淺談OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理效率的提升

鞏慧娟

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淺談OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理效率的提升

鞏慧娟

（太原市城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院，山西 太原 030002）

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)管理越來(lái)越重視辦公自動(dòng)化模式的構(gòu)建。OA產(chǎn)業(yè)發(fā)展正如火如荼，OA系統(tǒng)在我國(guó)企業(yè)管理中得到了普及性應(yīng)用，已滲透到各行各業(yè)。OA系統(tǒng)在新時(shí)期的企業(yè)管理中起著重要的作用，能夠提升企業(yè)效率，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化、信息化以及可持續(xù)化發(fā)展。

OA系統(tǒng)；企業(yè)管理；信息共享；工作效率

1 OA系統(tǒng)概述

OA（office automation）是辦公室自動(dòng)化的簡(jiǎn)稱，OA系統(tǒng)的演變與計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展有著密切聯(lián)系。并且從定義上來(lái)講，OA系統(tǒng)實(shí)際上就是現(xiàn)代辦公方式與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的新型辦公模式。OA誕生于20世紀(jì)，以DOS操作系統(tǒng)為核心的單機(jī)版辦公應(yīng)用軟件實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)的電子化辦公。20世紀(jì)末期，Windows操作系統(tǒng)出現(xiàn)，同時(shí)隨著Internet局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，OA系統(tǒng)成為企業(yè)辦公模式的主流，并且實(shí)現(xiàn)了企業(yè)辦公管理過(guò)程中的文件、公文流轉(zhuǎn)、審批自動(dòng)化等，實(shí)現(xiàn)了真正的無(wú)紙化辦公。進(jìn)入21世紀(jì)以后，信息技術(shù)日新月異，同時(shí)移動(dòng)設(shè)備層出不窮，通信技術(shù)不斷升級(jí)，OA系統(tǒng)已經(jīng)趨于繼承一體化的平臺(tái)應(yīng)用模式，這種平臺(tái)型OA系統(tǒng)也是現(xiàn)階段大部分企業(yè)所應(yīng)用到企業(yè)管理實(shí)踐中的系統(tǒng)。

2 研究背景

本次研究基于太原規(guī)劃院對(duì)OA平臺(tái)（辦公自動(dòng)化平臺(tái)）的正式啟用。太原規(guī)劃院是一家具有規(guī)劃甲級(jí)、建筑甲級(jí)、咨詢甲級(jí)等資質(zhì)的綜合性規(guī)劃設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)，其技術(shù)力量雄厚，涵蓋專業(yè)廣泛，并有完善的組織體系和管理制度。

為促進(jìn)規(guī)劃院生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理及日常辦公管理的規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)辦公不再受時(shí)間和地域的限制，提高工作效率，節(jié)約工作成本，以實(shí)現(xiàn)真正意義上的辦公自動(dòng)化。由規(guī)劃院數(shù)字中心牽頭，各部門(mén)協(xié)同配合，本著實(shí)現(xiàn)平臺(tái)的可行性和適應(yīng)性原則，經(jīng)過(guò)數(shù)月的反復(fù)討論和修改，形成了適應(yīng)規(guī)劃院管理制度的OA管理平臺(tái)的初步實(shí)施方案。

3 OA系統(tǒng)啟用前的經(jīng)營(yíng)管理弊端

OA系統(tǒng)啟用前的經(jīng)營(yíng)管理弊端主要有：①傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)和查找使工作效率較低；②文件的反復(fù)打印等加大了辦公成本；③文件的審批、傳閱，使文件的時(shí)效性降低。

4 OA系統(tǒng)啟用后的改善提升

OA系統(tǒng)現(xiàn)已在市規(guī)劃院全面啟動(dòng)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理及日常辦公流程更加規(guī)范化、便捷化，降低了工作成本，管理效率得到了有效提高，幫助建立了實(shí)時(shí)、高效、可控和共享的辦公環(huán)境。

4.1 辦公成本降低

隨著OA平臺(tái)的啟用，辦公成本的降低是顯而易見(jiàn)的。OA系統(tǒng)是線上辦公平臺(tái)，企業(yè)日常辦公實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上申請(qǐng)、網(wǎng)上審批、文件掃描上傳、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)及審閱，不需要再多次打印發(fā)放。以電子化辦公代替以往的紙質(zhì)辦公，減少了紙張使用，降低了紙張、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等的辦公費(fèi)用，也降低了人工成本，減輕了工作壓力與勞累度，做到高效協(xié)同工作。

4.2 工作效率提高

企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)都有不同的業(yè)務(wù)職責(zé)，承擔(dān)各部門(mén)的業(yè)務(wù)需求，盡管業(yè)務(wù)不同，但在統(tǒng)一的管理體系下，工作內(nèi)容都是互為依托、環(huán)環(huán)相扣的，因此，協(xié)同辦公是OA系統(tǒng)建設(shè)的主線。規(guī)劃院來(lái)文來(lái)函都是按一定的管理規(guī)定進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批的，以前在接到上級(jí)主管部門(mén)或外單位來(lái)文時(shí)，管理員在收到來(lái)文后，需要先找部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，然后找院長(zhǎng)批示，再找業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，業(yè)務(wù)部門(mén)辦理，相關(guān)部門(mén)閱覽，最終還要將紙質(zhì)文件印發(fā)，這期間至少需要1～2 d，其中任一環(huán)節(jié)的領(lǐng)導(dǎo)外出或出差，文件流轉(zhuǎn)即會(huì)暫停，最終下發(fā)到辦理部門(mén)已經(jīng)延誤了任務(wù)的辦理及反饋時(shí)限。現(xiàn)階段，OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批，即使領(lǐng)導(dǎo)出差也可以遠(yuǎn)程辦公，實(shí)現(xiàn)了審批不受時(shí)間和地域的限制，對(duì)于緊急工作，系統(tǒng)可以根據(jù)時(shí)限要求呈現(xiàn)自動(dòng)督辦提醒，文件管理員也不必拿著公文到處找領(lǐng)導(dǎo)簽字了，這樣的運(yùn)行系統(tǒng)大大提高了工作效率。

4.3 企業(yè)管理更加規(guī)范化

OA系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程都是固定的，誰(shuí)發(fā)起流程，誰(shuí)審批，都要按步驟、按要求進(jìn)行，在減少人為因素的干擾，降低辦公成本，提高工作效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，達(dá)到科學(xué)化決策發(fā)展。如今，OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了制度流程化、流程表單化和表單可視化，整個(gè)審批流程都一目了然，責(zé)任明確，使企業(yè)管理更加制度化和規(guī)范化。

4.4 應(yīng)用功能提升

以往，如果一線各所承攬業(yè)務(wù)后未與經(jīng)營(yíng)處及時(shí)溝通，就會(huì)導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)處對(duì)任務(wù)管理失控，后期統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤甚至無(wú)效。使用OA系統(tǒng)，項(xiàng)目啟動(dòng)后，必須由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫(xiě)項(xiàng)目立項(xiàng)，內(nèi)容包含項(xiàng)目名稱、甲方名稱、項(xiàng)目類型、任務(wù)來(lái)源、建設(shè)規(guī)模、項(xiàng)目位置及范圍等內(nèi)容，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，流轉(zhuǎn)至經(jīng)營(yíng)處，經(jīng)營(yíng)處編項(xiàng)目編號(hào)后立項(xiàng)。待合同簽訂后，由經(jīng)營(yíng)處管理人員錄入，給合同編號(hào)，將項(xiàng)目與合同掛到一起，后期項(xiàng)目款進(jìn)賬，由財(cái)務(wù)處登錄，項(xiàng)目上會(huì)、開(kāi)具發(fā)票到最后歸檔都必須在項(xiàng)目流程中發(fā)起，這樣一來(lái)，項(xiàng)目從入口到出口形成了串聯(lián)，方便后期查詢及統(tǒng)計(jì)。把管理人員從傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)和查詢中解放出來(lái)，提高了管理人員的工作效率。系統(tǒng)模塊設(shè)置了可按合同名稱、甲方名稱、編制所、項(xiàng)目類型等對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行查詢的功能，并可以復(fù)合查詢，并將查詢結(jié)果導(dǎo)出編輯。系統(tǒng)應(yīng)用中查詢、統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大，再也不需要煩瑣的人工統(tǒng)計(jì)，也能大大降低出錯(cuò)率。OA系統(tǒng)查詢統(tǒng)計(jì)功能也是系統(tǒng)板塊中的一項(xiàng)重要功能。

5 OA系統(tǒng)在提升企業(yè)管理效率的重要作用

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制朝向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型，社會(huì)經(jīng)濟(jì)在近幾年得到了極速發(fā)展，各行各業(yè)的企業(yè)數(shù)量不斷增長(zhǎng)，規(guī)模也不斷擴(kuò)大，從總體上來(lái)講，都已經(jīng)成為了現(xiàn)代化企業(yè)。在信息時(shí)代，企業(yè)管理逐漸意識(shí)到現(xiàn)代科技的高效率優(yōu)勢(shì)，充分認(rèn)識(shí)到OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理的重要作用，紛紛引進(jìn)了OA系統(tǒng)。從實(shí)踐的真實(shí)情況來(lái)看，OA系統(tǒng)在企業(yè)管理增效方面有著其他管理模式無(wú)法比擬的重要作用。

5.1 提升信息處理能力與效率

信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息的價(jià)值被無(wú)限擴(kuò)大。隨著社會(huì)信息化建設(shè)和發(fā)展的進(jìn)程不斷深入，企業(yè)管理中面對(duì)的信息數(shù)量呈現(xiàn)海量特征。OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有助于提升企業(yè)管理對(duì)信息的處理能力和效率，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：①在無(wú)紙化辦公方面，現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化電子辦公，OA系統(tǒng)中包含了基礎(chǔ)的文件讀寫(xiě)模塊，絕大部分的辦公文件能夠在OA系統(tǒng)中進(jìn)行關(guān)聯(lián)和處置；②在文件處理效率方面，OA系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)自身的要求自動(dòng)對(duì)各類文件進(jìn)行匯總、分類，大大縮短了傳統(tǒng)的人工收集、整理、分類的時(shí)間，提高文件處理的效率。

5.2 打破企業(yè)內(nèi)部壁壘，信息共享

傳統(tǒng)辦公形式不同部門(mén)之間要達(dá)到協(xié)同工作，在工作流轉(zhuǎn)和審批上往往占據(jù)了大量的時(shí)間，部門(mén)與部門(mén)之間信息和資源流通不暢，導(dǎo)致效率低下、辦公成本高。伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的集成，現(xiàn)代OA系統(tǒng)平臺(tái)具有極強(qiáng)的信息共享能力，有助于企業(yè)管理打破內(nèi)部各部門(mén)的信息壁壘，提升對(duì)信息的傳遞效率，解決內(nèi)部消息不對(duì)稱的問(wèn)題。與此同時(shí)，對(duì)企業(yè)管理者而言，OA系統(tǒng)平臺(tái)的應(yīng)用對(duì)于管理者建立一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)操作流程十分有益，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范和流程的固化、標(biāo)準(zhǔn)化有著重要的意義。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的、科學(xué)的辦公管理模式，在信息共享的機(jī)制下，企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的信息孤島就難以形成，會(huì)形成自上而下的溝通通路，可以更加高效利用人力資源，并且提升管理效率。

5.3 流程與管理形成有機(jī)結(jié)合

企業(yè)的日常辦公可以粗略分為事務(wù)性型辦公和項(xiàng)目型辦公，事務(wù)性辦公往往更具有計(jì)劃性，而項(xiàng)目型辦公則更具有管理性。OA系統(tǒng)可以結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)、特性對(duì)企業(yè)OA系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的功能微調(diào)、完善，進(jìn)而可以在企業(yè)內(nèi)部建立一套科學(xué)、完善管理體系，便于對(duì)各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行更為高效的管理。OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有機(jī)地將企業(yè)辦公流程與管理形成有機(jī)結(jié)合，并且進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。例如對(duì)于事務(wù)型辦公，OA系統(tǒng)的流程細(xì)節(jié)應(yīng)該突出計(jì)劃性，將每一件事情進(jìn)行目標(biāo)量化、細(xì)化，并可及時(shí)知道各個(gè)部門(mén)流程、工作計(jì)劃安排，同時(shí)間協(xié)同辦公，任務(wù)清晰，讓每天的工作流程都清晰明了。如此一來(lái)，將OA系統(tǒng)和企業(yè)的管理真正結(jié)合起來(lái)，有效提高了企業(yè)的管理效率。

6 利用OA系統(tǒng)提升企業(yè)管理效率的策略

未來(lái)OA系統(tǒng)將會(huì)朝智慧型、多元化的方向發(fā)展，也將會(huì)在企業(yè)管理中展現(xiàn)出更多的優(yōu)勢(shì)。在現(xiàn)階段，企業(yè)管理想要進(jìn)一步利用OA系統(tǒng)提升管理效率，還需要做好以下幾個(gè)方面的工作。

6.1 建立完善的規(guī)章制度

OA系統(tǒng)平臺(tái)的使用者往往涵蓋了企業(yè)內(nèi)部的每一個(gè)員工，涉及到各個(gè)部門(mén)以及人員。在眾多使用者的系統(tǒng)內(nèi)，企業(yè)管理者需要進(jìn)一步建立完善的規(guī)章制度，具體做法為：①要進(jìn)一步明確OA系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)則、實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化和明確；②要進(jìn)一步明確OA系統(tǒng)的賬戶等級(jí)體系，根據(jù)管理需求選擇性進(jìn)行信息共享，確保信息有效，并正確利用，避免信息過(guò)度曝光；③要建立好流程與真實(shí)管理之間的配合機(jī)制，確保各部門(mén)及人員能夠充分配合協(xié)調(diào)，另一方面，部門(mén)管理者要帶頭堅(jiān)持使用OA系統(tǒng)辦公，并且積極將OA流程與管理手段聯(lián)系起來(lái)，使之成為工作習(xí)慣，促進(jìn)OA系統(tǒng)迅速被應(yīng)用起來(lái)。

6.2 注重對(duì)數(shù)據(jù)的深入管理

隨著OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用的時(shí)間越來(lái)越長(zhǎng)，所累積的企業(yè)管理信息和數(shù)據(jù)將會(huì)越來(lái)越多。企業(yè)管理者必須要重視對(duì)這些數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行如下深入管理：①數(shù)據(jù)安全管理，主要包括信息的保存問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)確保當(dāng)前系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)保存安全，對(duì)于一定期限以內(nèi)的信息和數(shù)據(jù)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)移和整理；②要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行知識(shí)管理，特別是企業(yè)OA系統(tǒng)升級(jí)更換過(guò)程中，要對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)的整合，做好數(shù)據(jù)、信息的整合工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無(wú)痕錄入。

6.3 全面的人員培訓(xùn)

基于OA系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部使用的廣泛性，企業(yè)必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)全體人員的OA系統(tǒng)培訓(xùn)工作。在企業(yè)OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面，企業(yè)管理者須將易于操作、人性化作為一個(gè)評(píng)判指標(biāo)，進(jìn)一步簡(jiǎn)化操作難度，這樣在后續(xù)的人員培訓(xùn)方面也會(huì)相對(duì)更簡(jiǎn)單，同時(shí)在實(shí)踐過(guò)程中也容易獲得更高的效率；另一方面，在培訓(xùn)管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)重視對(duì)員工的持續(xù)性培訓(xùn)，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)際情況進(jìn)行不定期的人員培訓(xùn)?？刹捎檬谡n和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的方式進(jìn)行，針對(duì)不同的管理層級(jí)（高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶）和不同的用戶權(quán)限（系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理）制訂相應(yīng)的培訓(xùn)方案。對(duì)于普通職員，則重要培訓(xùn)OA理論、操作、采集數(shù)據(jù)、錄入數(shù)據(jù)等，對(duì)于管理層則還需要培訓(xùn)數(shù)據(jù)分析、管理策略等。通過(guò)與實(shí)踐管理相結(jié)合，提升員工對(duì)OA系統(tǒng)的綜合認(rèn)識(shí)，使其能夠積極主動(dòng)參與進(jìn)來(lái)，最終才能達(dá)到提升企業(yè)管理效率的目的。

7 結(jié)束語(yǔ)

面對(duì)越來(lái)越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)的管理效率就是企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。OA系統(tǒng)借力于現(xiàn)代科技，能夠?yàn)槠髽I(yè)管理帶來(lái)新的機(jī)遇，但企業(yè)想要利用OA系統(tǒng)來(lái)促進(jìn)企業(yè)管理效率的提升，還需要不斷重視標(biāo)準(zhǔn)化管理和數(shù)據(jù)管理，這樣才能在日常管理中有序運(yùn)行OA系統(tǒng)。

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2095－6835（2019）05－0035－02

TP317.1

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10.15913/j.cnki.kjycx.2019.05.035

鞏慧娟（1985—），女，助理工程師，研究方向?yàn)殡娮庸こ獭?/p>

〔編輯：嚴(yán)麗琴〕