校史檔案的功能分化及其實(shí)現(xiàn)路徑

文/南京中醫(yī)藥大學(xué)國(guó)際教育學(xué)院 何伶

一、校史檔案的史料功能

在高校建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，校史檔案的內(nèi)容囊括了教學(xué)、育人、科研、服務(wù)社會(huì)等多方面事務(wù)，是對(duì)教師、職工、學(xué)生等不同主體生活、學(xué)習(xí)和工作等情況的客觀記錄，具有內(nèi)容全面生動(dòng)、呈現(xiàn)方式豐富多樣的特點(diǎn)，對(duì)于校史編撰具有重要的支撐作用。

（一）校史檔案工作為校史編研提供基礎(chǔ)和依據(jù)。校史檔案是對(duì)高校工作較為客觀和全面的系統(tǒng)記錄，通過(guò)對(duì)這些檔案資料進(jìn)行深入的分析和挖掘，就能在歸納和評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上形成校史編寫(xiě)的可靠依據(jù)。離開(kāi)了檔案，校史的編纂就成了無(wú)源之水、無(wú)本之木。

（二）校史檔案對(duì)校史編研起索引作用。校史檔案既按塊保存，進(jìn)行橫向歸類(lèi)，又按條記載，縱向統(tǒng)攬。比如教學(xué)改革、內(nèi)部管理體制改革等重大舉措，這些檔案反映學(xué)校工作的某一方面，如同提綱挈領(lǐng)，有助于編史的初步勾勒。又如計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查或統(tǒng)計(jì)資料等是按年序編排保管的，通過(guò)梳理這些重點(diǎn)資料，才能對(duì)高校各項(xiàng)工作的性質(zhì)要求、開(kāi)展情況和存在問(wèn)題做到條分縷析，從而有利于編史中對(duì)材料的選擇與運(yùn)用，更有助于由此而形成初步認(rèn)識(shí)。

（三）校史檔案對(duì)校史編研起補(bǔ)充作用。校史檔案既包括獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、圖書(shū)等實(shí)物，也包括錄音、錄像和照片等影像資料，它們能夠生動(dòng)地反映出教學(xué)、科研等方面所取得的成果和成績(jī)。與枯燥的文字記載相比，校史檔案可以借助不同載體，從多個(gè)角度、側(cè)面和層次反映高校的辦學(xué)成就。因此，匯總這些形式多樣的校史檔案，不僅可以再現(xiàn)當(dāng)年的客觀歷史條件，而且可以展現(xiàn)相關(guān)事件所發(fā)生的歷史背景、演變過(guò)程和效果結(jié)局等豐富而詳盡的內(nèi)容，這對(duì)于編撰校史有極大的幫助。

二、校史檔案的功能延展

（一）教化育人。校史人物檔案是關(guān)于學(xué)者專(zhuān)家、知名校友事跡和貢獻(xiàn)等資料的整理歸檔，是對(duì)真人真事的客觀記載，能夠清晰地反映以往的歷史情況?！坝行┪募牧系娜?，原是當(dāng)事人的親筆手稿；不少文件上留有負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員的親筆簽署或批示；很多文件上蓋有機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信；還有一些是原來(lái)形象的照片、錄像和原聲的錄音。”其重要的特點(diǎn)就是，能夠給人以真切的歷史感。這種歷史親切感有助于凝聚廣大師生員工的人心和力量，激發(fā)他們?yōu)橹餐哪繕?biāo)發(fā)奮圖強(qiáng)的情感，進(jìn)而內(nèi)化出一種見(jiàn)賢思齊、勇于拼搏、甘于奉獻(xiàn)的巨大動(dòng)力，由此帶來(lái)教化育人的實(shí)際效果。

（二）傳承校園文化?！靶@文化是大學(xué)師生員工特有的思想觀念、心理素質(zhì)、價(jià)值取向和思維方式等，其本質(zhì)是一種人文環(huán)境和文化氛圍，其根本目的是要不斷滿(mǎn)足師生員工日益增長(zhǎng)的精神文化需求?！毙Ｊ窓n案蘊(yùn)含的文化氛圍和底蘊(yùn)，使它們無(wú)可爭(zhēng)議地成為校園文化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，成為促進(jìn)校園文化建立和傳播的支柱力量。借助校史檔案這一特殊載體，通過(guò)校史檔案的開(kāi)發(fā)利用和廣泛宣傳，高校校園文化不僅得以記錄和延續(xù)下來(lái)，而且獲得了進(jìn)一步發(fā)展和傳播的平臺(tái)，在廣大師生的心中留下深刻的文化感召力。

（三）服務(wù)學(xué)科建設(shè)。校史檔案囊括了高校管理制度，學(xué)生學(xué)籍管理、學(xué)位論文論著、科研成果匯總等教學(xué)、科研、管理的文件和材料。這些豐富的內(nèi)容本身就是重要的科研資料，是展開(kāi)學(xué)科史、制度史等學(xué)術(shù)研究的對(duì)象。通過(guò)對(duì)這些校史檔案的歸納整理和科學(xué)研究，不僅可以為學(xué)科評(píng)估、課題申報(bào)等工作服務(wù)，而且對(duì)于總結(jié)辦學(xué)規(guī)律、推動(dòng)高校制度改革都有著十分突出的作用。

三、校史檔案功能建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

校史檔案功能得以有效發(fā)揮，關(guān)鍵取決于征集和利用等環(huán)節(jié)的檔案工作。其中，征集是利用的前提。不能齊備、完整地搜集校史檔案，就談不上對(duì)校史檔案的開(kāi)放利用，孤零零的校史檔案也不能發(fā)揮多重功能。而利用則是征集的目的和歸宿。在大量征集校史檔案的基礎(chǔ)上，只有進(jìn)行深度挖掘和充分開(kāi)發(fā)，才能使校史檔案呈現(xiàn)其應(yīng)有的風(fēng)采，在多個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮作用。為了做好校史檔案的征集和利用工作，有必要建立以下機(jī)制，作為校史檔案功能建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑。

（一）建立全校各部門(mén)通力合作的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。由于高校是校史檔案形成和發(fā)展的重要場(chǎng)所，因此校史檔案的征集和利用工作，離不開(kāi)校內(nèi)各單位的通力合作和參與，有必要在高校范圍內(nèi)建立全校聯(lián)動(dòng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)與高校黨政機(jī)構(gòu)、職能部門(mén)和二級(jí)學(xué)院的密切聯(lián)系和相互配合。1.建立校史檔案定期征集公告制度。為鼓勵(lì)全校各單位提供校史檔案材料，如照片、出版物和人物事跡等內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)通過(guò)定期發(fā)布公告的形式使學(xué)校各單位知曉報(bào)送的途徑和方式。公告中應(yīng)當(dāng)報(bào)告校史檔案工作的近期動(dòng)向、征集的重點(diǎn)，幫助各單位建立起主動(dòng)搜集、整理和匯總校史檔案的意識(shí)。同時(shí)還可以在征集校史檔案的同時(shí)，要求各單位提交校史檔案開(kāi)發(fā)利用的需求，從而為雙方進(jìn)一步的互動(dòng)和聯(lián)合做好準(zhǔn)備。2.建立定期走訪(fǎng)和座談的機(jī)制。要全面系統(tǒng)地搜集資料，坐在辦公室里等，是等不來(lái)的。還必須要不怕辛苦和麻煩，走出辦公室，到各個(gè)職能部門(mén)和二級(jí)學(xué)院走訪(fǎng)，與領(lǐng)導(dǎo)和教師進(jìn)行面對(duì)面的座談和交流，這樣做既能了解各單位的檔案資源，也有助于發(fā)現(xiàn)重要檔案的線(xiàn)索。特別是在了解到相關(guān)單位開(kāi)放利用校史檔案的需求后，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與對(duì)方聯(lián)系，通過(guò)走訪(fǎng)和座談等形式確立進(jìn)一步合作的機(jī)制。3.建立互動(dòng)式的合作機(jī)制。校史檔案具有服務(wù)科研的功能，能夠?yàn)閷W(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究提供重要的支撐。為此，檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)融入這些工作中去，為二級(jí)學(xué)院的學(xué)科建設(shè)等工作提供支持，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)校史檔案的二次開(kāi)發(fā)利用，既拓展了校史檔案的應(yīng)用前景，也幫助二級(jí)學(xué)院做好申報(bào)等工作，形成雙方良性的互動(dòng)合作機(jī)制。

（二）建立校外資源整合的長(zhǎng)效機(jī)制。校史檔案的征集，僅僅著眼于校內(nèi)資源，常常是不充分的。一些與校史校情密切相關(guān)的資料檔案，往往需要到校外的檔案館和博物館等其他單位調(diào)取。因此，必須做好綜合利用校外資源的工作，建立起與校外機(jī)構(gòu)、知名校友的密切聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)校外資源發(fā)掘利用的長(zhǎng)效機(jī)制。1.與相關(guān)高校的檔案部門(mén)建立密切的合作機(jī)制。由于院系調(diào)整等歷史原因，部分高校之間的校史存在一定的交集，因此開(kāi)放利用好相關(guān)資源，其實(shí)是這些高校檔案部門(mén)的共通任務(wù)。在這個(gè)意義上，建立起各高校之間校史檔案互通有無(wú)、共同開(kāi)放的機(jī)制，就有了現(xiàn)實(shí)的可能和必要。2.與國(guó)內(nèi)知名和當(dāng)?shù)氐臋n案館、博物館建立工作聯(lián)系。通過(guò)定期聯(lián)系，了解對(duì)方的工作動(dòng)態(tài)和更新情況，及時(shí)做好校史檔案的更新和補(bǔ)充工作。與此同時(shí)，也可以為對(duì)方提供相關(guān)的檔案線(xiàn)索，在此基礎(chǔ)上建立雙方合作征集利用的機(jī)制。3.與二級(jí)學(xué)院合作，加強(qiáng)與知名校友的聯(lián)系工作。通過(guò)與知名校友或校友家屬的密切聯(lián)系，以實(shí)地走訪(fǎng)知名校友故居等方式，完善人物檔案的資料，及時(shí)補(bǔ)充和更新相關(guān)的內(nèi)容，尋求與社會(huì)各界合作開(kāi)發(fā)利用校史檔案的可能。

（三）建立校史檔案的數(shù)字化管理機(jī)制。要加強(qiáng)校史檔案的開(kāi)發(fā)和利用，做好檔案的管理是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。而數(shù)字化建設(shè)，為校史檔案發(fā)揮多重功能提供了諸多便利條件。1.建設(shè)校園網(wǎng)絡(luò)，打造網(wǎng)上校史檔案館。通過(guò)數(shù)字化建設(shè)，將重要的校史檔案完整地以圖片、錄像和文字等形式進(jìn)行數(shù)字化，從而把線(xiàn)下的校史展覽室整體性地搬到網(wǎng)上，既方便查閱，促進(jìn)校史檔案的開(kāi)發(fā)利用，又便于傳播，實(shí)現(xiàn)教化育人、傳播校園文化等多重功能。2.建立校史微信、微博等對(duì)外宣傳平臺(tái)，擴(kuò)大校史宣傳和教育的傳播途徑，既呼吁廣大校友和師生參與到校史資料的征集工作來(lái)，也有利于引起學(xué)校各單位對(duì)于校史檔案工作的重視。3.建立校史檔案電子查詢(xún)系統(tǒng)，方便使用者的查詢(xún)和調(diào)取，為進(jìn)一步開(kāi)放利用校史檔案資料提供基礎(chǔ)。