淺談大數(shù)據(jù)下的數(shù)字化人事檔案管理

王曉光

山東省煙臺市海陽市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心 山東煙臺 265100

大數(shù)據(jù)處理技術(shù)和模式實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的數(shù)字化，為人事檔案管理的發(fā)展和優(yōu)化提供了有效的途徑。但是，目前我國人事檔案處理模式存在著很多的不足，具有嚴(yán)重的滯后性，有效利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的先進(jìn)技術(shù)與優(yōu)化和創(chuàng)新人事檔案管理模式有利于提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，是提高人事檔案管理水平的必要途徑。

1 目前人事檔案管理中存在的問題

1.1 輕視人事檔案管理工作

首先，在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式下，并沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視。目前，我國正處于人事制度改革的重要階段，人才的流動性較大，這在一定程度上增加了人事檔案管理工作的難度，阻礙了人事檔案管理工作發(fā)展的進(jìn)程。除此之外，很多領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為人事檔案管理工作是不重要的，他們并沒有將人事檔案管理工作納入日常的工作范圍內(nèi)，這導(dǎo)致相關(guān)工作人員在保管、分類和整理檔案過程中缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，大大降低了人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1.2 人事檔案管理工作方法過于單一

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式下，很多企業(yè)都是依靠人工對檔案進(jìn)行保管、整理和歸檔，同時(shí)需要使用手工去錄制企業(yè)人員的信息[1]。保管檔案的主要方式是紙質(zhì)存放，并沒有科學(xué)合理的使用先進(jìn)的技術(shù)方法和信息手段。與發(fā)達(dá)國家相比，我國的人事檔案管理工作的方法和手段過于單一，這會在一定程度上阻礙人事檔案管理工作的順利開展，使人事檔案管理工作的流程更加復(fù)雜。

1.3 人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)較低

由于我國企業(yè)對傳統(tǒng)的人事檔案管理重視程度較低，因此不會安排過多的人員從事人事檔案管理工作，并且這些人員沒有充分掌握檔案管理的專業(yè)知識，嚴(yán)重缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)。其中有一大部分檔案管理人員的年齡較大，不會使用數(shù)據(jù)化管理工具，不了解數(shù)據(jù)化管理方式，在人事檔案管理過程中，仍然在使用傳統(tǒng)手工記賬的方式，甚至有些企業(yè)使用兼職的方式對人事檔案進(jìn)行管理。從目前我國人事檔案管理行業(yè)整體的發(fā)展情況來看，只有很少部分的企業(yè)使用專業(yè)化、綜合素養(yǎng)高的管理人員對人事檔案進(jìn)行管理[2]。除此之外，人事檔案管理工作中，相關(guān)的管理人員缺乏工作熱情，嚴(yán)重缺乏優(yōu)化和創(chuàng)新意識，管理理念和管理方式過于落后。

2 大數(shù)據(jù)下數(shù)字化人事檔案管理規(guī)范化的措施

2.1 加強(qiáng)對數(shù)字化人事檔案管理工作的重視

在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，企業(yè)中的人員流動的速度逐漸加快，導(dǎo)致人力成本越來越高，在管理企業(yè)過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)強(qiáng)化對人事檔案管理工作的重視，高效的、科學(xué)的、合理的做好人事檔案管理工作。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的工作人員要積極轉(zhuǎn)變自身的工作態(tài)度，優(yōu)化工作人員的管理意識，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視[3]。同時(shí)，企業(yè)積極學(xué)習(xí)其它企業(yè)先進(jìn)的數(shù)字化人事檔案管理模式，并且根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況制定合理的數(shù)字化人事檔案管理模式。其次，企業(yè)可以建立合理的數(shù)據(jù)庫，提高人事檔案數(shù)據(jù)化的管理水平，達(dá)到檔案無紙化的目的，進(jìn)一步提升數(shù)字化人事檔案管理的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)真正意義上的人事檔案數(shù)字化管理。

2.2 優(yōu)化數(shù)字化人事檔案管理的流程，豐富數(shù)字化人事檔案管理的手段

在大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，我國多媒體技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展，為數(shù)字化人事檔案管理過程的優(yōu)化提供了重要的技術(shù)支持。企業(yè)在人事檔案管理過程中，要積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和多媒體設(shè)備。同時(shí)，在人員信息的錄入和保管過程中，要使用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行信息化處理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輸入和保存信息，進(jìn)而大大提高人事檔案管理工作的效率，有效提升人事檔案管理工作的穩(wěn)定性、安全性和可靠性。

2.3 提高人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在人事檔案管理中，檔案工作人員的綜合素質(zhì)是影響檔案管理工作順利進(jìn)行的重要因素[4]。在大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案管理應(yīng)不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高自身的綜合素質(zhì)，采用科學(xué)的檔案管理模式和方法。同時(shí)，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念，不斷拓展檔案管理人員的視野和思維，提升檔案管理人員的素質(zhì)。

3 結(jié)語

人事檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)不斷優(yōu)化人事檔案管理的技術(shù)和手段，提高人事檔案管理的水平和質(zhì)量，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，培養(yǎng)更多專業(yè)化的人事檔案管理人才，促進(jìn)人事檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。