試論審計(jì)檔案信息化的安全與維護(hù)

阿尤石西

四川省涼山州美姑縣審計(jì)局 四川涼山州 616450

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的工作模式都因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用而發(fā)生了巨大的改變。而對(duì)于審計(jì)檔案工作來說，不論是從管理模式，還是檔案的形態(tài)上來說，都產(chǎn)生了本質(zhì)上的改變。信息化管理模式的應(yīng)用為檔案管理者帶來方便的同時(shí)，卻又不得不面臨一個(gè)棘手的問題，應(yīng)如何維護(hù)數(shù)字檔案信息安全。

1 審計(jì)檔案信息化的維護(hù)

首先，從審計(jì)檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存模式上來說，由傳統(tǒng)的紙張存儲(chǔ)，變?yōu)槿缃竦男畔⒒鎯?chǔ)。因此，在開展檔案信息化維護(hù)的過程中，首先要保證所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)是安全穩(wěn)定，準(zhǔn)確的。在能保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)能保證數(shù)據(jù)能夠長(zhǎng)時(shí)間的進(jìn)行保存。目前壽命最長(zhǎng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體為光盤，但是其最長(zhǎng)的壽命也不過20-30年。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)維護(hù)的過程中定期對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢測(cè)，同時(shí)每一份文件都要設(shè)置備份，以便信息丟失時(shí)能夠及時(shí)的將信息回復(fù)。對(duì)于特別珍貴的資料，則不建議只儲(chǔ)存在光盤上，而應(yīng)該既設(shè)置備份，也將其錄入到能長(zhǎng)期保存的載體中，另外拷貝至微縮膠片和紙張上[1]。

其次，當(dāng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面的需求得到保證時(shí)，審計(jì)工作者又將面臨著數(shù)據(jù)安全維護(hù)的問題。新時(shí)代下的檔案管理工作人員需要具備以下幾項(xiàng)安全防護(hù)技能：

要定期清理計(jì)算機(jī)，這些文件雖然不涉及檔案信息，但是其中可能隱含著木馬，套取用戶信息。因此，來路不明的文件堅(jiān)決不要打開，定期刪去，降低計(jì)算機(jī)的安全隱患。

對(duì)機(jī)密信息實(shí)施加密保護(hù)，只要曾經(jīng)處理過檔案信息的載體，都應(yīng)當(dāng)實(shí)施加密措施，對(duì)于機(jī)密文件的傳輸，更應(yīng)當(dāng)設(shè)置多重加密，建立內(nèi)部數(shù)據(jù)系統(tǒng)的防火墻，保證系統(tǒng)不受到任何一種形式的破壞。

1.1 要保證數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)的真實(shí)性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，由于文件的內(nèi)容是難以篡改的，所以在數(shù)據(jù)的真實(shí)性這方面則能夠很好的保證，即使數(shù)據(jù)有了篡改，也很容易在文件的表面留下痕跡。但是電子化的信息完全不具備上述特性。因?yàn)樾畔⒃谡?、收集、處理、調(diào)取以及保管的各個(gè)環(huán)節(jié)中都有可能對(duì)數(shù)據(jù)的內(nèi)容造成影響，另一方面由于系統(tǒng)更新?lián)Q代時(shí)，文件存儲(chǔ)格式的轉(zhuǎn)變則隱含著數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換處理失真的問題。

1.2 技術(shù)更新?lián)Q代所帶來的信息難以讀取的問題要克服

審計(jì)檔案管理工作的發(fā)展與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)當(dāng)是同步的，因此，隨著時(shí)間的不斷推移，審計(jì)檔案的存儲(chǔ)方式，存儲(chǔ)格式也必須進(jìn)行不斷的更新才能適應(yīng)最新的檔案管理系統(tǒng)。但是目前我們面臨的問題是其他檔案系統(tǒng)與審計(jì)檔案管理系統(tǒng)間的兼容性是相當(dāng)一般的。因此，建議研發(fā)人員在進(jìn)行檔案系統(tǒng)的開發(fā)時(shí)，一定要考慮到不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)兼容性，審計(jì)工作的開展不是獨(dú)立的，而是相互協(xié)作的，尤其是與財(cái)務(wù)部門間的協(xié)作是最為密切的。故而，在進(jìn)行系統(tǒng)研發(fā)時(shí)，需要考慮到財(cái)務(wù)管理軟件與檔案管理軟件之間是否互通，兩者能否無縫的銜接運(yùn)行[2]。

建議研發(fā)人員在操作系統(tǒng)更新?lián)Q代之時(shí)，也保留老系統(tǒng)，或是為新系統(tǒng)的升級(jí)做出一系列的過渡工作，只有這樣才能保證數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展性也有著可控性和可讀性的功能。

1.3 建立健全數(shù)字化檔案管理工作制度

數(shù)字化檔案從錄入到調(diào)取涉及到多個(gè)工作環(huán)節(jié)，而一旦任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)，都將影響到都數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。因此，管理者需要將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作予以細(xì)化，并將工作職責(zé)體現(xiàn)在工作管理制度中。同時(shí)施行責(zé)任化的管理制度，保證分工明確，責(zé)任到人。檔案管理工作模式的變革，涉及到的工作內(nèi)容是多樣的，而不是單一的，必須要建立與之相適應(yīng)的制度和機(jī)制，明確改革的方向，只有這樣檔案信息化管理工作才能夠有條不紊的開展[3]。

1.4 提升檔案管理人員的工作素質(zhì)以及道德素質(zhì)

檔案管理者工作素質(zhì)的好壞，能決定著工作開展的優(yōu)劣。因此，為了使信息化檔案能夠發(fā)揮出最大效能，管理人員應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，一方面要強(qiáng)化其計(jì)算機(jī)的操作水平，另一方面要增強(qiáng)其檔案管理知識(shí)水平。及時(shí)的將最新的檔案管理方面的政策傳達(dá)給職工，使員工工作的開展能夠與時(shí)俱進(jìn)。不僅如此，在日常工作的開展中，應(yīng)該時(shí)不時(shí)的對(duì)員工開展思想政治教育，強(qiáng)化其工作的責(zé)任心與保密意識(shí)的培養(yǎng)。只有這樣才能為單位培養(yǎng)出一批有能力，有素質(zhì)，有水平的復(fù)合型檔案工作人才[4]。

2 結(jié)語

總而言之，審計(jì)工作的開展，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照以下三條原則進(jìn)行：第一，保證檔案信息長(zhǎng)期存儲(chǔ)的有效性；第二，保證檔案信息的存儲(chǔ)是安全的，不被泄露的；最后，要保證所存儲(chǔ)的檔案信息是原始真實(shí)的。事實(shí)上，隨著技術(shù)的發(fā)展，這些要求都是很容易實(shí)現(xiàn)的。但是，信息安全將一直是檔案安全維護(hù)工作中的重點(diǎn)。因此，在將開展審計(jì)檔案管理信息化維護(hù)的過程中，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)對(duì)信息安全這方面的工作多加重視。