加強港口工程項目檔案管理的措施

王建華

(遼寧省交通運輸事務(wù)服務(wù)中心 沈陽市 110003)

港口是遼寧發(fā)展的重要戰(zhàn)略性資源，臨港產(chǎn)業(yè)是遼寧經(jīng)濟發(fā)展的驅(qū)動力，城市是港口和產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要依托。推進港城聯(lián)動發(fā)展，有利于從戰(zhàn)略層面推進港口、產(chǎn)業(yè)、城市三者的融合互動，充分發(fā)揮各自在區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展中的關(guān)鍵性作用，促進區(qū)域資源整合和港產(chǎn)城一體化發(fā)展，為遼寧老工業(yè)基地全面振興提供支撐。

為滿足港口適應船舶大型化及港口吞吐量持續(xù)發(fā)展的需要，緩解港口通用散雜泊位通過能力不足的矛盾，實現(xiàn)港區(qū)泊位功能調(diào)整，建設(shè)港區(qū)泊位工程十分必要，而貫穿于工程項目建設(shè)全過程的一項基礎(chǔ)性工作就是檔案管理工作，下面結(jié)合多年的檔案管理經(jīng)驗，談?wù)勎覀兊捏w會和具體做法。

1 加強對工程檔案管理工作的領(lǐng)導

(1)部門負責人要高度重視檔案管理工作，定期召開檔案管理工作會議，協(xié)調(diào)解決檔案收集整理工作中遇到的問題，并形成會議紀要歸檔立卷。

(2)集團公司與工程檔案管理負責人要簽署問責責任狀，納入領(lǐng)導年終考核評分體系中，項目部門要明確規(guī)定工程檔案管理責任。

(3)項目檔案管理要設(shè)專職檔案人員，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位要配有專人負責檔案收集、整理工作，形成檔案人員管理網(wǎng)絡(luò)，促進檔案管理體系日趨完善。

(4)檔案管理軟硬件設(shè)施要不斷完善。軟件系統(tǒng)要求運行穩(wěn)定、硬件設(shè)備配備要求齊全，數(shù)字化檔案要保證其安全性。

2 項目文件材料收集整理所依據(jù)的標準

案卷式樣及內(nèi)容按國家檔案局《科學技術(shù)檔案構(gòu)成一般要求》《國家重大建設(shè)項目文件歸檔管理辦法》、交通運輸部《水運建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》等文件規(guī)定執(zhí)行。同時，為將項目檔案歸檔立卷工作做得更加完善，我們根據(jù)港口工程項目建設(shè)的具體情況，按上述標準制定出《本港口基本建設(shè)類檔案歸檔范圍及保管期限表》《港口工程竣工資料組卷順序及保管期限表》，要求項目文件資料收集整理按要求規(guī)范操作，按要求科學管理。

3 文件材料的形成、收集、整理、編目、歸檔

3.1 文件材料的形成與收集

按照“誰形成，誰負責”的原則，由文件材料的形成單位負責具體工程文件材料的收集，收集范圍及歸檔單位按交通運輸部《水運建設(shè)項目文件材料收集歸檔范圍》執(zhí)行。建立健全文件材料及時收集歸檔制度，編制《港口文件材料收集歸檔辦法》。以收集的工程文件材料為原件，收集歸檔的文件材料要能夠全面、準確地反映工程建設(shè)的實際過程，文件材料要求書寫工整，字跡、線條清晰，修改規(guī)范，格式統(tǒng)一。

3.2 文件材料的整理

(1)建設(shè)單位除認真保管好上級下達的審查、批復等重要文件外，對自身形成的項目文件材料也要做好收集和保管工作。立項審批階段的文件材料根據(jù)審批事項的內(nèi)在聯(lián)系進行整理，勘察設(shè)計階段的文件材料按照設(shè)計的不同階段和專業(yè)整理組卷，工程準備階段文件材料按照審批事項及相關(guān)手續(xù)辦理過程分別整理組卷；招投標階段按招投標工作程序與內(nèi)容分別整理組卷；工程管理文件按時間順序進行整理組卷。

(2)施工階段文件材料由施工單位負責組卷。對工程管理、施工管理文件材料以合同為單位，按照工作程序并結(jié)合問題分別組卷，施工原始文件一般要求按單位工程分部、分項劃分分別組卷。

(3)監(jiān)理檔案由監(jiān)理單位以監(jiān)理合同為單位，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計劃進度控制文件、費用控制文件、安全管理文件、監(jiān)理日志等分別整理組卷。

(4)竣工驗收文件按照各項驗收和竣工驗收工作內(nèi)容分別整理組卷。

3.3 檔案整理情況匯總

港口項目檔案要求完整齊全，其中可研、安評、環(huán)評等前期文件、初步設(shè)計、招投標文件、地基處理工程、碼頭工程及碼頭配套工程、道路堆場工程、疏浚及挖泥工程、供電、通信等公共設(shè)施工程、監(jiān)理檔案、設(shè)備檔案、試運行文件、驗收文件缺一不可。

為提高施工單位對檔案管理工作的重視程度，在與施工單位簽訂的合同內(nèi)，要明確“竣工前承包方向發(fā)包方提供貳套竣工圖和竣工資料”，要制定清晰的檔案驗收程序，工程檔案驗收不合格的，不得進行整體綜合驗收。

4 加強檔案管理的措施

(1)事前控制措施

項目工程開工前要積極做好檔案管理組織工作，并開展檔案管理標準的宣傳貫徹和業(yè)務(wù)培訓工作，要求施工單位建立項目文件材料歸檔制度，完善工程檔案形成、收集、整理歸檔等檔案管理體系。

(2)事中控制措施

重點建設(shè)項目工程規(guī)模較大，建設(shè)周期長，為了實現(xiàn)重點工程建設(shè)項目檔案資料的有序管理，檔案管理部門在工程建設(shè)過程中要及時了解工程建設(shè)的進展情況，檢查工程項目檔案資料的形成、整理情況。

(3)事后控制措施

在工程竣工后，施工單位將整理完畢的檔案交由本單位項目負責人對工程檔案進行自檢、自查，合格后再送交監(jiān)理單位和工程建設(shè)單位對檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性進行審核，最后由集團公司檔案館對檔案的編制情況進行審核，審核合格后由集團公司檔案館開具檔案移交簽證單并歸檔入庫。

5 結(jié)束語

工程項目檔案記錄工程建設(shè)全過程，是調(diào)查事故的第一手資料，當事故發(fā)生時，我們往往從查檔案入手，檔案可以真實、準確、完整、翔實地記錄整個工程施工管理的全過程，可以起到溯本追源的作用。

檔案管理工作貫穿于工程進展的全過程，港口工程建設(shè)周期相對較長，檔案資料形成的年度跨度比較大，涉及的管理部門較多，為了保證工程檔案能夠完整、準確、及時歸檔，需要明確各部門職責，各方協(xié)調(diào)配合，提高檔案管理工作的質(zhì)量。