企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理問題研究

文/馬濟勝

一、企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案管理人員能力有待提升

隨著我國信息化水平的不斷提升，各種信息化技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于企業(yè)的養(yǎng)老保險檔案管理工作中，在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理中充分應(yīng)用信息化技術(shù)，可以方便信息需求者進行科學(xué)的檢索和查詢，對了解企業(yè)養(yǎng)老保險的檔案動態(tài)信息而言具有重要意義[1]。然而，在現(xiàn)如今企業(yè)養(yǎng)老保險的檔案信息化管理過程中仍然存在檔案管理人員的專業(yè)能力不足問題。例如，部分檔案管理人員在信息化管理工作的推進過程中對于檔案信息管理的認(rèn)識不全面，沒有充分掌握相關(guān)的檔案信息化管理技術(shù)和操作方法，對養(yǎng)老保險檔案分類管理缺乏科學(xué)系統(tǒng)的方法，這就導(dǎo)致了企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理信息化管理者能力不足，對于企業(yè)職工養(yǎng)老保險的長久發(fā)展而言產(chǎn)生諸多負(fù)面影響[2]。

（二）檔案管理安全性相對不足

將信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)養(yǎng)老保險的檔案管理工作中，雖然可以更好地集中管理企業(yè)養(yǎng)老保險信息、深度貫徹信息化管理理念、提升企業(yè)養(yǎng)老保險檔案的管理效率，但在實施信息化方案管理工作的過程中也面臨著許多突出的問題。在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)最常見的問題就是檔案管理的安全性差，檔案管理的相關(guān)信息缺乏科學(xué)的維護和保護，信息泄露問題比較嚴(yán)重。一部分檔案管理工作者在具體的工作中缺乏良好的信息安全維護理念和保護意識，只要有信息需求者以及企業(yè)信息查詢審批流程不嚴(yán)格，檔案管理工作者就會提取出有關(guān)信息，嚴(yán)重擾亂了企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的科學(xué)性與有效性，對于各類檔案信息的安全性維護缺乏有效管理。

（三）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善

對于信息化技術(shù)在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理中的科學(xué)應(yīng)用，還需要經(jīng)辦機構(gòu)擁有比較完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。在現(xiàn)代化背景下，我國企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)相對薄弱，這是影響檔案管理效率的重要因素。例如，部分企業(yè)在進行養(yǎng)老保險檔案管理工作時會應(yīng)用到信息化技術(shù)，所使用的相關(guān)電腦設(shè)備比較陳舊和落后，電腦中的軟件功能也存在著滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和整體性。所以，在今后企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理操作中如何優(yōu)化企業(yè)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，成為社會保險經(jīng)辦面臨著的核心課題。

二、企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理問題的應(yīng)對措施

（一）加強培訓(xùn)，促進檔案管理人員能力的提升

培訓(xùn)作為企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理信息化中的核心內(nèi)容，對于檔案管理工作者個人綜合能力的培養(yǎng)和提升具有重要的價值和意義。筆者通過研究發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)檔案管理信息化工作推進中，相關(guān)檔案管理工作者不熟悉信息化操作，對于檔案信息缺乏科學(xué)的分類和整理，嚴(yán)重影響到養(yǎng)老保險檔案管理的科學(xué)性及有效性。所以，管理人員上崗前一定要加強人員培訓(xùn)工作，圍繞養(yǎng)老保險檔案管理的信息化要求和相關(guān)內(nèi)容加強培訓(xùn)，讓檔案管理工作者掌握一定的信息化知識，并熟悉檔案信息化管理工作的相關(guān)操作流程。管理部門要定期開展檔案信息化管理的相關(guān)培訓(xùn)工作，不斷促進檔案管理人員專業(yè)技能水平的提升，這對于促進檔案管理信息化工作的良性發(fā)展具有重要意義，同時，也可以提高企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的效率[3]。現(xiàn)如今，高素質(zhì)管理人才已成為企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的重要力量，在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作中起到至關(guān)重要的作用，企業(yè)管理者需在人員培訓(xùn)工作方面給予科學(xué)的管理。

（二）做好檔案信息安全的維護工作

企業(yè)養(yǎng)老保險檔案記錄了參保人員有關(guān)養(yǎng)老待遇的各種信息，確保檔案安全極為重要，安全問題是企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理中的核心內(nèi)容。不斷加強企業(yè)養(yǎng)老保險的檔案信息安全維護，可以充分發(fā)揮信息化管理的重要價值和功能。因此，企業(yè)養(yǎng)老保險的檔案信息化管理需積極強化安全維護工作，加強對各類檔案信息的安全管理。檔案管理工作人員必須要樹立良好的信息安全保護觀念，不斷強化信息安全保護意識，在檔案管理中嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，不隨意泄露養(yǎng)老保險檔案信息。優(yōu)化信息查閱審批流程，對于需要獲取養(yǎng)老保險檔案信息的個人或者團體，需要嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，提交申請報告并闡述自身獲取養(yǎng)老保險檔案信息的主要用途，然后進行依法依規(guī)辦理。

（三）加大資金投入，優(yōu)化檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案信息化管理工作建設(shè)中需投入一定的資金，以加強對檔案信息化的科學(xué)管理。社保經(jīng)辦機構(gòu)可從檔案信息化軟件設(shè)施和硬件設(shè)施兩方面著手，不斷加強軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的信息化管理，投入一定比例的資金購置新型計算機設(shè)備，并聘請專業(yè)的平臺開發(fā)公司開發(fā)養(yǎng)老保險檔案信息管理網(wǎng)站或軟件，社保經(jīng)辦機構(gòu)檔案信息管理工作者可通過平臺或軟件定期更新社會保險相關(guān)信息，讓廣大職工了解最新的養(yǎng)老保險信息，從而為企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息管理水平提升創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)條件。這一做法一方面可以更好地維護信息安全性避免檔案信息泄露，另一方面還可以滿足廣大參保人員對養(yǎng)老保險檔案信息的需求[4]。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化工作的不斷發(fā)展和推進，關(guān)于檔案管理人員的培訓(xùn)、信息安全維護、相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作等日益引起了人們的高度重視。為引導(dǎo)企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化工作的科學(xué)推進，需積極加強對檔案管理人員的培訓(xùn)、不斷加強對信息安全的科學(xué)維護、建立相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，以此適應(yīng)新形勢下的發(fā)展需要。