OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的建立與應用

文/福建省立醫(yī)院 孔凡麗

近年來，隨著現(xiàn)代化技術(shù)在醫(yī)療領域的應用，醫(yī)院管理系統(tǒng)智能化管理發(fā)展趨勢日益明顯。國家工業(yè)和信息化部關(guān)于《信息化發(fā)展規(guī)劃》中提出建立醫(yī)療機構(gòu)管理信息系統(tǒng)，以提高醫(yī)療機構(gòu)和醫(yī)療人員精細化管理和績效管理水平。要求各地不同等級和類別的醫(yī)療機構(gòu)建立使用自動化管理模式。OA辦公系統(tǒng)主要是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和各種現(xiàn)代化辦公設備，廣泛收集工作中的資源信息，并將其加工整理，以確保工作人員可以更為便捷的使用。

一、OA辦公系統(tǒng)的設計原則

（一）安全性原則。安全性原則要求OA辦公系統(tǒng)的設計標準應當立足于良好的數(shù)據(jù)基礎，包括數(shù)據(jù)的收集、整理和存貯。

（二）先進性原則和智能性原則。先進性原則和智能性原則要求系統(tǒng)的設計應當與時俱進迎合新時代醫(yī)院的發(fā)展和較強的兼容性，便于工作人員的操作，實現(xiàn)自動化和人工操作的雙效合一。

（三）易維護性原則。易維護性原則利于辦公系統(tǒng)遇到問題時，能夠快速有效的修復系統(tǒng)，保證醫(yī)療秩序的正常進行。

二、OA辦公系統(tǒng)的功能設計

醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)以縱向劃分為最高的技術(shù)基礎層、中間的設計支撐層和最低的應用功能層，應用功能層包括收文、發(fā)文、議事中心、院內(nèi)培訓。

（一）收文管理模塊中包含有收文管理、公文流程管理、公文信息查詢等內(nèi)容。其中流程管理在收文開始階段就對整個文件流程進行實時監(jiān)控，準確了解公文流轉(zhuǎn)過程，便于及時督辦。

（二）發(fā)文管理包括文件的起草、擬辦、流轉(zhuǎn)和匯總查詢等功能。醫(yī)院經(jīng)辦人員在OA辦公系統(tǒng)中完成文檔辦理后，將被OA辦公系統(tǒng)按檔案管理要求自動歸檔到相應模塊中，同時，有管理權(quán)限的人員可以進行查詢。

（三）議事中心包括交辦事項、待辦事項、逾期督辦事項等。其主要功能是通過對應辦事項進行全程監(jiān)控，解決涉及需多科室協(xié)調(diào)配合辦理工作事項的協(xié)作辦理問題。

（四）院內(nèi)培訓。此版塊包括院內(nèi)各種培訓的通知、簽到、課件貯存及課后答疑、討論等內(nèi)容。

三、OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中應用成效

（一）明確權(quán)責。在日常應用中，OA辦公系統(tǒng)是各個科室信息收發(fā)共享的信息通道。鑒于前期的個人信息采集，系統(tǒng)會根據(jù)收集到的個人資料對每個員工的業(yè)務工作做出明確的分工，明確責任和義務，規(guī)范工作流程，需要協(xié)同辦理的任務也會標明協(xié)同對象，這樣就極大地減少內(nèi)部的推諉和扯皮。同在一個局域網(wǎng)下，各科室也可以通過系統(tǒng)求助他人，增加科室的溝通力和凝聚力。

（二）提高辦公效率。1.OA辦公系統(tǒng)有別于傳統(tǒng)的辦公方式，它采用電子數(shù)據(jù)替代有形耗材，節(jié)約資源，實現(xiàn)消息傳遞無障礙，縮短公文批示、傳閱等工作時間，大大提高了信息的傳遞效率。2.醫(yī)院檔案管理工作比較復雜繁瑣，福建省立醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)依附于原有的檔案管理系統(tǒng)，滲透至醫(yī)院檔案管理的各個環(huán)節(jié)，減少了文書檔案歸檔中分類、錄入等重要環(huán)節(jié)，節(jié)省了人力，提高了工作效率，也滿足了現(xiàn)代化的辦公需求。

（三）提供科學化建議。OA辦公系統(tǒng)對每一個步驟都進行了詳細設計，規(guī)范了工作流程，減少了人為因素導致的錯誤，使得檔案管理工作逐步規(guī)范化、科學化。同時，醫(yī)院檔案信息以及事務執(zhí)行進度均有記錄，醫(yī)院管理層可以通過OA辦公系統(tǒng)的功能模塊查詢到各科室的運作狀況，同時實現(xiàn)實時監(jiān)控工作進度，對可能出現(xiàn)的問題及時發(fā)現(xiàn)、糾錯，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供科學化的建議。

四、OA辦公系統(tǒng)應用存在的問題

（一）OA常見的安全風險?，F(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術(shù)為OA辦公系統(tǒng)提供了技術(shù)開發(fā)和支撐環(huán)境，然而信息技術(shù)和數(shù)據(jù)的高度集成化使得OA辦公系統(tǒng)所要面臨的安全風險也更為復雜多樣。一是黑客對通信線路上網(wǎng)絡數(shù)據(jù)包的截獲，存在信息的盜竊、修改、假冒等各類威脅。二是網(wǎng)絡病毒的感染，病毒使醫(yī)院系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)受到威脅，院區(qū)網(wǎng)絡系統(tǒng)容易癱瘓。三是OA辦公系統(tǒng)的軟件程序自身在開發(fā)時存在的漏洞，在惡意的系統(tǒng)入侵下，系統(tǒng)的安全性有待考證。

（二）缺乏對OA辦公系統(tǒng)重要性的認識。OA辦公系統(tǒng)作為現(xiàn)代優(yōu)秀的數(shù)據(jù)檔案管理平臺，它把所有的電子文檔都納入其中，在方便客戶使用的同時提高辦公效率。但是由于傳統(tǒng)觀念的影響和傳統(tǒng)辦公方式的使用，紙質(zhì)文件更具保存價值和法律意義的思想觀念仍舊揮之不去。這也是為什么目前很多使用醫(yī)院一邊用OA辦公系統(tǒng)，一邊使用紙質(zhì)文件。這種情況最終會阻礙OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院各類公文數(shù)據(jù)的收納功能，很大程度上影響了該系統(tǒng)在醫(yī)院數(shù)據(jù)管理中的有效使用。

（三）專業(yè)技術(shù)人員稀缺。OA辦公系統(tǒng)功能的有效實現(xiàn)，就必須立足于足夠的專業(yè)網(wǎng)絡技術(shù)人員的基礎上，但是目前醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)和使用都是委托外部團隊，外部的網(wǎng)絡技術(shù)人員具備高水平的OA辦公系統(tǒng)知識，可是對醫(yī)療專業(yè)不熟悉，很難在相關(guān)業(yè)務管理過程中做到合理安排和控制，反過來亦然，醫(yī)院的醫(yī)療管理者同樣無法做到網(wǎng)絡技術(shù)人員那樣得心應手的操作系統(tǒng)，終會導致整個醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)的效率低下。

（四）應用和操作的可及性。OA辦公系統(tǒng)的操作平臺存在簡易性和易操作性問題，每位醫(yī)務工作者要是沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，他們對OA辦公系統(tǒng)的操作必然存在困難，系統(tǒng)平臺的界面布局和操作流程的簡便性直接影響了使用者的使用意向。

五、建議

（一）領導重視。加強醫(yī)院領導對系統(tǒng)建設和使用的重視，OA辦公系統(tǒng)的牽頭科室和使用科室要保持密切配合，共同商討實施系統(tǒng)的管理制度，牽頭科室應與系統(tǒng)提供方共同編制系統(tǒng)相關(guān)的使用說明，使用前做好各級人員的培訓，讓全體人員充分認識到OA辦公系統(tǒng)運用的重要性和必要性，做到規(guī)范化辦公和電子文件的歸檔，培訓和演練也能幫助各部門快速有效得掌握OA辦公系統(tǒng)的使用，使得OA辦公系統(tǒng)能在使用中發(fā)揮其應有的功能作用。

（二）強化管理。針對OA辦公系統(tǒng)常見的安全風險，應當注意加強人為性威脅和環(huán)境威脅的安全管理，一方面加強對物理硬件的安全管理，如火災、水災、電路故障、設備丟失和電磁輻射等因素的影響會導致數(shù)據(jù)丟失和信息泄露，定期開展物理硬件安裝環(huán)境的維修和檢查；另一方面可以加強系統(tǒng)和對軟件應用的安全管理，針對不同層級的網(wǎng)絡建立不同的安全防護系統(tǒng)，部署對應的安全策略，如對用戶的身份驗證和數(shù)據(jù)加密等方面進行安全監(jiān)控等。

（三）設崗專職人員。針對技術(shù)人員匱乏問題，醫(yī)院可以設置專職人員，讓其專門負責OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)維護和管理工作。一方面，通過對網(wǎng)絡工程師進行相關(guān)的醫(yī)療理論和知識上的培訓，使得他們能適應醫(yī)療工作環(huán)境，如對醫(yī)療檔案的管理工作能貼合醫(yī)院的實際；另一方面，醫(yī)院通過公開招聘或內(nèi)部招聘選拔具備網(wǎng)絡知識與辦公管理能力的復合型人才，作為專門的系統(tǒng)管理人員。該類人員具備相應的計算機網(wǎng)絡操作技能及一些基本的醫(yī)療知識同時對辦公管理的理論知識和技能有所了解。在設置專職人員的基礎上，醫(yī)院應當定期不定期開展有關(guān)系統(tǒng)的使用培訓，從而完善醫(yī)務人員的系統(tǒng)維護、系統(tǒng)管理能力，逐步改善辦公管理的環(huán)境。

（四）平臺構(gòu)建。OA辦公系統(tǒng)的可及性、高效性需要在醫(yī)院通過投入資金并搭建網(wǎng)絡平臺的前提才可能實現(xiàn)，系統(tǒng)的運行必不可少的涉及網(wǎng)絡平臺的使用和客戶端的配合。OA辦公系統(tǒng)的信息提交、檢索、共享等功能的高效率和高質(zhì)量的實現(xiàn)應當建立在一個安全、穩(wěn)定和便捷的網(wǎng)絡平臺上，網(wǎng)絡平臺的構(gòu)建有利于個人辦公和各部門的協(xié)同辦公，既能在運行中推廣使用也能不斷完善OA辦公系統(tǒng)的不足，保證OA辦公系統(tǒng)在管理層面發(fā)揮重要作用。

結(jié)合實踐證明，醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)實際應用還是比較高效的。以物態(tài)發(fā)展眼光審視醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)應用，醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)將信息技術(shù)作為基礎，用數(shù)字化的管理模式，對醫(yī)院建、管、用等方面實現(xiàn)多面掌握，使醫(yī)院管理逐漸趨于智能化，醫(yī)療信息趨于數(shù)字化，辦公實現(xiàn)自動化，最終保障醫(yī)院管理的優(yōu)化，數(shù)量的增長，品牌的拓展還有質(zhì)量的提高，為提升醫(yī)院競爭力與綜合實力而努力奮斗。