淺析新時期醫(yī)院人事檔案管理工作的重點

李麗霞

山東省濱州市沾化區(qū)人民醫(yī)院 山東濱州 256800

人事檔案是組織人事部門的一種專門檔案，是在人事管理活動中形成的、記述和反映職工個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況、以人頭為單位集中保存的、備查考的原始紀錄=。對醫(yī)院人事檔案進行高效、科學、合理的管理是實現(xiàn)醫(yī)院人力資源管理的首要條件。

1 加強醫(yī)院人事檔案管理的重要性

1.1 對于醫(yī)療衛(wèi)生體制改革有促進作用

隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)廣泛應用在人們的工作與生活中，給人們帶來了很大的方便。在當代管理工作中，計算機技術(shù)的優(yōu)越性比較突出，與醫(yī)院管理工作有緊密的聯(lián)系。要達到醫(yī)療網(wǎng)絡覆蓋的目標與醫(yī)療資源共享的目標，醫(yī)院管理要實現(xiàn)數(shù)字化管理的目標成為以后的必然趨勢。根據(jù)我們的調(diào)查分析，發(fā)現(xiàn)當前一部分的醫(yī)院檔案管理工作，因為各種因素的影響，導致醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量低下，甚至使醫(yī)院整體管理工作受到阻礙。由此，對醫(yī)院人事檔案管理工作的力度要不斷加強，根據(jù)醫(yī)院的實際情況不斷完善有效的人事檔案管理方法，這對醫(yī)院整體管理工作與醫(yī)院的長遠發(fā)展都是有重要作用的[1]。

1.2 有利于醫(yī)院人力資源的合理配置

醫(yī)院的人事檔案記錄的內(nèi)容是個人的經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等多方面內(nèi)容。是個人情況的初始記錄，是個人參與各方面社會活動的實際情況，對醫(yī)院的人力資源進行科學、合理地配置，對醫(yī)院的長遠發(fā)展是有利的。

2 新時期醫(yī)院人事檔案管理工作的重點

2.1 加強對醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設

在新時期背景之下，信息化水平的提高能夠優(yōu)化醫(yī)院的人事檔案管理工作，并利用計算機技術(shù)提高其管理效率。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理項目中，往往運用人工記錄、審核的手段對材料進行統(tǒng)計并整理，此種方法弊端多多。一方面，人工收集資料的效率低下，浪費時間的同時也消耗了大量的人力資源；另一方面，人工記錄往往會發(fā)生統(tǒng)計錯誤，在材料歸檔時的正確率低，往往使人事檔案質(zhì)量下降。而現(xiàn)代高科技技術(shù)能夠有效規(guī)避這一問題，醫(yī)院能夠利用自動化辦公進行人事檔案的材料收集、統(tǒng)計工作，通過強大的信息管理系統(tǒng)以及計算機網(wǎng)絡，能夠在短時間內(nèi)收集相關醫(yī)務人員的信息與資料，還能繪制工作強度表格將醫(yī)務人員的工作能力直觀地展現(xiàn)出來。并且，計算機記錄的出錯率低、正確率高，面對大量的信息與資料時，強大的計算系統(tǒng)也能夠應對自如。將醫(yī)院的人事檔案管理工作與計算機網(wǎng)絡相結(jié)合，實現(xiàn)信息化、科學化、高效化的管理模式，促進醫(yī)院人事管理進一步展開，并提高管理效率，減少不必要的人力成本的同時優(yōu)化醫(yī)療服務，強化醫(yī)院的基礎設施建設，為醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益的同時，產(chǎn)生社會效益[2]。

2.2 健全人事檔案管理體系

為了確保人事資源的合理配置，醫(yī)院應對人事檔案管理體系加以健全，通過信息技術(shù)將人才檔案信息記錄入庫，將技術(shù)人才科研水平、綜合能力與學術(shù)動態(tài)等信息添加到數(shù)據(jù)庫中，以此為人力資源的配置提供科學的依據(jù)。在對醫(yī)院人事檔案信息管理中，應根據(jù)人才特點及能力合理分類整理，確保人才作用得到充分發(fā)揮，避免人才擠壓現(xiàn)象的發(fā)生，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 改革舊制度，與時俱進，開拓創(chuàng)新

陳舊的人事檔案管理制度已經(jīng)跟不上人事制度改革的步伐。用人方式的多樣性，人員聘用類別復雜，如編內(nèi)、編外臨時、編外合同、人事代理等等。對比，可以采用以下方法對人事檔案進行創(chuàng)新性編排。首先，將所有檔案按照退休人員、在職人員分為兩大類，退休里面又進一步細分到離休?？紤]到退休人員的檔案使用率最低，把退休人員的檔案歸在一起，可以放到檔案密集架的最里面。考慮到人員的流動性，其次對在職人員的檔案按照其用工性質(zhì)可分為編內(nèi)、編外和人事代理三類，編內(nèi)人員一般是醫(yī)院的老員工，相對比較穩(wěn)定，而編外人員和人事代理性質(zhì)人員的流動性比較大，所以他們檔案的使用率相對較高。最后，在每一類別里按照漢字結(jié)構(gòu)或者姓氏拼音首字母進行檔案的編排。這樣可以使檔案編排更合理，提高檔案密集架的使用率，在檔案的查閱上更省時省力。另外，醫(yī)院應該加強人事檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和標準化，使人事檔案管理能與時俱進，開拓創(chuàng)新[3]。

2.4 轉(zhuǎn)變服務理念，拓展服務領域

醫(yī)院的人事檔案管理者應根據(jù)新時期的要求，及時轉(zhuǎn)變服務理念，拓展服務領域，將人事檔案的管理與協(xié)助優(yōu)勢最大化。首先，檔案管理人員能夠根據(jù)醫(yī)院的人力資源安排以及人事工作的要求，對人事檔案展開深入研究，由傳統(tǒng)的錄入資料、管理信息轉(zhuǎn)變?yōu)楦又鲃臃e極的管理方式，拓展人事檔案的利用途徑。能夠通過利用分析統(tǒng)計的方法，將自身對檔案數(shù)據(jù)的分析管理圖遞交給相關領導審閱，并借鑒其他優(yōu)秀管理案例分析有利于所在醫(yī)院的管理策略，為優(yōu)化醫(yī)院的人力資源配備問題、提高醫(yī)院競爭力、優(yōu)化醫(yī)療服務、發(fā)揮人才的最大價值作出貢獻。

2.5 建立檔案監(jiān)管機制

醫(yī)院應對人事檔案監(jiān)管機制進行建立，確保其符合管理要求，在具體實施中相關部門應設置檔案監(jiān)督小組，定期對資源檔案實施檢查，如若違反《檔案法》則應立即給予懲處，確保人事檔案管理工作的有效推行。

3 結(jié)語

總的來說，醫(yī)院人事檔案管理是一項長期工程，為了確保該項管理工作的有效推行，需整個醫(yī)院工作人員參與其中，并建立檔案管理制度，構(gòu)建一支高素質(zhì)檔案管理隊伍，為開展人事檔案管理工作做好準備，為醫(yī)院的發(fā)展奠定重要基礎。