關(guān)于化工設(shè)備備件管理方法分析

肖吉躍

（云南磷化集團(tuán)海口磷業(yè)有限公司，云南 昆明 650113）

1 背景

對(duì)庫(kù)存的統(tǒng)計(jì)分析，淘汰物資占用總庫(kù)存資金的4%～5%，待確定物資占用總庫(kù)存資金的6%～7%，通用物資占用庫(kù)存總資金的30%～35%，通用物資分類不清晰，采購(gòu)周期短的庫(kù)存量?jī)?chǔ)備不合理，專用備件占用庫(kù)存總資金的60%～70%。

備件管理是設(shè)備管理工作中重要的一項(xiàng)工作之一，需要各涉及的部門相互統(tǒng)一協(xié)調(diào)。而現(xiàn)狀是使用部門、采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、管理部門各自為政，部門間缺少相互協(xié)作。倉(cāng)庫(kù)物資存放混亂，帳、物、卡不一致，不合格品的管理缺失。

一般情況下，化工設(shè)備的備件、零件是指設(shè)備說(shuō)明書中已經(jīng)明確標(biāo)注的容易損傷、破壞的各種配套使用備件，主要包括用于承重而自身相對(duì)薄弱的零件、需要外協(xié)加工或生產(chǎn)周期較長(zhǎng)的零件、在高溫高壓環(huán)境中易腐蝕性的零件以及容易變形和產(chǎn)生疲勞的零部件等。這些設(shè)備的管理具有很高時(shí)效性，因此在備件和零件的管理中，不能影響到設(shè)備的平穩(wěn)運(yùn)行，同時(shí)也不能由于備件、零件等儲(chǔ)備數(shù)量超標(biāo)而導(dǎo)致資金的擠壓，影響資金流動(dòng)。對(duì)于一些易損易耗件應(yīng)提前做好一定數(shù)量的儲(chǔ)備；而對(duì)于那些故障率較高的備件、零件則要進(jìn)行分析，進(jìn)行改進(jìn)。

在進(jìn)行備件、零件儲(chǔ)備管理過(guò)程中，要充分考慮到設(shè)備長(zhǎng)期安全穩(wěn)定運(yùn)行的條件，對(duì)備件、零件的儲(chǔ)備進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理同時(shí)要節(jié)約流動(dòng)資金。在加強(qiáng)內(nèi)部管理的同時(shí)，如期與供應(yīng)商開(kāi)展結(jié)算工作，調(diào)動(dòng)起設(shè)備供應(yīng)商提供貨源的積極性，督促其生產(chǎn)出高質(zhì)量的產(chǎn)品，并提醒其為企業(yè)預(yù)留一定數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)儲(chǔ)備件。

2 備件管理存在的問(wèn)題

1）備件計(jì)劃的申報(bào)階段。使用部門作為計(jì)劃申報(bào)的主體缺乏數(shù)據(jù)依據(jù)，科學(xué)合理性差，比如說(shuō)，設(shè)備備件的使用壽命、開(kāi)始運(yùn)行的時(shí)間、在用的數(shù)量（同型號(hào)）、庫(kù)存量、采購(gòu)周期等缺乏動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)性的管控。

2）備件計(jì)劃審核階段。公司新的SAP系統(tǒng)，流程設(shè)計(jì)涉及部門多，部門間數(shù)據(jù)不共享，備件采購(gòu)執(zhí)行情況反饋時(shí)效性不完善，庫(kù)存系統(tǒng)賬、物、卡準(zhǔn)確性不夠，造成使用部門查詢SAP庫(kù)存為“0”而重復(fù)申報(bào)備件計(jì)劃，造成重復(fù)采購(gòu)。

3）采購(gòu)管控階段。采購(gòu)執(zhí)行周期長(zhǎng)，采購(gòu)部執(zhí)行采購(gòu)?fù)瓿汕闆r缺少動(dòng)態(tài)管控手段，執(zhí)行采購(gòu)的結(jié)果沒(méi)有反饋到計(jì)劃申報(bào)、審核部門，造成計(jì)劃的科學(xué)性不夠，需要時(shí)無(wú)備件；部分供應(yīng)商存在未告知業(yè)主就隨意更新改造設(shè)備備件尺寸，造成同型號(hào)設(shè)備備件通用性不夠。

4）庫(kù)存管理。采購(gòu)物資到貨入庫(kù)不及時(shí)，賬、物、卡數(shù)據(jù)不一致，同一件物資有幾個(gè)物料名稱，物資存放“5S管理”不足，執(zhí)行計(jì)劃部門掌握的信息不夠。

5）易損易耗通用件雖然實(shí)行定額管理，但制定的儲(chǔ)備定額數(shù)量的合理性不充分。

6）專用備件的管理無(wú)全生命周期管理的思考，設(shè)備管理好壞的評(píng)價(jià)是靠長(zhǎng)期連續(xù)的數(shù)據(jù)記錄并通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析來(lái)完成的，沒(méi)有數(shù)據(jù)的分析得來(lái)的結(jié)果是沒(méi)有可性度的?，F(xiàn)在我們?nèi)狈Φ木褪窃O(shè)備維修的數(shù)據(jù)記錄。

7）涉及備件采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)缺少動(dòng)態(tài)管理。

3 問(wèn)題分析與改進(jìn)

1）備件計(jì)劃的申報(bào)管理。作為使用部門的技術(shù)員，應(yīng)掌握備件的壽命周期；記錄設(shè)備運(yùn)行、維修的數(shù)據(jù)；采購(gòu)的執(zhí)行情況、備件庫(kù)存數(shù)量；部門設(shè)備主管或部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)本部門設(shè)備總體管控。

影響計(jì)劃合理性因素如圖1。

圖1 影響計(jì)劃合理性的因素

優(yōu)化改進(jìn)：

使用部門根據(jù)存在的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際的工作情況，建立動(dòng)態(tài)設(shè)備管理維修記錄表，由專業(yè)人員制定，由管理技術(shù)員填寫，按照裝置部門統(tǒng)計(jì)上報(bào)管理部門審核，通過(guò)對(duì)記錄的分析逐步完善備件壽命的準(zhǔn)確性、計(jì)劃的科學(xué)性、合理性。統(tǒng)計(jì)分析的目的是發(fā)現(xiàn)故障率高的設(shè)備，提出問(wèn)題，尋求解決措施加以改進(jìn)。

表1 設(shè)備檢修記錄表

如表1，設(shè)備檢修記錄，目前任何系統(tǒng)都需要人工輸入數(shù)據(jù)，沒(méi)有輸入，就不能形成連續(xù)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)，沒(méi)有一定量的數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)果的真實(shí)性就不具代表性。

2）計(jì)劃的審核。雖然流程上有設(shè)定各審核環(huán)節(jié)把關(guān)，由于各環(huán)節(jié)缺少數(shù)據(jù)依據(jù)作為支撐，更多的是同意使用部門的審核意見(jiàn)，往往是流于形式。重復(fù)申報(bào)計(jì)劃，重復(fù)采購(gòu)物資，物資庫(kù)齡長(zhǎng)，造成資金擠壓。

影響審核的因素如圖2。

圖2 影響計(jì)劃審核的因素

各級(jí)人員審核不能憑感覺(jué)、經(jīng)驗(yàn)，必須依靠各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)記錄，審核時(shí)需要查詢數(shù)據(jù)記錄，如上月計(jì)劃采購(gòu)執(zhí)行完成情況，本月有無(wú)重復(fù)申報(bào)，綜合評(píng)判，這樣才能確保計(jì)劃的科學(xué)性、合理性。

3）采購(gòu)環(huán)節(jié)。目前，公司除了SAP系統(tǒng)線上的流程外，還存在線下審批的流程，存在流程審批周期長(zhǎng)、采購(gòu)周期長(zhǎng)、執(zhí)行采購(gòu)無(wú)反饋的主要問(wèn)題。

采購(gòu)部是物資采購(gòu)的執(zhí)行部門，只有通過(guò)批準(zhǔn)的物資計(jì)劃，采購(gòu)部才能執(zhí)行采購(gòu)（圖3）。所以備件計(jì)劃的前兩級(jí)的科學(xué)性、合理性將直接影響物資的庫(kù)存。但后者如果執(zhí)行的有效性和時(shí)效性差又會(huì)影響到生產(chǎn)需求。物資采購(gòu)需確保采購(gòu)的物資性價(jià)比高、合格、優(yōu)質(zhì)、合理的供貨周期。這些都需要在采購(gòu)環(huán)節(jié)加以控制。

圖3 采購(gòu)環(huán)節(jié)流程

采購(gòu)應(yīng)與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作機(jī)制，本著互惠共利的原則，逐步提高服務(wù)質(zhì)量、產(chǎn)品質(zhì)量。

4）倉(cāng)庫(kù)管理（圖4）。隨著公司不斷的發(fā)展，設(shè)備設(shè)施產(chǎn)能提升的改造，導(dǎo)致了部分設(shè)備、備件不能再使用，造成資金占用。賬物卡不一致，SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，造成申報(bào)計(jì)劃數(shù)據(jù)來(lái)源不準(zhǔn)確。

圖4 他庫(kù)管理流程

①入庫(kù)管理。物料進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)時(shí)，管理員必須憑送貨單、檢驗(yàn)合格單辦理入庫(kù)手續(xù)，杜絕只見(jiàn)發(fā)票不見(jiàn)實(shí)物或邊辦理入庫(kù)邊辦理出庫(kù)的現(xiàn)象；管理員必須查點(diǎn)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、合格證件等項(xiàng)目，不齊全的不得辦理入庫(kù)手續(xù)。

②帳、物、卡管理。針對(duì)在用備件、待確認(rèn)備件、淘汰備件要用不同顏色的標(biāo)簽標(biāo)識(shí)加以區(qū)分，做到帳、物、卡一致，實(shí)物的管理按照“5S”管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

③出庫(kù)管理。按照公司管理制度執(zhí)行，使用部門提出預(yù)留單申請(qǐng)，倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)預(yù)留單下發(fā)出庫(kù)單，安排配送物資到使用部門簽收。

④不合格品管理。出庫(kù)物資出現(xiàn)質(zhì)量不合格的，使用部門進(jìn)行退庫(kù)管理，退庫(kù)后進(jìn)入不合格品區(qū)標(biāo)識(shí)不合格品，使用部門反饋給采購(gòu)部門進(jìn)行處理。