檔案規(guī)范化管理與信息服務(wù)的策略探討

何懿

中國航發(fā)南京輕型航空動力有限公司 江蘇南京 211100

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化研究，是為了進一步推動我國事業(yè)單位內(nèi)部各項工作的開展，提高檔案信息資料的價值和優(yōu)勢，使其更好的為事業(yè)單位內(nèi)部工作服務(wù)。單位內(nèi)部管理者要從單位實際情況出發(fā)，明確檔案管理的重要性，通過完善內(nèi)部管理體制、優(yōu)化管理方法，促進檔案管理規(guī)范化的實施[1]。

1 檔案管理工作的常見問題

對多數(shù)地方而言，在行政管理層面，負(fù)責(zé)檔案管理的部門一般都是同級政府下轄的二級局，相較于其他直屬機關(guān)，在行政級別上會低半級。如此的設(shè)置極易形成“低人一等”的主觀印象，也就間接造成不少機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作難以得到應(yīng)有的關(guān)注和重視。因此，許多機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作往往處于相對邊緣的位置，被習(xí)慣性地歸入輔助性管理工作范疇。加之檔案管理工作在社會影響程度方面相對較小，且借助檔案管理產(chǎn)生一定經(jīng)濟或社會效益一般都要足夠長時間的積累，故而此類工作具有較為顯著的固定性、模式化。這也容易導(dǎo)致機關(guān)事業(yè)單位檔案管理長期沿襲一個模式原地踏步而難有變化。同時，考慮到資金、人員等各項資源的配備與投入，以及由此產(chǎn)生的成本效益問題，眾多機關(guān)事業(yè)單位高層管理常常不會將檔案管理工作的創(chuàng)新置于首要地位，這也在很大程度上抑制了檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。不僅如此，受制于觀念的負(fù)面影響，不少單位的檔案管理工作不僅模式陳舊、品質(zhì)低下，而且其人員構(gòu)成也不盡理想。比如知識結(jié)構(gòu)老化、學(xué)歷水平較低、年齡偏大、學(xué)習(xí)能力弱等。這樣的隊伍結(jié)構(gòu)也會在很大程度上阻礙機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

2 案規(guī)范化管理與信息服務(wù)的策略探索

2.1 建立健全系統(tǒng)的檔案組織管理體系

根據(jù)實際情況制定長期目標(biāo)和短期目標(biāo)、部門目標(biāo)和全局目標(biāo)，用各項目標(biāo)構(gòu)成計劃，并使各項檔案工作為目標(biāo)實現(xiàn)服務(wù)。檔案人員要積極的參與到目標(biāo)制定過程中，要既是制定者也是執(zhí)行者。每一名檔案人員要自覺為自己制定的目標(biāo)承擔(dān)責(zé)任，使人的個性和創(chuàng)造力從傳統(tǒng)管理模式的束縛中解脫出來，以提高檔案工作效率和社會效益。一方面是工作過程標(biāo)準(zhǔn)化。要歸納整理檔案工作者多年積累的經(jīng)驗知識和傳統(tǒng)的技巧，并進行分析比較，從中找出其具有共性和規(guī)律性的東西，將其概括為規(guī)律和守則，進而將其標(biāo)準(zhǔn)化，形成科學(xué)的方法加以推廣。另一方面是工作結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)化。工作何時達到何種程度，如何考評以及考評的標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果的運用，都要做到心中有數(shù)，建立起普遍認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)[2]。

2.2 推進各項建設(shè)

管理人員是檔案管理工作中的重要組成部分，只有保證一支高素質(zhì)，高效率的人才隊伍，才能促使檔案管理工作的有效性得以保障。首先，保證檔案管理工作具有單獨的空間，并且完善相應(yīng)的資源設(shè)備，促使檔案管理的客觀要求得以很好的滿足。而紙質(zhì)檔案長時間被保存在一個陰涼的空間，難以避免的會發(fā)生損耗，這個時候就要求工作人員對其進行更加細節(jié)的保管，嚴(yán)防潮濕，火災(zāi)的情況出現(xiàn)。人才是檔案管理工作進行良好的重要保障，單位應(yīng)該重視人才的錄用和培養(yǎng)。從錄入階段就要明確其所能達到的崗位要求，上崗之后，單位也要為其提供更多進步發(fā)展的機會。而為了符合現(xiàn)代化發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)該為檔案管理工作配備相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備，從而促使其檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化和數(shù)字化的要求。

2.3 落實責(zé)任制、建立追溯機制

檔案管理不同于其他具體實務(wù)，是一項更加長效的管理工作，因此格外需要管理人員具備高度責(zé)任心與職業(yè)道德。而要在制度上確保檔案管理的優(yōu)質(zhì)高效，就需要針對具體管理者落實責(zé)任制、建立追溯機制。也就是說，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作不會因為人員變動而出現(xiàn)責(zé)任中斷現(xiàn)象。無論是形成檔案的最初作業(yè)人員，還是負(fù)責(zé)具體管理事務(wù)的檔案管理者，各自的責(zé)任都需要伴隨職業(yè)生涯始終。一旦出現(xiàn)涉及檔案及管理工作的問題，都可以追溯到直接關(guān)系人，并追究其相應(yīng)的責(zé)任。落實責(zé)任制、建立追溯機制是為了讓人人繃緊檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化這根弦，不要存在任何僥幸心理。如此，就能由始至終確保檔案管理規(guī)范操作、統(tǒng)一管理、標(biāo)準(zhǔn)恒定，才能使檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)井然有序、推進順利。

2.4 培養(yǎng)造就高素質(zhì)的檔案人才隊伍

推動檔案管理創(chuàng)新，最關(guān)鍵的是檔案管理人才。只有調(diào)動檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，高度重視以檔案工作者為中心的科學(xué)管理、運用和實施，才能更好地實現(xiàn)創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理工作。長期以來，重事輕人是檔案管理中的一大弊病，檔案干部在工作中缺乏激情，在一定程度上制約了其主觀能動性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。檔案管理必須要轉(zhuǎn)變觀念，從注重人需求的角度尊重人、理解人、關(guān)心人、愛護人、幫助人，不僅要滿足人的生理、安全、情感的需求，更要滿足人受尊重、自我實現(xiàn)更高層次的需求。根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，建立干部人才教育培訓(xùn)計劃。堅持以公平、公正的原則，以工作實績?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)，建立評價考核機制，調(diào)動檔案干部自我加壓、自我開發(fā)[3]。引入競爭機制，通過能進能出、能上能下，雙向選擇、競爭擇優(yōu)的選人用人機制，增強檔案干部的危機意識、責(zé)任意識、競爭意識，煥發(fā)工作熱情。

3 結(jié)語

新時期檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的推進需要從過去粗放式管理轉(zhuǎn)向精細化、量化管理的新模式，要從基層設(shè)計到具體實踐各環(huán)節(jié)落實管理責(zé)任制。同時，檔案管理工作要順應(yīng)時代的要求，加強檔案的規(guī)范化管理和建設(shè)，在分析檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，切實提出檔案規(guī)范化管理的提升措施，樹立檔案規(guī)范化管理的觀念，整合和優(yōu)化配置檔案信息資源，更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)的價值和效能。