人事檔案電子化管理及其存在問(wèn)題和相關(guān)措施之管見(jiàn)

丁麗娜

摘? ?要：電子化是人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，但存在管理工作質(zhì)量和水平不高、檔案管理設(shè)施功能單一不能滿管理工作的要求的問(wèn)題，所以要重視人事檔案電子化管理，構(gòu)建完善的電子化管理制度，保障人事檔案電子信息的安全性，創(chuàng)新人事檔案電子化管理，促進(jìn)人事檔案電子化管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案? 檔案管理? 工作特點(diǎn)? 電子化

中圖分類號(hào)：G270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）07（a）-0163-02

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式己越來(lái)越不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，人事檔案電子化管理憑借其優(yōu)勢(shì)得到不斷普及。本文分析了當(dāng)前人事檔案管理的工作特點(diǎn)，并提出人事檔案電子化管理措施，以促進(jìn)人事檔案電子化管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

1? 人事檔案電子化管理和發(fā)展趨勢(shì)

1.1 人事檔案電子化管理

人事檔案管理是各級(jí)組織發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，要從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)模式，實(shí)現(xiàn)電子化管理，這是新時(shí)代提出的更高的要求。人事檔案電子化管理帶來(lái)的效果、效率是傳統(tǒng)模式無(wú)法企及的，可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范管理。在管理過(guò)程中，不僅需要管理軟件，也需要管理好紙質(zhì)檔案。人事檔案管理不規(guī)范，則不能較好地保存不同時(shí)期不同階段的人事檔案，對(duì)組織發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展造成不良影響。因此要不斷加強(qiáng)檔案管理，提高從業(yè)人員素質(zhì)和能力。

1.2 人事檔案電子化管理趨勢(shì)

人事檔案電子化管理必須合理利用管理軟件，需建立健全規(guī)范程序，避免泄漏人事檔案機(jī)密。人事檔案電子化管理比傳統(tǒng)管理方便快捷安全，其中，電子信息軟件對(duì)人事系統(tǒng)管理起到不可或缺的作用。人事電子化檔案室建設(shè)，要及時(shí)制定修正管理制度，人事電子檔案移交過(guò)程注意規(guī)范保密，各級(jí)組織要加大宣貫力度，齊抓共管，堅(jiān)持人事檔案材料必須移交、移交人事檔案電子化的原則，通過(guò)與外部單位協(xié)商，解決人力、技術(shù)等問(wèn)題，加快推進(jìn)人事檔案電子化建設(shè)。人事檔案管理軟件只有指定的管理員權(quán)限用戶才可以操作，人事工作者負(fù)責(zé)檔案信息錄入工作，為人事檔案電子化管理上了雙“保險(xiǎn)”。

2? 人事檔案電子化管理存在的問(wèn)題

2.1 管理工作質(zhì)量和水平不高

大部分單位已經(jīng)逐漸意識(shí)到人事檔案電子化管理的重要性，但是在探索進(jìn)程中仍然存在諸多的不足和缺陷之處。首先，管理工作缺乏有序性，相對(duì)缺乏基礎(chǔ)性工作環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人事檔案管理人員缺乏認(rèn)知理解人事檔案電子化管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性，對(duì)人事檔案電子化管理的相關(guān)法規(guī)知識(shí)儲(chǔ)備不扎實(shí)，單位中人事檔案電子化管理重視程度不夠，可能出現(xiàn)人事檔案管理工作的混亂狀態(tài)。其次，明確的工作流程、規(guī)范和紀(jì)律是保障電子化管理人事檔案的基礎(chǔ)性保障，但有的單位人事檔案電子化管理仍不完善，缺乏明確有序的管理機(jī)制，同時(shí)監(jiān)管力度的缺乏也使得很多工作環(huán)節(jié)的開(kāi)展并不符合規(guī)范性要求。

2.2 檔案管理設(shè)施功能單一，不能滿管理工作的要求

隨著科技的快速發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)已逐步融入各行各業(yè)，但絕大部分單位檔案管理設(shè)備功能較為單一，只能適用于簡(jiǎn)單的信息管理工作，不能滿足新形勢(shì)下人事檔案電子化管理復(fù)雜煩瑣的工作要求，有的單位僅僅停留在檔案的收集管理與保存上，并不對(duì)其進(jìn)行更深層次的分類與管理。

3? 人事檔案電子化管理措施

3.1 重視人事檔案電子化管理

單位內(nèi)部需要存儲(chǔ)大量的人事檔案資料，工作量相對(duì)較大，如能通過(guò)便捷的方式來(lái)完成檔案資源的收集、整理及搜索，對(duì)于促進(jìn)單位健康有序發(fā)展具有重要意義。因此，必須重視實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維理念，樹(shù)立人事檔案管理的電子化理念，并確保這個(gè)理念滲透到檔案管理工作人員中。檔案管理是一個(gè)看似簡(jiǎn)單實(shí)際復(fù)雜的過(guò)程，要求檔案管理人員耐心梳理資料內(nèi)容，并將其錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，以形成電子檔案。而在此過(guò)程中，由于數(shù)據(jù)信息較多，就很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，如果在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后再核對(duì)紙質(zhì)資料，必然需要更多的時(shí)間，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的電子化管理認(rèn)知，增強(qiáng)工作責(zé)任心，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，確保人事檔案完整無(wú)誤地實(shí)現(xiàn)電子錄入，為后續(xù)的檔案資源利用奠定基礎(chǔ)。

3.2 構(gòu)建完善的電子化管理制度

人事檔案管理工作實(shí)際上是一個(gè)要求較高的工作，通過(guò)構(gòu)建完善的電子化管理制度，能夠更好的推動(dòng)人事檔案管理工作的開(kāi)展，不斷提高檔案管理水平，為提高認(rèn)識(shí)檔案管理效益提供有利條件。所以，要建立健全人事檔案電子化管理制度，明確檔案管理人員完整錄入人事檔案、紙質(zhì)檔案歸類整理的基本職責(zé)，避免出現(xiàn)錄入失誤及整理失誤的情況。在實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理的過(guò)程中，要及時(shí)向上級(jí)反映遇到的各種問(wèn)題，并采取有效的處理措施，確保人事檔案電子化管理的有效性。在后續(xù)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)分析曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)的問(wèn)題，并將相應(yīng)的預(yù)防措施編入到電子化管理制度中，不斷完善規(guī)章制度，為后續(xù)人事檔案電子化管理工作開(kāi)展提供數(shù)據(jù)信息支持，保證人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.3 保障人事檔案電子信息的安全性

與傳統(tǒng)的人事檔案管理方式相比，電子化檔案管理能夠顯著提高檔案管理水平，滿足檔案資源開(kāi)發(fā)及應(yīng)用的需求，而且能夠大大的解放檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理模式。但電子化檔案管理卻有紙質(zhì)檔案管理所沒(méi)有的劣勢(shì)，那就是電子化檔案信息的安全性問(wèn)題。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的電子化，就必須應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)，將所有的人事檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)當(dāng)中，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案資源的共享，也便于用戶進(jìn)行檔案資源信息的查閱。但正是由于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，使得電子化人事檔案管理容易出現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)，如黑客入侵、木馬病毒等這些問(wèn)題的出現(xiàn)，會(huì)導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)據(jù)受到威脅或泄露或被用作他途，最終影響經(jīng)濟(jì)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)此，必須充分認(rèn)識(shí)到保障電子人事檔案信息安全的重要性，采取積極有效措施來(lái)強(qiáng)化電子檔案安全管理。采用專門的數(shù)據(jù)傳輸通道進(jìn)行信息傳輸，實(shí)現(xiàn)密閉保存檔案資源，并將涉密信息的電腦與外界隔斷，從源頭上避免黑客入侵。在進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時(shí)還要盡可能的實(shí)現(xiàn)加密傳輸，以避免出現(xiàn)信息泄露的情況。檔案管理人員則要樹(shù)立保證檔案信息安全的理念，認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，確保期充分認(rèn)識(shí)到檔案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影響到單位發(fā)展。

3.4 創(chuàng)新人事檔案電子化管理

人事檔案管理對(duì)于促進(jìn)人才的合理配置，提高行業(yè)發(fā)展水平，并滿足各個(gè)行業(yè)對(duì)于高素質(zhì)人才的渴求具有重要意義。因此，人事檔案電子化管理應(yīng)采取積極有效措施進(jìn)行創(chuàng)新研究，進(jìn)一步提升電子化管理效益。在單位內(nèi)部可充分應(yīng)用當(dāng)前最先進(jìn)的檔案資源管理系統(tǒng)對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行收集和整理，以免紙質(zhì)檔案由于年代久遠(yuǎn)而出現(xiàn)字跡模糊的情況，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)空間節(jié)約，便于信息快速查找的電子化管理的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的人事檔案管理系統(tǒng)維護(hù)部門，確保人事檔案管理系統(tǒng)的正常使用，還要加強(qiáng)系統(tǒng)分析，定期進(jìn)行軟件更新，修復(fù)漏洞，并注重維護(hù)硬件設(shè)備，以免由于硬件或軟件問(wèn)題影響到電子化檔案的管理效果。

科技日新月異，人事檔案的電子化已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。人事檔案電子化管理也是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅要有一支高素質(zhì)的人事檔案管理者隊(duì)伍，還需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、廣大干部職工的鼎力支持及相關(guān)部門的密切配合。相信人事檔案電子化建設(shè)一定會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，更好地為人事工作及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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