強(qiáng)化物資采購(gòu)管理，促進(jìn)企業(yè)降本增效

楊麗芳 韓爐鳳 中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第二十九研究所

引言

企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中會(huì)應(yīng)用到大量的備件及生產(chǎn)輔材，一般較為成熟的企業(yè)都會(huì)成立專(zhuān)屬的采購(gòu)部門(mén)，來(lái)為企業(yè)供應(yīng)物美價(jià)廉的原材料，保障企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不會(huì)受到影響。采購(gòu)部門(mén)的日常工作就是通過(guò)調(diào)研市場(chǎng)原材料的價(jià)格浮動(dòng)、采集供應(yīng)商的信息、詢(xún)價(jià)議價(jià)、確認(rèn)訂單等環(huán)節(jié)，來(lái)完成公司對(duì)原材料及備件的采購(gòu)，采購(gòu)的物資即代表企業(yè)的生產(chǎn)成本，為了降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，必須強(qiáng)化對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)的管理。

一、企業(yè)物資采購(gòu)現(xiàn)狀

目前在中國(guó)不論是民營(yíng)企業(yè)還是國(guó)有，在采購(gòu)物資的環(huán)節(jié)仍沿用著傳統(tǒng)的物資采購(gòu)模式，但是傳統(tǒng)的物資采購(gòu)工作已經(jīng)不能妥善維持現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)模式及現(xiàn)代生產(chǎn)模式，所以我國(guó)大部分企業(yè)在物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié)仍有許多缺陷亟待改善，如果企業(yè)在物資采購(gòu)環(huán)節(jié)，沒(méi)有與企業(yè)的生產(chǎn)實(shí)際狀況及市場(chǎng)沉浮聯(lián)系起來(lái)，那么必定會(huì)增加企業(yè)在采購(gòu)物資環(huán)節(jié)的成本，這對(duì)企業(yè)在后期生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，也會(huì)造成一定程度的負(fù)面影響，例如企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)在篩選物資供應(yīng)商的過(guò)程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)，則會(huì)導(dǎo)致所采購(gòu)的物資不達(dá)標(biāo)等現(xiàn)象，嚴(yán)重增加了企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)的時(shí)間成本及金錢(qián)成本。甚至?xí)幸恍┢髽I(yè)采購(gòu)部門(mén)的員工會(huì)為謀取個(gè)人私利，而簽訂一些不利于企業(yè)的采購(gòu)訂單，這都是由于企業(yè)的采購(gòu)制度不夠完善而導(dǎo)致的漏洞，企業(yè)需要通過(guò)對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管控，才能夠有效的防止員工非法牟利。除此之外，有不少企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)在對(duì)物資的選擇上，仍存在很大的盲目性，在海量的采購(gòu)工作中對(duì)成本的預(yù)算及監(jiān)管都不夠嚴(yán)謹(jǐn)，如果采購(gòu)工作的預(yù)算不夠合理，對(duì)企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)也會(huì)造成不良影響。

二、強(qiáng)化物資采購(gòu)管理的意義

強(qiáng)化物資管理是為了能夠?yàn)槠髽I(yè)降低在采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本，從而達(dá)到以降低成本來(lái)提高企業(yè)收益的目的，降低成本是許多企業(yè)首選的增益捷徑，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，會(huì)將資金合理的分配到各個(gè)部門(mén)中去，如果降低采購(gòu)環(huán)節(jié)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)總資金中的占用率，同時(shí)也會(huì)有效的降低企業(yè)在財(cái)務(wù)方面的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中其他的環(huán)節(jié)也會(huì)得到更多的可用資金。企業(yè)在降低成本的過(guò)程中，一定會(huì)在有限的資源內(nèi)想方設(shè)法去創(chuàng)新傳統(tǒng)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式，這對(duì)企業(yè)完成現(xiàn)代化改革也貢獻(xiàn)了力量。

強(qiáng)化物資采購(gòu)管理是為了減少企業(yè)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)中所用的人力及物力資源，是為了將企業(yè)的資金，轉(zhuǎn)移到更為關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)上去，從而保障企業(yè)能夠長(zhǎng)效穩(wěn)定的發(fā)展，打破我國(guó)靈活性較差的傳統(tǒng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式，優(yōu)化對(duì)物資的管理，可以降低市場(chǎng)環(huán)境變化而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。

通過(guò)行之有效的采購(gòu)機(jī)制強(qiáng)化對(duì)企業(yè)的物資采購(gòu)管理，提高企業(yè)采購(gòu)部門(mén)員工的工作效率及工作質(zhì)量，為企業(yè)提高采購(gòu)計(jì)劃的的準(zhǔn)確性及合理性，保障企業(yè)能夠獲得物美價(jià)廉的原材料，如期實(shí)現(xiàn)企業(yè)增益的目標(biāo)。

三、通過(guò)物資采購(gòu)管理促進(jìn)企業(yè)降本增效的方案

(一）建立完善的采購(gòu)機(jī)制

一套完善的采購(gòu)機(jī)制是將計(jì)劃、決策、執(zhí)行、監(jiān)督集為一體的一種運(yùn)行模式。首先由企業(yè)的計(jì)劃部門(mén)根據(jù)市場(chǎng)訂單下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃，再由采購(gòu)部門(mén)依據(jù)本企業(yè)相關(guān)制度，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在大型企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)中，會(huì)通過(guò)行招投標(biāo)的模式，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，最后再由監(jiān)督部門(mén)全程監(jiān)督采購(gòu)流程，核實(shí)所采購(gòu)的原材料是否達(dá)標(biāo)。

在建立采購(gòu)機(jī)制的過(guò)程中一定要將權(quán)責(zé)劃分清楚，通過(guò)制衡機(jī)制來(lái)避免企業(yè)在采購(gòu)的過(guò)程中出現(xiàn)違法亂紀(jì)、謀取私利、損害企業(yè)利益的行為，中國(guó)政府相關(guān)部門(mén)也曾出示過(guò)大量的規(guī)范現(xiàn)代企業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化的文獻(xiàn)，大部分成熟的企業(yè)也都會(huì)根據(jù)自身的發(fā)展經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況，來(lái)制定出符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)特色的采購(gòu)過(guò)程控制程序，在評(píng)價(jià)并選擇供應(yīng)方及原材等環(huán)節(jié)，都有著詳細(xì)的合同管理制度，企業(yè)必須依賴(lài)這種制度來(lái)規(guī)范工作人員和供應(yīng)商之間的交易行為，降低企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。建立在完善的采購(gòu)機(jī)制上，才能夠強(qiáng)化企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)的管理，充分發(fā)揮采購(gòu)部門(mén)的職責(zé)作用，保障企業(yè)能夠正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)并創(chuàng)造更大的利益。

(二）重視采購(gòu)部門(mén)的員工素質(zhì)

員工對(duì)于企業(yè)來(lái)講是一種可以被無(wú)限挖掘潛力的價(jià)值源泉，尤其是企業(yè)采購(gòu)部門(mén)員工的素養(yǎng)與企業(yè)的利益之間有著密不可分的關(guān)系。采購(gòu)部門(mén)員工的采購(gòu)職責(zé)與使命關(guān)乎著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本。如果企業(yè)采購(gòu)部門(mén)的員工素質(zhì)沒(méi)有良好的思想品德，這對(duì)后期采購(gòu)部門(mén)在開(kāi)展相關(guān)工作的過(guò)程中，也會(huì)造成不利的影響。企業(yè)必須重視起對(duì)采購(gòu)部門(mén)員工素質(zhì)的培養(yǎng)，才能夠保障采購(gòu)部門(mén)的員工不會(huì)為了一己私利，而做出有損企業(yè)利益的事情，合格的采購(gòu)人除了需要具備經(jīng)驗(yàn)豐富的采購(gòu)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)之外，還需要了解一定程度的市場(chǎng)學(xué)知識(shí)。在產(chǎn)品種類(lèi)繁多、供應(yīng)商渠道冗雜的市場(chǎng)環(huán)境中，充分采集所采購(gòu)物資的市場(chǎng)價(jià)值后，再通過(guò)自身的談判技巧及簽約技巧，以降低企業(yè)采購(gòu)成本為最終目的，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，并決定最終的成交價(jià)格。

(三）加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)流程的管理

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的采購(gòu)環(huán)節(jié)，不應(yīng)該將企業(yè)與供應(yīng)商之間的對(duì)接，單純建立在采購(gòu)部門(mén)員工的職責(zé)范圍內(nèi)，成熟的企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立自己的企業(yè)采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將所有渠道的供應(yīng)商信息妥善整理，實(shí)時(shí)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格的浮動(dòng)，在維持與老供應(yīng)商之間聯(lián)系的同時(shí)，也要開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商合作伙伴，通過(guò)監(jiān)管采購(gòu)流程，促使企業(yè)成為采購(gòu)環(huán)節(jié)中的主導(dǎo)者，而不是被供應(yīng)商和圖謀不軌的采購(gòu)員工所牽制，企業(yè)可以通過(guò)自己的采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，定期開(kāi)展招標(biāo)與供應(yīng)商們洽談戰(zhàn)略合作。采購(gòu)部門(mén)在為了節(jié)省采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本，還可以與其他同行一起簽約訂單，聯(lián)合多家企業(yè)一同簽約大筆訂單，可以在供應(yīng)商處得到不少優(yōu)惠，較大的采購(gòu)規(guī)?？梢栽鰪?qiáng)集體的談判實(shí)力，在最終的交易價(jià)格上會(huì)占據(jù)較大的優(yōu)勢(shì)，避免中間商賺取差價(jià)，集團(tuán)采購(gòu)部門(mén)的員工也需要定期到供應(yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)地進(jìn)行參觀，充分了解供應(yīng)商的實(shí)力及生產(chǎn)環(huán)境，確保供應(yīng)商能如期交貨，有效防止供應(yīng)商偷工減料，影響產(chǎn)品質(zhì)量。

四、總結(jié)

通過(guò)合理的手段降低企業(yè)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)的成本，可以有效的提高企業(yè)整體的收益，優(yōu)化企業(yè)在物資采購(gòu)方面的管理模式，重視采購(gòu)部門(mén)的工作流程，聘任職業(yè)素養(yǎng)較高的員工，嚴(yán)格把關(guān)采購(gòu)部門(mén)的日常工作，避免企業(yè)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)無(wú)端浪費(fèi)財(cái)力資源，保障企業(yè)在采購(gòu)的環(huán)節(jié)中能夠獲得物美價(jià)廉的原材料，一家成熟的企業(yè)若想提高自身在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，一定要從強(qiáng)化物資采購(gòu)管理的捷徑來(lái)實(shí)現(xiàn)降本增效的目的。