實(shí)現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理的策略分析

段莉莉

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實(shí)現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理的策略分析

段莉莉

（深圳市科智管理咨詢有限公司，廣東 深圳 518000）

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來和信息技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展。此種社會(huì)背景下，檔案庫房的建設(shè)也朝向智能化的方向發(fā)展，可以說實(shí)現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理成為了檔案庫房管理的必然需求。基于檔案庫房對于檔案的管理重要作用，將進(jìn)一步分析檔案庫房一體化智能管理的策略，以期為檔案庫房管理的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

檔案庫房一體化；智能管理；信息安全；管理系統(tǒng)

我國檔案庫房成立時(shí)間比較早，但在20世紀(jì)70年代以前，檔案庫房的管理一直處于無人問津的狀態(tài)。隨著改革開放，國家意識(shí)到檔案庫房管理的重要性，投入了大量的人力、物力、財(cái)力力來整理、修建、改造檔案庫房，并出臺(tái)了相關(guān)的政策法規(guī)來詳細(xì)規(guī)范檔案庫房的管理。伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，信息技術(shù)的發(fā)展給我國的檔案庫房管理帶來了新的契機(jī)。因此，本文將詳細(xì)分析實(shí)現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理的策略。

1 檔案庫管理所面臨的問題

1.1 檔案庫房管理的手段落后、單一

通過對我國檔案庫房管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，我國的檔案庫房的數(shù)量在近年來呈現(xiàn)幾何式的增長。傳統(tǒng)的檔案庫房管理方式依然以人力為主，在面對大量的檔案入庫時(shí)，需要將檔案進(jìn)行分類、整理、庫房盤點(diǎn)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案調(diào)閱?？梢哉f檔案庫房繁雜的檔案管理工作需要大量的人力進(jìn)行整理，但工作效率卻極其低下。傳統(tǒng)的檔案庫房管理方式已經(jīng)不能夠滿足大量檔案需要入庫的需求，落后、單一的管理方式已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展的趨勢[1]。

1.2 檔案調(diào)閱較慢，無法滿足人們的需求

檔案庫房保管著各類重要檔案，群眾在日常的生活中辦理一些事情時(shí)經(jīng)常會(huì)用到檔案。傳統(tǒng)的檔案庫房管理方式在檔案調(diào)閱時(shí)效率比較低下，增加了群眾在調(diào)檔時(shí)的等待時(shí)間，無法有效滿足人們的需求。

1.3 檔案庫房智能化的過程中缺乏足夠的資金

檔案庫房智能化過程中需要配置高性能的電腦、龐大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備以及智能化的系統(tǒng)等作為檔案庫房智能化的基礎(chǔ)。這些信息技術(shù)的投入需要大量的資金，部分檔案庫房的管理者沒有及時(shí)意識(shí)到檔案庫房智能化的重要性，沒有對檔案庫房的管理投入足夠的資金進(jìn)行電子信息設(shè)備的采購，使檔案庫房智能化的過程缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)，阻礙了檔案庫房智能化的發(fā)展。

1.4 不能有效確保檔案庫房的信息安全

檔案庫房管理的核心在于檔案資料，檔案庫房智能化的過程必然要將檔案庫房的管理網(wǎng)絡(luò)置于整個(gè)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，檔案庫里大多為機(jī)密性文件，如何使檔案庫房在受到外網(wǎng)攻擊時(shí)能夠確保信息數(shù)據(jù)的安全與保持系統(tǒng)的基本使用功能成為了工作的關(guān)鍵。尤其是在面對電子病毒入侵時(shí)，如何能有效阻擋病毒，避免電子病毒入侵態(tài)勢的擴(kuò)大化，及時(shí)殺毒成為了工作的重點(diǎn)?？梢哉f在互聯(lián)網(wǎng)的背景下，有效避免黑客的入侵以及電子病毒的傳播才能夠有效確保檔案庫房的信息安全[2]。

2 實(shí)現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理的策略

根據(jù)對我國檔案庫房現(xiàn)狀中所存在的問題進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，在實(shí)現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理的過程中要投入足夠的資金，購買高性能的電子設(shè)備，選用合理、科學(xué)的智能管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案庫房的管理，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案庫房管理人才，建立檔案庫房網(wǎng)絡(luò)安全管理。

2.1 加強(qiáng)重視，選擇合理智能管理系統(tǒng)

檔案庫房管理智能化的進(jìn)程離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，因此提高對檔案庫房管理重視程度，讓其意識(shí)到檔案庫房一體化智能管理，既是檔案管理工作自身的需要，也是社會(huì)發(fā)展的需要，從而加大對庫房檔案管理的資金投入，為檔案庫房管理采購高性能的電腦和管理系統(tǒng)。在檔案庫房一體化智能管理建設(shè)過程中，系統(tǒng)是其運(yùn)行的核心，只有智能化的管理系統(tǒng)才能避免人工管理中所出現(xiàn)的問題，能夠有效解決效率低下的問題，才能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案庫房管理的一體化、智能化、實(shí)時(shí)化與合理化等。

檔案庫房的智能管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上應(yīng)該滿足以下幾種條件[3]：①確保系統(tǒng)的可操作性。檔案庫房的管理是面向全體用戶的，因此在進(jìn)行智能管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮檔案管理人員計(jì)算機(jī)平均操作水平。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不能過于復(fù)雜，符合檔案管理人員的常規(guī)認(rèn)知與使用習(xí)慣，在系統(tǒng)的界面上要做到簡潔、大方，系統(tǒng)的操作上要保障基本的功能齊全，程序簡單、人性化。②確保系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性。檔案庫房智能化管理中要確保各個(gè)檔案數(shù)據(jù)能夠及時(shí)有效上傳到數(shù)據(jù)庫中。要充分考慮整個(gè)智能化系統(tǒng)在工作時(shí)所需要相應(yīng)程序的時(shí)間與處理時(shí)間，能夠迅速對檔案信息進(jìn)行采集、篩查、分析以及保存等。③確保系統(tǒng)的安全性。檔案庫房的管理屬于保密性質(zhì)的管理，對庫房中的檔案資料保管過程中，要注重對其進(jìn)行保密。進(jìn)一步要求在設(shè)計(jì)智能系統(tǒng)時(shí)要運(yùn)用多種手段來確保系統(tǒng)的安全性，比如密碼登錄界面、訪問權(quán)限設(shè)置、二級密碼等等來進(jìn)一步確保檔案庫房檔案資料的信息安全。在檔案庫房一體化智能管理的過程中，把智能管理的核心——智能管理系統(tǒng)做好才能夠確保檔案庫房一體化管理有效開展。

2.2 選用智能密集架控制系統(tǒng)，提高檔案調(diào)閱整理的速度

檔案庫房一體化智能管理過程中，如何提高檔案調(diào)閱與整理的速度成為了提高服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。為了進(jìn)一步確保檔案庫房的智能化管理有效開展，要對檔案的庫房進(jìn)行改造，庫房的管理者在改造的過程中可以采用智能電動(dòng)密集架，具有非常強(qiáng)的抗干擾能力，打破了傳統(tǒng)的單片機(jī)控制系統(tǒng)中功能單一的局面，新型的智能電動(dòng)密集架可以與工作電腦、手持PDA進(jìn)行相連，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的升級。讓檔案庫房的架體在運(yùn)行過程中更加高效、安全，可以自由切換手動(dòng)與電動(dòng)，且新型的智能電動(dòng)密集架具備左右雙開的功能，無論在檔案的調(diào)取與存放上都更加方便、便捷。

在檔案庫房一體化智能管理中應(yīng)用智能密集架可以有效縮短群眾調(diào)檔等待的時(shí)間，提高自身的服務(wù)品質(zhì)，讓檔案庫房的管理更加智能化[4]。

2.3 檔案庫房一體化智能安全管理

在檔案庫房一體化智能的過程中可以發(fā)現(xiàn)，在智能系統(tǒng)的選用上已經(jīng)具備了一定的網(wǎng)絡(luò)安全防御能力。檔案庫房管理員在日常的管理中要注重庫房檔案的保密安全，依據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)，對檔案庫房的檔案進(jìn)行管理。同時(shí)要設(shè)置檔案庫房網(wǎng)絡(luò)安全巡查員，要求其具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，每日對檔案庫房的工作電腦進(jìn)行檢查、升級與殺毒，打開電腦防火墻等相關(guān)設(shè)置，在面對黑客入侵與電子病毒傳播時(shí)能夠迅速采取措施，運(yùn)用備份系統(tǒng)迅速恢復(fù)檔案庫房智能化系統(tǒng)的基本職能。

2.4 將檔案庫房環(huán)境管理智能化

檔案庫房環(huán)境的濕度、溫度等多項(xiàng)環(huán)境因素直接關(guān)系到檔案能否有效的存放。因此在檔案庫房一體智能化的過程中要確保檔案庫房的恒溫與恒濕，對于檔案庫房的環(huán)境要全天候進(jìn)行智能檢測。因此檔案庫房管理員可以引用庫房智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)，運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)對整個(gè)庫房的溫度與濕度進(jìn)行精準(zhǔn)設(shè)置，合理控制庫房的細(xì)菌、灰塵，凈化檔案庫房的空氣，從而為檔案提供良好的保存環(huán)境。

3 結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案庫房的管理中利用現(xiàn)代的信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)智能系統(tǒng)，能夠有效提高檔案管理的效率，確保檔案合理保存，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案庫房一體化智能管理發(fā)展。

［1］溫靜.基于智能監(jiān)控技術(shù)的無人檔案庫房管理優(yōu)化［J］.山西檔案，2018（5）：44-46.

［2］張興.基于ZigBee無線傳感器網(wǎng)絡(luò)和Android技術(shù)的檔案庫房智能管理平臺(tái)設(shè)計(jì)［J］.山西檔案，2018（1）：59-61.

［3］張志鵬.檔案庫房智能化對檔案安全管理的探索思考［J］.數(shù)字化用戶，2018（1）：155.

［4］曾禎.如何實(shí)現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理［J］.中外企業(yè)家，2017（33）：148-149.

2095－6835（2019）01－0108－02

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10.15913/j.cnki.kjycx.2019.01.108

〔編輯：嚴(yán)麗琴〕