高水平大學(xué)創(chuàng)建中檔案服務(wù)與協(xié)同創(chuàng)新分析

文/佳木斯大學(xué)檔案館 張巖 劉昆鵬 于興成

檔案是黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。高校檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，記錄了高校辦學(xué)、建設(shè)、改革和發(fā)展的奮斗歷程。

一、檔案利用服務(wù)在教育教學(xué)中的貢獻

（一）檔案服務(wù)在歷次評估中的貢獻。高校檔案是高校從事人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會、文化傳承創(chuàng)新、國際交流合作、黨政管理等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄。它不僅是高校工作情況的真實記錄，而且是改進高校工作的重要借鑒，在教學(xué)評估工作中起著舉足輕重的作用。評估工作結(jié)束后，檔案館積極做好相關(guān)檔案材料的接收入館工作，為學(xué)校積累了寶貴的檔案信息資源。

（二）檔案服務(wù)在學(xué)科申報、學(xué)位點申報中的貢獻。檔案是教學(xué)、科研、管理事業(yè)發(fā)展進程的歷史記錄，匯集了教學(xué)、科研、管理人員在教學(xué)、科研、管理工作中形成的寶貴理論、方法和技能，是凝結(jié)著廣大教職工的巨大心血、汗水和智慧的成果寶庫，它給廣大教職工提供豐富的、有價值的情報信息，為申報成果、確定課題方向的人員提供借鑒，為學(xué)科申報和學(xué)位點申報提供了有力的佐證。在我校學(xué)科和學(xué)位點申報過程中，檔案館針對性的提供館藏資源，協(xié)助梳理相關(guān)脈絡(luò)，為申報工作提供翔實、系統(tǒng)的材料。

（三）檔案服務(wù)在社會服務(wù)中的貢獻。1.畢業(yè)證書遺失是校友碰到的一大問題,在證書補辦過程中，學(xué)歷檔案發(fā)揮著非常重要的作用。校友需要憑有效證件，至檔案館調(diào)取相關(guān)的錄取和畢業(yè)材料，來驗證學(xué)歷的合法性，憑這些材料才能補辦到畢業(yè)證明書。對于一些積分入戶的地區(qū)，要對申請人進行相關(guān)的學(xué)歷認(rèn)證，尤其是2001之前畢業(yè)的校友，由于學(xué)信網(wǎng)信息不完整，都必須要檔案館出具證明材料。截至目前，檔案館共為近萬名校友提供了相關(guān)材料，并且在服務(wù)過程中盡量簡化手續(xù)，針對特殊的情況還提供郵寄材料服務(wù)，盡可能地為校友排憂解難。2.對于申請出國的校友,申請的學(xué)校需要提供中英文成績單，而有的高校只能從系統(tǒng)中生成中文成績單。針對這一難題,某些檔案館推出了成績翻譯服務(wù)，利用節(jié)假日和午休時間進行人工翻譯，一方面免于校友在學(xué)校和公證處間來回奔波，另一方面避免在翻譯過程中弄虛作假，維護了學(xué)校信譽，讓校友感受到了母校的溫暖。3.在人事檔案“三齡兩歷”核查中，有很多校友的檔案材料發(fā)現(xiàn)了缺失，這將嚴(yán)重影響到校友個人的晉升、退休等各個方面。校友們紛紛求助于檔案館，希望可以查找到原始材料，或提供復(fù)制件，或提供相關(guān)證明。檔案館首先從學(xué)生檔案的傳遞痕跡中查找，為部分校友追查出原始檔案的去向。對于原始檔案已經(jīng)流出，并發(fā)生丟失的，檔案館對館藏中的錄取名冊、畢業(yè)名冊、成績單和派遣證等檔案進行查詢，為校友提供了有力的證明材料。

（四）檔案服務(wù)在人才培養(yǎng)中的貢獻。檔案館一方面圍繞高校育人的中心工作展開，為高校育人提供輔助保障，另一方面又與高等教育緊密結(jié)合，直接發(fā)揮著一定的教育育人功能?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確了檔案館是保存和提供學(xué)校檔案的專門機構(gòu)，其無論是從館藏資源、管理方法，還是從信息利用方面，都與資政育人密不可分。1.誠信教育是德育的潛在影響。在檔案利用中，時常會碰到畢業(yè)生篡改學(xué)歷、修改成績等現(xiàn)象，這種情況一方面會對學(xué)生自身產(chǎn)生不利后果，另一方面也會對學(xué)校的聲譽造成損害。檔案館經(jīng)常利用這些事例來教育前來利用檔案的學(xué)生和身邊的學(xué)生，對前來調(diào)取成績單以出國的學(xué)生，提醒他們，不能在翻譯過程中刪除低分課程，來達到提高績點的目的，告知他們，檔案的任何修改都會被查出，不僅影響當(dāng)前自身，還會影響將來個人發(fā)展，還會影響學(xué)校聲譽。2.課程教育是智育的直接體現(xiàn)。據(jù)統(tǒng)計，很多檔案館在人文社會科學(xué)學(xué)院漢語言文學(xué)專業(yè)開設(shè)了《文書學(xué)》課程。由檔案館的副研究館員講授，課程立足于秘書學(xué)實際，主要講授了文書、檔案現(xiàn)象以及文書檔案工作的規(guī)律，重點解決了如何實現(xiàn)科學(xué)的文檔管理的問題，以更好地服務(wù)于各級各類組織。在課程教學(xué)的同時，檔案館還提供了實驗實訓(xùn)的場地，讓學(xué)生近距離感受各類檔案，學(xué)習(xí)各類檔案的管理流程和工作方法，并且在掌握檔案管理的技能的基礎(chǔ)上，學(xué)會檢索信息和管理信息。檔案館還在畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)、畢業(yè)班班主任培訓(xùn)中，講授學(xué)生檔案相關(guān)知識，從學(xué)生檔案的材料范圍，到學(xué)生檔案的管理流程、傳遞方向及方式，以及畢業(yè)檔案傳遞的注意事項，都進行了一一講解，不僅解除了畢業(yè)生的疑惑，強化了檔案意識，更重要的是提醒畢業(yè)生關(guān)注檔案流向，保護自身權(quán)益不受損害。

二、檔案館應(yīng)采取的措施

（一）提供新的教育形式。檔案館以校史館為陣地開展德育教育，取得了很不錯的成果，校史館作為愛國愛校教育基地，通過普及校情校史，激發(fā)了師生們的自豪感。檔案館以課堂教育為新的教育形式，在《文書學(xué)》教學(xué)中，讓學(xué)生了解檔案，了解檔案管理流程和方法，不僅增長了學(xué)生的知識，還拓寬了學(xué)生的就業(yè)面。檔案館以其他培訓(xùn)為輔助，在就業(yè)指導(dǎo)和班主任培訓(xùn)中，介紹學(xué)生檔案相關(guān)知識，為師生解惑，為畢業(yè)生排憂。

（二）提供新的服務(wù)內(nèi)容。檔案館的服務(wù)內(nèi)容一直在不斷增加,首先是檔案門類不斷增加，順應(yīng)大檔案管理的理念，集中保管了學(xué)生檔案，在省內(nèi)近百所高校中，僅有為數(shù)不多的幾家。其次是檔案利用不斷升華，從單純提供檔案材料，到形成編研成果，再到舉辦檔案展覽，檔案的內(nèi)涵得到不斷開發(fā)。最后是歸檔范圍不斷豐富，針對學(xué)校機構(gòu)的變化、事業(yè)的發(fā)展，不斷修訂檔案歸檔范圍，力求使檔案材料準(zhǔn)確記錄學(xué)校的發(fā)展歷程。

（三）提供新的服務(wù)方式。檔案館的服務(wù)方式也在不斷發(fā)生變化，從傳統(tǒng)的等待用戶上門查檔，到主動提供編研材料，再到異地郵寄檔案材料，再到遠程調(diào)閱檔案。首先服務(wù)理念不斷創(chuàng)新，真正為用戶所想，在保證檔案安全的前提下，想方設(shè)法簡便利用手續(xù)、拓寬利用渠道。其次服務(wù)條件不斷創(chuàng)新，努力構(gòu)建數(shù)字檔案館，為遠程利用提供障。從單機版系統(tǒng)到網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)，再到文檔一體化資源整合：從館內(nèi)查詢到遠程查詢，再到遠程歸檔，無縫對接，檔案館一直在努力創(chuàng)建數(shù)字檔案館。

（四）開展新的宣傳方式。最近幾年,檔案館十分重視開展“國際檔案日”活動，從櫥窗畫冊宣傳到電臺、微信平臺宣傳，向師生員工宣講檔案知識，強化檔案意識，不僅有利于學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展，還豐富了校園文化。

三、結(jié)語

“狀態(tài)不凡、堅守平凡、創(chuàng)造非凡”。檔案工作人員在檔案管理工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時、準(zhǔn)確提供相關(guān)的檔案資料，不為名利，不計得失，提振工作狀態(tài)，敢做幕后英雄，把別人認(rèn)為“枯燥無味”的檔案工作辦得有滋有味。發(fā)揚檔案的工匠精神，力求成才成家，服務(wù)學(xué)校發(fā)展大局，在平凡的崗位上實現(xiàn)人生價值。