新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

文/聊城市婦幼保健院 宋瑩慧

檔案管理為醫(yī)院最重要的工作之一。醫(yī)院檔案是指對(duì)醫(yī)院的日常工作及發(fā)展建設(shè)進(jìn)行記錄，以方便相關(guān)工作人員查詢，檔案管理工作一直是醫(yī)院里最重要的存在之一。有序、合理的檔案管理不僅可為臨床醫(yī)師治療工作提供有效的病例資料，幫助醫(yī)師掌握全面的疾病史、藥物史、手術(shù)史等，也有利于我國(guó)在人口質(zhì)量及各類疾病方面的統(tǒng)計(jì)。但目前醫(yī)院檔案形式多種多樣，且工作人員工作量較重，雖說(shuō)近年來(lái)，多數(shù)醫(yī)院不斷對(duì)檔案管理工作加以重視，并采取相關(guān)管理措施，但部分醫(yī)院檔案管理工作仍存在較多問(wèn)題，常見(jiàn)如檔案混亂、檔案丟失、檔案重復(fù)等。這些問(wèn)題直接對(duì)醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)造成了影響，不僅無(wú)法充分發(fā)揮患者檔案在臨床治療的優(yōu)點(diǎn)，也增加了檔案管理難度，為此，醫(yī)院務(wù)必要對(duì)自身檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)改進(jìn)對(duì)策。

一、新醫(yī)改背景下完善檔案管理工作的意義

眾所周知，醫(yī)院對(duì)于我國(guó)人民的身體健康和生命安全而言有著尤為重要的意義。因此在醫(yī)院中，保持良好的工作狀態(tài)成了提升我國(guó)人體健康水平的重要條件。而對(duì)于醫(yī)院的日常工作而言，檔案管理是重要組成部分。醫(yī)院不僅僅需要做好對(duì)患者的診療護(hù)理工作，更是需要將日常工作中的各類檔案進(jìn)行有效管理。對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，可以提升醫(yī)院日常工作效率和質(zhì)量。而新醫(yī)改也為醫(yī)院檔案管理工作提出了新要求，指出檔案管理工作是醫(yī)院日常工作中的重點(diǎn)，只有將檔案管理工作進(jìn)一步加強(qiáng)，提高患者檔案質(zhì)量，才能進(jìn)一步體現(xiàn)檔案價(jià)值，充分發(fā)揮檔案在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)診療工作中的優(yōu)勢(shì)，減輕臨床醫(yī)師診療任務(wù)，提高臨床治療效果，為醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量提高提供有力保障。由此可見(jiàn)，完善檔案管理工作，在新醫(yī)改背景下有著重要意義。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）部分醫(yī)院未對(duì)檔案管理工作引起重視，導(dǎo)致檔案管理混亂。隨著我國(guó)醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，很多醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作均采取了一定管理措施，以使檔案管理工作井井有條。但部分醫(yī)院仍舊對(duì)檔案管理重視程度不夠，并沒(méi)有加以管理措施，導(dǎo)致檔案存檔混亂。再加之部分工作人員綜合素養(yǎng)較低，其認(rèn)為檔案管理工作并不會(huì)對(duì)醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)與盈利造成影響，從而工作態(tài)度懶散，對(duì)自身工作不負(fù)責(zé)，且缺乏相關(guān)管理人才，使醫(yī)院檔案無(wú)法進(jìn)行有效管理。

（二）醫(yī)院檔案管理相關(guān)設(shè)備過(guò)于老化，缺乏相關(guān)工作管理規(guī)章制度。由于部分醫(yī)院經(jīng)費(fèi)不足，導(dǎo)致醫(yī)院在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，所需使用的技術(shù)設(shè)備過(guò)于老化，且工作人員并沒(méi)有定時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)、空調(diào)、打印機(jī)等技術(shù)設(shè)備定期進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)，極易導(dǎo)致設(shè)備在工作過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，這在一定程度上，對(duì)新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的推行造成了阻礙。除上述情況，很多醫(yī)院并沒(méi)有建立一套工作管理規(guī)章制度，并沒(méi)有對(duì)工作人員的工作質(zhì)量及態(tài)度起到約束作用，導(dǎo)致檔案管理工作效果較差。

（三）醫(yī)院電子檔案管理方法不完善。隨信息化時(shí)代到來(lái)，電子檔案的應(yīng)用越來(lái)越普及，但在醫(yī)院電子檔案的建立工作中依然存在較多問(wèn)題，如一個(gè)醫(yī)院HIS系統(tǒng)內(nèi)存在多套患者電子檔案，且檔案內(nèi)容重復(fù)率較高，無(wú)效內(nèi)容較多，加重了臨床醫(yī)師提取檔案使用的難度，此外醫(yī)院系統(tǒng)防御不完善，易被黑客攻擊，導(dǎo)致患者檔案信息外流。

三、醫(yī)院檔案管理工作相關(guān)改進(jìn)對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，提高工作人員的綜合素養(yǎng)。為提高醫(yī)院的總體工作質(zhì)量及發(fā)展水平，醫(yī)院務(wù)必要對(duì)檔案管理工作加以重視，在進(jìn)行檔案管理招聘工作時(shí)，可適當(dāng)將招聘門(mén)檻及入職后待遇提高，以吸引更多社會(huì)人才。定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，在進(jìn)行培訓(xùn)工作時(shí)，應(yīng)告知其醫(yī)院檔案工作管理的重要性，以提高其對(duì)自身工作的認(rèn)知程度，培訓(xùn)完畢后，應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考核，以提高其總體業(yè)務(wù)水平及綜合素養(yǎng)，使檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)。

（二）根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金，并定制相關(guān)管理工作規(guī)章管理制度。如醫(yī)院在檔案管理期間，出現(xiàn)設(shè)備老化等問(wèn)題，醫(yī)院可根據(jù)自身情況適當(dāng)加大資金投入力度，提升計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，同時(shí)，工作人員應(yīng)定期對(duì)電腦運(yùn)行情況、空調(diào)、滅火器等設(shè)備進(jìn)行評(píng)估與維護(hù)，以避免其在使用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。檔案管理工作人員應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行總結(jié)，并加強(qiáng)與同事之間的溝通，以互相吸取經(jīng)驗(yàn)。管理層對(duì)于工作能力及態(tài)度較好的工作人員應(yīng)進(jìn)行表?yè)P(yáng)，并適當(dāng)采取獎(jiǎng)勵(lì)手段，反之，對(duì)于工作能力及態(tài)度較差的工作人員，應(yīng)進(jìn)行懲罰，如工作人員情節(jié)較為嚴(yán)重，可適當(dāng)考慮辭退，以提升工作人員對(duì)檔案管理工作的積極性與工作責(zé)任心。除此之外，醫(yī)院可請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員，根據(jù)醫(yī)院自身運(yùn)營(yíng)情況，設(shè)立一套計(jì)算機(jī)檔案管理工作流程，以減輕工作人員的工作量。但醫(yī)院檔案管理工作較為隱私，在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)安全防控，定期更新計(jì)算機(jī)殺毒軟件，以避免病毒入侵，提高整體檔案管理工作的安全性。

（三）完善電子檔案管理方案方法。針對(duì)目前一個(gè)醫(yī)院系統(tǒng)存在同一個(gè)患者多套檔案的情況，通過(guò)推行身份證建檔方式，要求患者入院治療時(shí)提供身份證，將患者的所有診療檔案、疾病史、檢查報(bào)告等歸納在一個(gè)身份證號(hào)下，避免多套重復(fù)檔案出現(xiàn)，并定期整理患者檔案信息，實(shí)時(shí)更新其檔案資料，對(duì)以往已無(wú)效的檔案進(jìn)行清理，比如部分已死亡患者的檔案，針對(duì)患者的詳細(xì)住院檔案進(jìn)行簡(jiǎn)化，縮小檔案數(shù)據(jù)量，提取有效信息如每次診斷結(jié)果，患者入院檢查結(jié)果等。強(qiáng)化HIS系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)防火墻減少，提高系統(tǒng)安全性，禁止非院內(nèi)工作登入系統(tǒng)，提高患者電子檔案安全性。此外，有效利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，在同地區(qū)醫(yī)院間建立檔案共享機(jī)制，明確患者電子檔案的共享途徑，便于患者轉(zhuǎn)院治療時(shí)本地醫(yī)院可迅速獲取患者詳細(xì)的電子檔案，實(shí)現(xiàn)跨院資源共享。

四、結(jié)論

近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)療技術(shù)正在不斷改革，對(duì)檔案管理工作也正不斷引起重視，并根據(jù)自身檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題，采取相關(guān)解決措施，以為醫(yī)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)及盈利情況奠定豐厚基礎(chǔ)。但就目前來(lái)看，醫(yī)院檔案管理工作中仍存在著部分醫(yī)院未對(duì)檔案管理工作引起重視、醫(yī)院檔案管理相關(guān)設(shè)備過(guò)于老化、缺乏相關(guān)工作管理規(guī)章制度等問(wèn)題。對(duì)于上述問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)解決對(duì)策，本文通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度、提高工作人員的綜合素養(yǎng)、根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金、定制相關(guān)管理工作規(guī)章管理制度等措施，可將出現(xiàn)的問(wèn)題合理解決，以充分發(fā)揮檔案管理工作的重要性。此外，充分利用信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，在電子檔案管理工作中合理整合電子檔案信息，進(jìn)一步提高電子檔案質(zhì)量及使用價(jià)值，總之，通過(guò)一些檔案管理措施，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展和我國(guó)人民的健康水平。