高校年鑒編校質(zhì)量控制淺析＊

顏丙通

（蘇州市職業(yè)大學(xué)，江蘇 蘇州 215104）

高校年鑒是一部全面記載上一年度學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展概況的綜合性紀(jì)實(shí)文獻(xiàn)，它借助客觀翔實(shí)的信息和數(shù)據(jù)，以圖片、文字、圖表等形式匯編成冊(cè)，真實(shí)反映一年來(lái)學(xué)校的中心工作、重大事件、發(fā)展特色和辦學(xué)成效。高校年鑒不僅在校情展示、輔助決策、文化育人和對(duì)外交流等方面發(fā)揮了重要作用；同時(shí)，在推進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)能力建設(shè)[1]以及高校信息公開(kāi)等領(lǐng)域具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。

年鑒質(zhì)量的高低直接影響到這些功能的發(fā)揮。縱觀高校年鑒工作的全流程，編校環(huán)節(jié)是有效控制年鑒質(zhì)量的重要抓手，總體上可從業(yè)務(wù)和管理兩大維度加以規(guī)范。

1 業(yè)務(wù)維度

1.1 條目設(shè)置與更新

條目體是高校年鑒采用的常見(jiàn)體例[2]，條目是高校年鑒撰寫(xiě)的基本單元，主要包括臨時(shí)條目和常規(guī)條目。因階段性工作職能變化或?qū)ｍ?xiàng)工作形成的臨時(shí)性條目，內(nèi)容發(fā)生轉(zhuǎn)移后原條目不再保留；因?qū)W校事業(yè)發(fā)展而調(diào)整的工作職能，在條目設(shè)置時(shí)應(yīng)根據(jù)客觀情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整或增設(shè)，同時(shí)在后記中予以說(shuō)明。

1.2 數(shù)據(jù)校核

1.2.1 文字

1.2.1.1 補(bǔ)全文稿內(nèi)容

補(bǔ)全文稿內(nèi)容比如領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、新聞選輯、補(bǔ)錄數(shù)據(jù)等。其中，領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)類(lèi)目組稿時(shí)考慮突出選材優(yōu)先級(jí)、人員分布相協(xié)調(diào)、篇幅版面靈活把握、相似內(nèi)容（主題）取舍有度、文稿排列有序；新聞選輯類(lèi)目組稿時(shí)考慮突出重點(diǎn)（各類(lèi)目版塊內(nèi)）、數(shù)量相對(duì)均衡、按成果等級(jí)篩選、文稿排列有序；補(bǔ)錄內(nèi)容在組稿時(shí)考慮可以“*”作上標(biāo)記，一般接續(xù)在當(dāng)年度內(nèi)容之后（新聞?lì)惛寮婕皶r(shí)效性，可置于當(dāng)年度內(nèi)容之前），同時(shí)在條目或類(lèi)目末尾備注。

1.2.1.2 規(guī)范使用稱(chēng)謂名稱(chēng)

學(xué)校、院（部）、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、省市、外單位名稱(chēng)等盡量用第三人稱(chēng)（全稱(chēng)）；領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)（發(fā)言、匯報(bào)）的抬頭稱(chēng)謂，面向會(huì)場(chǎng)全體但僅針對(duì)特定領(lǐng)導(dǎo)使用“尊敬的×××”字樣的情形應(yīng)避免。

1.2.1.3 準(zhǔn)確撰寫(xiě)姓名身份

務(wù)必核實(shí)各類(lèi)人員姓名及身份信息（包括教職工、學(xué)生、校外單位人員）。

1.2.1.4 詞語(yǔ)表述符合上級(jí)政策、行業(yè)要求或習(xí)慣用法

“近日”一般應(yīng)寫(xiě)明具體的年月日，“×××多人（次、項(xiàng)、平方米）”改為“×××余人（次、項(xiàng)、平方米）”，“作”“做”相對(duì)統(tǒng)一，媒體報(bào)道中“重要講話(huà)”“隆重召開(kāi)”等詞語(yǔ)的提法符合新華社等機(jī)構(gòu)的有關(guān)規(guī)定，涉及國(guó)家安全、保密、國(guó)防、外交等事項(xiàng)的條目應(yīng)按各條線(xiàn)要求掌握表述口徑，語(yǔ)境中出現(xiàn)“外事”“外國(guó)”“國(guó)外”等字樣內(nèi)容須關(guān)注“港澳臺(tái)”等相關(guān)的數(shù)據(jù)。

1.2.1.5 規(guī)范使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用要準(zhǔn)確表征詞語(yǔ)、句子之間的層次關(guān)系，特別注意引號(hào)、書(shū)名號(hào)、括號(hào)、破折號(hào)、連字符、句號(hào)、點(diǎn)號(hào)等符號(hào)的用法。

1.2.1.6 文體規(guī)范，語(yǔ)體適當(dāng)

針對(duì)不同的組稿題材規(guī)范使用文體，在事件描述上使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)體，做到語(yǔ)句通順，段落分明。程式化文稿類(lèi)材料如專(zhuān)題活動(dòng)、院（部）簡(jiǎn)介、機(jī)構(gòu)介紹等類(lèi)目的語(yǔ)句表達(dá)須符合語(yǔ)法規(guī)范，提倡簡(jiǎn)單句，少用復(fù)合句，多敘述客觀事實(shí)，少修飾評(píng)論[3-4]；根據(jù)條目?jī)?nèi)容表現(xiàn)的主題，推薦以分段形式突出層次或邏輯。

1.2.1.7 嚴(yán)謹(jǐn)把握數(shù)據(jù)時(shí)限

高校年鑒涉及的數(shù)據(jù)時(shí)限一般有3 種：①總體時(shí)限，即狀態(tài)數(shù)據(jù)；②年度時(shí)限，即當(dāng)年工作數(shù)據(jù)；③階段性時(shí)限，即跨年度數(shù)據(jù)。組稿編校時(shí)應(yīng)對(duì)照不同的匯總口徑合理審核相關(guān)內(nèi)容和數(shù)據(jù)。

1.2.2 圖表

1.2.2.1 明晰表征表頭主題

表頭（總標(biāo)題）是設(shè)置表格內(nèi)各項(xiàng)目的依據(jù)，同類(lèi)表格之間的表頭書(shū)寫(xiě)要有區(qū)分度。此外，匯總年度數(shù)據(jù)和狀態(tài)數(shù)據(jù)時(shí)注意表頭的書(shū)寫(xiě)規(guī)范。

1.2.2.2 精準(zhǔn)表述項(xiàng)目數(shù)據(jù) 表格內(nèi)數(shù)據(jù)應(yīng)精準(zhǔn)對(duì)應(yīng)項(xiàng)目名稱(chēng)（行標(biāo)題或列標(biāo)題）；數(shù)值型數(shù)據(jù)確保準(zhǔn)確無(wú)誤，重點(diǎn)審核分項(xiàng)與合項(xiàng)數(shù)值間的關(guān)系，比如小計(jì)、合計(jì)、總計(jì)等。

1.2.2.3 補(bǔ)全空缺數(shù)據(jù)

表格內(nèi)各項(xiàng)目的空缺數(shù)據(jù)可統(tǒng)一用短劃線(xiàn)標(biāo)注完整。

1.2.2.4 統(tǒng)一書(shū)寫(xiě)格式

表格內(nèi)日期的書(shū)寫(xiě)格式為“年/月/日”，無(wú)虛位；表格內(nèi)人員名單的書(shū)寫(xiě)格式為“姓名一 姓名二 姓名三”，姓名間空兩個(gè)字符寬度；表格中除人員名單外的并列成分間用頓號(hào)隔開(kāi)。

1.2.3 圖片

正文前圖片版塊是高校年鑒選材的重要組成部分，它集直觀性、突出性、易讀性和藝術(shù)性于一體，在年鑒的內(nèi)容呈現(xiàn)上占有不可或缺的地位。因此，在圖片選材和編校時(shí)應(yīng)做到：①全方位挖掘。通過(guò)查閱照片檔案，瀏覽校園網(wǎng)新聞，聯(lián)合活動(dòng)主（承）辦部門(mén)，開(kāi)展圖片征集，甚至經(jīng)系統(tǒng)整理后自行翻拍檔案等方式開(kāi)展全方位收集、挖掘。②深層次梳理。合理設(shè)置內(nèi)容版塊。圖片篩選時(shí)，應(yīng)同時(shí)關(guān)注各版塊內(nèi)部圖片的集中度與均衡度、邏輯次序與時(shí)間次序，以及版塊間圖片的關(guān)聯(lián)性和協(xié)調(diào)性。③多元化展示。從版面安排和高校年鑒的屬性出發(fā)，做好內(nèi)容與形式的匯聚交融，針對(duì)不同主題，堅(jiān)持內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)、形式莊重又不失活潑的藝術(shù)風(fēng)格，進(jìn)行靈活多樣的圖片展示。

1.2.4 書(shū)稿總體內(nèi)容

無(wú)論文稿、數(shù)據(jù)、圖表還是圖片，對(duì)于相同事件或同一人物的數(shù)據(jù)描述應(yīng)盡量統(tǒng)一，做到書(shū)稿內(nèi)容整體上相互對(duì)照、前后關(guān)聯(lián)與相對(duì)統(tǒng)一。

1.2.4.1 相互對(duì)照

正文前圖片的選取，可以領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、新聞選編、大事記、專(zhuān)題活動(dòng)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等欄目的相關(guān)內(nèi)容為素材篩選所需材料，做到相互對(duì)照。

1.2.4.2 前后關(guān)聯(lián)

相同事件或同一人物的涉及的數(shù)據(jù)表述應(yīng)一致或前后關(guān)聯(lián)，如退休人員名單與各類(lèi)人才培養(yǎng)對(duì)象、個(gè)人簡(jiǎn)介、任職情況、成果獲獎(jiǎng)等數(shù)據(jù)應(yīng)保持前后統(tǒng)一（納入學(xué)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)或客觀事實(shí)，作者、負(fù)責(zé)人等情況除外）。

1.2.4.3 相對(duì)統(tǒng)一 通過(guò)不同形式表現(xiàn)的同一（類(lèi)）活動(dòng)，盡量做到相對(duì)統(tǒng)一，前后呼應(yīng)。

1.2.5 其他

定稿后，年鑒目錄、后記、撰稿人名單應(yīng)及時(shí)更新。

1.3 格式編排

排版工作總體上包含格式、版式與樣式三個(gè)方面。其中，格式應(yīng)區(qū)分年鑒條目的類(lèi)型（比如圖片類(lèi)、文獻(xiàn)類(lèi)、表格類(lèi)、名單類(lèi)）進(jìn)行規(guī)范設(shè)置；版式主要是指開(kāi)本版面，根據(jù)書(shū)稿的圖片和文稿的總量合理安排開(kāi)本尺寸；樣式主要是指年鑒封面、插圖、內(nèi)芯的修飾性元素，編校時(shí)可結(jié)合各高校的校史文化、辦學(xué)特色、區(qū)域特點(diǎn)等因素進(jìn)行樣式選取。

2 管理維度

高校年鑒編校質(zhì)量的好壞，除應(yīng)嚴(yán)格遵守年鑒工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)外，對(duì)管理過(guò)程的科學(xué)設(shè)計(jì)同樣是必不可少的環(huán)節(jié)。可重點(diǎn)圍繞隊(duì)伍建設(shè)、方案推進(jìn)和績(jī)效考核三個(gè)方面加以強(qiáng)化，確保高校年鑒的高質(zhì)量出版發(fā)行。

2.1 隊(duì)伍建設(shè)

隊(duì)伍建設(shè)為高校年鑒工作的順利開(kāi)展提供了必要的組織保障和人才儲(chǔ)備。組織架構(gòu)上，以年鑒編委會(huì)為統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)，編輯部負(fù)責(zé)實(shí)施，撰稿人作為具體的執(zhí)行主體，形成一支力量完備的年鑒工作隊(duì)伍。其中，撰稿人和編輯部成員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任擔(dān)當(dāng)顯得尤為關(guān)鍵，其對(duì)年鑒編校的細(xì)節(jié)質(zhì)量把控至關(guān)重要，因此，撰稿人隊(duì)伍應(yīng)按照既定分工，在認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，與編輯部分別開(kāi)展組稿對(duì)接，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，各司其職，各盡其責(zé)，配合編輯部做好年鑒的編校工作。

2.2 方案推進(jìn)

在年鑒編委會(huì)統(tǒng)籌推進(jìn)過(guò)程中，撰稿人和編輯部成員應(yīng)針對(duì)各工作環(huán)節(jié)的完成時(shí)限或其他工作要求，事先制訂完成計(jì)劃，倒排工作進(jìn)度，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作。

如果有特殊情況，應(yīng)主動(dòng)、明確地向編委會(huì)說(shuō)明，尋求有效的解決方法。如果遇到具體業(yè)務(wù)問(wèn)題，可以向統(tǒng)稿人說(shuō)明，需要組織協(xié)調(diào)的情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，以免給年鑒的各方面工作造成被動(dòng)局面。

2.3 績(jī)效考核

實(shí)施績(jī)效考核是確保年鑒編校質(zhì)量的重要舉措。根據(jù)各高校年鑒工作的實(shí)際情況，制訂相應(yīng)的獎(jiǎng)懲考核體系并加以實(shí)施[5]，做到權(quán)責(zé)清晰，獎(jiǎng)罰分明：①發(fā)揮工作人員的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)，結(jié)合業(yè)務(wù)分工，以精神榮譽(yù)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)的形式鼓勵(lì)、支持開(kāi)展年鑒工作方法創(chuàng)新和業(yè)務(wù)創(chuàng)新；②對(duì)于責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、工作懈怠推諉的人員要及時(shí)提醒糾正，必要時(shí)嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)。獎(jiǎng)懲措施僅是推進(jìn)工作的手段之一，其根本目的在于促使高校年鑒編校質(zhì)量的整體提升。

3 結(jié)語(yǔ)

在高校年鑒編校工作中，應(yīng)堅(jiān)持業(yè)務(wù)與管理并重的工作思路，“管理是綱，業(yè)務(wù)為目”，二者缺一不可。唯有如此，高校年鑒編校質(zhì)量才能從根本上得以改善，推動(dòng)檔案文化編研成果水平的提升，從而實(shí)現(xiàn)文化育人和服務(wù)的目標(biāo)導(dǎo)向。