企業(yè)管理信息化建設(shè)探討

李 焱

(河北經(jīng)貿(mào)大學(xué) 管理科學(xué)與工程學(xué)院，河北 石家莊 050061)

1 企業(yè)管理信息化概述

企業(yè)管理信息化是指在企業(yè)管理的各個(gè)活動(dòng)環(huán)節(jié)中，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)工作的管理。通過信息化可提高企業(yè)管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)能力。

1.1 企業(yè)管理信息化是信息技術(shù)與管理的融合

企業(yè)管理信息化是利用信息技術(shù)服務(wù)于管理，通過信息化可以實(shí)現(xiàn)管理工作的自動(dòng)化，并可以通過建立與業(yè)務(wù)有關(guān)的管理模型來解決管理中的復(fù)雜問題。如果信息化只是計(jì)算機(jī)來代替手工作業(yè)，那么不能從根本上提高管理水平。在信息化中只有運(yùn)用了先進(jìn)的管理思想、管理理念、管理方法才是真正意義上的管理信息化。所以管理信息化是信息技術(shù)與管理的有機(jī)融合。

1.2 企業(yè)管理信息化涉及到企業(yè)中的各項(xiàng)活動(dòng)

信息化在企業(yè)管理中不是某一部門的工作，而是涉及到整個(gè)企業(yè)的全部活動(dòng)。信息化被稱為是企業(yè)的神經(jīng)中樞，通過信息化，企業(yè)能夠及時(shí)、正確地收集、加工利用信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)中各項(xiàng)活動(dòng)的管理、調(diào)節(jié)、控制。信息化就是把企業(yè)的全部活動(dòng)中的信息流有機(jī)組織在一起，服務(wù)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.3 企業(yè)管理信息化的三個(gè)層次

企業(yè)管理信息化是通過軟件來實(shí)現(xiàn)相應(yīng)各項(xiàng)管理功能，但信息化不僅僅是安裝軟件。企業(yè)管理信息化可分為3個(gè)層次，第一層是理念層的建設(shè)，包括信息化的管理理念、管理模式、管理文化等的建設(shè)。第二層是體制層的建設(shè)，包括建立適應(yīng)信息處理特點(diǎn)的業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)及規(guī)章制度等。第三層構(gòu)建信息化軟件。與前兩個(gè)層次相比，第三層是最容易實(shí)現(xiàn)的。企業(yè)管理信息化的重點(diǎn)、難點(diǎn)在前二層的建設(shè)上。

2 管理信息化在企業(yè)中的必要性

2.1 經(jīng)濟(jì)全球化的出現(xiàn)

信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得越來越多的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)在國際間開展。現(xiàn)在世界上很多國家的經(jīng)濟(jì)在很大程度上依賴于國際貿(mào)易，越來越多的企業(yè)走出國門，其分布在全球各地的組織機(jī)構(gòu)及業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)通信需求使得企業(yè)離開了信息化的管理手段根本無法運(yùn)行。所以在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，企業(yè)管理必須要有信息化的支持。

2.2 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來臨

目前，我國已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)經(jīng)濟(jì)是以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)，即經(jīng)濟(jì)的發(fā)展在很大程度上依靠知識(shí)來推動(dòng)。知識(shí)來自成熟的信息，只有實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理信息化，才能從信息中獲取知識(shí)，利用知識(shí)生產(chǎn)出創(chuàng)新型的產(chǎn)品，利用創(chuàng)新型的產(chǎn)品為企業(yè)贏得更大的市場(chǎng)份額，創(chuàng)造更高的利潤(rùn)空間，從而實(shí)現(xiàn)利用知識(shí)推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

2.3 現(xiàn)代管理提出的要求

在互聯(lián)網(wǎng)的大背景下，企業(yè)的管理性質(zhì)發(fā)生了根本的變化，組織結(jié)構(gòu)更加龐大，管理功能更加復(fù)雜，部門間的聯(lián)系也越來越多，決策影響的因素也越來越復(fù)雜。心理學(xué)的研究表明，如果要求決策者在做決策時(shí)考慮10個(gè)以上的變動(dòng)因素或20～80個(gè)單項(xiàng)因素，決策者已感到十分困難。而在現(xiàn)代管理環(huán)境下，決策者通常要根據(jù)成百上千的互相有影響的因素進(jìn)行決策。顯然現(xiàn)代企業(yè)的管理工作如果沒有信息化的支持是不可能實(shí)現(xiàn)的。

3 企業(yè)管理信息化中存在的問題

3.1 忽視企業(yè)級(jí)的戰(zhàn)略規(guī)劃

企業(yè)管理信息化涉及到企業(yè)的各個(gè)方面，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，特別是一些大中型企業(yè)的管理信息化建設(shè)往往需要幾年的時(shí)間才能完成，因此必須做好戰(zhàn)略級(jí)的規(guī)劃?？茖W(xué)的戰(zhàn)略規(guī)劃是企業(yè)管理信息化成功實(shí)施的前提。戰(zhàn)略規(guī)劃中要明確總體目標(biāo)及子目標(biāo)、明確階段劃分及各階段應(yīng)該完成的工作等。而在很多企業(yè)的管理信息化工作中，往往忽視了戰(zhàn)略規(guī)劃工作，從而使信息化的建設(shè)工作盲目地開始，開始后很快會(huì)陷入無序的狀態(tài)。

3.2 過多強(qiáng)調(diào)技術(shù)因素

企業(yè)管理信息化既受技術(shù)因素的影響，又受組織因素的影響。技術(shù)因素是指企業(yè)管理信息化涉及到多種技術(shù)的應(yīng)用，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等。組織因素是指開展企業(yè)管理信息化工作將導(dǎo)致新組織結(jié)構(gòu)的產(chǎn)生，而現(xiàn)存的組織結(jié)構(gòu)又對(duì)信息化的各個(gè)階段的工作產(chǎn)生重要影響，其影響因素包括組織環(huán)境、組織戰(zhàn)略、組織目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、組織過程和組織文化。而在很多企業(yè)的管理信息化工作中過多強(qiáng)調(diào)技術(shù)，購買高配置的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，購買或開發(fā)功能復(fù)雜的管理軟件，而忽視了組織因素對(duì)信息化工作的影響。這也是不能實(shí)現(xiàn)其預(yù)期目標(biāo)的一個(gè)主要原因。

3.3 不重視業(yè)務(wù)流程的重組

企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程中會(huì)有些是低效、無效、重復(fù)的。企業(yè)管理信息化要?jiǎng)h除無效的流程，合并重復(fù)的流程，改進(jìn)低效的流程。業(yè)務(wù)流程重組是企業(yè)管理信息化的基礎(chǔ)。如果企業(yè)的業(yè)務(wù)流程不合理，無論功能多么強(qiáng)大的系統(tǒng)也難以發(fā)揮作用。而在很多企業(yè)的管理信息化工作中，往往會(huì)調(diào)整信息化方案來適應(yīng)原有的流程，這顯然本末倒置，無疑會(huì)影響企業(yè)管理信息化的效果。

3.4 不重視信息化評(píng)價(jià)體系的建設(shè)

著名的管理學(xué)大師彼得.德魯克曾說過：“如果你不能評(píng)價(jià)，你就無法管理”。這句話同樣適用于企業(yè)管理信息化工作。對(duì)企業(yè)管理信息化工作進(jìn)行評(píng)價(jià)的目的是檢查信息化的目標(biāo)、功能及各項(xiàng)指標(biāo)是否達(dá)到要求，滿足用戶要求的程度如何，檢查各信息資源的利用程度等。并根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果找出存在的問題，為以后的工作指明方向。而很多企業(yè)投入了很大的精力進(jìn)行管理信息化的建設(shè)，而忽視評(píng)價(jià)體系的重要性。這就使得對(duì)管理信息化工作缺乏客觀的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，不利于后期的改進(jìn)和完善。

4 對(duì)策與建議

4.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)一把手工程

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)企業(yè)管理信息化工作應(yīng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。從技術(shù)和管理兩個(gè)角度全面開展，做好這兩個(gè)領(lǐng)域知識(shí)的有機(jī)融合。自上而下進(jìn)行管理信息化工作的戰(zhàn)略規(guī)劃，以便為信息化工作的順利開展提供必須的指導(dǎo)。在遇到阻力時(shí)領(lǐng)導(dǎo)層要統(tǒng)一思想，加強(qiáng)推進(jìn)力度。并為信息化工作提供充分的人力、物力、財(cái)力的支持。經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐表明，領(lǐng)導(dǎo)層的支持是企業(yè)管理信息化工作取得成功的首要條件。

4.2 充分重視業(yè)務(wù)流程重組

企業(yè)管理信息化要充分重視業(yè)務(wù)流程重組，合理的業(yè)務(wù)流程可以使企業(yè)的成本、質(zhì)量、速度、效益等獲得根本的改善。在合理的業(yè)務(wù)流程下信息技術(shù)才能充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用。要對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行認(rèn)真的分析、研究，提出重組方案。同時(shí)也要認(rèn)識(shí)到業(yè)務(wù)流程重組涉及到人員的重組、組織結(jié)構(gòu)的重組、企業(yè)文化的重組等。因?yàn)闃I(yè)務(wù)流程重組會(huì)打破企業(yè)現(xiàn)有的利益格局，所以在推行是會(huì)遇到來自各方的阻力，因此應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備。

4.3 重視咨詢公司的作用

專業(yè)的咨詢公司擁有一支具備豐富經(jīng)驗(yàn)的咨詢顧問隊(duì)伍，有一套成熟的項(xiàng)目實(shí)施方法論及信息化項(xiàng)目成功實(shí)施的眾多案例，這是一般企業(yè)所不具備的。咨詢公司能準(zhǔn)確把握和描述企業(yè)的應(yīng)用需求，為企業(yè)制定合理的信息化解決方案，幫助企業(yè)選擇合適的應(yīng)用軟件，幫助企業(yè)制訂合理的業(yè)務(wù)流程，組織用戶培訓(xùn)等。所以企業(yè)在開展管理信息化工作時(shí)要充分重視咨詢公司的作用。在咨詢公司的指導(dǎo)下，可以大大提升企業(yè)管理信息化建設(shè)的成功率，保證企業(yè)管理信息化建設(shè)的水平。

4.4 建立企業(yè)的信息中心

信息中心是企業(yè)信息化的管理部門。負(fù)責(zé)管理信息化建設(shè)項(xiàng)目的組織、管理與實(shí)施，信息資源的開發(fā)、組織與管理，信息人員的組織、培訓(xùn)與管理，并向各級(jí)管理層提供信息服務(wù)。為了系統(tǒng)、規(guī)范地開展企業(yè)管理信息化工作，有必要建立企業(yè)的信息中心。信息中心應(yīng)設(shè)置信息主管，在信息主管下設(shè)置系統(tǒng)開發(fā)部、系統(tǒng)維護(hù)部、技術(shù)部、培訓(xùn)部等，每個(gè)部門需根據(jù)專業(yè)要求配備相關(guān)人員，并明確部門及人員的具體職責(zé)。

4.5 建立管理信息化評(píng)價(jià)體系

企業(yè)管理信息化建設(shè)花費(fèi)了大量的人力、財(cái)力、物力。對(duì)于其實(shí)現(xiàn)了哪些功能，效果如何，用戶是否滿意，哪些方面還需要修改和擴(kuò)充等，這些都是企業(yè)所關(guān)心的問題。要弄清這些問題就必須建立一套科學(xué)的信息化評(píng)價(jià)體系。評(píng)價(jià)體系的內(nèi)容應(yīng)該包括技術(shù)效果、管理效果和經(jīng)濟(jì)效果三大部分，每一部分應(yīng)該包括具體的定性或定量的評(píng)價(jià)指標(biāo)，以便對(duì)企業(yè)管理信息化的建設(shè)進(jìn)行客觀、真實(shí)地評(píng)價(jià)。