機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理研究

文/山西省忻州市紀(jì)委監(jiān)委會(huì)黨紀(jì)教育中心 劉志凱

干部人事檔案中記載了干部職工個(gè)人參加各項(xiàng)學(xué)習(xí)活動(dòng)及社會(huì)活動(dòng)的詳細(xì)情況，并且是了解干部發(fā)展軌跡的重要信息資源，使用人才就必須加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的應(yīng)用，挖掘檔案信息資源，用于衡量干部的才能及素質(zhì)，確定干部適合哪些崗位及哪類(lèi)工作，優(yōu)化人力資源的分配。所以隨著近些年來(lái)人事管理制度及體制的改革，必須要優(yōu)化機(jī)關(guān)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀，切實(shí)將新技術(shù)和新方法應(yīng)用到檔案管理中，提升人事檔案管理效率及發(fā)揮人事檔案的作用。

一、機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

隨著基層人事管理體制的改革不斷深化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事管理愈加難以適應(yīng)新的工作環(huán)境，需要實(shí)現(xiàn)管理體制、管理模式及管理技術(shù)上的調(diào)整，才能更好地適應(yīng)新形勢(shì)的變化，達(dá)到人事管理對(duì)干部人事檔案管理的新工作要求。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理主要是存在以下問(wèn)題：

（一）檔案管理人員整體素質(zhì)偏低。素質(zhì)不足，并不是體現(xiàn)在個(gè)人素質(zhì)上，而是檔案管理人員缺乏對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，工作觀(guān)念及行為上過(guò)于守舊，沒(méi)有隨著時(shí)代的變化革新傳統(tǒng)的管理方式及措施，以至于機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理效率低下，無(wú)法及時(shí)實(shí)現(xiàn)信息共享，在檔案調(diào)動(dòng)及使用中無(wú)法跟上干部崗位變化，難以為人事管理提供充足的檔案信息支持。特別是檔案管理人員自身也缺乏對(duì)人事檔案管理創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理要求及形勢(shì)的變化，無(wú)法及時(shí)與實(shí)際發(fā)展接軌，以至于影響了人事檔案管理整體水平，不利于發(fā)揮人事檔案的作用。

（二）管理權(quán)限糾紛多。干部人事檔案管理權(quán)限上的問(wèn)題，多數(shù)是體現(xiàn)在管理體制上。正常情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理都是以行政化為主導(dǎo)，部門(mén)之間會(huì)存在一定的級(jí)別差異，導(dǎo)致不同的人事檔案管理權(quán)限不一樣，整個(gè)部門(mén)的干部人事管理職責(zé)界限不明。但，實(shí)際上多數(shù)檔案都是由綜合檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)，導(dǎo)致很多檔案在管理中出現(xiàn)了卡殼的現(xiàn)象，不僅降低了人事檔案管理的效率，也難以實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范性管理。一旦出現(xiàn)了權(quán)限矛盾，就會(huì)出現(xiàn)糾紛，出現(xiàn)人檔分離的情況，還會(huì)影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的照常運(yùn)行。

（三）檔案管理重視度不高。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，比對(duì)其他類(lèi)型的工作，無(wú)法直接展現(xiàn)出自身的活力，導(dǎo)致很多人都覺(jué)得干部人事檔案管理很刻板，沒(méi)有太大的作用，所以給出的待遇及福利也比較一般，很難吸引專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)的人就職工作。導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位人事檔案管理缺乏自主性，很少會(huì)有人主動(dòng)參與到檔案管理中，影響了人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展?；谏鲜鰡?wèn)題，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)基于新的時(shí)代和工作需求，重新制定新的干部人事檔案管理措施，優(yōu)化及規(guī)范人事檔案管理流程，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理的規(guī)劃及工作部署，以提升干部人事檔案管理的效率。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理的創(chuàng)新措施

為滿(mǎn)足基層事業(yè)單位的用人需求，必須要革新傳統(tǒng)的人事檔案管理體系，隨著人事管理體制的改革，提升干部人事檔案管理的效率，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)與管理理念，創(chuàng)新檔案管理思想和轉(zhuǎn)變檔案管理模式，建立新的人事檔案管理模式。

（一）提升干部人事檔案管理的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)層的重視。干部人事檔案管理應(yīng)主動(dòng)從臺(tái)后走向臺(tái)前，在人事管理及干部考察、審評(píng)中，主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)部門(mén)，提供完整的干部檔案，為人事工作的開(kāi)展提供信息支持。其次，應(yīng)完善干部人事檔案管理工作，在機(jī)關(guān)組織的人才競(jìng)爭(zhēng)中，定期公布干部學(xué)習(xí)情況及評(píng)級(jí)考察情況，讓干部能及時(shí)了解自身的檔案信息變化，并將信息及時(shí)共享到各個(gè)部門(mén)中，逐步提升領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)干部人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，以逐步提升干部人事檔案管理的地位。領(lǐng)導(dǎo)層能在人才挖掘及留住人才的過(guò)程，看到干部檔案管理工作的價(jià)值，自然會(huì)注重人事檔案管理工作，在人事檔案管理工作創(chuàng)新與改革中給予支持。鑒于此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新，要先在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人才競(jìng)爭(zhēng)中展現(xiàn)出人事檔案管理的價(jià)值，及時(shí)實(shí)現(xiàn)信息共享及交流，將以往被動(dòng)的檔案管理行為轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)信息共享，讓其他組織及部門(mén)能及時(shí)得到有效的檔案數(shù)據(jù)，以此改變干部人事檔案管理的地位。

（二）構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范化實(shí)現(xiàn)檔案管理。干部人事檔案管理不能一味地沿用傳統(tǒng)的管理模式，要主動(dòng)引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)出符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位特點(diǎn)的干部人事檔案管理系統(tǒng)，以提升檔案管理的實(shí)用性及使用效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)通過(guò)現(xiàn)代化手段建立完善的檔案管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)進(jìn)行單位人才信息收集、整合及反饋、跟蹤查詢(xún)等，建立數(shù)字檔案及多媒體檔案等，以解決現(xiàn)如今檔案管理效率低下及信息不完善等問(wèn)題。一方面，單位要組織人事檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，逐步將計(jì)算機(jī)技術(shù)及大數(shù)據(jù)技術(shù)等落實(shí)到檔案管理中，引進(jìn)或是研發(fā)干部人事檔案管理軟件；另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)完善檔案管理制度，明確規(guī)定干部人事檔案管理的范疇及流程，運(yùn)用好電子信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)；實(shí)施責(zé)任到人制度，確保檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)都有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)，確保檔案收取及整理來(lái)源及取向有跡可循；建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以保證檔案保存到安全性，實(shí)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)化及電子化雙向保存，定期維修及更新管理系統(tǒng)，以?xún)?yōu)化干部人事檔案管理的效率及安全性。

（三）創(chuàng)新檔案管理方法，優(yōu)化檔案組織體系。新時(shí)期要將新的管理理念應(yīng)用到干部人事檔案管理中，可以借鑒和學(xué)習(xí)國(guó)外的管理理念及引進(jìn)外來(lái)的管理體制，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)及考核，通過(guò)專(zhuān)業(yè)的理論指導(dǎo)及操作鍛煉，促使檔案管理人員能熟練地掌握新的檔案管理方法，革新傳統(tǒng)的檔案管理方式。為進(jìn)一步緩解檔案管理的權(quán)限問(wèn)題，加快干部人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，應(yīng)下設(shè)分立型檔案工作機(jī)構(gòu)，便于與各部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系與交流，明確檔案歸屬，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一收集及分類(lèi)規(guī)整，為各部門(mén)提供綜合性的信息。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位，一是要完善干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案信息化管理的軟硬件配置，做好檔案信息資源共享的設(shè)備配置工作。二是要明確人事檔案管理的目標(biāo)及流程，統(tǒng)一檔案管理環(huán)節(jié)，建立規(guī)范的檔案系統(tǒng)工程，保證各部門(mén)之間的檔案信息共享無(wú)阻，能確保各部門(mén)能隨時(shí)調(diào)取相應(yīng)的檔案，并做好調(diào)取記錄。三是要專(zhuān)門(mén)建立干部人事檔案檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，并將檢索頁(yè)面設(shè)置在內(nèi)部信息系統(tǒng)中，通過(guò)微信、賬號(hào)或是QQ登錄進(jìn)行驗(yàn)證，為不同級(jí)別的干部開(kāi)放相應(yīng)的檔案檢索權(quán)限，便于干部獲取檔案信息，享受檔案信息服務(wù)

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了適應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的新時(shí)期發(fā)展，干部人事檔案管理創(chuàng)新，要從體制、技術(shù)、方法及思想入手，轉(zhuǎn)變干部及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)全體干部人員對(duì)檔案管理的重視；提升干部人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力及信息素養(yǎng)，樹(shù)立新的檔案管理理念；引進(jìn)信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的現(xiàn)代化及數(shù)字化發(fā)展。