高校學生檔案管理模式探討

摘 要：大學生檔案是大學檔案管理的重要組成部分，屬于大學檔案管理的范疇。本文在分析大學生檔案管理模式的基礎上，構建了科學規(guī)范的學生檔案管理系統(tǒng)，促進了學生檔案的規(guī)范化管理，為高校教育提供服務。

關鍵詞：高校學生;管理模式;管理體制

由于缺乏行業(yè)標準，中國大學生的檔案工作普遍處于混亂狀態(tài)。檔案材料不足，程序不完整，檔案丟失等相繼發(fā)生，為了保護了學生的合法權益，探索實用可行的學生檔案管理模式是高校檔案管理中值得研究的課題。

一、 高校學生檔案管理模式分析

“高校檔案管理辦法”明確將學生檔案納入大學檔案管理范圍。但是，由于學生檔案管理系統(tǒng)相關措施，缺乏具體的操作規(guī)程，所以導致，實際的學生檔案管理工作中高校的管理模式不盡相同。其余的仍然以分散的方式管理，有些由招生辦公室管轄，有些負責各部門，有些由學生辦公室管理。那么集中和分散管理的優(yōu)缺點在哪里呢？

通常，學生檔案不受學校檔案管理，由于分散的管理系統(tǒng)，由一個或多個部門管理，在一所學校中有多個文件管理部門，同時，管理相同或類似的文件很重要，但是由于部門職能的交叉，最終導致檔案資源反復建設，不符合高校檔案資源整合的需要和精簡高效的制度改革原則，而且，這種分散的多頭管理對學生檔案管理沒有付到全面的責任，因為沒有統(tǒng)一管理中心，也沒有組織。很容易引起跨部門的互動，降低效率，影響學生檔案管理的效果。

具體而言，因為它不是專門的文件管理組織，所以學生文件管理通常不被認真對待，并且被該部門的其他工作占用。在資源有限的情況下，人員和資金往往得不到保障。具體表現(xiàn)為：一是無法配備專職檔案管理人員。無論是學校還是部門，文件管理工作都不是一項中心任務。如今，文件管理正變得越來越專業(yè)化、現(xiàn)代化和信息化。專業(yè)素質，時間和精力的投入已經(jīng)不能滿足學生檔案管理發(fā)展的需要。其次，很難滿足文件存儲的標準。自高校學生檔案形成之日起算高校保管學生檔案的時間本、專科生、研究生一般為3年～4年，本碩博連讀生達10年，另外還可以在畢業(yè)后再托管2年，在此期間，檔案的保管也是學生檔案管理的一個重要方面。無論是學校還是部門，文件存儲的條件通常都不如專業(yè)文件管理機構的條件，并且不可能擁有專用的檔案和基本文件保護設施。將文件存儲在普通辦公室中很容易導致文件丟失或文件損壞。第三，文件管理的專業(yè)化程度低。主要體現(xiàn)在學生檔案的收集和歸檔以及服務的使用不規(guī)范。文件排列沒有嚴格按照文件規(guī)則排列，但也保留在簡單的集合中，沒有頁碼和文件號。只能提供簡單的文件查詢，轉移等服務，學生信息不夠高，無法為學生提供管理決策服務。學生檔案由學校檔案館管理，然后學生檔案管理工作當然是檔案館組織的中心任務。利用非專業(yè)文件管理部門所沒有的優(yōu)勢，可以更好地體現(xiàn)文件管理的專業(yè)性。它在檔案人員配備，存儲條件，文件現(xiàn)代化和專業(yè)管理方面具有優(yōu)勢。

二、 高校學生檔案管理體制的建構

大學檔案機構是一個專門的機構，保存和提供學校檔案的使用。因此，大學生檔案主管部門無疑是大學檔案機構。根據(jù)大學生檔案資料的形成規(guī)律，通過對大學生檔案館藏和分散管理模式的利弊比較分析，對大學生檔案部門實施集中統(tǒng)一的管理模式是最佳選擇。然后，可以從以下幾個方面構建集中統(tǒng)一的學生檔案管理系統(tǒng)。

（一） 明確學生檔案管理的部門

澄清學生檔案管理的主管部門是大學檔案機構，集中統(tǒng)一管理全校學生檔案工作。高校檔案機構為每個學生檔案資料編制部門進行業(yè)務指導，要求他們按照檔案備案規(guī)則做好檔案資料的收集，整理和存檔工作。它還為學生文件的收集和存檔以及文件的傳輸和存儲提供服務。要實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理體系，將學生檔案管理功能與原有部門分開是不可避免的，這將面臨大學院系責任和權限再分配的阻力。改革必須有一定的痛苦，學校領導應該從檔案職能科學配置的高度來看待大學生檔案管理體制的變化。將集成相同或類似文件管理事務的管理功能，以實現(xiàn)資源的共享和利用。

（二） 合理的人員配備和經(jīng)費保障

集中統(tǒng)一的學生檔案管理系統(tǒng)必須有合理的人員配備，并應根據(jù)學校的規(guī)模配備一定數(shù)量的專職學生檔案管理人員，以保證工作的正常發(fā)展。同時，應該有專門的學生檔案管理資金，以確保學生的文件基礎設施和保護設施到位，以支持學生的文件信息數(shù)據(jù)庫的建立和維護。

（三） 建立和完善學生檔案管理的規(guī)章制度

學生檔案管理由檔案部門管理后，檔案管理部門應當按照學生檔案材料的形成規(guī)律，重新制定學生檔案管理的規(guī)章制度。明確各部門和人員學生檔案管理的職責，包括明確檔案和檔案部門的職責，明確檔案專職檔案管理人員和各檔案部門兼職檔案管理人員的職責。明確學生檔案業(yè)務規(guī)范。包括學生檔案備案范圍、程序、要求;檔案整理的規(guī)范;關于使用文件、轉讓、交付等的規(guī)定。

（四） 建立有效的學生檔案管理水平機制

學生檔案的來源分散，涉及多個部門，如何保證檔案資料的真實性和完整性。建立有效的學生檔案管理橫向機制，溝通協(xié)調(diào)各學生檔案部門是不可避免的。一方面，該機制要求所有歸檔部門根據(jù)學生檔案的歸檔范圍收集檔案資料，以確保館藏的完整性。避免各部門之間的交叉聯(lián)系，要求各檔案部門嚴格遵守《高等學校檔案管理辦法》第十六條的規(guī)定?！案叩葘W校實行檔案材料組建單位和研究組檔案制度?！睂W生檔案材料的要求根據(jù)學生的文件要求進行分類，并移交給檔案館。為了建立這種機制，首先需要澄清每個檔案部門的負責人，并建立一個負責每個檔案部門檔案的領導和兼職檔案管理人員，負責該單位的學生檔案。其次，確定每個檔案部門的職責，包括負責檔案的領導和兼職檔案管理人員的職責。其次，將實施每個檔案部門的檔案工作評估系統(tǒng)。每個檔案部門的檔案工作都包含在學?？冃гu估指標中，工作績效與獎懲相關聯(lián)。最后，檔案部門應積極聯(lián)系各檔案部門，對各檔案部門的工作進行檢查，業(yè)務培訓和指導。嚴格控制檔案資料收集的真實性，完整性和規(guī)范性。

三、 結束語

由于目前學生檔案管理系統(tǒng)缺乏具體的操作規(guī)程，大學生檔案管理模式也不盡相同。鑒于此，本文在分析大學生檔案管理模式的基礎上，構建了科學規(guī)范的學生檔案管理模式。為了促進學生檔案的規(guī)范化管理，我希望為大學教育的發(fā)展做出貢獻。

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作者簡介：

丁玥，河北省三河市，防災科技學院圖書館（檔案館）。