學(xué)規(guī)劃，沒(méi)有將檔案編研工作融入單位的整體發(fā)展中，編研工作只是處于從屬地位，有時(shí)間就做，沒(méi)時(shí)間就不做。

檔案編研形式單一。企業(yè)檔案編研工作普遍起步晚、起點(diǎn)低，既缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)，又缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可借鑒，許多單位大都從編寫參考工具和參考資料做起，即使有些深度，也不過(guò)是編纂些資料匯編、產(chǎn)品目錄、項(xiàng)目概況等，編研成果千篇一律，缺乏新意，沒(méi)有緊扣企業(yè)中心工作和熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，沒(méi)有突出本企業(yè)、本行業(yè)特色，沒(méi)有為領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展提供直接有效的服務(wù)和支持。

檔案編研成果質(zhì)量不高。檔案編研一為“編”，二為“研”，編研結(jié)合是檔案編研工作的一個(gè)重要原則，兩者互相依存，缺一不可。目前企業(yè)檔案編研工作“編”得多，“研”得少，編研成果多為匯編選編類的初級(jí)產(chǎn)品，多為原始檔案的“集合”，精品少，檔次不高，一次性編研成果比較普遍，深層次編研成果缺乏。

檔案編研信息化建設(shè)滯后。目前很多檔案館信息化建設(shè)速度緩慢，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)使用滯后，對(duì)檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理僅限于目錄的錄入，幾乎沒(méi)有電子化的檔案全文，工作人員對(duì)檔案的編研仍然以傳統(tǒng)的手工操作為主，信息收集、歸納和整理、利用還處于初級(jí)水平，難以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開(kāi)展檔案編研工作。

編研力量薄弱。檔案部門工作人員較少，且多為機(jī)構(gòu)改革安置性兼職人員，專業(yè)人才缺乏，除負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管等常規(guī)性工作外，很難抽出時(shí)間和精力對(duì)檔案進(jìn)行深度編研和開(kāi)發(fā)。

加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案編研工作的途徑

走出重“編”輕“研”的誤區(qū)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，百度、搜狐、谷歌等各大搜索門戶網(wǎng)站，以服務(wù)人性化、信息海量化、查詢快捷化受到用戶青睞，用戶不再滿足于答案在何處，而對(duì)答案是什么、是否有更多的答案更感興趣。四川紅華實(shí)業(yè)檔案編研人員在建廠50周年到來(lái)前夕，想編纂一本反映職工精神風(fēng)貌的書。他們采用發(fā)放調(diào)查表，到各單位、各部門、專業(yè)人士征求意見(jiàn)等多種形式確定選題。翻閱了近50年的檔案資料，用了一年多時(shí)間完成了職工自己寫、企業(yè)自己編的《紫云山下》一書。50多萬(wàn)字，增強(qiáng)了全體干部職工的自豪感和使命感。

拓寬編研選題思路。企業(yè)檔案編研人員在了解本企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和重點(diǎn)工作的同時(shí)，還要熟悉館藏情況，針對(duì)企業(yè)實(shí)際確定編研方向和課題，對(duì)涉及的林林總總的資料進(jìn)行收集，對(duì)收集來(lái)的檔案去粗取精進(jìn)行深入的分析研究，剔除無(wú)使用價(jià)值的資料，補(bǔ)充新的有價(jià)值的資料，提供最新政策依據(jù)；針對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、安全生產(chǎn)、工程建設(shè)及企業(yè)的文化活動(dòng)選題，通過(guò)翔實(shí)的資料、可靠的數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展服務(wù)。四川紅華檔案部門2015年為配合公司合同專項(xiàng)治理，編纂了《公司合同管理手冊(cè)》，促進(jìn)了合同管理水平的提升。2016年檔案部門配合公司風(fēng)險(xiǎn)管理，編纂了《公司風(fēng)險(xiǎn)管理手冊(cè)》，提升了公司的風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2018年檔案部門編纂《三供一業(yè)分離移交指南》，有力促進(jìn)該項(xiàng)重點(diǎn)工作的順利進(jìn)行。

大力推進(jìn)編研主體多元化。過(guò)去編研工作似乎一直是企業(yè)檔案人員的專利，主要是因?yàn)闄n案編研的依據(jù)大部分源于館藏檔案，檔案人員熟悉館藏，編研條件得天獨(dú)厚，檔案人員不同程度地受過(guò)專業(yè)技術(shù)知識(shí)方面的培訓(xùn)，對(duì)專業(yè)工作程序及形成的檔案資料有大致的了解，具備了“編”的條件，但離深層次的研究還有相當(dāng)大的距離，在選題、選材方面，不如專業(yè)人員把握得準(zhǔn)確。專業(yè)人員進(jìn)行的編研工作，選題貼近實(shí)際需求，深層次研究有優(yōu)勢(shì)，具備了“研”的條件，但不熟悉館藏檔案資料，總有“大海撈針”的感覺(jué)?？绮块T合作，檔案人員與專業(yè)人員強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，“編”“研”皆備，可在短時(shí)間內(nèi)取得良好效果。2018年，四川紅華檔案館和企業(yè)管理部合作，由檔案人員負(fù)責(zé)公司改革相關(guān)檔案的查找、提供，企業(yè)管理部負(fù)責(zé)相關(guān)資料的匯總、篩選，最后由長(zhǎng)期聚焦公司改革的企業(yè)管理部負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，較為系統(tǒng)地呈現(xiàn)了公司深化改革、創(chuàng)新發(fā)展取得的豐碩成果，給企業(yè)改革發(fā)展提供了經(jīng)驗(yàn)和借鑒。

加快檔案信息電子化進(jìn)程。檔案信息電子化就是用計(jì)算機(jī)將檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息提供利用的過(guò)程。檔案信息電子化可以縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為編研成果的信息化輸出，提供了高速的黃金通道和廣泛的傳播途徑。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用計(jì)算機(jī)功能完成信息加工工作程序，快捷地編制二次文獻(xiàn)。電子出版物、光盤庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化傳播形式，取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)編研成果的出版，而且省時(shí)省力，準(zhǔn)確率高，信息共享。四川紅華實(shí)業(yè)公司近年投入2000多萬(wàn)元進(jìn)行信息化建設(shè)，檔案信息化是其中一個(gè)重要內(nèi)容，企業(yè)檔案管理正在實(shí)現(xiàn)由實(shí)體管理向信息化管理、實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理的歷史性轉(zhuǎn)變，電子文件中心已呈現(xiàn)雛形，網(wǎng)上庫(kù)房、虛擬庫(kù)房正嶄露頭角，實(shí)現(xiàn)檔案編研信息電子化指日可待。(四川紅華實(shí)業(yè)有限公司)