新時期如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作

文/巴中市中心醫(yī)院 呂丹

隨著近年來科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)治療不斷更新、醫(yī)療改革縱深推進，公立醫(yī)院的管理經(jīng)營模式需要不斷完善。醫(yī)院發(fā)展改革創(chuàng)新需要人才，在人才競爭越來越激烈的今天，醫(yī)院的人力資源管理已經(jīng)到了一個非常關(guān)鍵和重要的地位，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。但是由于目前很多公立醫(yī)院的管理者對人事檔案的管理并不那么重視，使得在醫(yī)院人事檔案管理的過程當(dāng)中不斷出現(xiàn)問題。所以，在新時期我們一定要做好醫(yī)院的人事檔案管理工作，通過總結(jié)醫(yī)院在人事檔案管理工作中所存在的問題，去分析問題產(chǎn)生的原因，并采取措施去解決這些問題，使醫(yī)院人事檔案管理工作落后的情況得到改善，同時也通過對加強檔案管理的認識來提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使醫(yī)院的人事檔案管理工作走上規(guī)范化和科學(xué)化的道路。

一、網(wǎng)絡(luò)信息對醫(yī)院人事檔案管理的好處

（一）有利于提高管理人員的工作效率。筆者所在的醫(yī)院的人員組成數(shù)量是巨大的，人員結(jié)構(gòu)也是復(fù)雜的，加上在具體的工作過程中有很大部分都是重復(fù)性的工作，所以傳統(tǒng)的人事檔案管理工作就顯得很吃力了。而通過運用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)可以明顯地減少工作量，借助信息技術(shù)來取代一些重復(fù)性的工作，以最快的速度解決問題，從而有效地提高醫(yī)院人事檔案管理工作的工作效率。

（二）提高人事檔案信息的利用率。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的實施過程中，通常大多都是以紙質(zhì)的材料為主來進行信息的記錄和保存，這種實物保存的方法非常不方便攜帶，而且在傳遞的過程中也存在著很多問題，容易出現(xiàn)損壞或丟失等，并且使用查找檔案的時候效率很低。不過，通過借助網(wǎng)絡(luò)信息化，就能有效地解決這些問題，通過醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，我們可以構(gòu)建出電子化的人事檔案信息，再加上備份等技術(shù)手段也不會出現(xiàn)丟失、損壞等情況，并且檢索、查找非常便捷高效，進而就能夠最大程度提高醫(yī)院人事檔案信息的利用率。

二、新時期如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作

新時期公立醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展，不斷完善檔案管理工作，加強檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)信息化管理意識，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化的人力資源系統(tǒng)。

（一）建立完善的人事檔案管理制度。在醫(yī)院日常的人事檔案工作中，建立健全并完善各種規(guī)章制度是檔案工作實行依法管理的基礎(chǔ)，只有具備健全的制度，才能真正為人事檔案信息化管理工作提供一個規(guī)范、安全、高效的工作環(huán)境，借助法律體系來對人事檔案管理資料進行保護，做到依法管理。結(jié)合我院實際，檔案管理制度主要包括：立卷歸檔、檔案保管、檔案保密、檔案利用、檔案人員崗位責(zé)任制等幾項工作制度，這些制度對檔案的收集、歸檔、安全保護和庫房、設(shè)備、保密措施、利用、檔案人員的職責(zé)等都做出了明確的要求，只要嚴(yán)格按照各項制度進行檔案管理，認真執(zhí)行工作要求，人事檔案管理必定就能規(guī)范、有序進行。

（二）構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)信息化人力資源信息系統(tǒng)。人力資源信息本就是人事檔案管理過程中的重要組成部分，其對人事檔案信息管理質(zhì)量產(chǎn)生的影響也是非常大的。人事檔案工作應(yīng)與人力資源部門日常工作緊密結(jié)合，在開展檔案管理、使用的工作過程中，要以人事檔案信息系統(tǒng)作為重點，通過數(shù)字化的具體管理對現(xiàn)有的人事檔案進行整合，來構(gòu)建更為完善的人事檔案信息資源。

（三）不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)與水平。檔案是珍貴、有效的信息資源與載體，檔案管理人員肩負著管理、保護檔案的職責(zé)，人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著人事檔案業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量以及人事檔案的完整、安全和使用效果。1.人事檔案管理人員應(yīng)加強政治素質(zhì)。檔案尤其人事檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作，新時期開展檔案工作必須要保持正確的政治方向，檔案工作人員必須有堅定的政治立場。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)關(guān)注黨和國家的工作大事，圍繞醫(yī)院的重點工作，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)知識，結(jié)合實際來開展檔案工作。2.人事檔案管理人員應(yīng)具備良好的學(xué)習(xí)意識，不斷強化學(xué)習(xí)。檔案管理人員應(yīng)該認真學(xué)習(xí)《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，熟悉檔案業(yè)務(wù)工作，掌握檔案基礎(chǔ)理論知識和操作技能。人事檔案是醫(yī)院工作的重要見證、院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)和掌握信息的重要來源，檔案的重要功能就是服務(wù)，服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。人事檔案涉及面寬，內(nèi)容繁多，人事檔案工作人員須將各種文件材料經(jīng)過篩選、整理，組成有機聯(lián)系的檔案資料，才能充分發(fā)揮其作用。在信息迅速發(fā)展的新形勢下，檔案工作人員應(yīng)加強繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)檔案管理的新理念、新技術(shù)、新方法，以促進其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的提升；除了加強專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)外，還要加大網(wǎng)絡(luò)知識、信息技術(shù)等學(xué)習(xí)，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要，進而真正做好醫(yī)院人事檔案管理工作。3.人事檔案工作人員應(yīng)當(dāng)有強烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，嚴(yán)格遵守檔案工作紀(jì)律，牢固樹立服務(wù)意識，并具備創(chuàng)新意識。檔案的重要功能即是服務(wù)，檔案工作人員就應(yīng)該為醫(yī)院的發(fā)展做好服務(wù)工作。同時，新形勢下，應(yīng)當(dāng)注意提高自己的管理意識，突破傳統(tǒng)的思維模式，在實際的工作過程中將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)合理地應(yīng)用在人事檔案的管理中，促進人事檔案管理信息化技術(shù)水平的提高。4.重視人事檔案安全問題的管理。醫(yī)院的人事檔案記錄是人力資源的重要載體，一定程度上屬于醫(yī)院的工作機密?，F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息四通八達，面臨網(wǎng)絡(luò)開放性，這就要求醫(yī)院檔案管理人員不僅要意識到網(wǎng)絡(luò)信息化給我們帶來的高效、便捷，同時也要清醒地認識到其中的弊端。檔案管理應(yīng)做到專人管理，醫(yī)院應(yīng)定期和不定期對檔案管理人員進行保密工作和專業(yè)技能的培訓(xùn)。檔案管理人員一定要強化安全意識，加強人事檔案信息安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行登記、審批、借閱、歸還等規(guī)定和程序，這樣就能在很大程度上避免醫(yī)院人事檔案信息資料出現(xiàn)丟失、泄密、損壞、篡改等現(xiàn)象，維護人事檔案的真實性，保證檔案的安全。檔案室應(yīng)配備防盜、防火等裝置，檔案使用專用電腦，需加密管理、定期殺毒，重要資料一定要做好備份。除此之外，在實際管理過程中檔案管理人員本身也要養(yǎng)成良好的意識和素養(yǎng)，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院工作實際建立、修訂應(yīng)急預(yù)案，做好應(yīng)對各種突發(fā)問題的解決措施，進一步增強人事檔案信息化管理的安全性和規(guī)范性，進一步提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量。

三、結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)信息不斷發(fā)展的環(huán)境下，要積極轉(zhuǎn)變觀念，加強對人事檔案管理的認識，將各種信息技術(shù)手段合理地應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理的過程中，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，主動做好醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)，提高醫(yī)院的管理水平。還要對醫(yī)院檔案管理工作者進行素質(zhì)培養(yǎng)，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的醫(yī)院檔案工作人員隊伍，使醫(yī)院人事檔案工作發(fā)展適應(yīng)未來信息社會發(fā)展的需要。