檔案標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)管長效機(jī)制研究

楊麗娜 張猛 劉宇同 楊偉超

摘要：檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)工作。本文以北京市水務(wù)局下屬水管單位北運(yùn)河管理處實(shí)施“檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工程”為例，從檔案管理的現(xiàn)代化理念、標(biāo)準(zhǔn)化體系、監(jiān)管機(jī)制、保障措施等方面綜合設(shè)計(jì)，建立了一套檔案“1+2+3+4”管理模式，提升各項(xiàng)工作過程質(zhì)量和效率的監(jiān)管能力，為其他行業(yè)檔案管理體系建設(shè)提供了一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：水務(wù)行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)管機(jī)制

檔案是“留史存真”的載體，詳細(xì)記錄了史事演變的“軌跡”。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化涉及對(duì)檔案接收、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，強(qiáng)化檔案全過程的“閉環(huán)”監(jiān)督管理，提高管理效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。強(qiáng)化水務(wù)事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)全面提高水務(wù)事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的效率和質(zhì)量具有重要意義。

北運(yùn)河管理處系市水務(wù)局直屬的全額撥款事業(yè)單位，目前共有科技檔案4627卷、文書檔案1529件、會(huì)計(jì)檔案2653件、實(shí)物檔案426件、聲像檔案609件，檔案管理工作始終處于“收”和“守”的狀態(tài)。如何打破傳統(tǒng)水務(wù)檔案管理的桎梏，倒逼上游工作鏈條標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制的建立，是當(dāng)前北運(yùn)河管理處實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理面臨的難題。北運(yùn)河管理處以“檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工程”為契機(jī)，深入全面開展檔案軟硬件及制度建設(shè)，制定了涵蓋形成收集、整理歸檔、保管保護(hù)、鑒定銷毀、利用開發(fā)、統(tǒng)計(jì)移交六大方面的系列制度匯編，探索了一套科學(xué)有效的檔案長效管理機(jī)制，形成了檔案“1+2+3+4”監(jiān)管模式，建立了一套“全方位、無死角”的管理體系，實(shí)現(xiàn)了末端的檔案管理向中端過程管理及前端的程序管理轉(zhuǎn)變，進(jìn)而推進(jìn)其他工作整體水平的精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。

一、檔案“1+2+3+4”標(biāo)準(zhǔn)化管理模式

北運(yùn)河管理處結(jié)合實(shí)際情況，以“北京市水務(wù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的窗口單位、科研型的水管單位、檢驗(yàn)北運(yùn)河上游9區(qū)水務(wù)工作成效的平臺(tái)、展現(xiàn)水務(wù)公共服務(wù)能力的示范區(qū)、北京水岸經(jīng)濟(jì)的承載區(qū)”五大功能定位為目標(biāo)，逐步推進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)、制度完善、流程優(yōu)化。面對(duì)體現(xiàn)內(nèi)業(yè)運(yùn)行及項(xiàng)目建管水平的“考核斷面”——檔案管理，北運(yùn)河管理處著力促進(jìn)過程管理的規(guī)范化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化，督促各級(jí)管理人員高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范地推進(jìn)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成制度約束體系，倒逼過程的查缺補(bǔ)漏，建立了檔案“1+2+3+4”管理模式。

（一）“1”指一條剛性底線，即入檔清單。北運(yùn)河管理處實(shí)行兩級(jí)兩類檔案管理，兩級(jí)為處檔和科所檔，兩類為科技檔案和文書檔案。管理處按照檔案歸檔制度對(duì)機(jī)關(guān)科室、基層單位的檔案編制了歸檔范圍和歸檔要求，作為剛性要求和入檔底線，不達(dá)要求絕不歸檔，確保了所有歸檔檔案的質(zhì)量及完整性。

（二）“2”指組織及制度，即有專人負(fù)責(zé)及各流程的制度保障。北運(yùn)河管理處成立了檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，由主任直管、各科所主管領(lǐng)導(dǎo)分管，辦公室負(fù)責(zé)牽頭，各科室及基層單位均設(shè)立固定兼職人員；建立了差異化、接地氣的檔案工作流程及制度，接受專業(yè)的管理理念和技能培訓(xùn)，破解領(lǐng)導(dǎo)不重視、人員更換勤、專業(yè)素養(yǎng)差、重硬不抓軟的痼疾，用專業(yè)的人、專業(yè)的頭腦做專業(yè)的事情，達(dá)到事半功倍的效果。

（三）“3”指保障機(jī)制，即專家定期檢查考核通報(bào)機(jī)制、單位年度評(píng)優(yōu)重要組成事項(xiàng)、專項(xiàng)培訓(xùn)實(shí)操及閉卷考查機(jī)制。檔案主管部門聘請(qǐng)檔案專家組成考核小組，每季度對(duì)處檔、科所檔進(jìn)行檢查評(píng)比并通報(bào)，將每季度的評(píng)分作為年底部門評(píng)優(yōu)的重要組成內(nèi)容；每年組織進(jìn)行兩次檔案知識(shí)培訓(xùn)和兩次實(shí)操考試，通報(bào)成績，約談工作差距大的部門領(lǐng)導(dǎo)和人員。上述措施能夠促使檔案管理員把枯燥的檔案工作做細(xì)、做實(shí)。

（四）“4”指管理機(jī)制，即通過檔案規(guī)范化建設(shè)、檔案軟硬件建設(shè)、檔案信息化管理及服務(wù)、檔案形成的科技成果四個(gè)“抓手”，建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化的閉環(huán)管理模式，完善檔案管理組織體系，有力地保障檔案的精細(xì)化管理。

二、檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問題

盡管全面推進(jìn)檔案管理工作各環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的監(jiān)管，利用檔案“斷面”考核這個(gè)抓手倒逼上游工作鏈條建立標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制，是北運(yùn)河管理處在實(shí)施“檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工程”過程中始終追求的目標(biāo)，但是在檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施早期階段中，仍存在一些不足。

（一）思想重視不夠，監(jiān)管機(jī)制不完善

有些科室只注重單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，即便把檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理納入目標(biāo)考評(píng)，也只是軟指標(biāo)；有些科室在檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的發(fā)展過程中，只注重存，不重視管理的質(zhì)量和效率，僅僅停留在文件資料的收集歸檔、保證文件檔案不丟失上。傳統(tǒng)檔案管理理念尚未根本轉(zhuǎn)變，長效監(jiān)管機(jī)制尚未建立健全，制約了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的順利開展。

（二）檔案專業(yè)人員缺少，管理水平不高

目前北運(yùn)河管理處專門從事檔案管理的人員較少，并且在職的大部分檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的流程不清楚，對(duì)檔案的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不專，對(duì)檔案的重要性、保密性、完整性、安全性意識(shí)淡薄。此外，因檔案管理人員更換頻繁，檔案移交手續(xù)不按程序辦理，導(dǎo)致檔案管理整體力量薄弱，總體管理水平不高。

（三）檔案管理崗位職責(zé)不清，監(jiān)管把關(guān)不嚴(yán)

長期以來，相當(dāng)一部分檔案管理人員認(rèn)為管理檔案就是“守好攤”，不丟失、不泄密，應(yīng)付外調(diào)、查檔即可，對(duì)檔案的重視程度不夠，致使檔案管理崗位職責(zé)不清晰、履職不到位，項(xiàng)目科室檔案管理混亂，分類、分項(xiàng)監(jiān)管不力、把關(guān)不嚴(yán)。特別是，大部分科室都重視公文檔案的管理，而忽視了科技檔案的收集、管理，造成科技檔案入庫較少。原因在于：一是科技檔案源頭缺失；二是科技檔案不像公文檔案，大部分僅在機(jī)關(guān)流轉(zhuǎn)，容易收集；三是科技檔案在工程建設(shè)和后期養(yǎng)護(hù)過程中利用頻繁，部分建設(shè)單位不愿意將其納入管理部門的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中。

（四）檔案編研不足，檔案信息資源利用率不高

傳統(tǒng)的檔案管理工作存在重業(yè)務(wù)指導(dǎo)輕檔案管理、重保管輕檔案編研的問題。對(duì)檔案編研工作認(rèn)識(shí)不足，編研隊(duì)伍人才缺乏，經(jīng)費(fèi)不足，搞編研要么是臨時(shí)交辦的差事，要么成了業(yè)余事情。許多科室對(duì)于檔案的開發(fā)利用效率不夠，只停留在日常文件資料的查閱上，在編研創(chuàng)新、編研深度和廣度方面存在不足。

三、檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的對(duì)策建議

2019年是北京市水務(wù)局的“建管規(guī)范化、運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)化”建設(shè)年，作為水務(wù)系統(tǒng)窗口單位的北運(yùn)河管理處面臨年度更多的稽查、審計(jì)、考核和“四不兩直”的檢查，檔案作為痕跡管理的有效載體，集中反映了各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門工作的內(nèi)控水平和監(jiān)管能力。北運(yùn)河管理處明確要把這一存在明顯差距且不好抓、易反復(fù)的短板弱項(xiàng)補(bǔ)齊。

（一）完善監(jiān)管機(jī)制，強(qiáng)化規(guī)范管理頂層設(shè)計(jì)

北運(yùn)河管理處應(yīng)不斷完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作運(yùn)行機(jī)制，將檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理納入每年的考核目標(biāo)，做到年度有計(jì)劃、有檢查、有交流、有總結(jié)、有考核；堅(jiān)持以任務(wù)帶隊(duì)伍，創(chuàng)新管理方法，把檔案部門建成“受人尊重”的崗位；注重以法治檔，開展經(jīng)常性的檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅檔案管理工作紀(jì)律，推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化向縱深發(fā)展。

（二）建立檔案專業(yè)平臺(tái)，確保人員素質(zhì)提升

檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥、煩瑣的工作，需要耐心、細(xì)心和責(zé)任心強(qiáng)的檔案人員。在招聘人員時(shí)，應(yīng)考慮引入檔案專業(yè)出身的工作人員，彌補(bǔ)當(dāng)前檔案管理人員“半路出家”、專業(yè)不精、監(jiān)管不硬的問題。在檔案管理人員逐漸穩(wěn)定之后，從時(shí)間、物質(zhì)上支持和鼓勵(lì)干部接受各類檔案管理繼續(xù)教育，并積極參加檔案學(xué)會(huì)，開闊眼界、增長見識(shí)、提高能力。檔案人員更要注重自學(xué)，既要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，又要與單位實(shí)際緊密聯(lián)結(jié)好。

（三）厘清管理職責(zé)，加強(qiáng)檔案監(jiān)督管理

各科室應(yīng)明確檔案管理職責(zé)定位，確保履行檔案管理職責(zé)不缺位、不越位、不錯(cuò)位；健全檔案管理各項(xiàng)制度，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依；修訂和完善檔案人員崗位職責(zé)、檔案整理歸檔制度、借閱保密制度、檔案室管理制度等各項(xiàng)工作制度；堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的日常檔案管理，所有紙質(zhì)、實(shí)物、聲像、電子等檔案統(tǒng)一由檔案部門保管；嚴(yán)格按照文件歸檔范圍及檔案保管期限，對(duì)所有資料進(jìn)行分類整理和立卷歸檔，對(duì)所收集材料進(jìn)行細(xì)致審核、鑒別和整理，建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分層負(fù)責(zé)相結(jié)合的兩級(jí)管理，形成以處檔案室為核心，專兼職檔案人員密切配合，檔案人員與項(xiàng)目人員互為監(jiān)督的監(jiān)管模式。

針對(duì)水務(wù)工程檔案管理的實(shí)際情況，探索建立“一票否決制”“兩項(xiàng)協(xié)調(diào)制”“三同步三參加三納入制”等制度，建立檔案工作服務(wù)機(jī)制。“一票否決制”，是指開展工程質(zhì)量評(píng)優(yōu)時(shí)，實(shí)行檔案質(zhì)量“一票否決”；“兩項(xiàng)協(xié)調(diào)制”是指檔案管理部門對(duì)建設(shè)單位的主動(dòng)協(xié)調(diào)制和對(duì)工程監(jiān)理部門的主動(dòng)協(xié)調(diào)制；“三同步”是指工程建設(shè)一開始就與建檔工作同步進(jìn)行，工程建設(shè)與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行，工程驗(yàn)收與提交一整套標(biāo)準(zhǔn)的科技檔案同步進(jìn)行；“三參加”制度是指檔案部門參加工程進(jìn)度和質(zhì)量分析會(huì)，參加設(shè)備和技術(shù)資料的開箱驗(yàn)收會(huì)，參加單位、單項(xiàng)工程的工程驗(yàn)收會(huì)，從源頭上把好入口關(guān)；“三納入”就是將檔案工作納入項(xiàng)目（工程）建設(shè)計(jì)劃，納入生產(chǎn)、技術(shù)管理各個(gè)環(huán)節(jié)，納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位責(zé)任制，真正實(shí)現(xiàn)檔案歸檔工作前移。

（四）梳理檔案編研理念，建立智慧檔案系統(tǒng)

檔案行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)編研工作必須足夠重視，在制訂工作計(jì)劃、崗位目標(biāo)方面，對(duì)編研工作要有科學(xué)合理的統(tǒng)籌安排和決策；檔案編研人員要從思想認(rèn)識(shí)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)水平到協(xié)作能力等方面提高綜合素質(zhì)，積極推動(dòng)檔案編研工作，對(duì)每年的資料進(jìn)行編研，撰寫歷史沿革、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、大事記、處史等有參考價(jià)值的材料，讓檔案工作更好地為首都經(jīng)濟(jì)建設(shè)和水務(wù)發(fā)展提供服務(wù)；要充分利用計(jì)算機(jī)、掃描、多媒體、存儲(chǔ)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)；將單位內(nèi)部的OA系統(tǒng)與檔案管理專業(yè)軟件鏈接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源共享，最終實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集、自動(dòng)歸檔、自動(dòng)編目、自主查閱、異地查閱利用的目的，提高檔案信息資源利用率，全面打造“智慧檔案”監(jiān)管平臺(tái)。

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。在北京水務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化之年，面對(duì)新形勢、新環(huán)境下檔案現(xiàn)代管理的壓力與挑戰(zhàn)，北運(yùn)河管理處應(yīng)摸清水務(wù)檔案管理工作軟肋，靶向診治管理思路痛點(diǎn)，深入推進(jìn)水務(wù)事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，全面補(bǔ)齊水務(wù)檔案管理短板，全力推動(dòng)水務(wù)管理工作高質(zhì)量健康發(fā)展。

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作者單位：北京市北運(yùn)河管理處