芻議新形勢下如何強化隊伍建設(shè)增強檔案管理綜合能力

唐玉珍

中國共產(chǎn)黨紅河哈尼族彝族自治州委員會黨校 云南紅河州蒙自 661199

1 檔案管理工作者應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)

1.1 擁有較強的文字基礎(chǔ)

檔案管理工作雖然進(jìn)入信息化管理時代，但是在日常工作中對檔案信息歸類整理等工作仍需要檔案管理者進(jìn)行文字化處理，檔案管理工作進(jìn)入信息化管理并非每個環(huán)節(jié)都要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實施，歸類整合作為檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其工作主要是對檔案信息進(jìn)行標(biāo)題編制與存放，或者是將其錄入計算機系統(tǒng)當(dāng)中，在這個工作過程當(dāng)中，如果不具備一定的文字功底會導(dǎo)致其工作效率降低，在標(biāo)題編制過程中陷入困境，此外，在進(jìn)行信息檢索的過程中，單純依靠關(guān)鍵詞并不能有效查找到相應(yīng)信息，使得檔案信息無法得到充分使用，對檔案管理工作的進(jìn)行也帶來一定困擾，因此，具備一定的文字基礎(chǔ)對檔案管理工作人員能力的有效提高提供先決性條件[1]。

1.2 具有一定的知識儲備能力

檔案的信息化管理成為檔案事業(yè)發(fā)展不可阻擋的趨勢，在前文我們提及，檔案管理是其他事業(yè)得以發(fā)展的基礎(chǔ)，基于此，檔案信息管理工作人員的文化素養(yǎng)具有較高要求，具備一定的知識儲備是保證檔案管理工作人員工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素，因此，檔案管理人員必須在不斷學(xué)習(xí)的過程中對自身知識進(jìn)行鞏固，在此基礎(chǔ)下掌握與檔案管理學(xué)有關(guān)的知識，以此來應(yīng)對在檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，此外，檔案管理工作涉及的內(nèi)容較為全面，掌握豐富分檔案管理學(xué)信息知識只是前提，若要將檔案信息的社會效益得到充分發(fā)揮，需要對社會科學(xué)、人文地理等諸多方面均有涉獵，對檔案信息的各方面進(jìn)行了解，才能更好的為社會大眾提供服務(wù)。

2 增強檔案管理綜合能力的對策

2.1 增強檔案管理意識的宣傳力度

實施檔案規(guī)范化管理最重要的工作部分就是要增強檔案管理意識的宣傳力度。為此，各單位、組織或企業(yè)都要先確認(rèn)檔案管理部門的正確的檔案管理意識，在平常的檔案管理工作中，直接將規(guī)范化的相關(guān)內(nèi)容添加進(jìn)去，先由單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層對現(xiàn)代化的檔案管理有正確的，全新的看法，繼而可以真正認(rèn)識到規(guī)范化對檔案管理的關(guān)鍵性[2]。在此之后，由各單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層將檔案規(guī)范化管理模式與自己的工作特質(zhì)相結(jié)合，不僅會起到一定的帶頭示范作用，也能為本單位、組織或企業(yè)的后續(xù)檔案規(guī)范化管理模式提供良好的發(fā)展環(huán)境。而在宣傳檔案管理意識的同時，可以通過整合單位、組織或企業(yè)的檔案信息，并結(jié)合實際的檔案管理工作現(xiàn)狀和特征，進(jìn)行更有效的宣傳。這也表明，先從領(lǐng)導(dǎo)和管理層人員規(guī)范檔案管理的意識，也能夠為整個單位、組織或企業(yè)的檔案規(guī)范化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 完善檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)

完善的檔案管理制度能夠保證檔案規(guī)范化管理順利開展下去，這也就要求人們要不斷地完善檔案規(guī)范化管理制度，并給予越來越高的重視度。單位、各組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層要在應(yīng)用檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，自覺使用科學(xué)的管理方式改善人們的慣性思維和指揮的隨意性，創(chuàng)建兼具計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制的檔案規(guī)范化管理體系，從樹立目標(biāo)、建立規(guī)章、落實責(zé)任層面逐步建立，增強工作人員們的工作動力，規(guī)范工作、進(jìn)一步提高工作效率。同時，要在檔案的規(guī)范化管理中創(chuàng)建分級管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的管理原則，這也是完善規(guī)范化管理的關(guān)鍵性部分，在分級管理制度的指導(dǎo)下，相關(guān)的檔案管理人員能夠十分有效的分類管理檔案。也可在單位、組織、企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建專門的檔案規(guī)范化管理小組，其可以直接明確一系列與檔案規(guī)范化密切相關(guān)的管理計劃，并確認(rèn)相關(guān)工作內(nèi)容。

2.3 強化人員培訓(xùn)，增強檔案管理工作的關(guān)鍵地位

目前，我國的檔案規(guī)范化管理工作尚有些不足，主要原因在于檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)有些欠缺，且其對檔案規(guī)范化管理重視程度較低，尚未完全認(rèn)識到檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵性。因此，強化人員培訓(xùn)，增強檔案管理工作的關(guān)鍵地位非常重要。主要可從兩個方面入手，一是要加強對檔案管理人員的檔案管理規(guī)范化的意識培養(yǎng)，使其能夠正確認(rèn)識檔案規(guī)范化管理工作，充分發(fā)揮檔案管理規(guī)范化的積極性作用。二是要增強對檔案管理人員的培訓(xùn)深度，可安排專業(yè)人員直接培訓(xùn)相關(guān)檔案管理工作人員，強化檔案管理工作人員的理論知識和工作技能。與此同時，領(lǐng)導(dǎo)和管理層也要根據(jù)本單位、組織或企業(yè)的情況制定科學(xué)合理的獎懲制度，表現(xiàn)較好的檔案管理人員可以給予適當(dāng)?shù)莫剟?，促進(jìn)其充分發(fā)揮積極性。

2.4 充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度

在現(xiàn)代化信息技術(shù)大力發(fā)展的如今，檔案規(guī)范化管理工作也可以充分使用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度。反映到具體操作上，即檔案管理工作人員可以依靠計算機技術(shù)分類管理檔案，并創(chuàng)建檔案共享平臺進(jìn)行檔案資源的共享，充分利用現(xiàn)有的信息資源，也可以利用計算機技術(shù)采集各項檔案資料，進(jìn)而可以確保所采集資料的全面性[3]。

2.5 加大檔案管理工作的監(jiān)管力度

想要順利實施檔案規(guī)范化管理工作，就必須要加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，可成立專門的監(jiān)管工作組，不定期的檢查檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題并在第一時間解決。同時，也要隨時檢查檔案管理工作人員的工作成果，幫助其確認(rèn)個人的工作職責(zé)。

3 結(jié)語

對于各種單位或企業(yè)、組織而言，檔案管理工作影響著其未來的發(fā)展方向、核心競爭力提高、未來規(guī)劃等多方面，這也代表著，規(guī)范化檔案管理工作的關(guān)鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度，并通過加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)意識和行為，持續(xù)提高檔案管理服務(wù)意識，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。