物資采購流程化管理在中央采購平臺中的應(yīng)用

周凡

摘 ?要：該文從南京地鐵物資采購流程現(xiàn)狀著手，簡要介紹了物資采購、招投標(biāo)及庫存管理相關(guān)工作中涉及的五大系統(tǒng)，從中分析系統(tǒng)信息交互過程中的風(fēng)險(xiǎn)與不足，針對這些缺陷搭建中央采購平臺，通過中央采購平臺與現(xiàn)有系統(tǒng)集成打通物資采購過程中的各個環(huán)節(jié)，加強(qiáng)系統(tǒng)間信息交互的力度和強(qiáng)度，更加科學(xué)地進(jìn)行物資采購，將物資采購工作線上管理落到實(shí)處，提升工作效率的同時保證了地鐵物資的及時供應(yīng)。

關(guān)鍵詞：地鐵;物資采購;中央采購平臺

中圖分類號：F253 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

地鐵作為近些年快速發(fā)展的城市公共軌道交通運(yùn)輸工具，給人類的出行帶來了巨大的改善，高效、快捷、準(zhǔn)點(diǎn)成為其標(biāo)志性特點(diǎn)。作為地鐵運(yùn)營管理單位，保障地鐵每日安全、正常地運(yùn)營需要消耗大量物資，而物資供應(yīng)的首要工作是采購，采購職能的重要性日益凸顯。如何科學(xué)有效地進(jìn)行物資采購，減少庫存存放，降低單位成本，是地鐵運(yùn)營管理發(fā)展的根本。

1 物資采購流程現(xiàn)狀分析

目前南京地鐵運(yùn)營有限公司招標(biāo)采購事業(yè)部負(fù)責(zé)南京地鐵10條線運(yùn)營物資的采購、招投標(biāo)及庫存管理相關(guān)工作，物資采購工作流程梳理如圖1所示。

由此可見，物資采購工作共涉及5個系統(tǒng)，包括企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)（簡稱EAM系統(tǒng)）、運(yùn)營OA系統(tǒng)、集團(tuán)OA系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)。在南京地鐵運(yùn)營公司采購業(yè)務(wù)全過程中，網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)提供簡單的網(wǎng)上公告和報(bào)價(jià)功能，且系統(tǒng)功能不穩(wěn)定;合同管理系統(tǒng)可支持部分合同管理歸檔的功能;EAM系統(tǒng)可支持部分庫存管理和合同報(bào)銷的功能，而對于采購流程中的供應(yīng)商管理，幾乎無系統(tǒng)進(jìn)行支持。此外，這五系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，無統(tǒng)一規(guī)劃，系統(tǒng)間主數(shù)據(jù)未集中規(guī)范管理，跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)只能通過線下方式進(jìn)行，存在數(shù)據(jù)不同源、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，整體缺乏一體化的采購管理平臺實(shí)現(xiàn)端到端的線上管理。

2 物資采購流程化的研究及實(shí)踐

南京地鐵根據(jù)物資采購流程現(xiàn)狀，從端到端數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的角度，充分考慮工作現(xiàn)狀、工作拓展和信息系統(tǒng)更新等因素研究優(yōu)化物資采購流程，現(xiàn)將研究落到實(shí)處搭建以中央采購平臺為核心的采購相關(guān)系統(tǒng)群。

2.1 采購計(jì)劃

原采購需求申報(bào)的物資信息是由各分公司手工線下申報(bào)，招標(biāo)采購事業(yè)部審核后統(tǒng)一錄入EAM系統(tǒng)，現(xiàn)將物資主數(shù)據(jù)新增修改等工作開發(fā)至線上，集成至中央采購平臺，所有審批環(huán)節(jié)留痕，責(zé)任嚴(yán)格落實(shí)到人。原采購計(jì)劃編制保持不變，通用性耗材外的南京地鐵備件和工器具等物資以年度申報(bào)為主，月度申報(bào)為輔，通用性耗材以月度申報(bào)的形式在EAM系統(tǒng)中進(jìn)行申報(bào)。招標(biāo)采購事業(yè)部采購管理人員結(jié)合歷年采購實(shí)際在EAM系統(tǒng)中對申報(bào)的物資進(jìn)行任務(wù)劃分，根據(jù)物品屬性、供貨方式、供應(yīng)商類別、采購的緊急性等信息進(jìn)行合并打包，確認(rèn)采購方式，通過系統(tǒng)集成接口轉(zhuǎn)化為中央采購平臺的詢價(jià)單。

2.2 采購尋源

以往的采購尋源管理由集團(tuán)OA系統(tǒng)發(fā)布公告，網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)提供簡單的網(wǎng)上公告和報(bào)價(jià)功能，而發(fā)布公告之前的審核招標(biāo)文件和會議紀(jì)要等部分需統(tǒng)一線下操作，現(xiàn)改變傳統(tǒng)方式均轉(zhuǎn)移至中央采購平臺線上實(shí)施，根據(jù)不同的采購方式設(shè)計(jì)差異化管理，細(xì)分強(qiáng)化不同側(cè)重點(diǎn)，梳理優(yōu)化審批流程，響應(yīng)國資委的明確責(zé)任人提高監(jiān)管力等要求，確保采購尋源過程在提升效率的同時兼顧風(fēng)險(xiǎn)管控。

2.3 供應(yīng)商管理

南京地鐵運(yùn)營公司供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理核心問題為缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理辦法，以往供應(yīng)商主數(shù)據(jù)分布在EAM系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)中，2個系統(tǒng)中的供應(yīng)商編碼未關(guān)聯(lián)，為獨(dú)立的編碼體系。中央采購平臺改變分體管理模式，建立一整套完整的供應(yīng)商準(zhǔn)入、供應(yīng)商分級分類、供應(yīng)商評價(jià)管理體系，統(tǒng)一規(guī)范供應(yīng)商管理辦法，注重從物資采購實(shí)際出發(fā)，從源頭尋找管控供應(yīng)商，建立供應(yīng)商良性競爭觀念，保證物資采購供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的質(zhì)量，做到從源頭降低物資采購成本。

2.4 合同管理采購執(zhí)行

原合同管理采購執(zhí)行環(huán)節(jié)僅做合同臺賬管理，采購尋源結(jié)束后，針對不同的采購模式創(chuàng)建采購合同，尚未真正履行采購執(zhí)行跟蹤功能?，F(xiàn)搭建合同管理系統(tǒng)與中央采購平臺接口，將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源共享，執(zhí)行跟蹤部分在中央采購平臺中得到補(bǔ)充和完善，其中包括在中央采購平臺中生成合同清單，供應(yīng)商按合同約定預(yù)約送貨，倉庫人員根據(jù)送貨預(yù)約申請合理安排收貨、及時安排專業(yè)驗(yàn)收等，可避免集中時間出入庫、提高采購執(zhí)行的效率、縮短入庫周期從而縮短整個采購周期。

2.5 庫存管理

采購物資經(jīng)專業(yè)驗(yàn)收合格后方可進(jìn)行入庫操作，供應(yīng)商發(fā)貨、專業(yè)驗(yàn)收等環(huán)節(jié)在采購執(zhí)行部分留痕，專業(yè)驗(yàn)收合格后，招標(biāo)采購事業(yè)部倉庫管理員在中央采購平臺確認(rèn)，觸發(fā)EAM系統(tǒng)的入庫操作繼而將采購物資轉(zhuǎn)為庫存物資。EAM系統(tǒng)可進(jìn)行在庫物資的倉儲管理、物資盤點(diǎn)以及調(diào)撥和出庫等操作。廢舊物資報(bào)廢新增審批環(huán)節(jié)，將報(bào)廢物資審批現(xiàn)實(shí)留痕，使工作更加透明和方便。

2.6 合同支付結(jié)算

原采購物資入庫后，合同支付結(jié)算需人工核對，核對完畢后在合同管理系統(tǒng)填寫支付申請，現(xiàn)在中央采購平臺中，供應(yīng)商可根據(jù)送貨清單自動生成電子發(fā)票，核對金額后提交付款申請，招標(biāo)采購事業(yè)部收到付款申請后根據(jù)入庫情況和合同支付條款在系統(tǒng)中審核付款申請，將最終的支付情況傳至中央采購平臺。供應(yīng)商可查看，并嚴(yán)格按照電子發(fā)票開具紙質(zhì)發(fā)票。按實(shí)際入庫生成電子發(fā)票減少了報(bào)銷人員的人工核對環(huán)節(jié)，避免因四舍五入導(dǎo)致金額不符財(cái)務(wù)無法記賬的情況，中央采購平臺對合同支付結(jié)算流程的優(yōu)化，大大提高了支付結(jié)算的工作效率。

鑒于對物資采購流程化的研究，南京地鐵搭建中央采購平臺，通過系統(tǒng)間集成規(guī)劃打通物資采購工作的各個環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)物資采購工作的跨業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)自動流轉(zhuǎn)，如圖2所示。中央采購平臺與EAM系統(tǒng)接口集成的主要功能包括物資編碼信息交互、物資分類等主數(shù)據(jù)信息、詢價(jià)單、采購訂單、入庫和驗(yàn)收單等信息，主要涉及主數(shù)據(jù)管理、采購尋源、采購執(zhí)行相關(guān)流程;中央采購平臺與合同管理系統(tǒng)接口集成的主要功能包括供應(yīng)商編碼、名稱等主數(shù)據(jù)信息交互、合同編碼以及支付狀態(tài)等信息，主要涉及主數(shù)據(jù)管理、采購尋源、供應(yīng)商管理和采購執(zhí)行相關(guān)流程。

4 結(jié)語

根據(jù)研究及實(shí)踐，中央采購平臺展示了物資采購相關(guān)工作，從端到端角度體現(xiàn)了采購尋源、供應(yīng)商管理、采購執(zhí)行等環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，可實(shí)時查閱物資采購的流轉(zhuǎn)審批及工作狀態(tài)，真正做到“公平、公正、公開”三公原則，推進(jìn)了物資采購流程的在線管理，確保物資采購工作合規(guī)、陽光、高效、透明。

參考文獻(xiàn)

[1]普華永道管理咨詢（上海）有限公司.南京地鐵運(yùn)營有限責(zé)任公司中央采購平臺管理咨詢項(xiàng)目高階系統(tǒng)設(shè)計(jì)報(bào)告[R].南京： 南京地鐵運(yùn)營有限責(zé)任公司，2016.