新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

張海珍

摘?要：在現(xiàn)代化的形勢下，各個(gè)企業(yè)對于檔案管理工作有著更高的要求，規(guī)范化的檔案管理能夠讓一個(gè)企業(yè)的人事管理以及信息管理更加清晰科學(xué)，因此檔案管理的規(guī)范化是一個(gè)在目前形勢下的重要話題。本文將針對此話題進(jìn)行分析，首先討論了其中存在的一些問題，然后提出了規(guī)范化檔案管理工作的具體措施。

關(guān)鍵詞：新形勢?檔案管理工作?工作規(guī)范化

一、新形勢下檔案管理工作中存在的不足

（一）企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度不夠

從傳統(tǒng)的觀念來看，檔案的管理是一種機(jī)械化的且不具有技術(shù)含量的工作。許多單位對于檔案管理的人員學(xué)歷以及工作經(jīng)驗(yàn)需求并不是特別高，相應(yīng)的工作薪資也不盡人意。但是隨著現(xiàn)代化信息爆炸的時(shí)代潮流的興起，對于信息的管理逐漸變得重要。但是一些單位對于檔案管理的觀念依然停滯在早期階段。這導(dǎo)致了公司并不會在這方面投入更多的資金，單位對于這方面人才的吸引力自然便會下降。此時(shí)落后的檔案管理技術(shù)已經(jīng)逐漸無法滿足現(xiàn)代化信息流動(dòng)的需求，所以對于檔案管理的工作進(jìn)行重視并更正傳統(tǒng)的崗位執(zhí)念只一個(gè)重要的問題。

（二）管理方式落后

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，管理工作逐漸也趨向于使用現(xiàn)代化的手段來進(jìn)行。比如對于一些IT行業(yè)來說，檔案和信息的管理除了紙質(zhì)檔案之外還會利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫加上企業(yè)編寫的管理程序來進(jìn)行，智能化的檔案管理方案具有更多的功能，并且更加符合現(xiàn)代化的工作需求。這些現(xiàn)代化的檔案管理方式讓這份工作更加高效且智能化，信息技術(shù)的檔案管理能夠減少人力，并且提高工作精度以及速度。但是對于我國的大部分公司來說，他們依然在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，一些公司雖說使用了相應(yīng)的電腦軟件，但是并沒有對檔案的管理分配最為適合以及最為高效的軟件方案，也沒有雇傭相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理人員，相當(dāng)于虛有其表，并沒有改變檔案管理的實(shí)質(zhì)化方式。解決此問題并讓更多的公司意識到現(xiàn)代化技術(shù)對于檔案管理的幫助作用、讓更多的公司引進(jìn)新型技術(shù)人才、利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理是非常重要的。

二、新形勢下檔案管理規(guī)范化的方式

（一）運(yùn)用IT技術(shù)來規(guī)范化檔案管理模式

上文中提到了現(xiàn)代化的技術(shù)對于檔案管理工作的重要意義所在，首先IT技術(shù)對于信息的管理以及處理更加優(yōu)于人工管理。比如現(xiàn)在很多的公司都會使用MySQL和Redis等數(shù)據(jù)庫對于人員檔案進(jìn)行儲存，這種方式比起人工檔案管理有很多的優(yōu)點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫可以通過加密的方式讓其中的信息更加安全，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫所提供的信息納入以及管理的方式也更加人性化。而在進(jìn)行查找時(shí)，數(shù)據(jù)庫的搜索功能能夠在上兆條信息記錄中在一秒鐘之內(nèi)搜索到想要查找的內(nèi)容。規(guī)范化的IT檔案管理模式要求公司的管理對于檔案進(jìn)行規(guī)范化的信息化分，對于檔案的更正模式以及儲存方式進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，這些規(guī)范化的手段可以輕松通過IT手段來開展，在數(shù)據(jù)庫的命令中，管理員所設(shè)定的任何模式都夠?qū)τ诠ぷ鞯膯T工進(jìn)行約束。比如在MySQL數(shù)據(jù)庫中，管理員一旦設(shè)定好數(shù)據(jù)庫的字段以及數(shù)據(jù)類型并且以管理員模式運(yùn)行，沒有密碼的檔案管理人員就必須規(guī)范化的按照管理員所設(shè)定的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的檔案管理，在進(jìn)行資料的整改、添加、刪除等操作時(shí)必須要找給定的數(shù)據(jù)類型和字段類型來操作，這樣就大大增加了檔案管理的規(guī)范性。當(dāng)對于設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫的檔案管理工作之后，再采取對于紙質(zhì)化檔案的參照更正既可。由此可看出利用IT技術(shù)不但能夠優(yōu)化管理流程、規(guī)范管理模式、還可以提供有效可靠的檔案信息備份。

（二）加強(qiáng)對于管理工作的考核力度

考核的方式是對于管理人員進(jìn)行規(guī)范的重要手段之一，階段性的人員考核可以讓工作人員在工作時(shí)更加認(rèn)真誠懇、對于檔案管理的態(tài)度也更加負(fù)責(zé)。并且檔案管理是不容有失的一項(xiàng)工作，一旦由于工作不夠規(guī)范而出現(xiàn)檔案信息的差錯(cuò)有可能會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，所以采取定期考核的方式來對于檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，保證錯(cuò)誤能夠被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，同時(shí)通過更加嚴(yán)格和大力度的考核來減少甚至避免錯(cuò)誤的發(fā)生，是讓檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)一步提升的重要手段。

（三）加大教育力度以及人才引進(jìn)

在以往，檔案管理是一門不受歡迎的學(xué)科，其在我國的高校內(nèi)較少普及，而選取這門科目的學(xué)生也少之又少，這不但導(dǎo)致了檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高，也影響了我國整體的檔案管理技術(shù)的發(fā)展。所以為了解決此問題，首先國家應(yīng)當(dāng)對于此科目進(jìn)行更大力度的教育，而公司內(nèi)同樣能夠自行開展檔案管理的教育以及技術(shù)培養(yǎng)。同時(shí)對于一些注重檔案管理的企業(yè)來說，也應(yīng)當(dāng)加大人才的引進(jìn)力度，提升員工的技術(shù)以及整體工作素質(zhì)同樣能夠讓檔案管理的工作更加規(guī)范化。

（四）完善檔案管理體系

不夠規(guī)范的檔案管理工作往往主要因?yàn)楣镜臋n案管理工作體系不夠完善。檔案管理也分為多個(gè)步驟，比如資料的獲取、整合、更改、錄入、刪除等等，而資料的獲取又通過了考察、分析、計(jì)算、得出數(shù)據(jù)等等步驟。這些步驟需要更加完善的體制來進(jìn)行，要做到每一個(gè)員工負(fù)責(zé)自己的職責(zé)，且不同檔案管理部門之間能夠達(dá)到高內(nèi)聚低耦合的目標(biāo)。完善的體系能夠讓工作更加規(guī)范流暢，為檔案管理規(guī)范化的幫助非常明顯。

三、結(jié)語

現(xiàn)在潮流下的檔案管理工作非常重要，對于檔案管理的規(guī)范化很多企業(yè)依然存在重視力度不夠以及技術(shù)水平不高以及管理方式落后等等問題。針對這些問題，本文提出了利用IT管理技術(shù)、加大考核力度、加大人才引進(jìn)以及教育力度和完善檔案管理工作體系的方式，希望這些方式能夠?yàn)槲覈臋n案管理工作提供理論參考。