信息社會(huì)背景下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作

普春華 祝穎

云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)產(chǎn)品加工研究所 云南昆明 650221

我國(guó)當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)管理檔案符合時(shí)代的發(fā)展需求，也是當(dāng)前的一種發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位檔案管理工作人員要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，積極利用現(xiàn)代技術(shù)創(chuàng)新管理模式，進(jìn)行檔案的信息化管理。結(jié)合本單位工作特點(diǎn)，文書檔案信息化管理是指依據(jù)檔案內(nèi)容的不同，按照科技創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化、基本建設(shè)、人事人才、黨的建設(shè)、群團(tuán)建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等將檔案內(nèi)容分類，在此基礎(chǔ)上將其輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，檔案信息化管理通過(guò)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，一定程度上節(jié)省了人力、物力和財(cái)力，同時(shí)也提高了檔案查找的便利性以及保密性，提升了事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

1 信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 缺乏科學(xué)合理的管理制度，檔案安全問(wèn)題還需精進(jìn)

在事業(yè)單位的文書檔案管理工作，采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行管理，能夠有效提高檔案管理的水平和效率。但是很多事業(yè)單位的文書檔案管理還是采用傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平較低[1]。傳統(tǒng)的檔案管理方法是對(duì)上一年的檔案資料進(jìn)行歸類整理，然后做好保存工作，但是隨著事業(yè)單位的工作量不斷累積，檔案資料越來(lái)越多，很多的檔案信息不能被有效存儲(chǔ)導(dǎo)致遺失。另外，事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息資料整理操作相對(duì)比較麻煩，傳統(tǒng)的管理方式會(huì)增加檔案管理人員的工作量，不能保證數(shù)據(jù)的完整性、全面性、準(zhǔn)確性。

1.2 事業(yè)單位中，文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

在事業(yè)單位的具體工作中，文書檔案管理工作屬于一項(xiàng)瑣碎、繁雜而系統(tǒng)的工作，管理人員每天面對(duì)的是周而復(fù)始的來(lái)文、發(fā)文。檔案管理工作中，必須將這些文件按照具體要求進(jìn)行分類、登記以及整理，所以事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)于文書檔案管理人員來(lái)說(shuō)，一定需要專業(yè)的分辨能力和理解能力，同時(shí)具有業(yè)務(wù)知識(shí)。但現(xiàn)如今，多數(shù)單位檔案管理人員半路出家或多為兼職，缺乏必備的專業(yè)知識(shí)和技能，在工作中如相關(guān)部門歸檔不及時(shí)，加之管理人員稍不細(xì)心，就會(huì)導(dǎo)致文件資料斷章缺頁(yè)、文件材料不齊全成套，更有甚至出現(xiàn)歸類、編碼與實(shí)際不符等偏差問(wèn)題。這些問(wèn)題對(duì)于檔案管理的影響很大，嚴(yán)重阻礙這信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展。

2 信息化背景下，如何優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理工作

2.1 制定科學(xué)的管理制度，把控檔案安全

文書檔案管理工作的內(nèi)容較為復(fù)雜繁瑣，對(duì)專業(yè)技術(shù)的要求較高，同時(shí)其機(jī)密性也較強(qiáng)，因此事業(yè)單位在推進(jìn)文書檔案信息化管理建設(shè)時(shí)要建立健全的管理制度，并進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，通過(guò)明確制定檔案分類、內(nèi)容、編號(hào)以及案卷目錄等方面的規(guī)章制度，使文書檔案管理人員在管理檔案時(shí)依據(jù)制度對(duì)資料的收集、整理、歸檔、存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而確保檔案資料的完整。例如，事業(yè)單位在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)應(yīng)要求檔案管理工作人員根據(jù)實(shí)際情況及這類檔案的功能特性，從收集整理、鑒別編碼、檢索使用等方面入手，針對(duì)性地開展財(cái)務(wù)檔案歸檔管理工作，且在信息技術(shù)的支持下，為其管理工作進(jìn)行中提供豐富的信息資源，優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理方式，增加其歸檔過(guò)程中的技術(shù)含量，促使財(cái)務(wù)檔案在事業(yè)單位實(shí)踐中的管理效果更加顯著。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理工作考核納入檔案管理工作人員實(shí)績(jī)考核中，通過(guò)合理的考核評(píng)價(jià)，考出檔案管理工作人員士氣、激發(fā)其工作激情，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理的建設(shè)。對(duì)檔案的有效存儲(chǔ)和管理：傳統(tǒng)的文書檔案管理多是以紙質(zhì)方式進(jìn)行保存和管理，難以常年保存，信息化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的存儲(chǔ)越來(lái)越多樣化，采用電子文檔和視聽(tīng)檔案的形式進(jìn)行管理，會(huì)延長(zhǎng)存儲(chǔ)的時(shí)間，也會(huì)保證檔案的有效存儲(chǔ)。建立電子化的檔案管理系統(tǒng)：檔案信息化管理是當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行文書檔案管理的重點(diǎn)，也能夠有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息，做好協(xié)調(diào)統(tǒng)一工作，保證檔案的有效管理，能夠避免檔案管理中存在的各種問(wèn)題。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高人員專業(yè)素質(zhì)

隨著事業(yè)單位文書檔案信息化的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力要求不斷提高，因此，事業(yè)單位檔案信息化管理構(gòu)建下，事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制，積極引進(jìn)文書檔案信息化管理的專業(yè)人才，如軟件開發(fā)人員和網(wǎng)站管理人員等，提升事業(yè)單位文書檔案信息化管理的專業(yè)水平，同時(shí)定期對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使員工掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，同時(shí)精通檔案管理業(yè)務(wù)，并通過(guò)考核以及培訓(xùn)等選拔精通檔案信息化技術(shù)的管理人才，組建檔案信息化管理的開發(fā)以及指導(dǎo)隊(duì)伍[2]。檔案管理人員要不斷創(chuàng)新思維，在具備管理檔案的專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還要掌握足夠的信息技術(shù)知識(shí)和操作能力，將自己鍛煉成能掌控檔案信息化管理的全面人才。同時(shí)事業(yè)單位要針對(duì)檔案管理工作人員制定獎(jiǎng)勵(lì)政策，使員工在工作中積極創(chuàng)新檔案信息化管理技術(shù)，此外事業(yè)單位還要注重各部門間的協(xié)同合作能力，并組織員工與其他事業(yè)單位的檔案管理部門進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，通過(guò)交流加強(qiáng)工作人員的檔案資源創(chuàng)新能力，通過(guò)大力培養(yǎng)創(chuàng)新人才推動(dòng)事業(yè)單位檔案的信息化管理，最終推動(dòng)事業(yè)單位的信息化建設(shè)[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中存在許許多多的問(wèn)題，在信息化發(fā)展的今天，如果不及時(shí)乏善去陳，則會(huì)影響到事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。所以，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，是當(dāng)前檔案工作發(fā)展的主流方向，在檔案信息化管理中，只有及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取合理措施，才能有效幫助文書檔案管理工作走向信息化發(fā)展的新高度。