校園資源計(jì)劃體系下的高職檔案工作

韓潔

摘? ? 要： CRP（校園資源計(jì)劃）是一種新型的教學(xué)服務(wù)信息系統(tǒng)，幫助改變高職檔案工作模式，改變其信息資源來源渠道、儲(chǔ)存載體、管理方式與服務(wù)形式。高職院校及檔案管理部門應(yīng)適應(yīng)新的發(fā)展形式，更新業(yè)務(wù)知識(shí)體系，以現(xiàn)代化技術(shù)手段創(chuàng)新服務(wù)觀念和方式，與實(shí)踐相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)化、制度化與標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力突出的綜合型檔案人才培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞： 校園資源計(jì)劃? ? 高職院校? ? 檔案管理

校園資源計(jì)劃（CRP）是一種新型的信息系統(tǒng)，通過對(duì)校園資源的識(shí)別與重組和信息資源的共享，服務(wù)于教學(xué)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)外資源的跨界融合與再生成[1]。社會(huì)生活通過“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境”實(shí)現(xiàn)連接，作為一種新型的文化形態(tài)，網(wǎng)絡(luò)文化延展了時(shí)空邊界，人類的思維方式、認(rèn)知結(jié)構(gòu)發(fā)生了改變，進(jìn)而推動(dòng)了靜態(tài)檔案信息方式向動(dòng)態(tài)形式的轉(zhuǎn)變，高職院校檔案信息管理由封閉走向開放，步入新的發(fā)展階段。

1.校園資源計(jì)劃（CRP）帶給檔案管理工作的新特點(diǎn)

校園資源計(jì)劃（CRP）以數(shù)據(jù)作為管理核心，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的真實(shí)、有效，其本質(zhì)是依托先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，給信息管理者的存在方式、思維方式和實(shí)踐方式帶來變革。CRP環(huán)境下的檔案管理具有時(shí)代特點(diǎn)。

1.1新文化的工具屬性。

法蘭克福學(xué)派曾對(duì)科技的意識(shí)形態(tài)化給出定義，即現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)以滿足和操控人類現(xiàn)實(shí)需求為目的對(duì)其思想和行為進(jìn)行操縱的過程[2]。技術(shù)取代資本對(duì)勞動(dòng)的控制地位，以人類物質(zhì)生產(chǎn)為基礎(chǔ)向文化、政治等領(lǐng)域延展，技術(shù)的個(gè)體獨(dú)立性被打破，技術(shù)邏輯替代資本邏輯，具備意識(shí)形態(tài)屬性和功能，成為人類社會(huì)一種新的統(tǒng)治形式。在CRP體系中，文化形態(tài)出現(xiàn)和發(fā)展的實(shí)質(zhì)是技術(shù)文化，均基于CRP網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的邏輯規(guī)律，具備較強(qiáng)的技術(shù)邏輯屬性。技術(shù)合理性居于合理主導(dǎo)地位，人類的價(jià)值觀、思維方式和實(shí)踐方式均圍繞技術(shù)展開。

1.2檔案管理回歸人本屬性。

關(guān)于人類的社會(huì)屬性，馬克思曾做出表述：“為了獲得溫飽和滿足感，人類需要周圍的自然界及它之外的對(duì)象。”在生產(chǎn)實(shí)踐和認(rèn)識(shí)論形成過程中，人類逐步認(rèn)識(shí)自身的本質(zhì)全貌，由必然王國(guó)向自由王國(guó)躍變，最終實(shí)現(xiàn)全面自由發(fā)展，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。在CRP體系架構(gòu)下，應(yīng)用對(duì)象的實(shí)踐活動(dòng)和行為均出于達(dá)到某種目的的驅(qū)動(dòng)。一方面，技術(shù)手段增加了客觀物理力量。另一方面，在時(shí)空穿越和體驗(yàn)中，延展了精神性交往邊界，實(shí)現(xiàn)了自我超越，回歸了人本屬性。高職檔案管理的本質(zhì)在于服務(wù)學(xué)生群體，實(shí)現(xiàn)他們的全面自由發(fā)展。

2.信息化技術(shù)給高職院校檔案工作帶來的變化

數(shù)字信息技術(shù)成為高職檔案工作方式的分界線，檔案信息資源的獲取方式、存儲(chǔ)形式相比傳統(tǒng)方式發(fā)生了根本性改變，檔案管理、服務(wù)內(nèi)容隨之調(diào)整。

2.1檔案信息資源由紙質(zhì)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。

進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)時(shí)代，高校檔案信息資源的內(nèi)容和存儲(chǔ)載體不再統(tǒng)一，資源內(nèi)容以數(shù)字編碼形式，存儲(chǔ)載體為互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)或物理介質(zhì)，現(xiàn)代信息技術(shù)支持24小時(shí)不間斷訪問。但是，以現(xiàn)有的存儲(chǔ)技術(shù)，數(shù)字資源的長(zhǎng)期存儲(chǔ)存在瓶頸。為了確保檔案信息資源存儲(chǔ)的可靠性，高校檔案信息同時(shí)采用兩種存儲(chǔ)形式，即傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體和數(shù)字編碼存儲(chǔ)載體。高職檔案數(shù)字化可以脫離載體獨(dú)立存儲(chǔ)，降低檔案管理成本，數(shù)據(jù)傳遞實(shí)時(shí)完成，已成為高職檔案移交的主要形式。

2.2檔案管理業(yè)務(wù)向自動(dòng)化、共享化轉(zhuǎn)變。

標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件被開發(fā)出來，功能逐漸完善，檔案信息的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、篩選、借閱、歸檔、銷毀及技術(shù)文件分析等業(yè)務(wù)可實(shí)時(shí)、異地自動(dòng)化運(yùn)行。檔案管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)與OA數(shù)據(jù)的對(duì)接，支持網(wǎng)上無紙化辦公與信息資源的共享生態(tài)圈。

3.校園資源計(jì)劃（CRP）體系下的高職檔案管理工作布局

3.1革新觀念，加大投入力度。

觀念的革新是一個(gè)集體行為，對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)需要高職院校決策層和業(yè)務(wù)實(shí)施人員共同轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)。以經(jīng)費(fèi)和設(shè)備投入為保障，計(jì)算機(jī)升級(jí)換代、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)增大帶寬，增加存儲(chǔ)設(shè)備容量;人才隊(duì)伍建設(shè)方面，保有充足的在編人員，合理配比檔案管理專業(yè)人才與復(fù)合型人才;開展檔案管理政策、方針、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)宣貫工作，定期舉辦檔案管理培訓(xùn)班。提高計(jì)算機(jī)水平，豐富信息化知識(shí)技能儲(chǔ)備，以檔案管理意識(shí)和能力的強(qiáng)化為目標(biāo)，打造現(xiàn)代化信息水平高、檔案管理技能扎實(shí)的檔案人員隊(duì)伍。

從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向全面的信息化管理與服務(wù)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。高職院校檔案信息化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，可采用并行建設(shè)模式。首先，做好檔案信息化宣傳工作，面向檔案管理層與廣大師生共同宣傳、講解檔案信息化的發(fā)展現(xiàn)狀及動(dòng)向，得到校領(lǐng)導(dǎo)的重視與師生的支持。其次，檔案工作人員要有不斷創(chuàng)新的勇氣和能力，對(duì)信息時(shí)代的檔案管理思路和途徑進(jìn)行探索，順應(yīng)發(fā)展的趨勢(shì)。

3.2開展檔案信息化管理科學(xué)體系研究和標(biāo)準(zhǔn)制定。

檔案屬于信息產(chǎn)品，其管理的宗旨是有效利用資源，最大限度地發(fā)揮資源價(jià)值，實(shí)現(xiàn)效益的最大化。對(duì)于本部門的信息資源檔案管理部門應(yīng)具有統(tǒng)一的管轄權(quán)，范圍覆蓋教學(xué)、科研、管理等業(yè)務(wù)板塊。實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的信息化管理與不間斷監(jiān)控，依托自動(dòng)控制技術(shù)提供服務(wù)，完成檔案管理的多角度、立體化、高效率轉(zhuǎn)型。同時(shí)，高職檔案管理部門、圖書館、情報(bào)信息部門間建立協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，打造檔案服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)訪問平臺(tái)，覆蓋更廣范圍。信息化硬件升級(jí)換代速度超前于管理軟件開發(fā)速度和應(yīng)用水平，高職IT科技人員要加快檔案管理軟件開發(fā)速度，提高完成質(zhì)量。

3.3升級(jí)換代檔案信息化管理硬件設(shè)備。

按照信息采集需求，檔案室要配置留有充足裕度空間的計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀，以及信息管理上位機(jī)軟件;建立電子檔案目錄與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)中心，完成電子文檔采集與目錄數(shù)據(jù)存檔，檔案信息管理系統(tǒng)軟件由采集、整理、編目、歸檔、存儲(chǔ)、檢索等功能模塊組成。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)中心預(yù)制與外界數(shù)據(jù)庫(kù)交互接口，留有足夠的數(shù)據(jù)交互帶寬，支持檔案信息系統(tǒng)與校園網(wǎng)絡(luò)間的檔案信息交互、存儲(chǔ)需求。

檔案數(shù)字化以數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)，將不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，形成一種新型的檔案信息存在形式，依靠數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理，經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)鏈路，形成有序的檔案資源體系，支持互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)異地檢索，達(dá)到資源共享的目的。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的第一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案工作呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、無紙化的發(fā)展特點(diǎn)，其承載信息由“靜態(tài)”向“動(dòng)態(tài)”轉(zhuǎn)變，依托數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，拓展檔案數(shù)據(jù)來源渠道，快速檢索，開展標(biāo)準(zhǔn)化研究、密集存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)深入挖掘工作。以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，最重要的是建立高職院校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，加強(qiáng)檔案管理學(xué)校層面的二級(jí)管理體系建設(shè)，對(duì)不同管理人員的權(quán)限進(jìn)行差異化分類管理，設(shè)立密鑰維護(hù)機(jī)制，全面保障檔案信息的安全性。

3.4建設(shè)高職院校檔案信息化轉(zhuǎn)型的軟件環(huán)境。

按照國(guó)家檔案管理局規(guī)定，高職院校檔案管理機(jī)構(gòu)要對(duì)本校電子文檔的生成、歸檔工作予以規(guī)范，電子檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、標(biāo)識(shí)、傳輸、讀取均應(yīng)滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。升級(jí)電子校務(wù)系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換協(xié)議、數(shù)據(jù)編碼架構(gòu)、數(shù)據(jù)傳遞規(guī)約。打造大校園網(wǎng)體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)的有機(jī)融合，檔案管理機(jī)構(gòu)擁有借由校園網(wǎng)收集電子信息數(shù)據(jù)的權(quán)限，同時(shí)其他部門也可主動(dòng)分享數(shù)字檔案信息，形成檔案信息主動(dòng)服務(wù)與被動(dòng)服務(wù)相結(jié)合的生態(tài)系統(tǒng)。

3.5培養(yǎng)專業(yè)能力突出的綜合性檔案管理人才。

檔案工作兼具專業(yè)性、行政性、政治性，對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治水平、作風(fēng)行為有較高的要求。信息化技術(shù)的發(fā)展及其與檔案工作的結(jié)合，推動(dòng)了檔案管理由傳統(tǒng)模式向技術(shù)化、集約化、智能化方向轉(zhuǎn)變，檔案管理人員要兼具檔案專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)和管理思維。因此，對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)應(yīng)確立終身學(xué)習(xí)思維，以業(yè)務(wù)知識(shí)和信息技術(shù)知識(shí)為主要內(nèi)容，綜合平衡提高專業(yè)知識(shí)、理論素養(yǎng)和管理水平。高職院校以現(xiàn)代化技術(shù)人才培養(yǎng)為辦學(xué)宗旨，檔案信息化建設(shè)工作是重要的保障力量。以創(chuàng)新精神，在實(shí)踐中不斷探索，在高職院?？茖W(xué)研究、人才培養(yǎng)中發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的積極作用。

4.結(jié)語

CRP體系建立了高職院校信息資源數(shù)據(jù)生態(tài)圈，檔案管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、教學(xué)科研系統(tǒng)無縫連接。檔案管理回歸以人為本的理念，紙質(zhì)媒介向數(shù)字媒介轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值得到深入挖掘，服務(wù)形式趨于多樣。以觀念轉(zhuǎn)變、硬件升級(jí)為基礎(chǔ)，檔案管理的科學(xué)體系、信息化轉(zhuǎn)型基本完成。專業(yè)能力突出的綜合型人才短缺成為制約高職檔案進(jìn)一步信息化升級(jí)的瓶頸。

參考文獻(xiàn)：

[1]盧志明.高職院校檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].中外企業(yè)家，2017（18）：195.

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