智慧城市下城建檔案管理構(gòu)建研究

趙紅

山東省萊西市市政管理處 山東萊西 266600

所謂新型智慧城市，就是指城市管理的智慧化發(fā)展，在信息化技術不斷推進的時代背景下，要將計算機應用技術和城市運作、管理等進行聯(lián)動管理，從而形成良好的城市管理規(guī)劃模式，是順應新時代城市發(fā)展趨勢的重要城市體系。

1 智慧城市下城建檔案管理的重要價值

1.1 工作價值

在以前信息技術并不是很發(fā)達的時候，數(shù)字化地形圖還未出現(xiàn)，城市規(guī)劃師和城市設計師在完成城市規(guī)劃建設的工作時，只能通過用純手工繪制出一張完整的紙質(zhì)地圖。在日后的工作中，這些手工繪制的圖紙會被反復使用，形成城市建設檔案，這些可以經(jīng)過長期使用的圖紙體現(xiàn)出的就是其工作價值。不過隨著信息技術的進步，工作人員已經(jīng)可以利用信息數(shù)據(jù)制作電子版的數(shù)字化地形圖，這些數(shù)字化地形圖的工作價值和紙質(zhì)版的地形圖一樣，都成為會被長期使用和留存的城市建設檔案，具有不可取代的工作價值[1]。

1.2 管理價值

城建檔案是由政府和各組織機構(gòu)共同協(xié)作進行編制的，在編制過程中，涉及到的信息相當廣泛，各項數(shù)據(jù)環(huán)環(huán)相扣形成了一個龐大的數(shù)據(jù)信息庫，從早期開始建設到最后建設完成投入使用，是一個不斷累積的過程。在要建設一個新項目時，規(guī)劃師還要對之前建設完成并留存下的檔案信息進行審核確認，檢驗工作是否存在合理性以及相對應的資質(zhì)證明。例如市政道路改造之前，建設及設計單位就需要通過查閱檔案資料提前了解道路地下管網(wǎng)的埋設情況，避免設計與現(xiàn)狀不符或?qū)Φ叵略O施造成破壞。有時若出現(xiàn)合同糾紛，一方提出要進行行政訴訟時，則一些檔案信息的原件是可以作為證據(jù)被法院采納取證的，這就充分體現(xiàn)出了城建檔案的管理價值[2]。

1.3 經(jīng)濟價值

一方面，有關部門通過合理利用城建檔案，可以獲取相應的經(jīng)濟收益，對投入資金進行合理調(diào)控，以避免造成經(jīng)濟損失，這就是其經(jīng)濟價值的體現(xiàn)。例如有些施工單位需要新建一些重點建設項目時，政府部門可以通過查詢原有的檔案信息，明確指認出違法建設項目和轄區(qū)內(nèi)國家土地的征用性質(zhì)，減少支付因土地征用不明導致的重復征地補償款，有利于為國家節(jié)省資源。另一方面，城建檔案帶給隱蔽工程的經(jīng)濟價值更加不可估量。例如一些施工單位在進行地下管道作業(yè)時，如果在城建檔案中有記錄和其施工地域有關的信息，那施工單位只需支付一些查詢費用就可以獲取想要的信息。如果城建檔案中沒有相關記錄，施工單位就得花費大量的人力、物力、財力，使用高科技信息手段進行地下探測或挖掘，很有可能要投入上千萬的資金進行運作，這在城市進行地下管線普查中是很普遍的情況。

1.4 戰(zhàn)略價值

智慧城市下城建檔案管理工作為社會發(fā)展做出了巨大的貢獻，表現(xiàn)在社會管理、社會服務和維護城市秩序等方面。例如在2008年，四川汶川地區(qū)發(fā)生重大地震，四川重災區(qū)城建檔案管理部門接待了幾千位來訪者，有4000多卷檔案資料可以提供查詢，超過6000張復印圖紙被投入使用，這些都只是震后一個月的數(shù)據(jù)，是往常使用量的數(shù)十倍，由此可見其在我國社會發(fā)展中體現(xiàn)的戰(zhàn)略價值。

2 智慧城市下城建檔案管理的構(gòu)建措施

2.1 加大信息化投入

城建檔案管理信息化建設作為城建檔案管理改革的重要措施，檔案管理人員想要更好地利用城建檔案管理信息化的優(yōu)勢，就需要有關部門不斷重視并加大信息化投入，為城建檔案管理信息化建設提供支撐和保障。要不斷完善、強化基礎設施建設，創(chuàng)造一個良好的網(wǎng)絡環(huán)境。

2.2 建立標準的信息化體系

智慧城市下進行城建檔案管理規(guī)劃工作，有關管理部門要對管理、業(yè)務和技能等方面內(nèi)容進行綜合考量，建立并不斷強化標準的信息化體系。在日常管理時，可以有效管理檔案信息化系統(tǒng)，全面認知信息化管理準則，具備清晰明確的使用目的。在辦理業(yè)務時，要遵循統(tǒng)一化、標準化處理城建檔案信息，防止出現(xiàn)業(yè)務操作不統(tǒng)一的問題。從技術方面入手，有關部門要積極引進最先進的技術成果，為城建檔案信息化系統(tǒng)提供技術保障[3]。

2.3 重視培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

在進行城建檔案管理信息化建設時，檔案管理人員的素質(zhì)水平深刻影響著工作質(zhì)量和工作效率。因此，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的技能水平，還要做到熟練使用各項計算機辦公軟件，擁有良好的信息化操作能力。

2.4 強化檔案信息安全管理

現(xiàn)代信息技術的廣泛使用是給城建檔案管理工作提供了便利條件，但是在一定程度上也帶來了很多安全隱患。因此，還要重視對其進行安全管理。有關單位可以聘請專業(yè)技術人員建立一套完善的防盜系統(tǒng)，并積極應用現(xiàn)代信息安全技術，例如在檔案室門口設置身份認證系統(tǒng)，或者是增加密碼防盜門等，以提升城建檔案管理工作的安全性，防止信息系統(tǒng)被人惡意損壞或盜取。

2.5 創(chuàng)建自助查詢系統(tǒng)

智慧城市下城建檔案設立的查詢系統(tǒng)具備操作便捷和實用性強等特點，查詢者可以通過檔案查詢系統(tǒng)獲取館藏資料的目錄和電子掃描件，也可以把需要用到的資料直接打印出來。和傳統(tǒng)的檔案管理相比，這種通過自主查詢系統(tǒng)來獲取資料復印件的服務方式更加簡單便捷，在一定程度上有利于提升檔案部門的工作效率。

3 結(jié)語

總而言之，在新型智慧城市背景下城建檔案管理開展過程中，相關部門要積極建立健全完整的監(jiān)管機制，針對檔案信息進行集中監(jiān)督和管控，并且完善安全管理體系，確保檔案內(nèi)容能為城市規(guī)劃提供保障，實現(xiàn)公共管理要求的同時，保證城市監(jiān)管體系的完整性，也為城市突破傳統(tǒng)管控流程創(chuàng)設良好的發(fā)展空間，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和管理效益的共贏。