事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策

孔令娜

山東省德州市陵城區(qū)人力資源和社會保障局 山東德州 253500

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

1.1 人事檔案在決策中的作用和價值

在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，要從績效考核、員工考核等層面出發(fā)，這些內(nèi)容和職工的利益存在很緊密的聯(lián)系。一般來說，在人事檔案之中會對職工業(yè)績和工作成效進(jìn)行詳細(xì)記錄，事業(yè)單位在對這些內(nèi)容進(jìn)行調(diào)閱的時候，就會從客觀性的角度對職工進(jìn)行評價。由此，事業(yè)單位的決策就會變得更加科學(xué)和合理。事業(yè)單位中的人事檔案對職工的不同階段進(jìn)行全面的記錄，不管是事業(yè)單位工作內(nèi)容的變更還是信息的變換都可以成為重要的依據(jù)。尤其是在單位進(jìn)行干部選拔的過程中，能夠獲得真實和有效的信息[1]。

1.2 人事檔案在職工成長跟蹤中的作用

事業(yè)單位通過人事檔案就會對職工的成長有一個清晰的了解，在其中找出職工的優(yōu)點。這樣，人才在培養(yǎng)和分配上才會有效，職工人才價值才會得到有效的彰顯。事業(yè)單位對人事檔案進(jìn)行合理的管理和運用，就會實現(xiàn)人力資源的合理優(yōu)化，對人力資源信息進(jìn)行共享，讓人才進(jìn)行合理的流動。

2 事業(yè)單位人事檔案管理方面存在的主要問題

2.1 思想重視程度不夠

開展人事檔案管理工作，涉及到每一名干部職工的切身利益，需要干部職工積極配合，主動提供相關(guān)的信息，才能不斷提高人事檔案信息的完整性和補充的動態(tài)性。但是目前大多數(shù)事業(yè)單位對人事檔案管理工作的重要性缺乏全面的認(rèn)知，一些領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理的認(rèn)識停留在簡單的信息資料補充、相關(guān)的資料收集和整理等方面，對現(xiàn)代化人事檔案管理理念等方面缺乏深入的研究，甚至為了個人利益發(fā)生人事信息資料更改、虛報等情況，影響了人事檔案管理的權(quán)威性，不利于鞏固人事檔案管理工作基礎(chǔ)。

2.2 人事檔案管理工作臺賬不完善

一方面在人事檔案管理方面沒有形成有效的制度體系，人事檔案管理工作具體流程、管理內(nèi)容、類型劃分以及責(zé)任分工等方面沒有制定具體的實施細(xì)則，檔案管理方法比較落后，主要還是以手工整理為基本方法，沒有借助現(xiàn)代計算機技術(shù)等建立完善的人事檔案信息化臺賬，工作效率較低，檔案基礎(chǔ)臺賬不完整，有漏項，很多都是在迎接檢查或者干部任免時才進(jìn)行相關(guān)資料的更新和補充，不利于人事檔案的完整性和規(guī)范化水平的提升。

2.3 人事檔案管理專職人員素質(zhì)和能力偏低

開展人事檔案管理工作需要由專門的部門和人員負(fù)責(zé)，加強統(tǒng)一調(diào)度和綜合管理，才能不斷提高人事檔案基礎(chǔ)管理水平和高效利用價值，目前從事人事檔案管理的人員往往都是由辦公室或者政工人事人員兼職從事，日常事務(wù)性工作較多，在人事檔案管理方面投入的精力不足，加上資金支撐不到位，在信息化系統(tǒng)建設(shè)和硬件軟件設(shè)施配置等方面還存在很多的薄弱環(huán)節(jié)，人事檔案管理人員工作壓力較大，各部門之間缺乏有效的互動，從而不利于人事檔案管理信息的動態(tài)補充完善。在人事檔案信息資源開發(fā)和利用等方面相關(guān)人員研究較少，沒有建立起人事檔案與事業(yè)單位日常人力資源管理以及經(jīng)營管理等各項工作的聯(lián)系，不利于人事檔案資源的可持續(xù)發(fā)展和綜合利用。

3 事業(yè)單位人事檔案管理對策

3.1 創(chuàng)新人事檔案管理方法和制度體系

有效提高事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的效率性，首先要做的就是使傳統(tǒng)管理方法中存在的不完善之處進(jìn)行完善化的建立，縱觀我國當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實狀況可以發(fā)現(xiàn)并不是十分理想，所以，為了使相關(guān)的管理工作中出現(xiàn)的問題得到處理和解決，重新建立起一套完善的干部人事檔案管理制度體系是十分必要的先決條件。在建立事業(yè)單位檔案管理制度體系的過程中要充分考慮和結(jié)合客觀的現(xiàn)實情況，保證管理體系制度建立的合理性和科學(xué)性。管理制度的重新建立是根據(jù)新的社會發(fā)展形勢而制定和確立的，因此也并非一成不變的，要根據(jù)社會的不斷發(fā)展和現(xiàn)實情況的改變而進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，不要默守陳規(guī)。人事檔案管理制度要明確具體性的監(jiān)管措施，落實到每個事業(yè)單位員工和領(lǐng)導(dǎo)干部，并進(jìn)一步明確獎懲制度的監(jiān)督和執(zhí)行，對于知法犯法、惡意篡改人事資料的人員進(jìn)行嚴(yán)厲懲戒，避免徇私枉法、互相包庇的現(xiàn)象發(fā)生。

3.2 加強網(wǎng)絡(luò)信息化平臺建設(shè)

當(dāng)今社會是計算機科技和網(wǎng)絡(luò)信息化的時代，社會發(fā)展的方方面面都離不開互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的支持，因此事業(yè)單位人事檔案管理工作也要緊跟時代步伐，將網(wǎng)絡(luò)信息化平臺和工作手段融入到檔案管理工作之中，不斷提高工作效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中多以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行保存和處理，極易丟失和損壞，因此當(dāng)今的事業(yè)單位可以引進(jìn)計算機設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件通過掃描、錄入等手段轉(zhuǎn)化為電子文檔和圖片的形式通過計算機網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行保存，既節(jié)省了存儲空間，又不易丟失和損壞，同時還便于查找和搜索想要調(diào)取的檔案文件。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，加強相關(guān)培訓(xùn)

隨著我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的改變，檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉(zhuǎn)變對檔案管理人員的自身素質(zhì)水平提出了更高的要求。相關(guān)單位必須加強對相關(guān)人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，他們必須具備專業(yè)文化知識、科技化管理手段以及正確的價值觀念。同時還必須加強與其他各部門之間的溝通，了解每一個工作環(huán)節(jié)，隨時根據(jù)工作進(jìn)度來調(diào)整工作流程。事業(yè)單位的檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。因此，他們必須不斷提高自身素質(zhì)水平，確保自身所從事的工作能夠順應(yīng)時代的發(fā)展，才能真正促進(jìn)我國事業(yè)單位的發(fā)展。

4 結(jié)語

總之，隨著事業(yè)單位改革進(jìn)程深入推進(jìn)，新時期做好人事檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，為了切實提升人事檔案科學(xué)化管理水平，提高人事工作服務(wù)水平，需要結(jié)合實際，完善制度，加強質(zhì)量監(jiān)督，注重人才隊伍建設(shè)，不斷提高信息化管理水平，只有這樣才能有效發(fā)揮人事檔案工作的價值。