信息時代電子檔案管理研究

文/渭南市中心血站 錢華

我國事業(yè)單位、行政機關(guān)單位等在運行中離不開檔案管理工作。因此在信息化時代，各單位應(yīng)加強重視電子檔案管理的重要性，在檔案管理工作中充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)新管理模式和管理理念，并做到與時俱進(jìn)，從而提高檔案管理效率，促進(jìn)企事業(yè)單位以及行政機關(guān)蓬勃發(fā)展。

一、信息時代推行電子檔案管理措施的必要性

從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，隨著我國科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化已經(jīng)逐漸影響到各行各業(yè)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在大范圍普及進(jìn)而應(yīng)用，各單位的檔案管理工作也需充分順應(yīng)時代的發(fā)展，將信息化管理模式提上日程，從而有效提升電子檔案管理工作的效率。在此前提下，傳統(tǒng)中的檔案管理方法已經(jīng)不能順應(yīng)時代的發(fā)展，需要不斷創(chuàng)新管理模式和管理理念，加強調(diào)整和完善傳統(tǒng)管理理念中存在的各種問題，這也是當(dāng)前各個單位應(yīng)關(guān)注和重視的問題。

二、傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

（一）沒有高度重視檔案管理工作。我國為了能夠有效提高企事業(yè)單位和行政機關(guān)的檔案管理效率，出臺了一系列法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范和約束，例如：《檔案法》《檔案管理辦法》等等，然而，當(dāng)前部分單位對于國家出臺的各種檔案管理大律法規(guī)沒有充分的了解和掌握，在實際檔案管理工作中也過于表面化，沒有充分意識到檔案管理工作的重要性，并缺乏有效的系統(tǒng)管理方案。另外，對于檔案管理工作，各個單位沒有投入相應(yīng)的人力、物力、財力，并且在管理模式上還沿用傳統(tǒng)中的管理方法，加上管理人員缺乏管理意識，導(dǎo)致檔案失去了主要的服務(wù)功能，不能發(fā)揮其作用和價值。

（二）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)較為薄弱，工作分工不明確。由于企事業(yè)單位和行政機關(guān)沒有充分意識到檔案管理工作的重要性，在實際管理工作中，相關(guān)管理人員大多身兼數(shù)職，而且缺乏管理經(jīng)驗和專業(yè)知識。另外，相關(guān)管理人員對檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識和掌握，缺乏專業(yè)素養(yǎng)和管理能力，為了能夠順應(yīng)信息時代發(fā)展趨勢，管理人員在實際工作中不僅要具備專業(yè)的管理知識，還要做到與時俱進(jìn)，但是當(dāng)前各單位沒有充分做到這一點，加上企事業(yè)單位和行政機關(guān)的檔案管理人員調(diào)動頻繁，工作劃分不明確，導(dǎo)致在實際工作中，工作人員的崗位重復(fù)，阻礙了檔案管理工作的有序展開。

（三）沒有做到與時俱進(jìn)，管理設(shè)備落后、缺乏信息化管理水平。隨著信息化時代的深入，為各單位的檔案管理工作提出了全新的要求，需要檔案管理建立健全的局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫，想要實現(xiàn)這一目標(biāo)，需要通過先進(jìn)的計算機硬件設(shè)備支持，然而當(dāng)前部分單位對于檔案管理工作沒有充分意識到其重要性，相關(guān)設(shè)備也較為落后，信息化管理水平不高，同時，缺乏管理檔案的實體和信息安全意識，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

（四）信息化檔案管理基礎(chǔ)較為薄弱。充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及設(shè)備是做好信息化電子檔案管理的基本條件，在當(dāng)前，大部分檔案管理工作已經(jīng)逐漸淘汰傳統(tǒng)的管理方法，并利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)進(jìn)行信息化管理，并且相應(yīng)的配備了計算機等硬件設(shè)備，但是，信息化電子檔案管理涉及范圍較為廣泛，在管理工作中有著較為復(fù)雜的流程和系統(tǒng)，簡單的計算機設(shè)備不能充分滿足電子檔案管理的需求。另外，只有硬件設(shè)施還不能做好電子檔案管理工作，還需配備相應(yīng)的軟件設(shè)施，由于各單位領(lǐng)導(dǎo)沒有充分意識這一點，缺少相關(guān)的人力、物力、財力等投入，導(dǎo)致電子檔案管理工作過于形式化，在實際管理工作中沒有起到實質(zhì)性的作用。

三、電子檔案管理的相關(guān)策略

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能充分滿足信息化時代的發(fā)展需求，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行電子檔案管理成為各單位需要高度重視的問題，并加大力度投入人力、物力、財力等，從而使電子檔案管理工作能夠順利展開。

（一）提升電子檔案管理領(lǐng)域的人才技術(shù)水準(zhǔn)。電子檔案管理離不開專業(yè)隊伍的支撐，在信息化時代，各單位應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實際情況大力培養(yǎng)檔案管理相關(guān)人才，對人才進(jìn)行選擇時需要其具有專業(yè)的管理知識、豐富的管理經(jīng)驗以及超高的責(zé)任心，例如：政府機關(guān)在培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才時，應(yīng)當(dāng)針對性地對其進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)和機關(guān)事務(wù)管理相關(guān)工作的培訓(xùn)。同時，各單位領(lǐng)導(dǎo)需要為電子檔案管理創(chuàng)造有利環(huán)境，并大力培養(yǎng)專業(yè)人才，并對其進(jìn)行明確的分工，管理人員在實際工作過程中能夠清楚意識到自身的責(zé)任和義務(wù)，有利于合理的對其進(jìn)行調(diào)度，需要充分做到專人專崗，各單位領(lǐng)導(dǎo)人員也需以身作則，從而使電子檔案管理能夠有序展開。

（二）各單位應(yīng)加大資金投入力度。為了能夠順應(yīng)信息化時代的發(fā)展，各單位在電子檔案管理工作中需要充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，并引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，從而有利于電子檔案管理工作能夠順利展開，在電子檔案實際管理工作中，不僅需要硬件的支撐，還需加大力度大力注入資金投入。例如：在實際工作過程中需要結(jié)合各單位實際情況建立信息化管理系統(tǒng)，并配置相關(guān)的計算機、掃面議、打印機等等。另外，還需充分考慮數(shù)字設(shè)備的更新?lián)Q代，并適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行資金投入。

（三）健全網(wǎng)絡(luò)化的電子檔案管理設(shè)施。各單位想要順應(yīng)時代的發(fā)展，需要充分考慮自身的發(fā)展情況，大力展開信息化電子檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為了有利于日常中的事務(wù)處理工作，需要建立完整的局域網(wǎng)，使各部門在工作過程中能夠通過遠(yuǎn)程監(jiān)控對檔案信息進(jìn)行查閱，由此可見，信息化電子檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享的目標(biāo)。例如針對電子檔案在進(jìn)行相應(yīng)的信息備份時，通常需要將傳統(tǒng)檔案中的紙質(zhì)、圖片、表格等形式的資源進(jìn)行信息化管理，對其建立有效的信息管理數(shù)據(jù)庫，同時將紙質(zhì)檔案儲存在檔案室，在實際工作過程中可以將檔案室作為中心，并在各單位的所有部門設(shè)立相應(yīng)的終端設(shè)備。

（四）確保檔案信息安全。隨著信息化時代的深入，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也逐漸呈現(xiàn)開放式格局，因此，為了保證各單位電子檔案具有安全性和穩(wěn)定性，就要針對這一問題進(jìn)行科學(xué)的防范，通過建立安全防范系統(tǒng)并做好局域管理數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行科學(xué)的安全管理，在工作過程中，管理人員需要正確操作，并將具有保密性的重要檔案設(shè)置權(quán)限。例如針對電子社保檔案在進(jìn)行管理時，檔案管理單位可以統(tǒng)一運用Code128的條形編碼技術(shù)，進(jìn)而對于個人補繳、社保基數(shù)審核以及終止繳費等相關(guān)事項予以全面審核，避免遺漏關(guān)鍵的社保檔案信息。在實際管理工作中出來相關(guān)管理人員，其他人無權(quán)登錄和查閱，同時還需定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，使電子檔案管理工作能夠順應(yīng)信息化時代的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著信息化時代的深入，各單位的檔案管理工作也需打破傳統(tǒng)的管理模式，進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和調(diào)整，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行信息化管理，并做到與時俱進(jìn)，通過電子檔案管理充分發(fā)揮檔案在單位中的作用和價值，從而使檔案管理的方法能夠適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢。