淺論中小企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

張巍

平湖愛(ài)馳威汽車(chē)零部件有限公司 浙江平湖 314200

企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)中不可避免地會(huì)涉及到大量合同的簽訂、履行，因而企業(yè)合同管理顯得格外重要，它是企業(yè)管理中的不可忽視的一環(huán)。企業(yè)存在一天，風(fēng)險(xiǎn)就伴隨一天——做好合同管理，方能維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。在大型企業(yè)中，合同管理工作開(kāi)展得較好，不僅聘請(qǐng)有外部法律顧問(wèn)機(jī)構(gòu)為企業(yè)提供日常法律咨詢(xún)服務(wù)，而且內(nèi)部也建立有專(zhuān)門(mén)的法務(wù)部門(mén)，作為企業(yè)與法律顧問(wèn)之間了連接的紐帶，同時(shí)履行企業(yè)內(nèi)部的合同管理等法務(wù)工作。但相當(dāng)一部分中小企業(yè)，合同管理上存在著不少問(wèn)題。根據(jù)我所工作過(guò)的企業(yè)及所了解到的部分企業(yè)情況，本文對(duì)中小企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題作簡(jiǎn)要探討。

1 中小企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)人員合同意識(shí)較差，法律觀念不強(qiáng)

企業(yè)負(fù)責(zé)人以及各級(jí)員工缺乏合同法律知識(shí)，不重視合同的簽訂，輕信口頭協(xié)議，一旦對(duì)方出現(xiàn)失信行為便無(wú)法提供支持自己的依據(jù)；將合同簽訂流行形式，不重視合同的實(shí)質(zhì)內(nèi)容；企業(yè)的用章不規(guī)范，缺乏用章審批程序，用印隨意，有些公司僅憑個(gè)簡(jiǎn)單登記就可以任意由自己加蓋公司印章，沒(méi)意識(shí)到這其中存在著巨大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 未設(shè)立合同的歸口管理部門(mén)或崗位

有些中小企業(yè)由于規(guī)模不大，未設(shè)立有專(zhuān)門(mén)的法務(wù)部門(mén)，但也沒(méi)在相應(yīng)部門(mén)（比如企業(yè)內(nèi)部的綜合管理部門(mén)）設(shè)立合同管理崗位，沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同的管理。企業(yè)簽訂的合同散落在各業(yè)務(wù)人員手中，甚至出現(xiàn)企業(yè)與其他方簽訂了合同，自己方卻沒(méi)有保留一份合同文檔的情況。企業(yè)對(duì)自己簽訂了多少合同都是迷迷糊糊的，這對(duì)企業(yè)履行合同帶來(lái)極大的問(wèn)題。

1.3 企業(yè)缺乏具備法律專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員對(duì)合同進(jìn)行系統(tǒng)管理

不少企業(yè)由于規(guī)模較小，未設(shè)立有專(zhuān)門(mén)的法務(wù)部門(mén)，也沒(méi)有配備具有法律知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員。企業(yè)對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同全憑經(jīng)驗(yàn)和信任，對(duì)合同中不利自己的條款不能完全識(shí)別，也未能留下出現(xiàn)糾紛時(shí)有利自己方解決問(wèn)題的條。雖然有些企業(yè)也聘請(qǐng)有外部法律顧問(wèn)，但由于企業(yè)自身內(nèi)部沒(méi)有具備法律知識(shí)的人員，不知道何種情況應(yīng)向法律顧問(wèn)咨詢(xún)以充分發(fā)法律顧問(wèn)為企業(yè)保駕護(hù)航的作用，往往結(jié)果是顧而不問(wèn)，只有在出現(xiàn)糾紛時(shí)才匆匆忙忙找法律顧問(wèn)尋求訴訟解決，法律顧問(wèn)成了擺設(shè)，并沒(méi)有起到法律顧問(wèn)應(yīng)有的防患于未然的作用。

1.4 缺乏合同簽訂、評(píng)審程序，簽約隨便或不簽約

不少企業(yè)簽訂經(jīng)濟(jì)合同未嚴(yán)格把關(guān)，隨意簽約。所簽下的合同中，對(duì)合同標(biāo)的約定不明確，合同條款不完善，責(zé)權(quán)利表述不明確，意思表達(dá)模糊；變更或解除經(jīng)濟(jì)合同時(shí)未履行合法的程序。企業(yè)內(nèi)部未制訂合同評(píng)審程序，在簽訂合同時(shí)，對(duì)對(duì)方提供的合同版未經(jīng)審查就直接簽約。這些行為都會(huì)留下合同糾紛的隱患。

1.5 合同簽訂履行監(jiān)控制度不完善

合同簽訂后，對(duì)自己方的合同義務(wù)要及時(shí)履行，不然將會(huì)導(dǎo)致承擔(dān)違約責(zé)任。正是由于有些企業(yè)在合同管理機(jī)構(gòu)、法律專(zhuān)業(yè)人員、合同管理制度等方面的缺失，導(dǎo)致合同履行上缺乏監(jiān)控，最后因自己方履約不及時(shí)而被對(duì)方追究法律責(zé)任，并承擔(dān)違約責(zé)任，給公司還來(lái)不必要的損失。

2 加強(qiáng)中小企業(yè)合同管理的基本對(duì)策

2.1 設(shè)立合同管理部門(mén)或合同管理專(zhuān)員，配備具有法律專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)、合同經(jīng)濟(jì)。企業(yè)不能只重視生產(chǎn)和銷(xiāo)售，還應(yīng)重視風(fēng)險(xiǎn)的管控。具有一定規(guī)模的企業(yè)應(yīng)考慮設(shè)立獨(dú)立的法務(wù)部門(mén)，對(duì)企業(yè)包括合同管理在內(nèi)的法律事務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)地管理。對(duì)規(guī)模較小的企業(yè)，應(yīng)設(shè)立法務(wù)崗位，履行合同管理職責(zé)。并為法務(wù)部門(mén)或法務(wù)崗位配備具備法律知識(shí)的人員，由其參與合同的磋商，牽頭負(fù)責(zé)合同的評(píng)審、簽訂、監(jiān)督履行及合同文件的歸檔管理，統(tǒng)籌管理企業(yè)合同事務(wù)。將合同管理落實(shí)到具體的部門(mén)和人員，這是做好合同管理的第一步。

2.2 加強(qiáng)內(nèi)部普法，做好合同法培訓(xùn)

通過(guò)普法，提高全體員工法律意識(shí)。上至企業(yè)管理層下至普通員工，均應(yīng)通過(guò)法律學(xué)習(xí)，提高自身法律意識(shí)，認(rèn)識(shí)到合同對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要性。中小企業(yè)應(yīng)賦與合同管理機(jī)構(gòu)如法務(wù)部門(mén)或法務(wù)崗位法律宣傳職責(zé)，有必要時(shí)聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的律師對(duì)企業(yè)人員進(jìn)行相應(yīng)的法律培訓(xùn)，提高合同管理人員的合同法專(zhuān)業(yè)知識(shí)，通過(guò)企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)生的真實(shí)案例，對(duì)合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行有針對(duì)性的講解。通過(guò)培訓(xùn)，培養(yǎng)起一支懂法律、懂合同的經(jīng)營(yíng)隊(duì)伍，使企業(yè)上下都擁有較強(qiáng)的合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，這樣才能使企業(yè)得到穩(wěn)定的發(fā)展，有效避免經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 建立合同管理制度，嚴(yán)格合同評(píng)審程序，把好合同審核關(guān)

企業(yè)內(nèi)部首先要結(jié)合自身的實(shí)際制訂具體、可操作性的合同管理制度，對(duì)合同磋商、合同訂立、合同履行、合同歸檔等進(jìn)行明確規(guī)定，使得合同管理有章可循，成為內(nèi)部人人遵守的合同工作指引。其次，在合同審核方面，一定要嚴(yán)格把關(guān)。在與合同對(duì)方進(jìn)行磋商的同時(shí)要對(duì)對(duì)方資信狀況進(jìn)行全面調(diào)查，了解對(duì)合同對(duì)方的資金信用、主體資格、履行能力等情況。對(duì)于資信不好的合同對(duì)方，避免合作或者要求對(duì)方提供有效的擔(dān)保，以降低企業(yè)簽約風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)生合同糾紛時(shí)可避免或減少自身的損失。在合同內(nèi)容審核方面，要求對(duì)方主體資格合格，合同條款完備，權(quán)利義務(wù)約定明確無(wú)歧義并具有可操作性，合同內(nèi)容合法。千萬(wàn)不能輕信口頭承諾，必須將權(quán)利義務(wù)條款化，在發(fā)生合同糾紛時(shí)以易于處理。重要的合同，要由企業(yè)法律顧問(wèn)幫助起草或?qū)徍?，盡量將合同風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

2.4 做好合同履行的監(jiān)控管理

企業(yè)在落實(shí)了合同管理機(jī)構(gòu)、人員和合同簽訂制度的基礎(chǔ)上，還要做好合同臺(tái)賬、合同檔案制度的建立健全工作。合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)將合同的合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)談紀(jì)要、往來(lái)書(shū)信、郵寄憑證、單據(jù)、說(shuō)明書(shū)、合格書(shū)及其他各種憑證的原件和復(fù)印件等相關(guān)資料收集、整理、歸檔，保存好各類(lèi)電子數(shù)據(jù)往來(lái)記錄，規(guī)范企業(yè)履行行為，堵塞漏洞，在發(fā)生合同糾紛時(shí)亦能提出有效的證據(jù)維護(hù)自身合法權(quán)益。

3 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的核心內(nèi)容之一，它是對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的全過(guò)程、全方位、科學(xué)的管理。加強(qiáng)合同管理，變事后救濟(jì)為事前防范，可有效地降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，做到防范于未然，從而維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高提供助動(dòng)力。