論工程檔案信息化建設(shè)的必要性

蘭春莉

豐都縣旅游產(chǎn)業(yè)開發(fā)服務(wù)中心 重慶 408200

從工程立項之初，要經(jīng)歷開工前資料、施工質(zhì)量資料、施工過程資料、竣工資料、必要時增補(bǔ)資料、建筑工程質(zhì)量監(jiān)督存檔資料等工程文檔，且檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來完成，這就為工程檔案的完整收集帶來了一定的難度，那么信息化建設(shè)的出現(xiàn)無疑為工程檔案的收集、保存等工作帶來簡便的同時大大提高了工作效率。

1 工程檔案信息化建設(shè)的必要性

在工程建設(shè)的過程中，會形成許多的數(shù)據(jù)、聲音、視頻、圖片、表格以及文字等材料，這些材料記載了工程在規(guī)劃、施工、設(shè)計、管理和運(yùn)行等多個環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)信息，這些工程檔案是反映建筑工程質(zhì)量和工作質(zhì)量的重要依據(jù)，是評定建筑工程等級的重要依據(jù)，也是單位工程以后維修、擴(kuò)建、改造、更新的重要檔案。傳統(tǒng)工程檔案管理的主要對象是紙質(zhì)以及照片，并且所有工程檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管以及統(tǒng)計等工作都是由人工完成，整個檔案的處理過程非常繁瑣和浪費(fèi)時間，極大的工作量使得檔案并不能得到有效的整理利用，這也是絕大部分工程檔案被閑置浪費(fèi)的主要原因[1]。實現(xiàn)工程檔案管理信息化，項目檔案管理員工便可從繁重的手工勞動中解脫出來，從而把工作重點和主要精力轉(zhuǎn)向?qū)π畔①Y料的收集、提供、分析和更細(xì)致的日常管理工作，從而提高項目工程檔案管理的工作效率。工程檔案形成周期長、涉及部門多，工程建設(shè)的基層人員又存在極大的流動性，導(dǎo)致大量的工程檔案資料并沒有被重視，在形成之后不久就被隨意丟棄，檔案的收集、整理和歸檔方面都因為缺乏足夠的意識而漏洞百出，導(dǎo)致項目竣工后工程檔案資料沒能夠收集和歸檔不夠徹底的情況，基本無法實現(xiàn)歸檔后的再利用。如果將工程檔案進(jìn)行信息化處理，可以確保網(wǎng)絡(luò)化和實時進(jìn)行檔案管理，檔案內(nèi)容將會逐漸標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化，脫離了區(qū)域和時間的限制，可以按照相關(guān)的要求來匯總、分類和統(tǒng)計檔案文件，而且，能夠在企業(yè)或者單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中共享檔案數(shù)據(jù)信息，提高檔案借閱查詢的容易程度，從而讓檔案管理部門的工作效率和效果得到明顯的改善，讓檔案借閱人員能夠享受到高端品質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

2 改善工程檔案信息化的相應(yīng)措施

2.1 廣泛收集相關(guān)資料

檔案收集是基礎(chǔ)工作，只有將相關(guān)資料收集及時、齊全、完整，日后的整理歸檔才能順利開展。（1）明確收集范圍。區(qū)分涉及建設(shè)項目資料與竣工文件兩個定義，建設(shè)項目資料是指建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收過程中形成的不同載體的文字、圖表、聲像等資料?？⒐の募墙ㄔO(shè)項目竣工驗收后，需要向接管單位及檔案管理部門移交歸檔的建設(shè)項目資料。2.分清各方責(zé)任。做好資料的收集工作就必須弄清建設(shè)單位、參建單位、檔案部門這三方在整個項目建設(shè)資料形成過程中的責(zé)任。建設(shè)單位應(yīng)建立健全檔案、資料和竣工文件編制與管理的相關(guān)規(guī)章制度。確保文件資料的完整性[2]。（3）工作同步進(jìn)行。為保證建設(shè)項目資料具有有效的查考利用價值和完備的質(zhì)量責(zé)任追溯功能，在建設(shè)項目資料的形成、收集工作中要做到“三同步”，即布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制同步，工程施工進(jìn)展與竣工文件形成積累同步，工程驗收與竣工文件驗收同步。（4）提高保管條件。設(shè)立專門機(jī)構(gòu)，指定專人對相關(guān)資料進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，保證資料收集齊全。如遇工作變動時，及時做好接替、交接工作，做到人走、資料不走不漏，確保資料的完整性和連續(xù)性。

2.2 認(rèn)真做好資料整理

將收集來的資料按照歸檔要求進(jìn)行整理，既不能破壞資料之間的聯(lián)系，又根據(jù)專業(yè)合理劃分，方便查閱者利用。（1）提高編制質(zhì)量。資料整理按照齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、系統(tǒng)配套、整潔規(guī)范的原則，文件資料、圖紙全部收齊，各項簽字蓋章齊全，具備法律效力；真實記述和準(zhǔn)確反映建設(shè)過程和竣工時的工程客觀實際，各項技術(shù)數(shù)據(jù)翔實可靠，竣工圖紙做到“圖物相符”；建設(shè)項目內(nèi)各專業(yè)內(nèi)容，每個單位工程內(nèi)文件資料、圖紙的各項內(nèi)容連續(xù)完整；裝訂整齊、美觀，卷內(nèi)目錄內(nèi)容清楚，圖表整潔，圖樣規(guī)范，圖紙打印及藍(lán)曬線條清晰、反差良好。（2）掌握組卷方法。首先，把握基本原則。組卷過程中，要遵循文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，合理組成保管單位。掌握具體方法，按綜合、線路、路基、橋梁、涵渠等專業(yè)進(jìn)行劃分。其次，組成若干個保管單位。組成保管單位時應(yīng)考慮建設(shè)（運(yùn)營）單位維修管轄區(qū)段，不是一個管轄區(qū)段的工程不能組在一起[3]。（3）合理排列裝訂。主要是指文字資料的整理工作。一是對文字資料進(jìn)行排序。按照檔案部門的有關(guān)規(guī)定，將收集好的資料排序，便于查找利用。二是對文字資料進(jìn)行裝訂?？刂瀑Y料裝訂的厚度，因為科技檔案盒厚度為25、30、40和50mm4種，所以裝訂厚度要控制在15至25毫米之間；裝訂的方向規(guī)定為向上或向左，方便查閱；在資料的左側(cè)打4個眼，用棉線裝訂。更有利于延長資料的使用壽命。4.做好圖紙整理。圖紙分為藍(lán)圖和底圖兩部分。一是藍(lán)圖整理。竣工圖紙一般散裝在盒內(nèi)，不裝訂?？⒐D折疊尺寸為297×210mm，為便于查閱，要求將圖紙先折成210毫米手風(fēng)琴式，然后再折成297mm。二是底圖整理。整理程序基本與藍(lán)圖一致，但底圖材料的特殊性決定它了不能折疊，將每卷底圖用牛皮紙包扎、棉線捆扎[4]。

3 結(jié)語

本文嘗試分析工程檔案管理工作的重要性和必要性，針對當(dāng)前應(yīng)用的傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題提出相應(yīng)的解決措施，以求達(dá)到提高工程檔案管理水平的目的，讓工程檔案資源得到更加充分的應(yīng)用，并且節(jié)約了大量的人力和物力，更好地促進(jìn)了未來工程檔案管理工作的發(fā)展。