當前文書檔案管理問題及其改革對策

劉鳳麗

魯中礦業(yè)有限公司井巷工程分公司 山東濟南 271113

隨著社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們的工作形式和工作理念已經(jīng)發(fā)生了轉變，而文書檔案管理工作作為管理中的重要環(huán)節(jié)正在面臨著管理效率低下和使用不便利等問題，嚴重制約了人們工作的順利展開。因此，針對這種情況必須對文書檔案的管理工作進行科學化和規(guī)范化，并且逐步擺脫對手動操作的依賴性，從而更好地適應現(xiàn)代信息社會的發(fā)展需求。

1 當前文書檔案管理方面存在的問題

1.1 檔案管理隊伍不穩(wěn)定

由于歷史原因和在企業(yè)的快速發(fā)展過程中，公司的新老員工接替斷層，崗位變動頻繁，文書檔案管理工作無法有效街接，檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，無暇也無能力顧及檔案的信息開發(fā)、利用工作，致使文書檔案在企業(yè)的改革發(fā)展中沒有得到充分的發(fā)揮。

1.2 檔案管理人員素質和能力不足

檔案管理人員是文書檔案管理的主要工作者，許多企事業(yè)的檔案管理人員的素質和能力都不符合檔案管理工作要求，主要由兩個原因造成：第一，缺失招聘標準。招聘是企事業(yè)吸納檔案管理人員的主要方式。部分企事業(yè)在招聘員工時，不了解員工實際水平，只根據(jù)簡歷或學歷判斷應聘者能力，無法招收合適的工作人員。企事業(yè)沒有進行相應的考核，很容易將部分能力不足的應聘者招入，影響企事業(yè)發(fā)展。第二，缺少培訓活動。培訓是企事業(yè)提高檔案管理人員工作水平的重要途徑。部分企事業(yè)忽視培訓活動，沒有開展培訓活動或只開展單一化培訓活動，致使檔案管理人員工作水平停滯不前[1]。

2 文書檔案管理的改革措施

2.1 建立檔案制度標準體系

根據(jù)國家、行業(yè)、地方有關檔案工作的制度和要求，及時建立健全內(nèi)容完善、便于操作的檔案規(guī)章制度體系，實現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準，用制度規(guī)范企業(yè)的檔案制作、傳遞、歸檔、保管、調閱等行為，用制度實現(xiàn)檔案管理的安全、保質、保密等標準，建立健全包括文書制作、送交、歸檔一體化制度、歸檔制度、安全保管制度、檔案借閱制度、檔案管理工作人員工作責任制等，確保公司檔案工作在輔助生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、建設、研發(fā)等活動中發(fā)揮最大效益。

2.2 提高對文書檔案管理工作的重視程度

企事業(yè)單位應加強對文書檔案管理工作的重視程度，認識文書檔案管理重要性，發(fā)揮文書檔案管理價值。第一，企事業(yè)單位領導需要轉變自身意識，深度理解文書檔案管理工作，研究文書檔案管理工作和企事業(yè)發(fā)展之間的聯(lián)系。同時企事業(yè)單位領導應該舉辦宣傳大會，宣傳文書檔案管理工作重要性，樹立員工文書檔案管理意識。企事業(yè)單位應鼓勵員工研究文書檔案管理工作，利用經(jīng)濟扶持，提高員工參與積極性。企事業(yè)可以設立獎勵機制，對積極參與的員工進行獎勵，維持其工作熱情。第二，員工應革新傳統(tǒng)觀念，主動參與文書檔案管理工作，協(xié)助檔案管理人員完成工作，提高企事業(yè)內(nèi)部運行效率。檔案管理人員應遵循企事業(yè)內(nèi)部制度以及相關檔案管理法規(guī)，主動完成工作任務，并及時向領導反映工作情況，使領導增加支持力度，保證文書檔案管理工作的質量[2]。

2.3 引進先進技術

為了可以對文書檔案管理工作進行有效地改善，企事業(yè)單位的工作人員應當適當?shù)卦诠芾砉ぷ髦幸M一些先進的技術，將現(xiàn)代化的管理方式與傳統(tǒng)的文書檔案管理模式相結合，結合企事業(yè)單位的實際發(fā)展情況來有效地增強文書檔案管理的高效性，構建全新的文書檔案管理模式。此外，企事業(yè)單位的工作人員還應當合理地將信息化的先進管理模式融入文書檔案管理工作中，為單位內(nèi)部更多的決策者提供更加準確、全面的信息資料，顯著提高文書檔案管理工作的效率。

2.4 注重員工培訓

加強對文書檔案管理工作的崗位培訓可以從根本上改變現(xiàn)階段的文書檔案管理模式，為企事業(yè)單位的未來成長和發(fā)展添加助力，因此檔案管理責任部門應當對此培訓項目高度重視，具體措施如下：第一，檔案管理責任部門應當定期組織企事業(yè)單位的文書檔案管理人員進行專業(yè)管理課程內(nèi)容的培訓，通過理論課程加實踐操作的方式力求在較短的時間內(nèi)能夠大幅度提升管理人員的專業(yè)水平；第二，為了使得從事文書檔案管理工作的員工能夠時刻保持著積極向上的心態(tài)，檔案管理責任部門還可以定期對這些管理人員進行專業(yè)水平的考核，并且將最終所得到的考核結果進行排序，同時實施相應的獎懲措施，幫助管理人員樹立正確的心態(tài)[3]。

2.5 做好文書工作和檔案管理工作的銜接

企事業(yè)單位應做好文書工作和檔案管理工作的銜接，提高文書工作和文書檔案管理工作質量。第一，建立溝通機制。企事業(yè)單位需要構建一條流暢的溝通渠道，讓檔案管理部門和其他部門直接溝通，讓文書檔案采集更加順利，提高文書檔案采集速度。檔案管理部門可以提醒其他部門，讓其做好準備，從而提升文書檔案采集效率，更好地完成文書檔案管理工作。第二，制定文書規(guī)范。文書質量決定檔案管理質量。企事業(yè)單位需要制定文書規(guī)范，保證文書質量，從而提升文書檔案管理質量。單位可以設置統(tǒng)一的紙張、文字顏色、文體格式，禁止使用復印紙、鉛筆等書寫工具。檔案管理人員在收集材料時，應當拒收非統(tǒng)一格式的文書，確保文書檔案統(tǒng)一性，使文書檔案管理工作變得更加簡單、輕松。

3 結語

文書檔案管理的水平只有不斷提高才能更加適應人們的需求和將文書檔案的作用發(fā)揮到最大化。而在新時期文書檔案的管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，需要管理者不斷進行創(chuàng)新才能更好地適應現(xiàn)代化社會的快節(jié)奏需要，才能不斷提高效率和實現(xiàn)功能優(yōu)化，從而更好地服務于企事業(yè)單位的改革發(fā)展。