干部人事檔案細(xì)節(jié)化管理問(wèn)題芻議

文/沈陽(yáng)大學(xué)檔案館 王偉

要落實(shí)好《條例》，關(guān)鍵點(diǎn)在于把各項(xiàng)要求落到實(shí)處、落到細(xì)處，在干部人事檔案管理的收集、鑒定、查閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)按照“實(shí)”“細(xì)”“嚴(yán)”的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施精細(xì)化管理，確保萬(wàn)無(wú)一失、滴水不漏。同時(shí)還要建立健全完善的全程監(jiān)管機(jī)制，以確保干部人事檔案這一黨的重要執(zhí)政資源完整、安全，發(fā)揮應(yīng)有作用。

一、做實(shí)收集鑒定環(huán)節(jié)

（一）及時(shí)主動(dòng)收集，確保信息準(zhǔn)確。眾所周知，人事檔案的收集范圍是隨著歷史的進(jìn)步、形勢(shì)的發(fā)展和人事的更替而不斷發(fā)生變化的。在這期間，人事檔案材料的產(chǎn)生和形成會(huì)牽涉到很多單位、部門(mén)和人員，這就在客觀上要求檔案管理部門(mén)要確保干部人事檔案所記載反映的信息與人員自然信息的年度考核、職務(wù)和職稱(chēng)晉升等動(dòng)態(tài)保持同步更新。為此，各級(jí)各類(lèi)人事部門(mén)和組織部門(mén)在要增強(qiáng)信息采集和整理的積極主動(dòng)性，不拖不積，定期開(kāi)展干部人事檔案立卷歸檔工作，以確保檔案信息能夠與人事變動(dòng)始終保持信息一致。

（二）健全收集網(wǎng)絡(luò)，形成管理合力。在我國(guó)，干部人事管理工作主要由各單位的黨委組織部來(lái)實(shí)施，但這并不是干部人事檔案的唯一來(lái)源。以高校為例，干部人事檔案可能來(lái)自黨委組織部、紀(jì)委、離退休工作處、教務(wù)處、人事處、科技處、工會(huì)等多個(gè)部門(mén)。因此，干部人事檔案管理部門(mén)要摸清本單位干部人事檔案材料形成的規(guī)律和來(lái)源渠道，做到心中有數(shù)。同時(shí)，要健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，與各相關(guān)部門(mén)建立干部人事檔案收集的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，健全收集網(wǎng)絡(luò)，暢通收集渠道，規(guī)范收集方式，形成管理合力，把收集工作的主動(dòng)權(quán)牢牢地抓在手中。

（三）發(fā)揮制度作用，強(qiáng)化檔案鑒別。人事檔案的鑒定是辨別真?zhèn)?、確定人事檔案范圍的重要環(huán)節(jié)，其主要目的是判斷材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，一些單位的干部人事檔案出現(xiàn)材料缺失，材料和材料之間無(wú)法相互印證和聯(lián)系，人事信息“缺項(xiàng)”或出現(xiàn)“時(shí)間空白”，甚至出現(xiàn)明顯的造假痕跡，這與檔案管理人員在接收檔案時(shí)的不細(xì)致、不到位直接關(guān)聯(lián)。由于干部人事檔案的形成涉及面廣，其鑒別難度相比其他各類(lèi)檔案也相對(duì)較大，因此在這項(xiàng)工作中必須要規(guī)范工作制度，發(fā)揮制作的約束作用，促使檔案接收人員在制度的制約和指導(dǎo)下，對(duì)接收的干部人事檔案實(shí)施嚴(yán)密細(xì)致的全方位鑒別和檢查，全面把好材料審核關(guān)，以確保接收檔案的齊全完整，內(nèi)容真實(shí)。在鑒別干部檔案材料時(shí)，要面向干部人事檔案各類(lèi)內(nèi)容制定具有精準(zhǔn)針對(duì)性的審核標(biāo)準(zhǔn)。比如，干部學(xué)歷信息的連續(xù)性、職務(wù)變更的連續(xù)性，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)晉級(jí)的連續(xù)性等等。材料不全，意味著連續(xù)性環(huán)節(jié)上的漏洞，是更需認(rèn)真鑒定的重點(diǎn)。為確保鑒別責(zé)任切實(shí)落實(shí)到細(xì)節(jié)之中，各檔案管理部門(mén)還應(yīng)建立和落實(shí)檔案鑒別責(zé)任制，對(duì)于玩忽職守、鑒別不力的人員要嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)、追責(zé)和懲戒。

二、做細(xì)查閱利用環(huán)節(jié)

（一）強(qiáng)化管理舉措，規(guī)避造假風(fēng)險(xiǎn)?！凹贆n案”是干部人事檔案的“硬傷”。為規(guī)避這一情況的出現(xiàn)，各檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用現(xiàn)代化新技術(shù)來(lái)創(chuàng)新檔案管理工作的方式方法，積極提升檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷強(qiáng)化信息化、數(shù)字化的管理手段，全面推進(jìn)基于數(shù)字化信息技術(shù)的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和信息管理平臺(tái)建設(shè)，以加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案所涉及各類(lèi)信息內(nèi)容的整合。主要舉措是：一是要建立干部人事檔案的多層次信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)各級(jí)網(wǎng)絡(luò)的相互連接進(jìn)行檔案信息的傳送，從接觸渠道上杜絕原始紙質(zhì)檔案的人為接觸可能，最大限度地規(guī)避干部人事檔案管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，扎牢扎密干部人事檔案與各類(lèi)人員之間的“隔離帶”。二是在干部人事檔案的管理過(guò)程中要落實(shí)管理責(zé)任，按照“誰(shuí)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，干部人事檔案管理部門(mén)要嚴(yán)把管理權(quán)限關(guān)，把管理責(zé)任落實(shí)到位。在管理權(quán)限的使用上，可以在信息化管理平臺(tái)上，按照用戶(hù)端的不同身份分配管理、查閱、上傳、下載等權(quán)限，確保在這些環(huán)節(jié)上不出現(xiàn)篡改紙質(zhì)檔案、增加假材料的機(jī)會(huì)，同時(shí)也降低紙質(zhì)檔案的利用頻率，避免因利用過(guò)于頻繁而造成一定的損壞。

（二）依法遵章守規(guī)，推進(jìn)依法冶檔。各單位應(yīng)切實(shí)貫徹落實(shí)《條例》和本單位干部人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，杜絕隨意執(zhí)行現(xiàn)象。檔案管理部門(mén)在查檔時(shí)，要審批合規(guī)，權(quán)限合法，要根據(jù)本單位、本部門(mén)的工作實(shí)際，對(duì)檔案查閱權(quán)限進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化處理，對(duì)檔案管理者的工作責(zé)任進(jìn)行進(jìn)一步的夯實(shí)明確，對(duì)查閱利用環(huán)節(jié)堅(jiān)決做到不懈怠馬虎，不漏崗缺人，保證干部人事檔案的信息安全。在新發(fā)布的《條例》中，對(duì)檔案管理責(zé)任有明確規(guī)定，即：“對(duì)于違反相關(guān)規(guī)定和紀(jì)律的，依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以糾正；根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、組織處理或者黨紀(jì)政務(wù)處分，并視情追究相關(guān)人員責(zé)任。”各單位、各部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案造假行為檢查和懲處力度，發(fā)現(xiàn)造假及縱容、協(xié)助造者，或者因不作為、不盡責(zé)而直接造成造假現(xiàn)象出者，要嚴(yán)格按照本單位規(guī)章制度或國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，不能姑息縱容，以對(duì)試圖造假者形成威懾和警示。人事檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)責(zé)任監(jiān)管機(jī)制，要建立健全工作獎(jiǎng)勵(lì)與懲治制度和部門(mén)聯(lián)動(dòng)監(jiān)督機(jī)制、以達(dá)到對(duì)干部人事檔案的綜合監(jiān)督管理。

三、做嚴(yán)監(jiān)管檢查環(huán)節(jié)

在新發(fā)布的《條例》中，針對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查也進(jìn)行了明確：“紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、巡視巡察機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)干部人事檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查?！边@就要求人事組織部門(mén)要把干部人事檔案的管理工作上升到遵守黨規(guī)黨紀(jì)的層面來(lái)加以重視，組織開(kāi)展針對(duì)干部人事檔案的專(zhuān)項(xiàng)排查工作，根據(jù)“簽字負(fù)責(zé)”的原則，發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)篡改、造假問(wèn)題，立即圍繞簽字人進(jìn)行核查追責(zé)，如被核查的檔案正涉及人員的職務(wù)晉升、績(jī)效考核、人事錄用等工作，應(yīng)迅速上報(bào)單位黨委，由黨委對(duì)相應(yīng)人員的這些工作進(jìn)行暫緩或中止，杜絕“帶病提拔”“失真考核”或“存疑錄用”。同時(shí)，要對(duì)簽字者進(jìn)行嚴(yán)厲問(wèn)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)有涉嫌違法違紀(jì)問(wèn)題，要依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以嚴(yán)肅檔案管理工作紀(jì)律，強(qiáng)化對(duì)造假者、玩忽職守者的震懾。同時(shí)，要加強(qiáng)干部人事檔案管理的制度建設(shè)，建立健全建檔、管理、利用的各個(gè)管理環(huán)節(jié)的制度約束，扎牢制度藩籬，不給干部人事檔案造假“鉆空子”“走后門(mén)”的機(jī)會(huì)和條件。另外，還可以借鑒各級(jí)黨組織開(kāi)展政治巡視的做法和經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的常態(tài)化檢查，特別是要牢牢抓住干部職務(wù)晉升、選拔任用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以“解剖麻雀”的態(tài)度把審核工作落細(xì)落小，確保干部人事檔案真正成為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)和維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，為本單位高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍建設(shè)“固本清源”。