提高院校招生檔案資料利用效率的思考

文/天津生物工程職業(yè)技術學院 郁冬

院校招生檔案是指和院校招生工作有關的在院校招生全過程中產(chǎn)生的具有存檔價值的相關檔案材料，涵蓋院校招生工作從開始啟動到結(jié)束的每個周期，包括招生計劃編制、招生宣傳、招生錄取等諸多環(huán)節(jié)。涉及具體檔案材料諸如歷年招生計劃、招生部門歷年同各省教育主管部門、規(guī)劃處等相關部門的公文文件往來、多年錄取專業(yè)數(shù)據(jù)，最高分最低分平均分、招生簡章、學院招生章程、相關音像制品、錄取底冊、和考生本人有關考生高考志愿表、考生高考體檢表、高考登記表等。

一、院校招生檔案材料和管理工作的意義

可見院校招生檔案材料涵蓋內(nèi)容非常豐富，因此招生檔案材料管理工作是一項具有重要意義的工作，它為學院的長久發(fā)展積累了寶貴生源信息資源，是學院的無形資產(chǎn)。單就從學院招生工作狹義的角度出發(fā)，系統(tǒng)良好的招生檔案管理工作為招生主管部門長期積累的招生政策、招生專業(yè)及各省生源信息等材料有助于招生工作分析和制定更好的招生方案：從學院建設發(fā)展得更廣義的角度來看，全面系統(tǒng)完善的招生檔案管理工作一定程度上能夠?qū)W院學生管理工作、日常教學工作、學科設置建設和思政德育工作等領域提供有益幫助。特別是進入新時代，習近平總書記在全國高校思想政治工作會議中強調(diào)：“要將立德樹人作為中心環(huán)節(jié)，把思想政治工作貫穿教育教學全過程，實現(xiàn)全程育人、全方位育人。”而回歸本源，院校工作的邏輯起點就是生源，因此新時代高校思政教育工作自然也少不了招生檔案管理工作的支持。

二、院校招生檔案材料價值被忽視的原因

部分高校在實際實踐工作中很少能夠深入挖掘到招生檔案資料的價值，或者只看到了對招生工作的價值，這都將一定程度上影響了高校發(fā)展。具體原因如下：

（一）招生檔案管理本身的問題。管理手段方式落后、人員不專業(yè)，素質(zhì)良莠不齊等等。落后的招生檔案管理工作，必然會得檔案資料一片混亂，沒有秩序不全面，就更談不上高效深入挖掘招生檔案資料潛在價值了。

（二）招生檔案管理工作理念問題。一方面學院招生管理部門本身就是從根本上忽視招生檔案管理工作，對招生檔案管理工作輕視，認識不到檔案工作的重要性；另一方面就是重檔案管理工作本身，而輕視檔案資源利用的思想作祟，也就是狹義地認為招生檔案管理工作就是“整理好和招生有關的檔案材料”并沒有意識到這些和招生有關的檔案資料潛在的價值。

（三）招生部門對招生檔案管理工作重要性宣傳不到位。其實不單單是招生檔案管理工作，放眼我國高校整個檔案系統(tǒng)的管理工作均受我們傳統(tǒng)文化意識影響。檔案管理工作在實踐中十分重視保密和整理，但輕視對檔案管理工作的宣傳，使得從學院教師到學院相關職能部門，以及廣大學生對招生檔案管理工作知之甚少，間接導致招生檔案資料價值被利用挖掘的率十分低下。

（四）檔案管理基礎設施不完善，前期投入不足。新時代高校檔案管理面臨的內(nèi)容日益龐大復雜，呼喚新技術手段的投入，特別是如今信息化、“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)云計算等技術日新月異，不少院校將資源資金投入“產(chǎn)出比”更明顯的科研教學等方面，忽視了檔案管理方面，導致設備落后老舊。

三、院校招生檔案資料高效利用的建議

對于院校招生檔案資料整理利用過程中出現(xiàn)的問題，作為院校負責招生的老師必須有足夠清晰的認識，采取對應的對策最大程度解決問題，實現(xiàn)院校招生檔案資料最大限度的利用，服務學院各部門，推動高校實現(xiàn)良性發(fā)展。

（一）學院上下一心重視招生檔案工作。學院領導帶頭支持檔案管理工作，學院領導層面要建立對于招生檔案管理工作的正確認識，并通過相關制度等多種方式保證將這種觀念逐級傳導，例如通過學院內(nèi)部工作交流會議等方式，逐步讓更多的教職工認識到招生檔案資料的重要應用價值。

（二）制定規(guī)范完備的檔案管理工作制度。院校招生檔案管理工作要想持續(xù)良性運轉(zhuǎn)，就必須擁有一個完備良好的制度，只有將制度執(zhí)行到位、將制度貫徹到底，才能最大限度地激發(fā)招生檔案的效能，為招生檔案資料價值挖掘提供可能。必須明確并且細化院校招生管理檔案工作的責任，標準化檔案管理操作方式，例如針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料如何管理；針對電子檔案材料如何分類等等，從而依靠制度保證院校招生檔案管理工作的高效。

（三）破除落后的管理理念。破除檔案管理工作甘于幕后的傳統(tǒng)理念，要讓招生檔案管理工作“走”出去，不僅要加大宣傳力度，讓全校師生都了解招生檔案管理工作的重要意義，建設關于學院的檔案網(wǎng)站，創(chuàng)新檔案管理發(fā)展，建設符合新時代的高校檔案管理網(wǎng)站，而且要“請”進來，將招生檔案資料進行“開放”，歡迎全校各個部門查閱研究。這樣才能最大限度地實現(xiàn)招生檔案資料價值的轉(zhuǎn)化，推動學院各部門協(xié)同建設發(fā)展。

（四）招募專業(yè)的招生檔案管理人員，對從事招生檔案管理工作的人員開展定期培訓。高校招生檔案管理工作瑣碎、繁雜、辛苦，不同于其他職業(yè)充滿“光鮮”富于“魅力”，屬于幕后英雄，因此首先要提高院校招生檔案管理人員的政治素質(zhì)，強化相關工作人員的責任意識、服務意識，讓他們能夠?qū)Ｗ⒂谧约簫徫坏谋韭毠ぷ?，認真負責，熱忱服務廣大考生、服務學院各個部門。其次還要提升招生檔案管理工作人員業(yè)務能力和檔案管理理論水平，擴大自己的知識面，在有條件的情況下適時開展定期輪崗，讓招生檔案管理工作人員也熟悉高校其他職能部門的工作方式和內(nèi)容，這樣才能更好地開展交流，也將有益于招生檔案材料整理挖掘利用工作。再次引入考核績效方式，敦促相關檔案管理工作者提高自己業(yè)務水平。

（五）加大資金投入力度，改善檔案管理的基礎設施設備。在學院建設資金調(diào)用分配方面，加大對檔案管理特別是招生檔案管理的投入力度。完善招生檔案管理工作的軟硬件設施，充分利用大數(shù)據(jù)信息分析、“互聯(lián)網(wǎng)+”等一系列先進技術建設擁有高校自主特色的院校招生檔案管理體系。

四、結(jié)束語

新時代院校招生檔案管理工作的開展必須同院校的建設緊密結(jié)合起來，對內(nèi)服務好學生管理部門、教育教學等諸多部門；對外服務好廣大考生和社會。順應新時代的要求，以最高的檔案管理規(guī)范要求自身，借助先進技術手段，完成使命要求。