新時代人事檔案數(shù)字化及其規(guī)則、管理、關(guān)鍵問題與對策

文/西安科技大學(xué)檔案館 郭懷珍

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代，順應(yīng)信息化發(fā)展潮流、建設(shè)智慧社會過程中，伴隨著人事制度的改革，數(shù)字化建設(shè)對人事檔案管理、利用和服務(wù)具有重要意義。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描和照相錄像等數(shù)字化技術(shù)、計算機應(yīng)用技術(shù)、移動通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的最新成果，根據(jù)檔案管理理論與技術(shù)以及信息化時代檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立信息化網(wǎng)絡(luò)社會中檔案管理、利用與服務(wù)的基本流程、框架和基本方法等，在紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的實體文件和已歸檔保存的電子檔案文件等虛擬檔案基礎(chǔ)上，構(gòu)建、組織、開發(fā)具有有序結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)化檔案信息庫，最終建立人事檔案管理信息系統(tǒng)（或平臺），最大限度地實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案信息的數(shù)字化管理，進(jìn)而實現(xiàn)人事檔案的高效管理、利用與服務(wù)。這便是人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。其實質(zhì)是檔案管理、利用與服務(wù)從以檔案實體為中心的管理模式到以檔案數(shù)字化信息為中心的管理模式的轉(zhuǎn)變。

一、人事檔案的數(shù)字化

人事檔案的數(shù)字化主要是指紙質(zhì)、膠片、音頻等人事檔案的數(shù)字化。它與人事檔案信息化建設(shè)其他三個基本內(nèi)容：建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、建立人事檔案數(shù)據(jù)化目錄以及數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)化密切相關(guān)，是它們的基礎(chǔ)。

紙質(zhì)、膠片、視音頻等人事檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)人事檔案載體的各種館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為可以利用計算機等讀寫設(shè)備進(jìn)行讀寫的、用0和1表示的二進(jìn)制代碼，并將數(shù)字化的信息以計算機等讀寫設(shè)備中通用的格式存儲于通用存儲介質(zhì)中。數(shù)字化后的人事檔案數(shù)字信息可以在網(wǎng)絡(luò)上以數(shù)字的形式傳輸。人事檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容包括檔案檢索工具（檔案目錄）的數(shù)據(jù)化和檔案全文內(nèi)容的數(shù)字化。為了進(jìn)行后續(xù)地建立數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)化等操作，對數(shù)字化后的圖像等多媒體數(shù)據(jù)需要進(jìn)行必要的處理。以圖像為例，需要對圖像進(jìn)行剪切邊框、糾偏、增強（高清轉(zhuǎn)換）、變換、優(yōu)化等處理，然后將處理后的圖像，按卷存入預(yù)先準(zhǔn)備好的存儲介質(zhì)，例如按檔案的卷存入光盤或者磁盤中，妥善保存。對于重要圖像，例如個人照片、公章等，需要摳取圖像，分割出重要照片等。如果需要，還要將每卷的數(shù)字化文檔打包存儲。有時，也可使用已有的“干部檔案數(shù)字化軟件”，例如超星爾雅、智慧樹、百度云端等，完成干部職工實體檔案的數(shù)字化和部分?jǐn)?shù)據(jù)化。1.建立數(shù)字化的人事檔案數(shù)據(jù)庫。人事檔案數(shù)字化的終極目標(biāo)是將人事檔案的各種信息，在計算機中表示為結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的形式，按照所確定的標(biāo)準(zhǔn)，建立數(shù)字化人事檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行統(tǒng)一存儲和管理，最后構(gòu)建數(shù)字化人事檔案的管理信息系統(tǒng)，按照技術(shù)性方法，實現(xiàn)新時代基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化層次的管理、服務(wù)與共享。2.建立人事檔案數(shù)據(jù)化目錄。按照人事檔案管理規(guī)范，還需要建立數(shù)據(jù)化的級次得當(dāng)?shù)摹⑼暾娜耸聶n案目錄，以便于檢索與查詢。

二、人事檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)則和管理機制

（一）人事檔案數(shù)字化建設(shè)的基本規(guī)則。從1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組起，到2017年7月1號，國家標(biāo)準(zhǔn)委第15號公告頒布批準(zhǔn)發(fā)布《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》國家標(biāo)準(zhǔn)等為止，從電子文件到數(shù)字檔案，再到數(shù)字檔案的管理信息系統(tǒng)，國家在檔案法的原則上，基于相應(yīng)的實踐，制定了一系列的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行政法規(guī)、規(guī)范性文件等，為人事檔案信息化建設(shè)建立了一整套基本規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)。2011年6月，按照中共中央提出的組織工作信息化要求，中組部具體安排部署并實施了全國組織系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字化工作。2018年11月28日，中央辦公廳印發(fā)并施行的《干部人事檔案工作條例》，具體規(guī)定了干部人事檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循下列原則：黨管干部、黨管人才；依規(guī)依法、全面從嚴(yán)；分級負(fù)責(zé)、集中管理；真實準(zhǔn)確、完整規(guī)范；方便利用、安全保密。根據(jù)已有的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行政法規(guī)、規(guī)范性文件等，結(jié)合人事檔案信息化建設(shè)的實踐，在人事檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)遵循的基本規(guī)則是：真實性、完整性、可用性、安全性原則，并確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案一致。

（二）人事檔案數(shù)字化建設(shè)的管理機制。2011年中組部確定并實施的中管干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)項目，成為以后各部門、各地人事檔案數(shù)字化建設(shè)的典范。實踐證明，人事檔案數(shù)字化之前應(yīng)制定切實可行而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)字化方案，論證并確定合理的數(shù)字化業(yè)務(wù)流程，明確職責(zé)，堵住漏洞，制定數(shù)字化過程的監(jiān)督和控制措施，明確數(shù)字化過程的管理機制，進(jìn)行嚴(yán)格的控制與監(jiān)督。在制定數(shù)字化過程的管理機制后，還要建立檔案數(shù)字化的質(zhì)量保障機制，進(jìn)行過程質(zhì)量控制、安全性執(zhí)行保障以及可用性保障等工作。

三、新時代人事檔案數(shù)字化建設(shè)的問題與對策

在人事檔案信息化建設(shè)中，人事檔案數(shù)字化的主要目的是在信息化時代供人類借助于計算機、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代閱讀設(shè)備、終端和基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行閱讀和使用。在新時代，配合人事制度的改革與變化，利用最新的信息技術(shù)與工具，結(jié)合以前的具體數(shù)字化實踐，進(jìn)行人事檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要采用相應(yīng)的策略，解決以下六個方面的問題：

（一）人事檔案數(shù)字化建設(shè)的過程管理與質(zhì)量控制。由于需要遵守國家法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范等，涉及保密與安全性，對于人事檔案的數(shù)字化建設(shè)這項綜合性的系統(tǒng)工程，要使其符合要求，達(dá)到目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)科學(xué)分析影響數(shù)字化以及管理信息系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)度和使用質(zhì)量的因素，運用已有的項目管理中進(jìn)度管理、質(zhì)量監(jiān)控、過程控制的方法與技術(shù)，對人事檔案數(shù)字化過程的組織、進(jìn)度、質(zhì)量保障措施進(jìn)行管理。

（二）人事檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)實際情況，有步驟、有計劃地對人事檔案的環(huán)境、設(shè)施和設(shè)備進(jìn)行改造與建設(shè)，添置必要的技術(shù)裝備，更新人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)備，尤其是存儲設(shè)備，并做好備份和安全保存工作。

（三）數(shù)字化之前，干部人事檔案的規(guī)范化和完整化整理。按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》國家標(biāo)準(zhǔn)（GBT33870-2017）和數(shù)字化流程，先將所有準(zhǔn)備數(shù)字化的人事檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，發(fā)現(xiàn)不完整、不合格的檔案，先補齊材料，做合格化校對和標(biāo)準(zhǔn)化處理，然后在進(jìn)行數(shù)字化。

（四）檔案管理和研究人員的培訓(xùn)與提高。適應(yīng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，通過培訓(xùn)、進(jìn)修等方式，不斷提高專業(yè)能力與業(yè)務(wù)水平，尤其是培養(yǎng)他們進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)化和建立基于內(nèi)容的人事檔案數(shù)據(jù)庫的能力，并進(jìn)一步能夠進(jìn)行人事檔案內(nèi)容的統(tǒng)計分析、知識提取等，真正實現(xiàn)基于人事檔案全文數(shù)據(jù)庫的管理、利用和服務(wù)。

（五）做好人事檔案數(shù)字化建設(shè)的保密管理。無論數(shù)字化或者數(shù)據(jù)化過程是否外包，都要按照事先制定的數(shù)字化建設(shè)業(yè)務(wù)流程，逐步、逐層設(shè)置保密標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計保密措施，簽訂保密協(xié)議，并明確職責(zé)，加強監(jiān)督和控制。如果建立了人事檔案管理信息系統(tǒng)，數(shù)字檔案的密級與對應(yīng)紙質(zhì)檔案的相應(yīng)密級完全相同，所開發(fā)的管理信息系統(tǒng)以及承載網(wǎng)絡(luò)的密級應(yīng)該不低于相應(yīng)紙質(zhì)檔案的密級。按照國標(biāo)GB-T33870-2017，人事檔案管理信息系統(tǒng)不得設(shè)置匿名賬戶，應(yīng)該開發(fā)登錄控制模塊進(jìn)行身份鑒別，做好登錄記錄，能進(jìn)行所有用戶的安全審計；還應(yīng)該具有訪問控制模塊，進(jìn)行涉密信息和重要信息的訪問控制。

（六）做好人事檔案數(shù)字化建設(shè)的安全防護(hù)。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中，對人事檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化加工場所、加工設(shè)備都要按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》國家標(biāo)準(zhǔn)（GBT33870-2017）設(shè)置，保證數(shù)字化的環(huán)境安全和設(shè)備安全，環(huán)境、設(shè)備和信息資源的安全保障體系。

四、結(jié)語

干部人事檔案的數(shù)字化是新時代干部人事檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。做好這項工作，可以提高人事檔案的管理水平、效率，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理與服務(wù)模式，增強檔案業(yè)務(wù)部門的管理與服務(wù)水平。