大數(shù)據(jù)背景下高校檔案精益化管理研究

文/山西晉中學(xué)院 白惠林

作為記錄我國高校整體發(fā)展過程的重要數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)資料的檔案，它對我國各大高校的發(fā)展都具有深遠(yuǎn)的影響。伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，近幾年國家開始著力于發(fā)展我國的教育事業(yè)，尤其在我國各大高校的發(fā)展上，國家更是投入了很多資源進(jìn)行大力支持，所以國內(nèi)很多高校都進(jìn)入到了擴(kuò)展規(guī)模的上升階段，無論是學(xué)校硬件設(shè)施的擴(kuò)建，還是師資力量的擴(kuò)充，這些都使我國各大高校的檔案數(shù)量在短時(shí)間內(nèi)急劇暴增，這樣就給我國高校負(fù)責(zé)檔案管理的老師帶來了很大的挑戰(zhàn)，可以說在本來就比較復(fù)雜的檔案管理上又加大了很多難度。因此在現(xiàn)如今發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)化新時(shí)代，我們國家各大高校中負(fù)責(zé)檔案管理的老師，也必須要結(jié)合大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，對高校檔案進(jìn)行精益化管理，讓各大高校的檔案管理工作可以更加順利和高效的開展。

一、我國高校檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）檔案管理模式過于陳舊且單一，工作人員對其不夠重視。雖然國家已經(jīng)致力于發(fā)展教育，并且對我國各大高校的資源投入和支持也比較多，但是在我國高校的整個(gè)發(fā)展中依然存在著各種各樣的問題亟待改善和提高。而高校的檔案管理在高校整個(gè)發(fā)展中都處于非常重要的環(huán)節(jié)，所以高校的檔案管理也存在一些問題需要改善。首先我國高校檔案管理的工作人員本身對所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容沒有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)識，導(dǎo)致他們認(rèn)為檔案管理并不是一項(xiàng)非常重要和嚴(yán)謹(jǐn)對待的工作，因此也就造成了他們對檔案管理工作的忽視，因?yàn)閮?nèi)心的不夠重視，導(dǎo)致他們的工作效率就會(huì)比較低。并且主觀能動(dòng)性的降低直接影響了檔案管理工作的有效進(jìn)程。其次，在檔案管理工作模式方面，因?yàn)闆]有及時(shí)隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的新要求進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新和改變，依舊沿襲了過去陳舊的管理方式，這也造成了檔案管理工作進(jìn)程緩慢。

（二）負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員專業(yè)度不高。在如今的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，各大高校的檔案管理工作對負(fù)責(zé)管理的工作人員有了較過去更加嚴(yán)格的要求，尤其在檔案管理的專業(yè)程度和信息技術(shù)方面都有了更高的要求。但是目前當(dāng)下的情況是，在我國高校中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員一般都是各大高校其他專業(yè)的老師，并且這些老師的年齡層普遍都是比較大的，所以這樣就導(dǎo)致檔案管理的工作人員的綜合能力和管理專業(yè)水平參差不齊。還有國內(nèi)的一些高校中也會(huì)向社會(huì)各界外聘一些負(fù)責(zé)檔案管理的兼職工作人員來進(jìn)行人員不足上的暫時(shí)補(bǔ)充，但是在實(shí)際管理工作中，由于這些外聘的工作人員自身能力和專業(yè)素養(yǎng)的不同，也未有對他們進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致這些外聘工作人員在工作中并不能高效地完成工作任務(wù)，甚至于部分兼職的檔案管理工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作失誤，還有一部分工作人員因?yàn)檫@是兼職工作所以對工作內(nèi)容并沒有責(zé)任心，工作時(shí)的態(tài)度也很不專業(yè)。

（三）檔案管理制度不夠完善。目前在我國各大高校的檔案管理工作中，雖然制定了相關(guān)的管理制度，但是整體制度不夠完善，例如在具體的檔案收集、檔案分類以及整理的過程中，還是會(huì)由于管理制度不夠健全和完善而造成一些檔案的丟失、損毀等問題。再加上負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員構(gòu)成比較復(fù)雜，管理上的一些漏洞，都會(huì)造成由于工作人員的疏忽，導(dǎo)致檔案在借出和轉(zhuǎn)調(diào)的過程中的損壞和遺失，因此從長遠(yuǎn)的發(fā)展角度來看，反復(fù)出現(xiàn)這些失誤都會(huì)給檔案管理工作帶來很大困難和麻煩，所以要對檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整和完善。

二、精益化管理模式內(nèi)涵

精益化管理，從字面含義上來看可以理解為：利用最少的時(shí)間和人力去做最高效的管理。精益化管理不是最近才被提出來的，相反這種管理思維和管理方式是從工業(yè)革命開始就已經(jīng)逐漸形成，經(jīng)過經(jīng)濟(jì)全球一體化的發(fā)展之后，被推廣到各國，并開始使用。精益化管理從最開始為了提高工人們的工作效率一直擴(kuò)展到各行各業(yè)之中，并且被廣泛地使用和推廣。也有人說，精益化管理與其說這是一種管理思維和管理方式，不如說精益化管理是一門哲學(xué)藝術(shù)。在網(wǎng)絡(luò)信息化非常發(fā)達(dá)的今天，已經(jīng)有越來越多的人重視工作的高效性和時(shí)間管理，所以在新時(shí)期的管理中，更加注重管理的有效性和高效性。

三、高校檔案精益化管理的原則

（一）各司其職，明確責(zé)任。高校中的檔案管理核心是以人為核心進(jìn)行檔案的管理。所以重要因素是進(jìn)行檔案管理的工作人員，所以進(jìn)行檔案精益化管理時(shí)首先就要讓負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員明確自己在工作中的職能，明晰自己的工作內(nèi)容和責(zé)任，這樣他們才能在整個(gè)檔案管理工作中發(fā)揮出他們最大的工作能力，提高高校檔案管理的有效性。

（二）適時(shí)調(diào)整和更新管理原則。如今，已經(jīng)進(jìn)入到知識時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理制度、工作流程以及工作方法等已經(jīng)不適合時(shí)代發(fā)展的要求，且檔案人員也需要及時(shí)革新自己的服務(wù)觀念與知識結(jié)構(gòu)等。因此，在具體實(shí)踐中，就需要結(jié)合存在的問題，不斷改進(jìn)和完善。

四、高校檔案精益化管理的策略

（一）重視文化建設(shè)，綜合提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在高校實(shí)施精益化檔案管理，其核心就是以人為本地進(jìn)行檔案管理，不再是過去那種只重視檔案而忽視管理檔案的工作人員的情況。首先，為了能夠讓檔案精益化管理順利實(shí)施，就要在高校中定期開展關(guān)于檔案管理的文化活動(dòng)，讓所有負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員都能體會(huì)到在檔案管理中他們每個(gè)人的重要性。其次，通過這種文化活動(dòng)的開展，可以讓整個(gè)檔案管理工作人員相互之間變得更加和諧融洽，可以促進(jìn)檔案管理各級部門工作人員之間的溝通和交流，讓工作變得更加順暢和高效。最后，要定期進(jìn)行檔案管理的專業(yè)化培訓(xùn)，讓所有的檔案管理工作人員都進(jìn)行學(xué)習(xí)，這樣不僅可以增強(qiáng)管理中的科學(xué)性，也可以提高所有工作人員的專業(yè)程度和綜合素養(yǎng)。

（二）合理運(yùn)用檔案管理的經(jīng)費(fèi)。在檔案的精益化管理中，有很重要的一點(diǎn)就是對檔案管理經(jīng)費(fèi)的合理分配和運(yùn)用，要盡可能最大化地保證所有資源和經(jīng)費(fèi)都被高效利用，要避免資源和資金的浪費(fèi)。比如在對高校檔案進(jìn)行整理、分類、歸納時(shí)就要對一些已經(jīng)沒有保存價(jià)值檔案和使用價(jià)值的文獻(xiàn)檔案進(jìn)行處理，避免一些資源和空間的浪費(fèi)。

（三）利用信息化技術(shù)建立數(shù)字化檔案。隨著我國信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的檔案管理走向數(shù)字化檔案管理是發(fā)展的必然趨勢。通過利用信息技術(shù)和發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以讓所有需要使用和查閱檔案的老師都可以通過登錄自己的賬號，在學(xué)校的系統(tǒng)中找到自己的檔案進(jìn)行查閱和使用，完美地解決了時(shí)間和空間局限性的問題。通過這樣的方式不僅提高了查閱和使用檔案的工作效率，對于高校檔案管理的工作人員來說也是非常高效的工作方式，數(shù)字化可以讓所有的檔案信息變得更容易清點(diǎn)，尤其對于一些檔案的借出和查閱的記錄會(huì)變得更加便捷，再有就是通過建設(shè)數(shù)字化檔案可以避免一些檔案由于外借時(shí)出現(xiàn)的一些失誤而導(dǎo)致檔案丟失或者損毀的問題。

五、結(jié)束語

在高校實(shí)行精益化檔案管理，可以有效提升整個(gè)檔案管理的工作效率，并且可以保證所有檔案都被良好地儲存和保證檔案信息的安全性。在大數(shù)據(jù)的推動(dòng)下，可以使整個(gè)管理系統(tǒng)變得更加科學(xué)和高效。高校中的檔案管理不是一個(gè)階段性的工作而是一個(gè)可持續(xù)不斷發(fā)展的工作，因?yàn)楦咝５睦蠋熀蛯W(xué)生都會(huì)不斷地更替，所以檔案的管理也是隨之要不斷更新和變化的，通過精益化檔案管理可以有效提高整個(gè)檔案管理的水平。