摘 要:大學(xué)生檔案是大學(xué)檔案管理的重要組成部分,屬于大學(xué)檔案管理的范疇。本文在分析大學(xué)生檔案管理模式的基礎(chǔ)上,構(gòu)建了科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理系統(tǒng),促進(jìn)了學(xué)生檔案的規(guī)范化管理,為高校教育提供服務(wù)。
關(guān)鍵詞:高校學(xué)生;管理模式;管理體制
由于缺乏行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),中國(guó)大學(xué)生的檔案工作普遍處于混亂狀態(tài)。檔案材料不足,程序不完整,檔案丟失等相繼發(fā)生,為了保護(hù)了學(xué)生的合法權(quán)益,探索實(shí)用可行的學(xué)生檔案管理模式是高校檔案管理中值得研究的課題。
一、 高校學(xué)生檔案管理模式分析
“高校檔案管理辦法”明確將學(xué)生檔案納入大學(xué)檔案管理范圍。但是,由于學(xué)生檔案管理系統(tǒng)相關(guān)措施,缺乏具體的操作規(guī)程,所以導(dǎo)致,實(shí)際的學(xué)生檔案管理工作中高校的管理模式不盡相同。其余的仍然以分散的方式管理,有些由招生辦公室管轄,有些負(fù)責(zé)各部門,有些由學(xué)生辦公室管理。那么集中和分散管理的優(yōu)缺點(diǎn)在哪里呢?
通常,學(xué)生檔案不受學(xué)校檔案管理,由于分散的管理系統(tǒng),由一個(gè)或多個(gè)部門管理,在一所學(xué)校中有多個(gè)文件管理部門,同時(shí),管理相同或類似的文件很重要,但是由于部門職能的交叉,最終導(dǎo)致檔案資源反復(fù)建設(shè),不符合高校檔案資源整合的需要和精簡(jiǎn)高效的制度改革原則,而且,這種分散的多頭管理對(duì)學(xué)生檔案管理沒(méi)有付到全面的責(zé)任,因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一管理中心,也沒(méi)有組織。很容易引起跨部門的互動(dòng),降低效率,影響學(xué)生檔案管理的效果。
具體而言,因?yàn)樗皇菍iT的文件管理組織,所以學(xué)生文件管理通常不被認(rèn)真對(duì)待,并且被該部門的其他工作占用。在資源有限的情況下,人員和資金往往得不到保障。具體表現(xiàn)為:一是無(wú)法配備專職檔案管理人員。無(wú)論是學(xué)校還是部門,文件管理工作都不是一項(xiàng)中心任務(wù)。如今,文件管理正變得越來(lái)越專業(yè)化、現(xiàn)代化和信息化。專業(yè)素質(zhì),時(shí)間和精力的投入已經(jīng)不能滿足學(xué)生檔案管理發(fā)展的需要。其次,很難滿足文件存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)。自高校學(xué)生檔案形成之日起算高校保管學(xué)生檔案的時(shí)間本、專科生、研究生一般為3年~4年,本碩博連讀生達(dá)10年,另外還可以在畢業(yè)后再托管2年,在此期間,檔案的保管也是學(xué)生檔案管理的一個(gè)重要方面。無(wú)論是學(xué)校還是部門,文件存儲(chǔ)的條件通常都不如專業(yè)文件管理機(jī)構(gòu)的條件,并且不可能擁有專用的檔案和基本文件保護(hù)設(shè)施。將文件存儲(chǔ)在普通辦公室中很容易導(dǎo)致文件丟失或文件損壞。第三,文件管理的專業(yè)化程度低。主要體現(xiàn)在學(xué)生檔案的收集和歸檔以及服務(wù)的使用不規(guī)范。文件排列沒(méi)有嚴(yán)格按照文件規(guī)則排列,但也保留在簡(jiǎn)單的集合中,沒(méi)有頁(yè)碼和文件號(hào)。只能提供簡(jiǎn)單的文件查詢,轉(zhuǎn)移等服務(wù),學(xué)生信息不夠高,無(wú)法為學(xué)生提供管理決策服務(wù)。學(xué)生檔案由學(xué)校檔案館管理,然后學(xué)生檔案管理工作當(dāng)然是檔案館組織的中心任務(wù)。利用非專業(yè)文件管理部門所沒(méi)有的優(yōu)勢(shì),可以更好地體現(xiàn)文件管理的專業(yè)性。它在檔案人員配備,存儲(chǔ)條件,文件現(xiàn)代化和專業(yè)管理方面具有優(yōu)勢(shì)。
二、 高校學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)
大學(xué)檔案機(jī)構(gòu)是一個(gè)專門的機(jī)構(gòu),保存和提供學(xué)校檔案的使用。因此,大學(xué)生檔案主管部門無(wú)疑是大學(xué)檔案機(jī)構(gòu)。根據(jù)大學(xué)生檔案資料的形成規(guī)律,通過(guò)對(duì)大學(xué)生檔案館藏和分散管理模式的利弊比較分析,對(duì)大學(xué)生檔案部門實(shí)施集中統(tǒng)一的管理模式是最佳選擇。然后,可以從以下幾個(gè)方面構(gòu)建集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。
(一) 明確學(xué)生檔案管理的部門
澄清學(xué)生檔案管理的主管部門是大學(xué)檔案機(jī)構(gòu),集中統(tǒng)一管理全校學(xué)生檔案工作。高校檔案機(jī)構(gòu)為每個(gè)學(xué)生檔案資料編制部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),要求他們按照檔案?jìng)浒敢?guī)則做好檔案資料的收集,整理和存檔工作。它還為學(xué)生文件的收集和存檔以及文件的傳輸和存儲(chǔ)提供服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理體系,將學(xué)生檔案管理功能與原有部門分開是不可避免的,這將面臨大學(xué)院系責(zé)任和權(quán)限再分配的阻力。改革必須有一定的痛苦,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從檔案職能科學(xué)配置的高度來(lái)看待大學(xué)生檔案管理體制的變化。將集成相同或類似文件管理事務(wù)的管理功能,以實(shí)現(xiàn)資源的共享和利用。
(二) 合理的人員配備和經(jīng)費(fèi)保障
集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)必須有合理的人員配備,并應(yīng)根據(jù)學(xué)校的規(guī)模配備一定數(shù)量的專職學(xué)生檔案管理人員,以保證工作的正常發(fā)展。同時(shí),應(yīng)該有專門的學(xué)生檔案管理資金,以確保學(xué)生的文件基礎(chǔ)設(shè)施和保護(hù)設(shè)施到位,以支持學(xué)生的文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)。
(三) 建立和完善學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度
學(xué)生檔案管理由檔案部門管理后,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照學(xué)生檔案材料的形成規(guī)律,重新制定學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度。明確各部門和人員學(xué)生檔案管理的職責(zé),包括明確檔案和檔案部門的職責(zé),明確檔案專職檔案管理人員和各檔案部門兼職檔案管理人員的職責(zé)。明確學(xué)生檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。包括學(xué)生檔案?jìng)浒阜秶?、程序、要?檔案整理的規(guī)范;關(guān)于使用文件、轉(zhuǎn)讓、交付等的規(guī)定。
(四) 建立有效的學(xué)生檔案管理水平機(jī)制
學(xué)生檔案的來(lái)源分散,涉及多個(gè)部門,如何保證檔案資料的真實(shí)性和完整性。建立有效的學(xué)生檔案管理橫向機(jī)制,溝通協(xié)調(diào)各學(xué)生檔案部門是不可避免的。一方面,該機(jī)制要求所有歸檔部門根據(jù)學(xué)生檔案的歸檔范圍收集檔案資料,以確保館藏的完整性。避免各部門之間的交叉聯(lián)系,要求各檔案部門嚴(yán)格遵守《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條的規(guī)定?!案叩葘W(xué)校實(shí)行檔案材料組建單位和研究組檔案制度?!睂W(xué)生檔案材料的要求根據(jù)學(xué)生的文件要求進(jìn)行分類,并移交給檔案館。為了建立這種機(jī)制,首先需要澄清每個(gè)檔案部門的負(fù)責(zé)人,并建立一個(gè)負(fù)責(zé)每個(gè)檔案部門檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員,負(fù)責(zé)該單位的學(xué)生檔案。其次,確定每個(gè)檔案部門的職責(zé),包括負(fù)責(zé)檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員的職責(zé)。其次,將實(shí)施每個(gè)檔案部門的檔案工作評(píng)估系統(tǒng)。每個(gè)檔案部門的檔案工作都包含在學(xué)???jī)效評(píng)估指標(biāo)中,工作績(jī)效與獎(jiǎng)懲相關(guān)聯(lián)。最后,檔案部門應(yīng)積極聯(lián)系各檔案部門,對(duì)各檔案部門的工作進(jìn)行檢查,業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。嚴(yán)格控制檔案資料收集的真實(shí)性,完整性和規(guī)范性。
三、 結(jié)束語(yǔ)
由于目前學(xué)生檔案管理系統(tǒng)缺乏具體的操作規(guī)程,大學(xué)生檔案管理模式也不盡相同。鑒于此,本文在分析大學(xué)生檔案管理模式的基礎(chǔ)上,構(gòu)建了科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理模式。為了促進(jìn)學(xué)生檔案的規(guī)范化管理,我希望為大學(xué)教育的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
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[4]《高等學(xué)校檔案管理辦法》;中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局令第27號(hào);2018年8月20日.
作者簡(jiǎn)介:
丁玥,河北省三河市,防災(zāi)科技學(xué)院圖書館(檔案館)。