科研事業(yè)單位合同管理問題及對策建議

龍海斌

（國家工業(yè)信息安全發(fā)展研究中心 北京 100040）

引言

合同是現(xiàn)代經(jīng)濟往來、商務(wù)交易的有效依據(jù)和憑證，是平等主體間從事經(jīng)濟活動增進互信提供法律保障必不可少的手段?？蒲惺聵I(yè)單位主要是指以科研活動為主業(yè)以政府撥款支持為主的機構(gòu)。隨著近年來事業(yè)單位改革和國民經(jīng)濟的快速發(fā)展，外界環(huán)境的變化促使科研事業(yè)單位必須規(guī)范自身管理，降低法律風(fēng)險，保障自身權(quán)益[1]。這其中合同管理是重要的一部分，科學(xué)的合同管理能夠大大提升企業(yè)內(nèi)部運行效率和外部風(fēng)險控制。因此，要不斷總結(jié)發(fā)現(xiàn)科研事業(yè)單位合同管理的風(fēng)險點并持續(xù)進行改進。

1 科研事業(yè)單位合同管理的內(nèi)容和特點

1.1 合同管理內(nèi)容

合同管理主要包括起草審核管理、履行監(jiān)督、糾紛管理、檔案管理等環(huán)節(jié)。起草審核主要是審查合同起草是否符合要求規(guī)范，是否按照合同基本結(jié)構(gòu)來起草，合同內(nèi)容條款的表述是否嚴謹?shù)?。合同訂立后的?zhí)行是確保合同權(quán)益實現(xiàn)的保證，所以履行監(jiān)督必須到位，由相關(guān)部門對合同的權(quán)利義務(wù)履行情況進行定期的監(jiān)督檢查，做好合同變更、解除、提前終止等情況的應(yīng)對。若在合同履行過程中發(fā)生爭議，那就應(yīng)當依據(jù)合同條款進行及時協(xié)商處理，如雙方無法達成一致，就需要采取必要的救濟手段，按約定仲裁或提起訴訟。糾紛管理的意義在于能夠根據(jù)糾紛的類型迅速的確定糾紛解決方案，采取應(yīng)對措施，并依據(jù)最終的處理結(jié)果進行責(zé)任追究，杜絕類似情況再次發(fā)生[2-3]。合同檔案管理也是合同管理的重要一環(huán)，通過建立合同的登記、查閱、歸檔程序，科學(xué)利用合同檔案，隨時方便總結(jié)查詢。

1.2 科研事業(yè)單位合同的特點

合同作為企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體及其他法律主體從事經(jīng)濟活動的重要手段，具有一定的共性，但也會因主體的不同而產(chǎn)生一定的差異?？蒲惺聵I(yè)單位因其科研屬性，因此，其合同有其區(qū)別于企業(yè)或其他主體的特點。概括起來有三點：一是內(nèi)容保密性。科研事業(yè)單位由財政撥款支持舉辦，承擔國家科研任務(wù)較多，因此很多合同具有國家秘密的性質(zhì)，區(qū)別于市場中企業(yè)合同的商業(yè)秘密。此類涉密合同一旦泄露，不僅是對單位主體，更將對國家利益造成巨大損害，必須高度重視保密性。二是任務(wù)單向性?？蒲惺聵I(yè)單位承接政府任務(wù)，一般都是指定性內(nèi)容。政府根據(jù)自身需求就產(chǎn)品型號、課題內(nèi)容等提出要求，交由單位承擔，因此，幾乎無磋商還價的余地。三是履行合規(guī)性?？蒲惺聵I(yè)單位的項目合同很多涉及費用支出，與市場性的企業(yè)合同不同，此類合同的經(jīng)費支出不僅要合法還要合規(guī)，要嚴格按照預(yù)算或合同要求的類目支出，一旦違規(guī)將面臨處罰。

2 科研事業(yè)單位合同管理存在的問題

2.1 思想認識不到位

因科研事業(yè)單位多數(shù)合同是政府委托項目合同，因此對于合同的訂立、審核、審批等環(huán)節(jié)存在思想松懈，把關(guān)不嚴的問題，合同內(nèi)容常出現(xiàn)金額大小寫錯誤、簽訂時間空白等情況[4]。長期的思想不重視導(dǎo)致與其他市場主體簽訂合同過程中條款約定不明確、不嚴謹，法律風(fēng)險增加。

2.2 制度建設(shè)不健全

合同管理制度不完善、不健全，或者單純生搬硬套，導(dǎo)致合同管理無法真正做到有據(jù)可依，流程規(guī)范的作用；合同管理機構(gòu)和職責(zé)劃分不清晰，合同管理部門大多依托辦公室或科技處等職能部門內(nèi)部設(shè)置，缺乏獨立的合同管理部門。合同從訂立審批到履行監(jiān)督的制度要求缺失。

2.3 過程管理不嚴格

合同的全過程管理應(yīng)包括談判、起草、簽訂、審核、用印、履行、歸檔及其糾紛處置等環(huán)節(jié)。在合同產(chǎn)生到歸檔的全生命周期應(yīng)當建立嚴格的過程管理，并強化監(jiān)督執(zhí)行。科研事業(yè)單位尤其在合同履行監(jiān)督方面存在短板。許多項目合同的執(zhí)行進度是由科研管理部門掌握，而非合同管理部門，二者之間的銜接不夠順暢。

2.4 信息化手段跟不上

同市場企業(yè)中合同量大、類型多樣不同，科研事業(yè)單位的合同數(shù)量相對較少且類型比較固定。因此，對于合同的簽訂、審核、履行等情況主要還是依靠線下紙質(zhì)審批單等流轉(zhuǎn)，效率低、信息及時掌握難度大。合同信息化管理手段跟不上，造成合同管理的片段化、零碎化；對于合同的查詢、使用均帶來很大的不便[5]。

3 改進科研事業(yè)單位合同管理的建議

3.1 建章立制，確保合同管理有法可依

改善科研事業(yè)單位合同管理，必須從建立和完善合同管理制度入手，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際制定管用、適用的制度，規(guī)范合同管理的流程，使得合同談判、審批、授權(quán)、訂立、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、解除、糾紛處理、簽章用印及檔案保管等合同訂立履行的全過程能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化，每一環(huán)節(jié)都有據(jù)可依。

要明確單位合同管理的原則、合同管理機構(gòu)和職責(zé)劃分。分工負責(zé)，各司其職，尤其是科研管理部門、財務(wù)審計部門、資產(chǎn)管理部門等應(yīng)按其職責(zé)參與到合同管理制度的制定和審查審批流程中。特別要注意相關(guān)制度之間的銜接配套，如合同支出金額的審批權(quán)限，應(yīng)與財務(wù)相關(guān)制度相吻合，合同檔案管理要與科研項目管理制度相一致，切忌各自為政，標準不一，造成執(zhí)行層面的困擾。必要的時候，合同管理主管部門還應(yīng)當針對業(yè)務(wù)類型制定相應(yīng)的合同模板供業(yè)務(wù)部門參照使用，便于統(tǒng)一對外格式。

3.2 強化監(jiān)督，嚴格執(zhí)行合同管理規(guī)范

制度的生命在于執(zhí)行，合同管理的好壞，是否能夠促進單位整體工作效率的提升，很大程度上取決于合同制度的執(zhí)行。應(yīng)當加強對單位整體的合同管理培訓(xùn)，提升員工合同談判和起草合同的技巧性、嚴謹性；要加強合同審核環(huán)節(jié)的把關(guān)，從經(jīng)辦人、部門負責(zé)人、法務(wù)部門、科研部門、財務(wù)部門直至單位領(lǐng)導(dǎo)簽批，應(yīng)認真審查，避免推諉扯皮和流于形式。要注重合同的形式審查和實質(zhì)審查的統(tǒng)一，對于合同資料完整性、簽訂說明、文本結(jié)構(gòu)、言語規(guī)范等形式審查要全面細致，對于合同的主體資格是否適格，約定內(nèi)容是否合法、權(quán)利義務(wù)是否明確、合同條款是否實用等實質(zhì)性審查要深入分析。

合同訂立后，應(yīng)強化履行監(jiān)督，尤其對于承擔重大項目課題的科研事業(yè)單位，對于合同履行的監(jiān)督實際上也是對項目進展情況的跟進，科研、法務(wù)等相關(guān)職能部門應(yīng)協(xié)同配合，共同推進項目執(zhí)行，定期與合同承辦及項目執(zhí)行部門召開例會，溝通進展中的問題，及時協(xié)商解決，確保按時保質(zhì)完成科研任務(wù)。對于市場性的普通合同也應(yīng)隨時檢視合同履行狀態(tài)，預(yù)判是否可以完全履行，或者發(fā)生變更、解除、提前終止甚至不可抗力情形，以便及時協(xié)商、訂立補充協(xié)議、辦理相關(guān)證明等。

另外，合同歸檔管理必須要高度重視，尤其是尚未實現(xiàn)合同信息化管理的單位，簽署完畢后的合同必須及時將合同原件歸檔，不能隨意處置，或借口合同原件份數(shù)不夠而不歸檔。

3.3 引入合作，聘用外部法律顧問

科研事業(yè)單位的合同管理人員往往并非法學(xué)科班出身，半路出家占據(jù)相當比例，經(jīng)過簡單培訓(xùn)后匆匆上崗，邊干邊學(xué)，簡單的項目合同可以處理，但對于復(fù)雜的、專業(yè)的合同就會感覺吃力，如建設(shè)工程合同、投資并購合同等，需要專業(yè)和經(jīng)驗強的人員審查。因此，引入外部律師參與是十分必要的可行措施。通過與外部專業(yè)律所合作，提升專業(yè)類、復(fù)雜度高的合同審查質(zhì)量，降低法律風(fēng)險。同時，對于合同履行過程中的糾紛問題也可以充分發(fā)揮外部律師的作用，提供咨詢，提供談判意見或者代理訴訟。

3.4 提升效率，加強信息化手段建設(shè)

線下合同管理方式程序慢，效率低的弊端，很多科研事業(yè)單位深有體會。通過建設(shè)合同信息管理系統(tǒng)，將合同的會簽、審核、授權(quán)、履行監(jiān)督、糾紛處理、檔案查閱等流程電子化，能夠大大提升合同管理效率。建設(shè)合同信息管理系統(tǒng)，必須設(shè)計好本單位的合同管理流程，根據(jù)流程完善各模塊功能，按需設(shè)定，科學(xué)建設(shè)。如，合同授權(quán)管理是否需要上線，要根據(jù)實際而定。有的單位允許使用電子簽章，那就可以在系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)合同原件的存儲、查閱。否則，合同原件就需要線下歸檔和查閱。

另外還要注意，科研事業(yè)單位大量合同涉及國家秘密，因此，在充分利用信息化手段的同時，必須注意保密工作，對于合同信息管理系統(tǒng)的獨立性、保密性、安全性要確保符合要求，不能提高了效率，降低了安全，給單位帶來失泄密隱患。