基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革思考

孫洪超

中國航發(fā)哈爾濱東安發(fā)動機有限公司 黑龍江哈爾濱 150066

改革開放以后，社會的經(jīng)濟發(fā)展和技術(shù)發(fā)展在逐步提升，在部分企業(yè)中，其管理手段和模式也在不斷地朝著信息化、科技化進行轉(zhuǎn)型發(fā)展。檔案管理在企業(yè)中管理中是比較重要的環(huán)節(jié)，其能夠為國家的檔案資源進行提供，同時也是企業(yè)在運營中的參考憑證。在檔案管理朝著信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展的過程中，由于創(chuàng)新思想的不足、傳統(tǒng)管理方式根深蒂固，這就導(dǎo)致信息化的檔案管理無法全面地進行開展和落實，因此必須將檔案管理信息化納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中去，進行有計劃的創(chuàng)新發(fā)展。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性

1.1 不斷增長的檔案數(shù)據(jù)規(guī)模

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，企業(yè)的檔案管理工作需要對生產(chǎn)經(jīng)營中各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和操作進行記錄和存檔，隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)落后，檔案管理效率低下，難以滿足企業(yè)的發(fā)展需要。同時，信息技術(shù)發(fā)展越來越快，企業(yè)各部門的工作也需要進行信息化轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案管理工作必須要及時收集檔案數(shù)據(jù)，并對檔案數(shù)據(jù)進行高效的整理，才能確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠，能夠及時、有效地提供給相關(guān)部門。隨著檔案數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷增長，檔案類型也越來越復(fù)雜多樣，企業(yè)檔案管理部門必須加強檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理信息化水平，提升檔案管理效率[1]。

1.2 信息技術(shù)對企業(yè)辦公環(huán)境的影響

隨著信息技術(shù)的進步與發(fā)展，信息技術(shù)已深入到各行各業(yè)，極大地改變了工作方式，提高了工作效率。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門的工作內(nèi)容及時有效地銜接，還能進一步提升企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率。對于檔案管理工作來說，將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)OA系統(tǒng)進行有效對接，能夠?qū)ζ髽I(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)進行自動歸檔，使檔案數(shù)據(jù)得到實時的傳遞與分享，由此提升檔案數(shù)據(jù)的收集、分類、處理、分析、歸檔及使用等環(huán)節(jié)的工作效率，是今后檔案管理工作的發(fā)展方向。

1.3 檔案對提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的作用

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，企業(yè)所掌握的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)越詳細(xì)，做出的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)劃就越全面具體，越有利于企業(yè)今后的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作對于檔案數(shù)據(jù)的利用不足，為企業(yè)發(fā)展所提供的有價值的信息也相對有限，無法發(fā)揮檔案管理工作的作用。而信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的充分利用，并且也能確保信息傳遞的及時性、有效性，確保檔案發(fā)揮對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的積極作用。因此，對于現(xiàn)代企業(yè)來說，建立信息化檔案管理模式是企業(yè)檔案管理工作必須要實現(xiàn)的目標(biāo)[2]。

2 企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問題分析

2.1 信息化建設(shè)的設(shè)施利用率不高

在當(dāng)前的部分企業(yè)中，其對檔案的管理進行了檔案系統(tǒng)辦公軟件的開發(fā)，并進行了使用，同時也引進了大量的計算機設(shè)備和管理設(shè)備。但是形式上的革新雖然做得比較好，可真正地進行檔案信息化管理的時候，由于信息化管理技術(shù)的不到位，導(dǎo)致部分設(shè)備的功能沒有被全面地利用起來。例如在部分企業(yè)中，計算機依舊被用于處理文字、收集數(shù)據(jù)以及進行檢索工作上，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備部分實際的功能被忽視甚至是未被了解，這就導(dǎo)致信息化設(shè)備的利用率降低，檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)中的參與程度下降。

2.2 檔案信息化的系統(tǒng)和規(guī)范建設(shè)不完善

在當(dāng)前的企業(yè)市場中，普遍應(yīng)用檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，該系統(tǒng)雖然有較為長久的歷史，但是至今也沒有發(fā)展出既定得到體系和規(guī)模。經(jīng)過相關(guān)的調(diào)查表明，檔案網(wǎng)雖然被建立起來，但是在全國普及方面還是沒有落實到位，這就使得國家檔案的數(shù)據(jù)庫難以形成較大的規(guī)模，同時導(dǎo)致檔案管理一體化依舊難以實現(xiàn)。其次，不完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度，嚴(yán)重地阻礙了企業(yè)的檔案管理緊跟社會發(fā)展的腳步。

2.3 企業(yè)檔案信息化管理的技術(shù)型人才缺失

想要將檔案信息化管理制度進行合理的建立健全，就需要具有良好信息技能的高等人才進行創(chuàng)新的融入。人才是企業(yè)的發(fā)展中賴以生存的基礎(chǔ)，但是在部分調(diào)查結(jié)果中顯示，企業(yè)在檔案管理方面，尚未認(rèn)識到人才的重要性，簡單地認(rèn)為檔案管理工作人人都能做，這就導(dǎo)致檔案信息化技術(shù)型人才的缺失，管理人員的基本技能不足，素養(yǎng)不夠，在進行問題解決的時候考慮得不夠全面[3]。

3 企業(yè)檔案信息化管理的重點措施

3.1 普及信息化技術(shù)

信息化技術(shù)是檔案信息化管理的核心重點，在檔案信息化的工作中，首先，要在紙質(zhì)辦公的基礎(chǔ)上，將電子檔案的信息技術(shù)進行應(yīng)用和普及，電子檔案的開發(fā)是以計算機設(shè)備為載體，互聯(lián)網(wǎng)為媒介，將信息資源進行數(shù)字化，在便捷錄入、儲存、查找的基礎(chǔ)上，更能夠?qū)⑿畔①Y源進行深層次的開發(fā)和利用。其次，建立電子檔案服務(wù)平臺，將計算機設(shè)備進行合理的利用，建立完整的信息資源網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)n案資源形成面向社會的共享平臺，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公、檔案室存儲辦公以及查找信息等繁雜工作，通過信息化設(shè)備轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮愚k公的形式，將加大信息資源的利用實效。

3.2 建立系統(tǒng)化的信息化體系

企業(yè)的檔案信息化管理在進行落實之前，首先要將信息化的思想意識進行及加強，在檔案信息化管理的認(rèn)知上，不能夠局限于企業(yè)內(nèi)部，應(yīng)該將眼光放在整個市場經(jīng)濟中，擴大信息的來源渠道，保證其能夠在社會建設(shè)和資源整合方面起到重要的作用。首先，制定系統(tǒng)的管理規(guī)劃，將信息化的檔案管理進行規(guī)模化，結(jié)合不同的檔案管理、信息載體以及檔案信息的利用等情況，從科學(xué)的角度進行全面的信息分析，才能夠進行規(guī)劃的制定，同時要將信息化設(shè)備等基礎(chǔ)的設(shè)施進行完善。其次，在當(dāng)前完善規(guī)劃的基礎(chǔ)上，及時地進行長遠的系統(tǒng)規(guī)劃，將信息化管理設(shè)備進行功能上的開發(fā)，并拓展出更多領(lǐng)域的管理功能，能夠應(yīng)對未來不斷變化的檔案信息形勢[4]。最后，在進行信息化管理的時候，要嚴(yán)格地確保檔案的信息能夠具有真實性、實效性。結(jié)合數(shù)字化建設(shè)，將檔案資源的可利用率提升。

3.3 組建高水平的信息化開發(fā)團隊

在企業(yè)進行信息化檔案建設(shè)的過程中，除了將信息化技術(shù)、信息化體系進行建立健全，同時也應(yīng)針對基層人員進行合理的管理和配置，建立技能合格、素質(zhì)合格、管理手段合格的信息化人才隊伍，健全人才管理制度，才能夠保證信息化管理得以實際的落實和發(fā)展。首先，企業(yè)的管理者應(yīng)該認(rèn)識到人才對于信息化檔案管理發(fā)展中的重要性，并及時地進行高質(zhì)量人才的招納，嚴(yán)格地進行人才技能審核，將其專業(yè)的技能素養(yǎng)進行考察，并根據(jù)企業(yè)相應(yīng)的發(fā)展情況和需求，進行不同類型人才的招納。其次，針對在職的人員，應(yīng)該組織及時的信息化理念培訓(xùn)，結(jié)合社會信息發(fā)展的趨勢以及市場經(jīng)濟狀態(tài)，進行技能上、理論上、思想意識上的培訓(xùn)引導(dǎo)，使整個基礎(chǔ)人員團隊能夠保持良好的工作狀態(tài)，具備工作積極性，不僅要有技術(shù)，還要有頭腦，能夠保質(zhì)保量地進行信息化檔案管理的同時，又能夠積極地進行技能創(chuàng)新、理念創(chuàng)新。

3.4 創(chuàng)新檔案管理信息化機制

在當(dāng)前的市場經(jīng)歷體制下，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作也應(yīng)該隨著社會條件的變化而變化。為了使企業(yè)能夠更好的發(fā)展，企業(yè)可以通過以下幾個方面來強化自身的建設(shè)：第一，確立崗位責(zé)任制，將具體的工作內(nèi)容確認(rèn)到每一個工作人員的身上。第二，制定相應(yīng)的獎懲制度。通過科學(xué)的獎懲，從而提高企業(yè)內(nèi)部工作氛圍的積極性。在確立以上規(guī)定時，要根據(jù)企業(yè)自身的特點進行制定，以科學(xué)的方法規(guī)范工作人員的行為，激發(fā)出工作人員對于工作的使命感。另外，提高對計算機軟硬件的管理，標(biāo)注出需要注意的安全事項，保證信息的安全。

3.5 創(chuàng)新檔案管理信息化服務(wù)

為了保證企業(yè)的檔案管理符合時代的發(fā)展，要不斷的更新檔案信息化服務(wù)。例如，企業(yè)可以利用網(wǎng)上的檢索工具，來保證資源的共享。此外，企業(yè)還可以構(gòu)建電子文檔信息中心，保證用戶能夠自主的進行電子文檔的上傳。同時，對于電子文檔的下載能夠保持多個平臺進行處理。通過創(chuàng)新檔案管理工作，轉(zhuǎn)變檔案管理的形式，使其變成開放式管理，以此滿足用戶的需求，適應(yīng)經(jīng)濟的發(fā)展。通過不斷使服務(wù)主體得到創(chuàng)新，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠程檢索，主體多元化建設(shè)，從而滿足管理工作的時代需求。

4 結(jié)語

隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，檔案管理工作的價值日益凸顯，檔案管理信息化建設(shè)已成為企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。企業(yè)要發(fā)揮檔案的積極作用，就要結(jié)合自身發(fā)展情況，通過重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程、檔案信息資源的有效收集和整合，提高檔案服務(wù)能力等措施，加強檔案管理信息化建設(shè)，保證檔案管理信息化能夠真正為企業(yè)的長期發(fā)展創(chuàng)造更多契機。